إعلانات

ما هو الظل الوظيفي؟ وكيف يمكن استخدامه؟

الظل الوظيفي

يؤدي التعلم المستمر إلى النمو والتحسين المستمر. يعد الظل الوظيفي أحد أكثر طرق التعلم أثناء العمل فعالية. تتمتع المنظمات التي تنفذ برنامج الظل الوظيفي بفرصة صقل مهارات موظفيها وتحسين عملياتهم والابتكار. إذن، ما هو الظل الوظيفي بالضبط، وكيف يمكن لمؤسستك تنفيذ برنامج ظل وظيفي فعال للموظفين؟

ما هو الظل الوظيفي؟ مفهوم

الظل الوظيفي هو شكل من أشكال التعلم أثناء العمل الذي يسمح للموظفين المهتمين بالمتابعة عن كثب، والمراقبة، وفي بعض الأحيان أداء مهام موظف آخر يؤدي الدور. عادةً ما يرتبط الظل الوظيفي بالمتدربين الذين يبدأون حياتهم المهنية أو طلاب المدارس الثانوية أو الجامعات الذين يتطلعون إلى فهم خياراتهم المهنية. ومع ذلك، فهي أيضًا واحدة من أكثر الوسائل فعالية للموظف لاكتساب مهارة جديدة أو اتباع مسار وظيفي جديد. 

يحدث الظل الوظيفي عادةً داخل قسم معين. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في قسم التسويق كمتخصص في وسائل التواصل الاجتماعي ولكنك ترغب في اكتساب مهارة تحرير الفيديو، فستظل مصور فيديو أو محرر فيديو. ومع ذلك، فإننا نرى أكثر فأكثر أن هذا النوع من الظل الوظيفي يحدث عبر الوظائف. على سبيل المثال، قد يقوم شخص ما في قسم تكنولوجيا المعلومات بمراقبة شخص ما في فريق المبيعات والعكس صحيح.

سيكون التفكير الاستراتيجي وراء ذلك هو السماح للموظف العامل في مجال تكنولوجيا المعلومات بفهم الأعمال بشكل أكبر. وبالمثل، فإن الموظف الذي يعمل في المبيعات سوف يفهم الآليات الكامنة وراء البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في مكان العمل.

إنها أيضًا وسيلة ممتازة للموظفين لمتابعة مهن أخرى داخل نفس المنظمة. لذلك، قد يكون الشخص الذي يعمل في التوظيف (وربما لديه شهادة مالية) والذي يريد دائمًا أن يكون مديرًا ماليًا قادرًا على القيام بذلك بسبب الظل الوظيفي.

يحتاج ظل الوظائف، كحد أدنى، إلى: 

  • التوافق مع استراتيجية المنظمة – الوقت الذي يستغرقه الموظف في الابتعاد عن وظيفته يكلف المال. نتيجة لذلك، يحتاج أي برنامج ظل وظيفي إلى استراتيجية قوية وراءه. 
  • تناسب احتياجات المنظمة – إذا كانت المنظمة تفتقر إلى مهارة معينة، فإن برنامج الظل الوظيفي هو وسيلة رائعة للقيام بذلك دون إنفاق الأموال الإضافية لتوظيف شخص ما خارجيًا.
  • إثراء الموظفين – إذا كنت ترغب في إنجاح برنامج الظل الوظيفي الخاص بك، فيجب أن يستفيد منه موظفوك. إنهم بحاجة إلى تعلم مهارات جديدة واكتساب كفاءات وخبرات جديدة ستساعدهم في حياتهم المهنية.

يساعد قسم الموارد البشرية أو قسم L&D في تسهيل برنامج الظل الوظيفي من خلال إنشاء عملية واضحة يجب اتباعها. كما أنها تشجع الموظفين والمديرين على المشاركة في البرنامج، وتتبع تأثير الجهود.

