إدارة الوقت: المعنى، الأهمية والأدوات

ما هي إدارة الوقت؟

توصف إدارة الوقت بأنها عملية تساعد في تحديد الأهداف وتحديد أولوياتها لاحقًا، وتحديد مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة، وإعادة النظر في الأهداف والأولويات على فترات منتظمة، وإجراء التعديلات على طول الطريق ومراقبة نتائج جهودك.

إدارة الوقت فن. قد يبدو الأمر بسيطًا ولكنه ليس كذلك لأنك بحاجة إلى التخطيط السليم والأدوات والاستراتيجيات المناسبة لتنفيذه في الحياة الواقعية. حقيقة الأمر هي أنه إذا فكر فرد أو منظمة في تنفيذ هذا المفهوم، فهذا يعني أنهم على الطريق الصحيح.

عملية إدارة الوقت

تأخذ عملية إدارة الوقت المساعدة من المهارات والاستراتيجيات المختلفة لإدارة الوقت بشكل أكثر فاعلية. بعض منها على النحو التالي-

1. ابدأ اليوم بتركيز واضح

فكر في يومك مقدمًا حتى تتمكن من معرفة وتحديد الأنشطة التي يتعين عليك إنجازها في ذلك اليوم المحدد. كن واضحًا في عملية تفكيرك وهدفك، والآن حان الوقت للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والرد على الاستفسارات الأساسية.

من الضروري قضاء بضع دقائق كل صباح في تحديد أهدافك لأن فقدان هذه الدقائق القليلة سيساعدك في إدارة الوقت وتوفير عدة ساعات في نهاية اليوم.

2. استخدم مخطط

أول شيء يجب على الفرد فعله هو شراء مخطط زمني حتى تتمكن من كتابة كل ما تحتاج إليه من أجل إدارة الوقت بشكل فعال. إذا لم يكن مخططًا، فقم بإعداد قائمة بالمهام التي يجب القيام بها.

قم بتحديثه بانتظام خلال اليوم لأن بعض الأعمال قد تزداد أهمية أكثر من غيرها. استمر في الاطلاع على قائمتك على فترات زمنية منتظمة للحصول على نظرة عامة على المهام المنجزة والمهام المعلقة.

3. التنظيم

سيساعد البقاء منظمًا في الحفاظ على صورة واضحة للمهام التي يجب القيام بها. سيساعد هذا في معرفة ما يجب القيام به ومتى.

4. تحديد الأولويات

تتطلب سياسة إدارة الوقت الجيدة تحديد أولويات العمل والمسؤوليات لتحقيق الأهداف المحددة طويلة الأجل وقصيرة المدى

5. التركيز على الأنشطة عالية القيمة

ابدأ بالنشاط الأكثر أهمية وقاوم إغراء مسح العناصر غير الضرورية في القائمة أولاً لأنها مضيعة للوقت في هذه المرحلة. هذا هو الوقت المناسب لتحديد المهام التي سيكون لها أكبر تأثير على مشروعك وعملك وحتى على نفسك حتى تتمكن من القيام بعملية إدارة الوقت.

6. تقليل التكرار

هناك دائمًا مهام محددة يمكن ويجب تجنبها لأنها زائدة عن الحاجة. من الضروري إزالة العمليات غير ذات الصلة والمهام غير ذات الأولوية لإنشاء سياسة فعالة لإدارة الوقت

7. الاتصالات

قم بتطوير قناة اتصال مفتوحة وقوية يمكن أن تساعد في توضيح أهدافك وأهدافك وخططك.

8. التفويض

من الضروري وضع خطط قابلة للتطبيق حتى يصبح من الممكن إكمال المهام الحاسمة. هناك طريقة أخرى لإنجاز الكثير في إطار زمني صغير وهي تفويض المهام. يؤمن المدير الجيد بفن التمكين وسيسلم الوظيفة إلى مرؤوسين أكفاء لتوفير وقته الثمين.

