كيف يمكن للاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية (HR) أن تساعد عملك

مصادر خارجية للموارد البشرية
رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

تتعامل الموارد البشرية مع أهم أصول الشركة – الموظفين. هناك العديد من المهام المختلفة التي يجب على قسم الموارد البشرية إكمالها، مثل التوظيف وإنشاء كتيبات السياسات وإدارة الفوائد وفحص الأدوية والمزيد. بعض الأشياء، مثل تنمية المواهب، يتم التعامل معها بشكل أفضل داخل الشركة. يمكن أن تستغرق الوظائف الأخرى، مثل كشوف المرتبات، وقتًا بعيدًا عن المهام التي تتطلب اهتمامًا شخصيًا.

على مدى السنوات العشر الماضية، أصبحت الاستعانة بمصادر خارجية أكثر شيوعًا. إنها طريقة رائعة للشركات لتوفير المال لأنها تسمح لها بتقليص ميزانية الموارد البشرية أثناء تفويض المهمة للشركات المتخصصة في وظائف الموارد البشرية. ومع ذلك، غالبًا ما يكون من الصعب تحديد ما يجب الاستعانة بمصادر خارجية وما يجب أن يبقى في المنزل. 

متى يجب الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية؟

قد تتردد العديد من الشركات في التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية بسبب التكاليف المرتبطة بها. ومع ذلك، هناك نقطة يكلف فيها الاحتفاظ بكل الموارد البشرية داخل الشركة أموالًا ووقتًا أكثر من الاستعانة بمصادر خارجية. لكن كيف تعرف متى وصلت شركتك إلى هذه النقطة؟

موظفو الموارد البشرية غارقون في المهام الإدارية

إذا كان موظفو الموارد البشرية لديك مشغولين جدًا بالمهام الإدارية بحيث لا يتوفر لديهم الوقت لأي شيء آخر، فقد يكون الوقت قد حان للتفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لتلك المهام الإدارية. الموارد البشرية هي أكثر بكثير من مجرد معالجة النماذج وإدخال البيانات. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام الإدارية، سيكون فريق الموارد البشرية لديك حراً في المساهمة بشكل أكبر في التخطيط الاستراتيجي.

لا يدعم برنامج الموارد البشرية العمل عن بعد

أصبح العمل عن بعد أكثر شيوعًا. إنها ميزة شائعة يبحث عنها الموظفون في الشركة. بالإضافة إلى ذلك، بفضل جائحة الفيروس التاجي، أصبح الأمر ضروريًا أكثر من أي وقت مضى. إذا كان نظام الموارد البشرية لديك غير قادر على دعم العمل عن بعد، فهو قديم. يجب أن تكون بيانات الموارد البشرية قائمة على السحابة بحيث يمكن الوصول إليها أينما كان موظفو الموارد البشرية لديك يعملون. قد يعني هذا ترقية إلى برنامج الموارد البشرية الخاص بك، ولكن الاستعانة بمصادر خارجية قد يكون أكثر فعالية من حيث التكلفة.

الموارد البشرية تكلف الكثير من المال

إذا كانت الموارد البشرية تعمل بشكل غير فعال، فقد ينتهي الأمر بتكلف الكثير من المال. في الواقع، يمكن أن تكون تكاليف الموارد البشرية المرتفعة علامة على أنك بحاجة إلى إجراء بعض التغييرات على كيفية إدارة قسم الموارد البشرية لديك. الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات غير الفعالة لا يمكن أن تجعل هذه العمليات أكثر كفاءة فحسب، بل يمكنها أيضًا توفير المال.

لا توجد خدمة ذاتية للموظف

يمكن أن تساعد الخدمة الذاتية للموظفين في جعل عمليات الموارد البشرية أكثر كفاءة عن طريق إزالة عبء إدارة معلومات الموظف. كما أنه يقلل من عدد الأسئلة التي قد يطرحها الموظفون لمحترفي الموارد البشرية. إذا لم يكن لدى نظامك الحالي خدمة ذاتية للموظفين، فهذه علامة على أن الاستعانة بمصادر خارجية قد تكون مفيدة.

اقرأ أيضا:  تحديات إدارة الموارد البشرية الحديثة [دراسة]

من الصعب مواكبة اللوائح

قد يكون من الصعب تتبع اللوائح والمتطلبات القانونية. لا يجب أن تظل الشركات متوافقة فقط مع القوانين الفيدرالية، ولكن هناك أيضًا قوانين خاصة بالولاية والمحلية. إذا كانت الشركة دولية، فهناك قوانين لكل دولة يجب أن تأخذها في الاعتبار أيضًا. إذا كانت مواكبة هذه القوانين والمتطلبات مربكة لموظفي الموارد البشرية لديك، فقد تساعدك ترقية نظام معلومات الموارد البشرية أو الاستعانة بمصادر خارجية.