فوائد إنشاء برنامج الظل الوظيفي

فوائد برنامج الظل الوظيفي ذات شقين – للموظفين وصاحب العمل. يشملوا:

  • التعرف على مسؤوليات أعضاء الفريق – يحصل أعضاء فريقك على رؤى قيمة حول كيفية عمل الفريق والمنظمة بشكل مباشر.
  • التدريب المتقاطع – يتعلم الموظفون مهارات جديدة، وتكتسب المنظمات المزيد من المرونة.
  • تبادل المعرفة والخبرة – يتمتع الأفراد المظللين بفرصة لوضع مهارات التوجيه الخاصة بهم موضع التنفيذ، وكذلك التفكير في عملهم.
  • تمكين التنقل الداخلي – يمكن للموظفين استكشاف المسارات الوظيفية المحتملة داخل شركتهم.
  • إعداد قادة المستقبل – يفهم الناس ما ينتظرهم عندما يحصلون على ترقية ؛ يكتسبون معرفة قيمة. علاوة على ذلك، يكتسبون اتصالات مهنية داخل المنظمة.
  • تحسين الإنتاجية – على سبيل المثال، إذا ظل موظف جديد في ظل زميل له من ذوي الخبرة، فإنهم يتعلمون العديد من “الاختراقات” ويصبحون منتجين بشكل أسرع.
  • دعم مبادرات DEIB – من خلال إتاحة البرنامج، يمكنك إشراك الأشخاص وتطويرهم عبر المجموعات الديموغرافية والاحتفاظ بهم لفترة أطول.
  • طريقة منخفضة التكلفة لتطوير الموظفين – بمجرد أن يبدأ البرنامج، لن يكلف الكثير من المال، لأنك تفعل ذلك كله داخليًا.
اقرأ أيضا:  نصائح لتحديد أهداف الموارد البشرية بنجاح

محددات

إن إعداد برنامج الظل الوظيفي للموظفين له أيضًا قيود معينة يجب أن تأخذها في الاعتبار.

  • انخفاضات مؤقتة في الإنتاجية – لا يقوم الأشخاص الذين يمارسون الظل بعملهم الأساسي، ويتعين على الأشخاص المظللين التركيز أيضًا على أشياء أخرى. ومع ذلك، فإن هذا يؤتي ثماره لاحقًا عندما يستخدم الموظفون مهاراتهم المكتسبة حديثًا للقيام بوظائفهم بشكل أفضل.
  • قد يكون من الصعب تنظيمها – يجب مواءمة الجداول الزمنية الخاصة بالعديد من الأشخاص، لذلك ليس من السهل دائمًا إدارة الخدمات اللوجستية.

كيف يعمل الظل الوظيفي؟

يجب أن تقوم مؤسستك بإعداد برنامج ظل وظيفي عن قصد مع الاتفاقيات والفهم والأهداف الصحيحة. للحصول على تنفيذ ناجح للظل الوظيفي في مكان العمل، تحتاج إلى التركيز على ثلاثة أشياء: 

  1. أصحاب المصلحة الرئيسيين
  2. العملية
  3. نوع الظل الوظيفي

1. أصحاب المصلحة الرئيسيون

الضل

الموظف هو الذي يراقب زميله في العمل. ربما يكون الموظف قد بدأ في فرصة الظل الوظيفي أو يشارك في برنامج يتطلب القيام بذلك. 

الظل

وافق الظل (أو مضيف الظل الوظيفي) على الالتزام به. إنهم مسؤولون عن إظهار جوانب مختلفة من وظيفتهم وأنشطتهم الرئيسية وفرص التعلم للموظف. 

المديرين التنفيذيين

يحتاج المديرون المباشرون إلى الاتفاق على السماح للظل والمضيف باغتنام الفرصة. يحتاج المدير المباشر المستلم إلى أن يكون داعمًا ويتحمل المسؤولية لضمان حدوث التعلم. يجب أن يتعاون كلا المديرين المباشرين لفهم ما ينجح وما لا يعمل ويضعوا أهدافًا واضحة قبل حدوث العملية. 

2. العملية

تحتاج إلى وضع عملية واضحة يجب اتباعها لضمان اتساق برنامج الظل الوظيفي ونجاحه. 

