تصميم الوظيفة

يعني تصميم الوظيفة تحديد محتويات الوظيفة. يحدد واجبات ومسؤوليات الوظيفة، وطرق أداء الوظيفة، والعلاقات بين صاحب الوظيفة (المدير) ورؤسائه ومرؤوسيه وزملائه.

بعبارات أبسط، يشير إلى ماذا وكم وعدد وترتيب المهام للوظيفة.

يتبع تصميم الوظيفة تحليل الوظيفة، وهي الخطوة التالية بعد تحليل الوظيفة.

يهدف إلى تحديد وتنظيم المهام والواجبات والمسؤوليات في وحدة عمل واحدة لتحقيق أهداف معينة. كما أنه يحدد الأساليب والعلاقات الضرورية لنجاح وظيفة معينة.

تعريف تصميم الوظيفة

يشير تصميم الوظيفة إلى الطريقة التي يتم بها تنظيم مجموعة من المهام، أو وظيفة كاملة. يساعد تصميم الوظيفة على تحديد:

  • ما هي المهام التي تم إنجازها،
  • كيف تتم المهام،
  • كم عدد المهام التي تم إنجازها،
  • في أي ترتيب تتم المهام.

من خلال تصميم الوظائف، تحاول المؤسسات رفع مستويات الإنتاجية من خلال تقديم مكافآت غير نقدية مثل زيادة الرضا عن الشعور بالإنجاز الشخصي في مواجهة التحدي المتزايد والمسؤولية المتزايدة لعمل الفرد.

عملية تجميع العناصر المختلفة لتكوين وظيفة، مع مراعاة المتطلبات التنظيمية والفردية للعاملين، بالإضافة إلى اعتبارات الصحة والسلامة وبيئة العمل.

نظر نهج الإدارة العلمية لـ FW Taylor إلى تصميم الوظيفة على أنه ميكانيكي بحت. ومع ذلك، أعادت حركة العلاقات الإنسانية اللاحقة اكتشاف أهمية علاقة العمال بعملهم وشددت على أهمية الرضا الوظيفي.

كيف يمكن أن يساعد تصميم الوظيفة في تنظيم العمل؟

يمكن لمبادئ تصميم الوظيفة معالجة مشاكل مثل:

  • العمل الزائد،
  • العمل تحت الحمل،
  • التكرار
  • سيطرة محدودة على العمل،
  • عزل،
  • العمل بنظام الورديات،
  • التأخير في ملء الوظائف الشاغرة،
  • ساعات العمل الزائدة
  • فهم محدود لعملية العمل بأكملها.

يعتبر تصميم الوظيفة أحيانًا وسيلة للمساعدة في التعامل مع الإجهاد في مكان العمل.

ميزات تصميم الوظيفة الجيدة

يستوعب تصميم الوظيفة الجيد الخصائص العقلية والبدنية للموظفين من خلال الانتباه إلى:

  • الطاقة العضلية مثل جداول العمل / الراحة أو وتيرة العمل، و
  • الطاقة العقلية مثل المهام المملة مقابل المهام الصعبة للغاية.

تصميم عمل جيد:

  • يسمح بإدخال الموظف، وهذا يعني أنه يجب أن يكون لدى الموظفين خيار تغيير الأنشطة وفقًا للاحتياجات الشخصية وعادات العمل والظروف في مكان العمل،
  • يعطي الموظف شعورا بالإنجاز،
  • يتضمن التدريب، بحيث يعرف الموظف المهام التي يجب القيام بها وكيفية القيام بها بشكل صحيح،
  • يوفر جداول عمل / راحة جيدة،
  • يسمح بفترة تعديل للوظائف التي تتطلب جهداً بدنياً،
  • يقدم ملاحظات للموظفين حول أدائهم،
  • يقلل من نفقات الطاقة ومتطلبات القوة،
  • يوازن بين العمل الساكن والديناميكي.