فوائد الاستعانة بمصادر خارجية

لماذا يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية؟ يمكن أن تقدم الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية العديد من الفوائد للشركة. إذا لم يكن قسم الموارد البشرية لديك يعمل بكفاءة قدر الإمكان، فقد يؤدي الاستعانة بمصادر خارجية إلى توفير أموال شركتك. علاوة على ذلك، يمكن أن يوفر وقت موظفي الموارد البشرية لديك للقيام بمهام أكثر أهمية وأكبر بدلاً من تورط موظفي الموارد البشرية في المهام الإدارية المتكررة التي يمكن أتمتتها بسهولة.

إخلاء وقت الموارد البشرية

متخصصو الموارد البشرية هم أشخاص مشغولون. هناك الكثير من المهام التي يتحملون مسؤوليتها. ومع ذلك، يمكن أن تساعد الاستعانة بمصادر خارجية في توفير وقتهم للقيام بمهام أكثر أهمية. مع الاستعانة بمصادر خارجية لمهام الموارد البشرية الأخرى، يمكن للموظفين الحاليين التركيز على أشياء أكثر أهمية. إذا كان لديك فريق موارد بشرية مخصص، فيمكنهم التركيز على مهام الصورة الأكبر والاستراتيجية. إذا لم يكن لديك فريق موارد بشرية مخصص، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لمهام الموارد البشرية يمكن أن يحرر موظفيك من مسؤولياتهم الوظيفية الفعلية.

أتمتة المهام الإدارية

يمكن أن تستغرق المهام الإدارية الكثير من وقت الموارد البشرية. إذا لم تكن مؤتمتة، فيمكن أن تأكل وقت موظفيك. المهام الإدارية ضرورية ولكن ليس بالضرورة أن يقوم بها شخص في الموقع. يمكن أتمتتها بواسطة برنامج الموارد البشرية إذا كان لديك. الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية يمكن أيضًا أن تتولى هذه المهام.

الوصول إلى متخصصين متخصصين في الموارد البشرية

يعني الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية أنه سيكون لديك إمكانية الوصول إلى خبرة وتجربة متخصصي الموارد البشرية المتخصصين. إذا لم يكن لديك قسم موارد بشرية مخصص بالفعل، فهذا يعني أنك ستحصل على جميع مزايا هذا القسم دون الحاجة إلى توظيفه مباشرة. إذا كان لديك موظفين مخصصين للموارد البشرية على الموظفين، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية الذين تستعين بمصادر خارجية لتقديم المساعدة والمشورة بالإضافة إلى تولي بعض مهام الموارد البشرية.

وفر على تكاليف الموارد البشرية

يمكن أن تتراكم تكاليف الموارد البشرية. إنه قسم لا يدر إيرادات من تلقاء نفسه ولكنه ضروري لإدارة الشركة. الموارد التي تتطلبها الموارد البشرية للقيام بذلك يمكن أن ينتهي بها الأمر بتكلف الكثير من المال. يمكن أن تساعد الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية في التخفيف من بعض هذه التكاليف. يمكن أن يساعد في جعل عمليات الموارد البشرية لديك أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموارد البشرية الخارجية أن تتولى وظائف مثل كشوف المرتبات والتدريب.

اقرأ أيضا:  ما هو تدقيق الموارد البشرية؟ الهدف، العملية، الفوائد

ما هي مهام الموارد البشرية التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية؟

يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الموارد البشرية مفيدة للغاية. ولكن إذا اخترت الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية، فما هي وظائف الموارد البشرية التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لها؟ هناك البعض الذي قد لا يزال يتطلب اهتمامًا شخصيًا من شخص ما داخل مؤسستك. ومع ذلك، يمكن الاستعانة بمصادر خارجية بأمان للعديد من المهام، خاصة المهام الإدارية.

كشف رواتب

كشوف المرتبات هي أكثر بكثير من مجرد قطع الشيكات للموظفين. لا يقتصر الأمر على دفع رواتب الموظفين فحسب، بل يشمل أيضًا حساب أجور الموظفين بالساعة، وخصم الضرائب، وأكثر من ذلك. هناك أيضًا لوائح اتحادية وحكومية ومحلية بشأن كشوف المرتبات التي يجب أن تظل الشركات ممتثلة لها. يمكن للموارد البشرية الخارجية أن تتولى جميع مهام كشوف المرتبات هذه نيابة عنك.

فوائد

تتراوح مزايا الموظفين من التأمين الصحي إلى 401 (ك) مساهمات حساب التقاعد. غالبًا ما تتطلب الكثير من الأعمال الورقية التي تستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن يتطلب أيضًا الكثير من الخبرة من موظفي الموارد البشرية لديك. يضمن الاستعانة بمصادر خارجية توفر متخصص موارد بشرية متخصص للتعامل مع كل هذه العمليات.

تمرين

في حين أن بعض التدريب، مثل وظائف الموظفين، قد يحتاج إلى البقاء في المنزل، إلا أن هناك متطلبات تدريب عامة يمكن الاستعانة بمصادر خارجية. يتضمن ذلك التدريب على التنوع، والتدريب على التحرش الجنسي، والتدريب على الأخلاقيات، والمزيد.

الفحص قبل التوظيف

إذا كانت شركتك لديها متطلبات مسبقة معينة للتوظيف، مثل مهارات محددة أو متطلبات أخرى، فيمكن التعامل معها عن طريق الموارد البشرية الخارجية. يمكن أن يساعدك هذا في استبعاد المرشحين غير المؤهلين قبل الوصول إلى صانعي قرار التوظيف. الأمر نفسه ينطبق على الفحوصات الأمنية.

توظيف

على الرغم من أن القرار النهائي بشأن الشخص الذي سيتم تعيينه سيبقى مع شركتك، إلا أنه يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لبقية عملية التوظيف . يمكن للموارد البشرية المستعان بها التعامل مع كل شيء من الإعلان عن الوظائف الشاغرة إلى الفرز من خلال السير الذاتية. يمكنهم إجراء أي فحوصات ما قبل التوظيف وتحديد مواعيد المقابلات معك.

أفضل الممارسات للاستعانة بمصادر خارجية

يعد الاستعانة بمصادر خارجية لواجبات الموارد البشرية خطوة ذكية لأي عمل تجاري. سيمكنك من تبسيط أعمالك، وتوفير المال، وتمكينك من الوصول إلى خبراء خارجيين. ولكن ما هي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لبدء عملية الاستعانة بمصادر خارجية. فيما يلي ست نصائح لتحديد أفضل الطرق للاستفادة من الاستعانة بمصادر خارجية. 

تحديد وظيفة الموارد البشرية

ما هي المهمة العامة لقسم الموارد البشرية؟ إذا كانت الأولويات تتعلق بأشياء مثل التوظيف أو التدريب، فقد يكون من الحكمة التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لمزيد من الواجبات الكتابية مثل كشوف المرتبات وكتابة السياسة. تعرف على الواجبات التي لا يمكن أن يؤديها إلا شخص ما داخل شركتك.

اقرأ أيضا:  هل قروض الموظفين فكرة جيدة؟

تحديد ما يمكن الاستعانة بمصادر خارجية

واجبات الموارد البشرية غير المدرجة في القائمة أعلاه مرشحة للاستعانة بمصادر خارجية. تعتبر أشياء مثل التوظيف المؤقت وفحص الأدوية والتحقق من الخلفية وإعادة التوطين مهمة لكل شركة ولكن لا شيء من هذه الأشياء هو القوة الدافعة وراء الشركة. في بعض الأحيان، يتم التعامل مع عناصر مثل الامتثال التنظيمي بشكل أفضل من قبل وكالة خارجية تتمتع بمزيد من المعرفة والخبرة في القواعد واللوائح الحالية.

فريق البناء

يتطلب العمل طرقًا أكثر كفاءة، مما يعني غالبًا عدد أقل من الموظفين. من النادر جدًا العثور على عدد قليل من الأشخاص المتخصصين في جميع مجالات الموارد البشرية. يتيح لك الاستعانة بمصادر خارجية بناء فريق موارد بشرية قوي. ستتمكن من العثور على خبراء في كل جانب من جوانب الموارد البشرية لمساعدة موظفيك في الموقع.

ابحث عن الشركات التي تثق بها

تشعر العديد من الشركات بالقلق من أن يؤدي الاستعانة بمصادر خارجية إلى جودة دون المستوى، ولكن إذا قمت بمراجعة مجموعة متنوعة من الشركات، فيجب أن تكون لديك تجربة معاكسة. تحقق من خلفية الشركة، وتأكد من حصولها على اعتماد Better Business Bureau، واتصل بالشركات التي استخدمت خدماتها. إذا لم يكن من الواضح سبب إضافة شركة معينة قيمة لشركتك، فلا توقع على أي عروض – تذكر أن الاستعانة بمصادر خارجية لمهام الموارد البشرية من المفترض أن يبسط شركتك الخاصة.

منظمات الشراء الجماعي

تقدم منظمات الشراء الجماعي (GPOs) عقودًا يتم التفاوض عليها مسبقًا مع أماكن مثل شركات التوظيف أو مقدمي الخدمات المُدارة. يقوم GPO بجميع الأبحاث، وهو الوقت والجهد المستخدمان في التفاوض وإدارة العديد من العقود. يتعامل معظم كائنات المجموعة العالمية مع الرعاية الصحية ولكن هناك سوقًا متنامياً من كائنات الشراكة العالمية التي تركز على الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية.

استكمال الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية

قد تجد بعض الشركات أنه من المفيد استخدام منظمة صاحب عمل مهنية. تتولى هذه المنظمات جميع واجبات الموارد البشرية للشركة. من خلال تعيين موظفي شركتك وكونك صاحب العمل المسجل، يمكن لموظفيك رؤية تحسينات كبيرة مثل الوصول إلى خطط 401k والتأمين الصحي والتأمين على الحياة وغيرها من المزايا. وهذا ما يسمى التوظيف المشترك أو العمل المشترك وهي ممارسة شائعة بين الشركات الصغيرة.

هل تبحث شركتك عن نظام معلومات الموارد البشرية لإدارة عمليات ومهام الموارد البشرية للمساعدة في توفير وقت موظفي الموارد البشرية؟ دعنا نساعدك في العثور على البرنامج المناسب لاحتياجات عملك. قم بزيارة صفحة مطابقة البرامج الخاصة بنا لبدء البحث.

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب