ما هي إدارة الغياب في الموارد البشرية؟
عندما يكون الموظفون مرضى أو مصابين، تتأثر المنظمة بغيابهم. لإدارة هذه التأثيرات، غالبًا ما يتم إنشاء خطط العودة إلى العمل التي تحدد الخطوط العريضة لأي تسهيلات عمل وإرشادات مطلوبة. يمكن للموارد البشرية أيضًا مساعدة الموظفين من خلال إتاحة معلومات البرامج الصحية بسهولة وسهولة الوصول إليها من أي مكان. يمكن للمؤسسات أيضًا استخدام نظام إدارة الوقت لتتبع والإبلاغ عن أنواع مختلفة من إجازات الموظفين والتي يمكن أن تساعد في تحديد اتجاهات الغياب التي تحتاج إلى إدارتها.
ما هي سياسة إدارة الغياب؟
سياسة إدارة الغياب هي محاولة للحد من غياب الموظفين من خلال البرامج والسياسات على مستوى الشركة. يمكن أن تكون أيام العمل الضائعة مكلفة، مما يؤدي إلى خسائر في الإنتاجية والأرباح. الغياب بسبب المرض والإصابة أمر لا مفر منه في أي مكان عمل. لكن السياسات التي تثني عن التغيب المفرط أو غير الضروري تقدم مزايا مالية، فضلاً عن منع الاضطراب في مكان العمل أو إثقال كاهل الزملاء الذين يشكلون العمل المفقود.
ما هي إدارة الغياب في الموارد البشرية؟
تلعب فرق الموارد البشرية دورًا نشطًا في تطوير وتعزيز سياسة وإجراءات إدارة الغياب. تحتاج كل شركة إلى تطوير سياسات الغياب ذات الصلة باحتياجات المنظمة. للتأثير على السلوك فعليًا، يجب توصيل هذه السياسات بوضوح للموظفين على جميع المستويات في جميع أنحاء الشركة. يجب أن يعرف الموظفون ما هو متوقع منهم من حيث حضور العمل واستدعاء المرضى. يمكن أن تكون أمثلة السياسات جزءًا من التدريبات المنتظمة من مديري الموارد البشرية لإبلاغ الموظفين وتذكيرهم بسياسة غياب الموظفين.
سياسة وإجراءات إدارة الغياب
يجب أن تكون سياسة الغياب عادلة ومتسقة وقادرة على مراعاة المرض والظروف الأخرى غير المتوقعة التي قد تدفع الموظفين إلى التغيب عن العمل. عادة ما تحدد سياسة غياب الموظفين النموذجية الإجراء الذي من المتوقع أن يتبعه الموظف عندما يتغيب عن العمل. قد يشمل ذلك تفاصيل مثل من يجب إبلاغه وكيف ومتى. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يعرف الموظفون كيفية تسجيل وقياس بيانات الغياب، وماذا سيحدث عندما يعودون إلى العمل بعد غياب طويل – وقد يشمل ذلك مقابلة ومناقشات حول كيفية تعويض العمل المفقود والاندماج في مشاريع الفريق الحالية .
يجب أن تتضمن سياسة الغياب أيضًا بيانًا بشأن الأجر عن أيام العمل الضائعة. سيحدد عدد الأيام المرضية أو الشخصية التي يمكن أن يأخذها الموظف قبل أن يصبح غير مؤهل للحصول على إجازة مدفوعة الأجر. في حالة أن يصبح التغيب عن العمل مشكلة مستمرة للموظف، يجب أن تكون هناك خطة لإجراء تأديبي.
طرق إدارة الغياب في الموارد البشرية
تأخذ سياسة غياب الموظفين الشاملة في الاعتبار الأسباب المختلفة التي قد تؤدي إلى تفويت الموظف عن العمل. على سبيل المثال، قد تشمل هذه الأسباب:
- إجازة صحية قصيرة الأمد بسبب المرض
- إجازة طويلة الأمد متعلقة بالصحة بسبب مرض خطير أو إصابة أو جراحة
- تأخر مستمر
- إجازة طويلة أو قصيرة غير مصرح بها
- إجازة الوالدين أو مقدم الرعاية
قد يأخذ فريق الموارد البشرية في الاعتبار هذه الأسباب وغيرها من الأسباب التي قد تجعل الموظف يتغيب عن العمل عند تطوير سياسة الغياب. يجب تحديد سياسات محددة وإجراءات تأديبية ذات صلة لكل نوع من أنواع الغياب.
ما هي أفضل ممارسات إدارة الغياب؟
أفضل سياسات إدارة الغياب هي تلك التي تكون واضحة وعادلة، ويتم تطويرها لتناسب احتياجات وموارد المنظمة. إنهم يحققون توازنًا دقيقًا بين تقديم وقت كافٍ لتفسير المرض، وبين أن يكونوا صارمين بما يكفي لتثبيط الغياب غير الضروري وفقدان الإنتاجية.
إلى جانب التركيز فقط على مساعدة الموظفين على تجنب أيام العمل المفقودة، قد تتضمن سياسة الغياب برامج لتشجيع الحضور، مثل تقديم جداول زمنية وأوقات عمل مرنة، أو السماح للموظفين أحيانًا بالعمل عن بُعد. وبهذه الطريقة، إذا احتاجوا إلى الخروج من المكتب بسبب المواعيد الطبية أو الالتزامات العائلية أو لأسباب شخصية أخرى، فلديهم وسيلة للتعويض عن الإنتاجية المفقودة في وقتهم الخاص.
قد تكون هناك طريقة أخرى لتشجيع الحضور تتمثل في إضفاء لمسة إيجابية على سياسة إدارة الغياب، وربما الإشارة إليها بدلاً من ذلك على أنها سياسة إدارة الحضور. بدلاً من الخوف من عواقب فقدان الكثير من العمل، يمكن تدريب الموظفين على المدخرات والإنتاجية والتعاون والمزايا الأخرى للتواجد. قد يكافأ الموظفون على الحضور المستمر. ومع ذلك، قد يأتي هذا بنتائج عكسية من خلال تشجيع الموظفين المرضى على القدوم إلى المكتب. تأكد من أن سياسات الغياب توفر إجازة سخية وخيارات العمل من المنزل في حالة المرض لتجنب انتشار الجراثيم في جميع أنحاء المكتب.