9. حافظ على الانقطاعات بعيدا

المقاطعات لها عادة زيادة الوقت اللازم لإكمال النشاط. كلما زاد الوقت الذي يحصل فيه الشخص على وقت غير منقطع، كلما كان يومه أكثر فاعلية حيث سيكون قادرًا على تحقيق بعض المهام الحيوية.

حدد الأنشطة التي عادة ما تسبب الاضطرابات أثناء العمل وحاول الابتعاد عنها إذا كنت تبحث عن طرق لإدارة الوقت. تذكر أنه من الصعب العودة إلى مخطط الأشياء بمجرد مقاطعتك أثناء عملك. تأكد من أنه يمكنك الحفاظ على تركيزك حتى تكتمل المهمة.

10. لا تسحب قدميك

لدى بعض الأشخاص عادة المماطلة الرهيبة والطريقة الوحيدة لإيقافها هي من خلال إنشاء جداول زمنية لجميع أنشطتك الأساسية. التركيز هو طريقة الإدارة الفعالة للوقت. يجب ألا تسحب قدميك وتكمل عملًا معينًا ضمن الإطار الزمني المحدد.

امنح نفسك مكافأة صغيرة على مجهودك لأن هذا سيكون بمثابة أداة تحفيزية في المرة القادمة

11. حافظ على تركيزك على مهمة واحدة

يتفاخر الناس بأنهم دائمًا يقومون بمهام متعددة، لكن العامل الأساسي الذي يفشلون في فهمه هو أنه يبعدهم عن المهمة الأكثر أهمية. في رغبتك في القيام بالكثير من العمل، لا تنتبه إلى العمل الذي قد ينهي صفقتك أو يفسدها.

حافظ على تركيزك على مهمة واحدة وتوقف عن تعدد المهام إذا كنت تبحث عن طرق لإدارة الوقت بشكل فعال. خطط ليومك وخصص وقتًا محددًا للأنشطة المختلفة. بمجرد أن تدخل في أخدود الأشياء، ستدرك أن العمل في مهمة واحدة في كل مرة أفضل في أي يوم من القيام بكل شيء في كل مرة.

12. راجع يومك

اقض بضع دقائق يوميًا في نهاية اليوم في قائمة مهامك لمراجعة يومك إذا كنت تبحث عن طرق فعالة لإدارة الوقت. إذا كنت قد أنجزت المهام التي تريد القيام بها في بداية اليوم، فهذا هو الوقت المناسب للربت على ظهرك وإذا شعرت بشيء ما قصيرًا، فلا تشعر بالإحباط. ابذل جهدًا إضافيًا في اليوم التالي للعودة إلى اللعبة.

 

أهمية إدارة الوقت

أهمية إدارة الوقت على النحو التالي-

• تساعد إدارة الوقت في استخدام الوقت بشكل فعال
• تساعد إدارة الوقت في الحفاظ على الأشياء منظمة
• إدارة الوقت المساعدة في تحقيق مكاسب الكفاءة
• تساعد إدارة الوقت في تخطيط وتنظيم جداول العمل
• تساعد إدارة الوقت في زيادة الكفاءة والإنتاجية
• إدارة الوقت تطور الشعور بالمسؤولية
• إدارة الوقت تؤدي إلى التعلم النشط
• إدارة الوقت تعظم الإنجازات
• إدارة الوقت تعد الأفراد للعالم الخارجي
• تساعد إدارة الوقت في تحقيق مهام وأنشطة محددة
• تساعد إدارة الوقت على منح كل وظيفة وقتًا كافيًا حتى لا يكون هناك ضغط
• تساعد إدارة الوقت في التنسيق المناسب
• إدارة الوقت تتعرض للتوتر والقلق

أسباب احتياجك لإدارة الوقت

يحتاج الشخص إلى إدارة الوقت في الحياة بسبب

• إنه شارد الذهن
• لديه عادة المماطلة
• غير مرتاح في التفويض
• غير منظم
• فشل في تحديد أولويات العمل
• هو رد الفعل بدلا من الاستباقي

أدوات إدارة الوقت

بعض أدوات برامج إدارة الوقت التي يمكن أن تساعدك على إدارة الوقت بشكل فعال هي

سكورو

يساعد في إدارة الوقت من خلال إدارة المهام وتقارير العمل والفواتير وتتبع الوقت. أهم ميزاته هي

1. تتبع الوقت المستحق والفعلي
2. تحويل الساعات على الفاتورة
3. الإبلاغ عن أداء الميزانية والمبيعات
4. العميل وإدارة المشروع

أسانا

إنها أداة سهلة الاستخدام ولها تصميم عملي ومباشر يمكن أن يدمج إدارة المشاريع والتعاون لإدارة المشاريع عبر الفريق بأكمله بطريقة فعالة. أهم ميزاته هي

1. تقسيم العمل إلى مهام صغيرة
2. تنظيم المهام في مشاريع
3. تعيين مسؤوليات محددة لأعضاء فريق معين
4. التحقق من تقدم الفريق
5. مراجعة المعالم
6. الحصول على إخطارات حول تحديثات المشروع
7. احصل على مراجعة سريعة باستخدام لوحات معلومات المشروع

بيل 4 تايم

إنه برنامج فوترة قائم على السحابة يحدد ربحية وإنتاجية المشروع. أهم ميزاته هي-

1. تتبع الوقت غير القابل للفوترة والفوترة
2. بوابة العميل
3. احصل على ملخصات العمل على أساس يومي وشهري وأسبوعي
4. خيارات الدفع عبر الإنترنت والفواتير
5. تقارير مكثفة عن المشاريع

TRELLO

إنها طريقة مرئية تساعد الفرق في التعاون الإنتاجي في المشروع. أهم ميزاته هي

1. إدارة المهام البسيطة
2. إنشاء قائمة المهام
3. تنظيم القوائم حسب الأولوية أو التواريخ
4. مشاركة صورة ملف الإعلان
5. التعاون والتعليق

كلاريزن

إنه برنامج قائم على السحابة يوفر مهام سير عمل قابلة للتكوين ويساعد الأعمال على المضي قدمًا. أهم ميزاته هي-

1. مشاريع غير محدودة
2. التعاون الاجتماعي
3. العمليات الآلية وسير العمل والتنبيهات
4. إدارة النفقات وتتبع الميزانية

تيميكامب

إنه برنامج فعال لإدارة الوقت يستخدم وسيلة تتبع الوقت لقياس الربحية. أهم ميزاته هي

1. تطبيقات سطح المكتب والأجهزة المحمولة
2. تقارير قوية
3. الميزانية في كل من الوقت والدولار
4. بوابة دفع متكاملة
5. تتبع الوقت التلقائي غير القابل للفوترة والفوترة

TOGGL

إنه برنامج تتبع يعمل كإضافة للأدوات الحالية لتصبح أكثر إنتاجية. أهم ميزاته هي

1. مشاريع ومشاريع فرعية غير محدودة
2. تتبع دقيق للوقت عبر الإنترنت وفي وضع عدم الاتصال
3. الإبلاغ عن تقدم الفريق

ريبليكون

إنها أداة مفيدة لها حلول متعددة الميزات. أهم ميزاته هي

1. الدوام
2. تتبع الوقت
3. تحليلات على استخدام الوقت
4. إدارة المصاريف وميزنة المشروع
5. معدلات فوترة متعددة لمستخدمين مختلفين

مزايا إدارة الوقت

مزايا إدارة الوقت هي كما يلي:

1. انخفاض مستويات التوتر

عندما يتابع الفرد عملية إدارة الوقت، يمكنه إنشاء جداول زمنية والعمل وفقًا لذلك حتى يتم إكمال مهامه المحددة ضمن الجداول الزمنية. هذا يؤدي إلى نتائج أفضل وبالتالي يمكن للشخص الاسترخاء والاستمتاع بحياته المهنية والشخصية. إن إدارة الوقت هي التي يمكن أن تقلل من مستويات التوتر في الحياة اليومية

2. إنجاز المزيد من العمل

الهدف الرئيسي لإدارة الوقت هو إنجاز المزيد من العمل. عندما يتمكن الفرد من تحديد المواعيد النهائية وتحقيقها في الإطار الزمني، فإنه يساعد على زيادة الإنتاجية من خلال إدارة عبء العمل بشكل فعال.

3. تقليل المماطلة

تكمن فائدة إدارة الوقت في أنها تعزز القدرة على التحكم في المواقف ووقف التأخير عن طريق تقليل عادة المماطلة.

4. إعادة صياغة أقل

من المزايا الأساسية لإدارة الوقت أنها تؤدي إلى إعادة عمل أقل. ينتج عن التنظيم أخطاء أقل ومهام أقل منسية وبالتالي لا يوجد عمل إضافي أو مكرر.

5. تحقيق الثقة بالنفس

تساعد إدارة الوقت في تخطيط جداول العمل واليوم للتحسين. إنه يدير الوقت بشكل فعال حتى يتمكن الشخص من قضاء بعض الوقت الإضافي لنفسه. كما أنه يساعد على جعل الحياة أفضل، وهذا يبني الثقة بالنفس والقدرة على تحقيق كل شيء من خلال التخطيط السليم.

6. مشاكل أقل

عندما يكون الشخص غير قادر على إكمال عمله ضمن الجداول الزمنية، فإنه يخلق عملاً إضافياً وتحديات له. تكمن ميزة إدارة الوقت في أنها تساعد على تجنب تفويت المواعيد النهائية والمواعيد المنسية والمشكلات الأخرى من خلال التخطيط والاستعداد بشكل مناسب لهذا اليوم.

7. يساعد على الحفاظ على التركيز

إن التعامل مع عملية إدارة الوقت هو مهارة تبدأ بإدارة التوتر وتؤدي إلى اكتساب منظور أفضل والتركيز المطلوب في الحياة. يجعل من الممكن التفكير في الهدف والمواعيد النهائية من خلال وضع كل التركيز على الوظيفة في متناول اليد. تذكر أنها وجهة نظر مركزة تساعد على تحقيق حياة ممتعة وناجحة ومن ثم لا بد من تنفيذ إدارة الوقت

8. أقل إهدار الوقت

لا يمكن إنشاء المزيد من الساعات في اليوم، ولكن يمكن لأي شخص إدارة الوقت وإيجاد بعض وقت الفراغ لنفسه. يساعد التخطيط السليم، ووضع الجداول الزمنية، والالتزام بها، وتحقيق النتائج في جداول زمنية محددة، في تقليل الوقت الضائع. إنه يمنع العقل من الشرود والتفكير فيما يجب فعله بعد ذلك لأن يومك مخطط بالفعل وأنت تعرف المهمة التي يجب إكمالها

9. المزيد من الفرص

القدرة على أن تكون في الوقت المحدد تجعل الحياة أسهل. تتطلب الإدارة السليمة للوقت بذل جهد أقل خلال اليوم حيث يسير كل شيء وفقًا للخطة. هذا يعطي الأفراد المزيد من الخيارات والفرص في الحياة.

10. يحسن السمعة

عندما يبدأ شخص أو مؤسسة في متابعة عملية إدارة الوقت، فإنه يعزز السمعة في السوق حيث يبدأ الناس في اعتباره أو الكيان الذي يمكن الاعتماد عليه

9. ابحث عن وقت إضافي

تمنح إدارة الوقت الفرد وقتًا إضافيًا يقضيه في الأشياء التي يحب القيام بها شخصيًا ويمكنه متابعة اهتمامات أخرى. من الممكن الآن تخصيص بعض الوقت للأصدقاء والعائلة.