  1. المناقشة بين المدير والظل – هذا هو المكان الذي يناقش فيه المدير والموظف إمكانيات الظل الوظيفي وأسبابه.
  2. مدير خط الاتصال والمظل – بين الموظف والمدير، يتم إرسال طلب الظل الوظيفي. يجب أن يتضمن الطلب تفاصيل عالية المستوى، بما في ذلك السبب وطول الوقت والأهداف. من الجيد دائمًا أن تقوم بإدارة الموارد البشرية في هذه العملية، حيث قد تكون لديهم أفكار ويجب عليهم المشاركة في أي نوع من الاتفاقات التعاقدية. 
  3. تتم مراجعة الطلب – بين جميع أصحاب المصلحة المعنيين، تتم مراجعة الطلب وقبوله أو تعديله أو رفضه. 
  4. الاتفاق على الجداول الزمنية – يتفق جميع أصحاب المصلحة بعد ذلك على جدول زمني لفرصة الظل الوظيفي. قد يكون هذا أسبوعين أو ثلاثة أشهر أو حتى ستة أشهر. كما أنهم يتفقون على التردد. قد يعني هذا ساعة واحدة يوميًا أو بدوام كامل أو مرة واحدة في الأسبوع. كل هذا يتوقف على الحاجة وتعقيد الوظيفة. 
  5. إنشاء خطة عمل – تقوم جميع الأطراف المعنية بوضع خطة عمل. يتضمن ذلك نوع المهام التي سيشملها برنامج الظل الوظيفي ونوع الظل الوظيفي الذي سيكون عليه.
  6. يتدخل الفريق الأوسع – يقوم الظل بإبلاغ الفرق عن الظل المتضمن. كما يقومون بإعداد الاجتماعات المرتبطة بها والتوجيه إلى الفريق. 
  7. يبدأ الظل الوظيفي – كما هو متفق عليه، يبدأ الظل الوظيفي. من الجيد أن يكون لديك برنامج إعداد صغير، حيث قد يكون الظل جديدًا تمامًا على الفريق لمعالجته ومن المحتمل أنه يحتاج إلى الوصول إلى ملفات معينة. اتفق على تسجيلات الوصول الأسبوعية مع جميع أصحاب المصلحة لتتبع سير الأمور.
  8. التعليقات – بناءً على الأهداف المحددة في البداية، من المهم التفكير فيما إذا كانت العملية ناجحة أم لا. ردود الفعل 360 درجة مفيدة للغاية في هذه الحالة.
اقرأ أيضا:  التوظيف الفعال: كيف توظف بالطريقة الصحيحة؟

3. أنواع الظل الوظيفي

كجزء من عملية الظل الوظيفي، تحتاج إلى تحديد نوع الظل الوظيفي الذي سيحدث. هناك ثلاثة أنواع بشكل عام: 

الملاحظة

كما يشير الاسم، فإن الظل ينظر فقط إلى ما يتم فعله. إنها طريقة رائعة لتحديد “يوم في حياة (أدخل الوظيفة)”. يعمل هذا بشكل جيد مع الظل الاستكشافي للوظيفة لفهم ماهية الوظيفة. يجب أن يطرح الظل أكبر عدد من الأسئلة لفهم ما يحدث تمامًا. 

إحاطات منتظمة

يتضمن هذا الظل الوظيفي مهام منتظمة يتم عرضها وفقًا لجدول زمني متفق عليه. قد يشمل الأنشطة المختلفة اللازمة للقيام بعمل ما، والمهام المحددة التي يتم إجراؤها، والمهارات التي يريد الظل تعلمها. يحتاج كلا الطرفين إلى الاتفاق على جدول زمني للتأكد من أنه سلس. قد يعني هذا أنه مرة أو مرتين في الأسبوع لمدة ساعتين خلال فترة 4 أسابيع، هناك ظل وظيفي يحدث على أشياء محددة. 

تشابك الايدى

يحدث هذا النوع من الظل الوظيفي عندما يؤدي الظل مهام الوظيفة بنشاط. قد يقوم مضيف ظل الوظيفة بتعيين مهام معينة لتشجيع التعلم أثناء العمل وتقييم أداء الظل وتقديم الملاحظات. هذا هو نوع الظل الوظيفي الأكثر مشاركة ويتطلب تخطيطًا وإعدادًا دقيقًا.

