لا تدع نظام تتبع وقتك وحضورك يحبطك

قطعت أنظمة تتبع الوقت والحضور  شوطًا طويلاً منذ الأوراق المثقبة القديمة. ومع ذلك، تختار بعض الشركات التمسك بنظام تمت ترقيته بالكاد يتضمن جداول زمنية مكتوبة يدويًا يجب إدخالها في جهاز كمبيوتر أو جداول بيانات. حتى أن بعض عمليات تتبع الوقت والحضور الرقمية تعد دون المستوى، مما يسمح للموظفين “بسرقة الوقت” أو يتطلب جهدًا للتصدير إلى  كشوف المرتبات .

لا تدع نظامك القديم يحبطك! ضع في اعتبارك ما يلي لمعرفة ما إذا كان يمكنك استخدام ترقية.

يتفوق الرقمي على الورق أو جداول البيانات

سيكون برنامج تتبع الوقت والحضور الرقمي من نقطة الدخول أقل صعوبة من النظام الذي يعتمد على التتبع المكتوب يدويًا أو المكتوب يدويًا. عندما يتمكن الموظفون ببساطة من الدخول والخروج والحصول على ساعة النظام وتسجيل وقتهم، فإنه يسهل على الجميع.

تأكد من أن نظامك يطابق هيكلك

تعمل الأنظمة المختلفة للمؤسسات ذات الهياكل المختلفة. يمكن لبعض الشركات الاستفادة من نظام الوقت والحضور بأسلوب الكشك حيث يقوم الموظفون بالتسجيل في محطة معينة، ربما باستخدام البيانات البيومترية. ستعمل الشركات الأخرى بشكل أفضل مع نظام يمكن الوصول إليه من أي جهاز محمول أثناء تنقل الموظفين.

قد يقدم بائعو برامج الموارد البشرية بعض الخيارات المختلفة، لذا تأكد من اختيار الخيار الذي يتوافق مع الهيكل التنظيمي الخاص بك بشكل أفضل.

ضمان سهولة الاستخدام

من المرجح أن يكون الموظفون على الأقل مقاومة قليلاً لأي نظام جديد لتتبع الوقت والحضور، لذلك حافظ على الحد الأدنى من الحرائق من خلال تسهيل استخدام الموظفين للنظام الجديد. يجب أن يستغرق تسجيل الوقت في النظام أو استخدامه بطريقة أخرى أقل من دقيقة في معظم الحالات.

منع سرقة الوقت

وفقًا لمسح أجرته شركة Kessler International في عام 2013، اعترف 30 بالمائة من موظفي قطاع التجزئة والخدمات الذين شملهم الاستطلاع بتزوير سجلات الوقت. إن عدم وجود ضوابط كافية لمنع هذا النوع من السرقة يمكن أن يكلف شركتك الآلاف سنويًا. يمكن أن يؤدي وضع نظام مقاييس حيوية يستخدم بيانات مثل بصمات الأصابع أو مسح شبكية العين لتسجيل الدخول بدلاً من كلمات المرور إلى جعل سرقة الوقت أكثر صعوبة.

حدد نظام متكامل

يمكن لنظام الوقت والحضور المدمج مع بقية وظائف الموارد البشرية وكشوف المرتبات أن يهيئ شركتك للنجاح. يمكن أن يؤدي تنظيمها بحيث يتم إدخال بيانات الوقت والحضور تلقائيًا في كشوف المرتبات – عند الموافقة – إلى توفير وقت متخصصي الموارد البشرية وتخفيف أخطاء المعالجة. يمكن أن تساعد القدرة على الرجوع إلى بيانات الوقت الحقيقي والحضور مع معلومات أخرى في استخلاص رؤى قابلة للتنفيذ يمكن استخدامها للتحسين التنظيمي.

إذا قررت ترقية برنامج تتبع الوقت والحضور، فتأكد من اختيار نظام يعمل بشكل جيد مع احتياجاتك، بدلاً من الاعتماد على  كل ما يأتي مع نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك . تحدث إلى بائعين مختلفين وناقش الخيارات وكيف سيعملون مع الأنظمة والوظائف التي لديك بالفعل لضمان أفضل ملاءمة. اختبر عرضًا توضيحيًا إن أمكن ودع الموظفين يراجعونه.