8. تفويض المهام

من المزايا الأساسية لإدارة الوقت أنها تعلم فردًا أو كيانًا تجاريًا لتفويض المهام بشكل فعال

7. تحديد المشاكل

تساعد إدارة الوقت في تتبع التقدم بحيث يصبح من الأسهل تحديد المشكلات المحتملة ومعالجتها في الوقت المحدد

8. الحفاظ على السيطرة

تمنح إدارة الوقت شعوراً بالسيطرة على عملهم كشخص، أو أن الكيان يعرف ماذا ومتى يفعل أشياء معينة لتحقيق أقصى قدر من الفوائد

9. يساعد في تجنب الأخطاء المكلفة

عندما يتابع شخص ما إدارة الوقت، يمكنه منع الأشياء العادية مثل الإيجار المفقود أو عدم دفع الرسوم المدرسية للأطفال أو حتى المواعيد النهائية للإسكان. هذا يوفر المال عن طريق تجنب النفقات المكلفة وغير الضرورية

10. القوة المالية

تساعد إدارة الوقت في التخطيط لكل جانب من جوانب الحياة على الصعيدين الشخصي والمهني. هذا يعزز النجاح ويحقق النجاح المالي

11. يصبح بصحة جيدة

تمنح إدارة الوقت الشخص الوقت اللازم للاسترخاء وتجديد شبابه. يمكنه توفير الوقت للأنشطة المتعلقة بالصحة مثل التأمل والتمارين الرياضية حتى يكون لائقًا عقليًا وجسديًا.

عيوب إدارة الوقت

عيوب إدارة الوقت هي كما يلي:

1. العمل الروتيني

يفقد الموظفون الدافع لأن عملهم يصبح روتينيًا ويبدأ في الشعور بالملل

2. الرضا

الجميع واثق من تحقيق الأهداف المحددة، وهذا يؤدي إلى التراخي

3. عمل لا معنى له

الجميع مشغولون جدًا في الالتزام بجدول زمني بحيث لم يعد هناك وقت كافٍ ليكونوا عفويين ومبتكرين. هذا يجعل العمل بلا معنى وممل بسبب نقص الأفكار الجديدة.

4. الوقت الضائع

يصبح الروتين مهمًا للغاية، ويستمر الموظفون في العمل وفقًا للجدول الزمني المحدد دون الالتفات إلى حقيقة أن هذا العمل ضروري في هذه المرحلة أم لا. غالبًا ما يضيع هذا الوقت اللازم للقيام بالعمل الذي كان يجب تأجيله أو تفويضه لشخص آخر

5. لا وقت للراحة

يميل الأشخاص الذين ينغمسون في عادة إدارة الوقت إلى إضاعة الوقت في التخطيط والجدولة. يتم قضاء جزء أساسي من اليوم ولا يتبقى سوى القليل من الوقت للراحة أو الترفيه.

6. التعب

يبدأ التخطيط والجدولة وإعادة التنظيم يومًا بعد يوم في التأثير على صحة الشخص. يصبح الإجهاد والتعب جزءًا لا يتجزأ، وبعد أن يبدأ الكتاب في إثبات عيوب إدارة الوقت

7. لا أستطيع أن أقول لا

في ظل الحرص على الالتزام بالجدول الزمني، يصبح من المستحيل قول لا لوضع جدول زمني حتى لو حدث شيء مهم في اللحظة الأخيرة. مثل هذه المواقف المجنونة تخلق احتكاكًا عندما تضطر إلى تفويت المواعيد الحيوية لأن جدولك محدد ولا يمكنك تغييره.

8. لا مرونة

لقد حددت جداول زمنية في عملية إدارة الوقت، ولا يترك مجالًا للمرونة أو يترك مجالًا ضئيلًا للغاية.

9. الاضطرابات

يجد الأشخاص الذين طبقوا مفهوم إدارة الوقت في حياتهم الشخصية والمهنية صعوبة في الانغماس في أنشطة الخمول. إنهم يكرهون إضاعة الوقت، وهذا يؤدي إلى الاضطرابات والجدال مع الآخرين العاطلين عن العمل.

10. يؤدي إلى عدم الرضا

بعد مرور بعض الوقت، تبدأ عملية إدارة الوقت بالتدخل في المواعيد والخطط الشخصية التي يتم إجراؤها على الفور. يشعر الناس بالضغط وهذا يسبب عدم الرضا