كيف تبدأ برنامج الظل الوظيفي

نحن نفهم كيفية إعداد عملية تشغيل تجربة الظل الوظيفي للظل والمضيف. ولكن كيف يمكنك إضفاء الطابع الرسمي على هذه العملية وإعداد برنامج الظل الوظيفي في مكان العمل؟ إليك بعض النصائح لك:

  1. حدد أهدافًا لبرنامج الظل الوظيفي الخاص بك – ما الذي تريد تحقيقه؟ يمكن أن تكون أهدافك، على سبيل المثال، زيادة الموظفين الجدد بشكل أسرع، أو تمكين التنقل الداخلي، أو تدريب الموظفين على أدوار معينة. تحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية قياس هذا. في مثال وقت زيادة التوظيف الجديد، يمكنك أن تطلب من المديرين تقييم وقت الزيادة قبل وبعد تنفيذ برنامج الظل الوظيفي.
  2. قم بإنشاء إطار عمل لظل الوظائف – تحتاج إلى وضع إرشادات حول من هو مؤهل للمشاركة كظل وكمضيف. قم بالتفصيل بما يتضمنه (على سبيل المثال، إطار زمني محدد، إذن المدير) وكيفية معالجة المشاكل المحتملة. تحقق من العملية التي أوضحناها أعلاه. إذا كنت تعمل في مكان بعيد أو مختلط، فاستكشف فرص ظل الوظائف الافتراضي.
  3. تثقيف المديرين والموظفين بشأن الفوائد والفرص – يحتاج أصحاب المصلحة الرئيسيون المشاركون في برنامج الظل الوظيفي – الموظفون والمضيفون المحتملون والمديرون المباشرون – إلى فهم الفوائد التي يجلبها برنامج الظل الوظيفي. لنشر الكلمة، يمكنك، على سبيل المثال، الحصول على صفحة واحدة توضح فوائد البرنامج، والمعلومات الأساسية حول كيفية المشاركة، واثنين من الأسئلة الشائعة. يمكنك أيضًا تنظيم جلسة مع المديرين لتشرح لهم كيف يمكنهم وموظفيهم الاستفادة منها.
  4. دمج الظل الوظيفي في تدريب الموظفين الجدد – سيساعد ذلك على إشراك الموظفين الجدد من البداية، وبناء العلاقات، وتحقيق الإنتاجية بشكل أسرع.
  5. ساعد المشاركين على الاستعداد للظل الوظيفي – يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى الظل تحتوي على نصائح حول كيفية البدء في بناء علاقة مع زميل كبير، وتذكيرهم بطرح الأسئلة وتدوين الملاحظات والتأكد من شكر المضيف على وقتهم. سيساعد هذا في تقليل التوتر وتمكين المشاركين من تحقيق أقصى استفادة من البرنامج.
  6. اطلب تعليقات حول البرنامج وقم بإجراء تحسينات – اسأل الظلال والمضيفين عن تجربتهم في استطلاع أو مقابلة قصيرة. ستفهم ما يجب القيام به بشكل أفضل، وستجمع أفكارًا جديدة لظل الوظائف، وستتعلم كيف يمكنك جعل برنامجك أكثر تأثيرًا. 
  7. تحديد ما يلي بعد البرنامج – بمجرد انتهاء المشاركين من برنامج الظل الوظيفي، ما هي فرص التطوير المستقبلية لهم؟ هل يمكنهم حتى أن يصبحوا مضيفين بأنفسهم؟ سيساعدك تزويد موظفيك بالخيارات على ضمان استمرارية التعلم والتطوير في مؤسستك.
اقرأ أيضا:  ما هي أتمتة الموارد البشرية؟ فوائدها؟ وكيف تتم؟

كلمة أخيرة

يجلب برنامج الظل الوظيفي العديد من الفوائد لموظفيك ومؤسستك إذا تم إعداده بشكل جيد. تأكد من توصيل هذه المزايا والفرص المتاحة لموظفيك باستمرار. بهذه الطريقة، فإنك تشجعهم على أخذ التعلم بأيديهم.

هل تحتاج مساعدة في بناء استراتيجية تسويق لمشروعك؟

اطلع على خدماتنا من هنا.

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب