يعتبر صندوق أيزنهاور، المعروف أيضًا باسم مصفوفة أيزنهاور ، أو مصفوفة قرار أيزنهاور ، أو طريقة أيزنهاور ، أو مصفوفة إدارة الوقت أو المصفوفة المهمة العاجلة ، أداة بسيطة وفعالة لإدارة الوقت يمكنها مساعدتك في اتخاذ القرار و تحديد أولويات مهامك لإنجاز المزيد في يومك.
يمكن أن يكون لعدم القدرة على اتخاذ القرارات وتحديد أولويات مهامك كل يوم تأثير سلبي كبير على إدارة وقتك، لذا فإن فهم كيفية استخدام صندوق أيزنهاور هو مهارة مفيدة حقًا للتعلم.
وسأريكم كيفية القيام بذلك الآن.
لماذا سمي “صندوق أيزنهاور”؟
بادئ ذي بدء، القليل من الخلفية. كيف حصل صندوق أيزنهاور على اسمه؟
حسنًا، إذا بحثت على الإنترنت، ستجد ادعاءات بأنه سمي على اسم دوايت دي أيزنهاور ، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة، الذي استخدم على ما يبدو هذه الطريقة لتنظيم وترتيب أولويات عبء العمل. (في حالة عدم إدراكك، إنه الرجل النبيل الذي خرجت من الصندوق في الصورة أعلاه. هل يعجبك ما فعلته هناك؟)
ومع ذلك، لا يمكنني العثور على أي دليل على أن الرجل نفسه استخدم بالفعل هذا النوع الدقيق من المصفوفة لاتخاذ القرارات.
كان لدى أيزنهاور خلفية عسكرية وكان معروفًا بكونه كبيرًا في تنظيم الموظفين خلال فترة رئاسته، وتفويض السلطة والإدارة، لذلك ليس من المحتمل أنه قد استخدم مبدأ مشابهًا لفصل المهم عن العاجل.
هناك أيضًا اقتباس في خطاب ألقاه أيزنهاور في عام 1954 يتم الاستشهاد به غالبًا فيما يتعلق بـ “مبدأ أيزنهاور” وتنظيم المهم والعاجل:
لدي نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. ما هو عاجل ليس مهمًا، والأهم ليس عاجلاً أبدًا “.
دوايت دي أيزنهاور
بقدر ما أستطيع أن أفهم، فإن النظام قد اشتهر حقًا من قبل الراحل ستيفن كوفي في كتابه الأكثر مبيعًا، The Seven Habits Of Highly Effective People (1989) . سأقوم بمراجعة هذا الكتاب في وقت ما قريبًا، لذا ترقبوه.
في هذا الكتاب، يشار إليه بالفعل باسم مصفوفة إدارة الوقت . لا يوجد أي ذكر لأيزنهاور ولم أجد أبدًا أي إسناد إلى أيزنهاور بواسطة كوفي، لذا فمن الغامض بالنسبة لي كيف أصبحت هذه الأداة معروفة باسم صندوق أيزنهاور ومن صاغها لأول مرة.
أعتقد أن هذا هو الشيء الذي يتعلق بالإنترنت – يمكن أن تنتشر المعلومات غير الصحيحة بسرعة كبيرة وقبل أن تعرفها، تصبح مقبولة رسميًا.
لكن على أي حال، دعونا لا نتورط كثيرًا في أصل هذا الشيء – دعنا ندخل ونلقي نظرة على كيفية عمله، أليس كذلك؟
كيفية استخدام صندوق أيزنهاور؟
تعد إدارة الوقت الجيد أمرًا صعبًا، ولكن يمكن لـ Eisenhower Box أن يجعل الأمور أكثر بساطة من خلال مساعدتك في تنظيم قائمة المهام الخاصة بك بطريقة تساعدك على إكمالها بطريقة أكثر كفاءة من حيث الوقت.
اقرأ المزيد: لماذا تعتبر إدارة الوقت صعبة >>>
تستخدم هذه الإستراتيجية مصفوفة من أربعة أرباع مثل تلك الموضحة أدناه لتنظيم وتحديد أولويات أي قائمة مهام لديك.
يمكن أن ينطبق على أي نشاط ولا يقتصر على المهام المتعلقة بالعمل.
يتم تنظيم المهام حسب الحاجة الملحة والأهمية ويتم وضعها في الربع ذي الصلة.
قبل أن نواصل، من الضروري أن ندرك الفرق بين ما هو مهم وما هو عاجل.
العاجل هو شيء يتطلب اتخاذ إجراءات فورية. لكن يمكن أن يكون هناك شيء ما عاجلاً ولكنه ليس مهمًا أو مهمًا، ولكنه ليس عاجلاً.
تفكر في المهمة المطروحة وتقرر ما إذا كانت الفئات الأربع تناسبها بشكل أفضل:
1. عاجل وهام
2. مهم ولكن ليس عاجلاً
3. عاجل لكن غير مهم
4. غير مهم ولا عاجل
لذا، دعنا نقسم ذلك إلى ما يعنيه في الواقع في مواقف الحياة الواقعية.