تصميم الوظيفة هو عملية مستمرة. الهدف هو إجراء تعديلات مع تغير الظروف أو المهام داخل مكان العمل.

العوامل المؤثرة في تصميم الوظيفة

إن الوظيفة المحددة جيدًا ستجعل الوظيفة ممتعة ومرضية للموظف.

والنتيجة هي زيادة الأداء والإنتاجية. إذا فشلت الوظيفة في الظهور بشكل مقنع أو مثير للاهتمام وتؤدي إلى عدم رضا الموظف، فهذا يعني أنه يجب إعادة تصميم الوظيفة بناءً على التعليقات الواردة من الموظفين.

بشكل عام، يمكن تصنيف العوامل المختلفة التي تؤثر على تصميم الوظيفة تحت ثلاثة رؤوس.

  1. العوامل التنظيمية.
  2. العوامل البيئية.
  3. العوامل السلوكية.

1. العوامل التنظيمية

يمكن أن تكون العوامل التنظيمية التي تؤثر على تصميم الوظيفة هي طبيعة العمل أو خصائصه، وسير العمل، والممارسات التنظيمية، وبيئة العمل.

  • طبيعة العمل: هناك عناصر مختلفة للوظيفة، وتصميم الوظيفة مطلوب لتصنيف المهام المختلفة إلى وظيفة أو مجموعة متماسكة من الوظائف. قد تكون المهام المختلفة هي التخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم وما إلى ذلك، ويجب أخذ كل ذلك في الاعتبار أثناء تصميم الوظيفة.
  • بيئة العمل: تهدف بيئة العمل إلى تصميم الوظائف بطريقة تؤخذ في الاعتبار القدرات البدنية والسمات الفردية للموظفين لضمان الكفاءة والإنتاجية.
  • سير العمل: غالبًا ما يحدد نوع المنتج والخدمة تسلسل سير العمل. مطلوب توازن بين عمليات المنتج أو الخدمة المختلفة، ويضمن تصميم الوظيفة ذلك.
  • الثقافة: تحدد الثقافة التنظيمية الطريقة التي يتم بها تنفيذ المهام في مكان العمل. الممارسات هي الأساليب أو المعايير الموضوعة لتنفيذ مهمة معينة. غالبًا ما تؤثر هذه الممارسات على تصميم الوظيفة، خاصةً عندما لا تتوافق الممارسات مع مصالح النقابات.
اقرأ أيضا:  تخطيط الموارد البشرية: تعريفه وأهميته + كيف يتم خطوة بخطوة

2. العوامل البيئية

تؤثر العوامل البيئية على تصميم الوظيفة إلى حد كبير. تشمل هذه العوامل كلاً من العوامل الداخلية والخارجية.

وهي تشمل عوامل مثل مهارات الموظفين وقدراتهم، وتوافرهم، وآفاقهم الاجتماعية والاقتصادية والثقافية.

  • توافر الموظفين وقدراتهم: تلعب مهارات الموظف وقدراته ووقت التوفر دورًا مهمًا أثناء تصميم الوظائف. تؤخذ في الاعتبار العوامل المذكورة أعلاه للموظفين الذين سيؤدون الوظيفة. سيؤدي تصميم وظيفة أكثر تطلبًا وفوق مجموعة مهاراتهم إلى انخفاض الإنتاجية ورضا الموظفين.
  • التوقعات الاجتماعية والاقتصادية والثقافية: أصبحت الوظائف في الوقت الحاضر أكثر تركيزًا على الموظفين بدلاً من التركيز على العمليات. لذلك، فهي مصممة لإبقاء الموظفين في الاعتبار. بالإضافة إلى ذلك، فإن مستوى معرفة القراءة والكتابة بين الموظفين آخذ في الارتفاع. إنهم يطالبون الآن بالوظائف التي ترضيهم وكفاءتهم والتي يمكنهم أداءها بشكل أفضل.

3. العوامل السلوكية

العوامل السلوكية أو العوامل البشرية هي تلك التي تتعلق بالحاجة البشرية والتي يجب إشباعها لضمان الإنتاجية في مكان العمل.

وهي تشمل عناصر مثل الاستقلالية والتنوع وردود الفعل وما إلى ذلك. ويرد أدناه شرح موجز لها:

  • الاستقلالية: يجب أن يعمل الموظفون في بيئة مفتوحة بدلاً من بيئة تحتوي على الخوف. يعزز الإبداع والاستقلالية ويؤدي إلى زيادة الكفاءة.
  • التعليقات: يجب أن تكون التعليقات جزءًا لا يتجزأ من العمل. يجب أن يتلقى كل موظف ملاحظات مناسبة حول أداء عمله.
  • التنوع: غالبًا ما تجعل الوظائف المتكررة العمل رتيبًا، مما يؤدي إلى الملل. يجب أن تحمل الوظيفة تنوعًا وتنوعًا كافيين بحيث تظل مثيرة للاهتمام مع مرور كل يوم. يجب إعطاء التنوع / التنوع الوظيفي الأهمية الواجبة أثناء تصميم الوظيفة.
  • استخدام المهارات والقدرات: يجب أن تكون الوظائف موظفًا وليس عملية تتمحور حول العملية. على الرغم من أنه يجب إيلاء الاهتمام الواجب لهذا الأخير، إلا أنه يجب تصميم الوظائف بطريقة تمكن الموظف من الاستفادة الكاملة من قدراته وأداء الوظيفة بفعالية.

فوائد تصميم الوظيفة

فيما يلي فوائد التصميم الجيد للوظيفة:

إدخال الموظف

يتيح التصميم الجيد للوظيفة الحصول على تغذية راجعة جيدة للوظيفة. يتمتع الموظفون بخيار القيام بمهام مختلفة وفقًا لاحتياجاتهم الشخصية والاجتماعية وعاداتهم وظروفهم في مكان العمل.

تدريب الموظفين

التدريب جزء لا يتجزأ من تصميم الوظيفة. على عكس فلسفة تصميم الوظائف”اتركهم وشأنهم” يكمن التركيز الواجب على تدريب الأشخاص حتى يكونوا على دراية جيدة بمتطلبات عملهم وكيفية القيام بها.

جداول العمل / الراحة

يوفر تصميم الوظيفة جدولًا جيدًا للعمل والراحة من خلال التحديد الواضح لعدد الساعات التي يجب على الفرد أن يقضيها في وظيفته.

التعديلات

يسمح التصميم الجيد للوظيفة بإجراء تعديلات على الوظائف التي تتطلب جهدًا بدنيًا من خلال تقليل الطاقة التي يتم إنفاقها في أداء الوظيفة ومواءمة متطلبات القوى العاملة لنفسها.

تصميم الوظيفة هو عملية مستمرة ودائمة التطور تهدف إلى مساعدة الموظفين على إجراء تعديلات مع التغييرات في مكان العمل. الهدف النهائي هو الحد من عدم الرضا، وتعزيز الحافز، ومشاركة الموظفين في مكان العمل.

تقنيات تصميم الوظيفة (وصف تصميم الوظيفة كأداة تنظيمية)

يعد توسيع الوظيفة وإثراء الوظائف والتناوب الوظيفي وتبسيط الوظائف من التقنيات المختلفة المستخدمة في تمرين تصميم الوظيفة. ستشجع الوظيفة المصممة جيدًا مجموعة متنوعة من أوضاع الجسم “الجيدة”، ولديها متطلبات قوة معقولة، وتتطلب قدرًا معقولًا من النشاط العقلي، وتساعد في تعزيز مشاعر الإنجاز واحترام الذات.

يتضمن تحقيق تصميم وظيفي جيد ممارسات إدارية تحدد ما يفعله الموظف، وإلى متى وأين ومتى، بالإضافة إلى منح الموظفين خيارًا حيثما كان ذلك ممكنًا.

  1. تبسيط العمل.
  2. التناوب الوظيفي.
  3. توسيع فرص العمل.
  4. الاثراء الوظيفي.
  5. إعادة هندسة الوظائف.
اقرأ أيضا:  كيف يمكن لقادة الموارد البشرية استخدام التحليلات لاتخاذ قرارات صائبة

1. تبسيط الوظائف

الوظيفة مبسطة أو متخصصة. يتم تقسيم الوظيفة إلى أجزاء صغيرة، ويتم تخصيص كل جزء لفرد.

لكي نكون أكثر تحديدًا، فإن تبسيط العمل هو السرعة الميكانيكية للعمل، وعمليات العمل المتكررة، والعمل فقط على جزء واحد من المنتج، وتحديد الأدوات والتقنيات مسبقًا، وتقييد التفاعل بين الموظفين، وقليل من متطلبات المهارات.

يتم استخدام تبسيط العمل عندما لا تكون الوظائف متخصصة.

2. التناوب الوظيفي

التناوب الوظيفي يعني نقل العمال بشكل منهجي من وظيفة إلى أخرى.

عندما يشعر شاغلو الوظائف بالملل من الوظائف الروتينية، فإن التناوب الوظيفي هو إجابة لذلك. هنا تظل الوظائف دون تغيير، لكن شاغليها ينتقلون من وظيفة إلى أخرى.

على الجانب الإيجابي، فهو يزيد من إمكانية المكافأة الجوهرية للوظيفة بسبب المهارات والقدرات المختلفة اللازمة لأدائها. يصبح العمال أكثر كفاءة في العديد من الوظائف، ومعرفة مجموعة متنوعة من الوظائف، وتحسين الصورة الذاتية، والنمو الشخصي.

علاوة على ذلك، يصبح العامل أكثر قيمة للمنظمة. على الجانب السلبي، قد لا يكون الأمر شديد الحماس، أو قد لا تكون الكفاءة أكثر.

إلى جانب ذلك، قد لا تعمل الوظائف على تحسين العلاقات بين المهام، بينما تظل الأنشطة والأهداف دون تغيير. كما ترتفع تكاليف التدريب الإضافية، ويمكن أن تؤدي أيضًا إلى عدم تحفيز المتدربين الأذكياء والطموحين الذين يسعون إلى مسؤوليات محددة في تخصصاتهم المختارة.

3. توسيع الوظيفة

توسيع الوظيفة يعني تعيين العمال أنشطة إضافية من نفس المستوى. يغير توسيع الوظيفة الوظائف لتشمل المزيد و / أو مهام مختلفة. يعني زيادة عدد المهام أو الواجبات المخصصة لوظيفة معينة. توسيع الوظيفة بشكل طبيعي هو عكس تبسيط العمل.

لا تعني إضافة المزيد من المهام أو الواجبات إلى الوظيفة الحاجة إلى مهارات وقدرات جديدة. لا يوجد سوى التوسع الأفقي.

إنه بنفس المهارات يتحمل مسؤوليات إضافية مثل تمديد ساعات العمل وما إلى ذلك. قد يتضمن توسيع الوظيفة تفكيك نظام العمل الحالي وإعادة تصميم نظام عمل جديد.

4. إثراء الوظائف

الإثراء الوظيفي هو الارتجال لكل من كفاءة المهام ورضا الإنسان من خلال البناء في وظائف الناس، وعلى وجه التحديد، مجال أكبر للإنجاز الشخصي والتقدير، والعمل الأكثر تحديًا ومسؤولًا، والمزيد من الفرص للتقدم والنمو الفردي.

ستتمتع الوظيفة المثرية بمزيد من المسؤولية، والمزيد من الاستقلالية (الإثراء الرأسي)، والمزيد من المهام المتنوعة (الإثراء الأفقي) والمزيد من فرص النمو. يقوم الموظف بمزيد من التخطيط والتحكم مع إشراف أقل ولكن المزيد من التقييم الذاتي.

5. إعادة هندسة الوظائف

إعادة الهندسة تعني إعادة تصميم عملية الأعمال بحيث تنجز فرق الإدارة الذاتية الصغيرة متعددة التخصصات المهمة معًا، كل ذلك مرة واحدة. تحدد إعادة الهندسة النتيجة المرجوة لنظام أو نظام فرعي وتعيد هيكلة الوظائف وحتى الأقسام لزيادة الأداء بشكل جذري.

غالبًا ما يتم ذلك عن طريق التخلص من الخطوات غير الضرورية وتجميع المسؤوليات ذات الصلة في وظيفة واحدة أو فريق منظم حول العملية.

مناهج تصميم الوظيفة

تصميم الوظيفة هو الخطوة التالية بعد تحليل الوظيفة الذي يهدف إلى تحديد وتنظيم المهام والمسؤوليات المرتبطة بوظيفة معينة. إنه يدمج مسؤوليات الوظيفة والمؤهلات أو المهارات المطلوبة لأداء نفس الشيء.

هناك طرق أو طرق مختلفة للقيام بذلك.

  1. نهج الإنسان.
  2. النهج الهندسي.
  3. نهج خصائص الوظيفة.

تتم مناقشة أهمها أدناه؛

نهج الإنسان

ركز النهج البشري لتصميم الوظيفة على تصميم وظيفة حول الأشخاص أو الموظفين وليس حول العمليات التنظيمية.

بمعنى آخر، تدرك الحاجة إلى تصميم وظائف مجزية (مالياً وغير ذلك) ومثيرة للاهتمام في نفس الوقت.

وفقًا لهذا النهج، يجب أن ترضي الوظائف حاجة الفرد للاعتراف والاحترام والنمو والمسؤولية. الإثراء الوظيفي، كما شاع من خلال بحث هيرزبيرج، هو أحد الطرق في النهج البشري لتصميم الوظائف.

اقرأ أيضا:  إدارة الموارد البشرية الإستراتيجية: كل ما تحتاج معرفته [2021]

النهج الهندسي

تم تصميم النهج الهندسي بواسطة FW Taylors et al. قدموا فكرة المهمة التي اكتسبت شهرة في الوقت المناسب.

وفقًا لهذا النهج، يتم التخطيط لعمل أو مهمة كل موظف من قبل الإدارة قبل يوم واحد.

يتم إرسال التعليمات الخاصة بذلك إلى كل موظف تصف المهام التي يتعين القيام بها بالتفصيل. تتضمن التفاصيل أشياء مثل ماذا وكيف ومتى المهمة بالإضافة إلى المواعيد النهائية للوقت. يعتمد النهج على تطبيق المبادئ العلمية لتصميم الوظيفة.

نهج خصائص الوظيفة

تم تعميم نهج الخصائص الوظيفية من قبل Hackman و Oldham. وفقًا لهذا النهج، هناك علاقة مباشرة بين الرضا الوظيفي والمكافآت.

قالوا إن الموظفين سيكونون أفضل إنتاجية وأكثر التزامًا عندما يتم مكافأتهم بشكل مناسب على عملهم. لقد وضعوا خمسة أبعاد أساسية يمكن استخدامها لوصف أي وظيفة – تنوع المهارات، وهوية المهمة، وأهمية المهمة، والاستقلالية، والتغذية الراجعة.

  • تنوع المهارات: يجب أن يكون الموظفون قادرين على الاستفادة من جميع مهاراتهم وتطوير مهارات جديدة أثناء التعامل مع الوظيفة.
  • هوية المهمة: إلى أي مدى يجب القيام بمهمة محددة أو جزء من العمل لإكمال الوظيفة.
  • أهمية المهمة: ما مدى أهمية الوظيفة بالنسبة للأشخاص الآخرين، وما هو التأثير الذي تحدثه على حياتهم؟
  • الاستقلالية: هل توفر الوظيفة الحرية والاستقلالية للفرد الذي يؤدي نفس الشيء.
  • التغذية الراجعة: هي التغذية الراجعة ضرورية لتحسين الأداء.

هذه مناهج مختلفة، لكنها تشير جميعها إلى نفس العوامل التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار، مثل الاهتمام، والكفاءة، والإنتاجية، والحافز، وما إلى ذلك. كل هذه الأمور ضرورية لتصميم الوظائف بشكل فعال.

الاعتبارات الواجب اتخاذها في تصميم الوظائف.

يتضمن تصميم الوظيفة تأثيرات واعية لتنظيم المهام والواجبات والمسؤوليات في وحدة عمل لتحقيق أهداف معينة. يتبع تصميم الوظيفة تحليلات الوظيفة. إنها عملية تنظيمية أساسية لها العديد من الآثار المترتبة على إدارة الموارد البشرية.

تصميم الوظيفة هو التدفق المعقد للأحداث التي حددت المسؤوليات الموكلة لكل عضو في المنظمة والظروف المادية التي يقوم فيها كل موظف بهذه المسؤوليات.

هناك عنصران رئيسيان للمسؤوليات المحددة من خلال تصميم الوظيفة.

  1. مضمون العمل.
  2. 2) مسؤوليات المنظمة.

مضمون العمل

محتوى الوظيفة هو مجموعة الأنشطة التي يتعين القيام بها في الوظيفة، بما في ذلك الواجبات والمهام والمسؤوليات الوظيفية التي يتعين القيام بها والمعدات والآلات والأدوات التي سيتم استخدامها والتفاعلات المطلوبة مع الآخرين.

يقترح كل من Richard Hackman و Greg & Oldham أنه يمكن عرض محتوى الوظيفة من حيث خمس خصائص وظيفية أساسية:

  • تنوع المهارات: الدرجة التي تتطلب فيها الوظيفة مجموعة متنوعة من الأنشطة المختلفة في تنفيذ العمل، بما في ذلك استخدام عضو من المهارات والمواهب المختلفة للشخص.
  • هوية المهمة: الدرجة التي تتطلب وظيفة ما إكمال جزء كامل يمكن تحديده من العمل يقوم بعمل من البداية إلى النهاية بنتيجة مرئية.
  • أهمية المهمة: مدى تأثير الوظيفة بشكل كبير على حياة الأشخاص الآخرين.
  • الاستقلالية: الدرجة التي توفر بها الوظيفة استقلالية كبيرة في الحرية وتقدير الفرد في جدولة العمل وفي تحديد الإجراءات التي يتعين استخدامها.
  • التغذية الراجعة للوظيفة: الدرجة التي يوفر بها تنفيذ أنشطة العمل التي تتطلبها الوظيفة للفرد معلومات مباشرة وواضحة حول فعالية أدائه.

المسؤوليات التنظيمية

مسؤوليات المنظمة المرتبطة بالوظيفة التي تمثل المسؤوليات المتعلقة بالمنظمة العامة التي يتوقع من كل موظف القيام بها، مثل الامتثال للقواعد وجداول العمل.

ومن الأمثلة على ذلك ملء الجدول الزمني باتباع إجراءات السلامة والالتزام بالجدول الزمني المحدد ليوم العمل. ظروف العمل المادية المحيطة بالوظيفة مهمة.

من أمثلة ظروف العمل مدى وجود درجة حرارة مريحة مقابل درجات الحرارة القصوى الساخنة أو الباردة، أو الإضاءة الممتازة مقابل الإضاءة السيئة، أو الحالة الآمنة مقابل الظروف الخطرة مثل ظروف العمل، وهي جزء من تصميم الوظيفة.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...