الربع الأول هو الربع العلوي الأيسر (مهم وعاجل) وهو الأزمات أو الربع “افعل ذلك أولاً وافعله الآن”.
تميل هذه الأنشطة إلى أن تكون ما قد تسميه أكثر تفاعلية ويمكن أن تكون أي شيء من حريق المطبخ إلى مكالمة هاتفية أو مشروع متأخر أو التعامل مع عميل مهم. قد تنشأ فجأة وبشكل غير متوقع أو قد تكون مهام لم تكن عاجلة من قبل، ولكن نتيجة التسويف، قد تصبح الآن ملحة للغاية.
ستعتمد الطبيعة الدقيقة لمهمة مهمة وعاجلة على السياق وقد تكون فريدة لأي نشاط أو عمل تشارك فيه، ولكن القاسم المشترك هو أنه سيكون هناك عادةً نوع من النتائج السلبية إذا تم تأجيل هذه المهام أو مهملة ولم يتم التعامل معها على الفور أو على الأقل في القريب العاجل.
الإجراء المطلوب للمهام في هذا الربع: أنجزها قبل أي شيء آخر.
إذا وجدت أن لديك الكثير من المهام في هذا الربع، فإن النصيحة الجيدة لجعل حياتك أسهل في المستقبل هي تحديد أي منها كان يمكن توقعه أو ما إذا كانت نتيجة للتسويف ثم جدول المهام في المستقبل مثل هذا في وقت مبكر حتى لا تصبح عاجلة مرة أخرى.
الربع الثاني ، الربع العلوي الأيمن مخصص للمهام المهمة، ولكنها ليست عاجلة. لاحظ أن المهم ليس هو نفسه العاجل.
فكر في الأشياء المهمة ولكنها ليست عاجلة من حيث العائد على المدى الطويل. المهام التي تنتمي إلى هذا الربع ليس لها موعد نهائي عاجل ولا توجد عواقب وخيمة حقيقية إذا لم تعالجها على الفور، ولكن إكمالها قد يكون مفيدًا لك بطريقة ما – إما الآن أو على الأرجح، في المستقبل .
تشمل الأمثلة على المهام التي قد تعيش هنا، ممارسة الرياضة، والاسترخاء، وتطوير المهارات (ربما أداة أو دراسة)، وقضاء الوقت مع الأصدقاء والعائلة، وما إلى ذلك.
الإجراء المطلوب للمهام في هذا الربع: جدولة الوقت للإكمال في أسرع وقت ممكن.
الربع الثالث ، الربع السفلي الأيسر، مخصص لأي شيء عاجل، لكن ليس مهمًا. بعبارة أخرى، المهام التي تحتاج إلى اهتمامك العاجل ويمكن حلها غالبًا بسرعة، ولكن ليس لها سوى تأثير ضئيل للغاية على عملك أو حياتك.
في بيئة العمل، قد تتضمن هذه المهام معظم رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات. غالبًا ما نتعرض لضغوط للتعامل مع هذا النوع من النشاط على الفور، لكنها غير ذات أهمية في المخطط الكبير للأشياء.
المزيد: نصائح لإدارة الوقت للعمل >>>
يضيع معظمنا الكثير من الوقت في القيام بهذه المهام لأننا نخطئ في اعتبارها مهمة. ومع ذلك، فهي في أغلب الأحيان أنشطة يمكن تفويضها إلى شخص آخر.
الإجراء المطلوب للمهام في هذا الربع: أعطها لشخص آخر.
أخيرًا، الربع الرابع ، في أسفل اليمين، مخصص لكل ما هو غير مهم وغير عاجل.
هذه هي أهم ضياع الوقت هنا.
إنهم يصرفونك عن المهام التي يجب أن تقوم بها وتشمل الجناة المعتادون مشاهدة التلفزيون، والتحقق من إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي، والنميمة، والألعاب، وتصفح الإنترنت والضياع في قنوات YouTube العشوائية تلك – كما تعلم، تلك القنوات التي تخرج منها في النهاية في حالة ذهولك وفي حالة ارتباك قليلاً، اسأل نفسك، “كيف انتهى بي الأمر هنا؟ “
في بعض الأحيان ينتهي بنا المطاف بوضع أشياء في هذا الربع تكون مهمة بالفعل، ولكنها ليست عاجلة، مثل التمرين، ووقت العناية بالنفس، وما إلى ذلك، ولكن لا ترتكب هذا الخطأ. إن الاعتناء بنفسك أمر مهم للغاية ويجب جدولته على هذا النحو.
الإجراء المطلوب للمهام في هذا الربع: تفريغها.
يشير كوفي إلى أن الأشخاص الفعالين يبقون خارج الربعين الثالث والرابع ويحاولون تقليل حجم الربع الأول من خلال قضاء معظم وقتهم في الربع الثاني. يقول، “الربع الثاني هو قلب الإدارة الشخصية الفعالة.”
لذا، إذا كنت تريد أن تصبح جيدًا في إدارة وقتك، فهذا هو ما يجب أن تهدف إليه.
فيما يلي مثال على الشكل الذي قد يبدو عليه صندوق أيزنهاور في يوم معين في الحياة الواقعية.
