المحاسبة الإلكترونية

في المحاسبة، يتم تسجيل المعاملات المالية ومعالجتها وتقديمها لإنشاء بيانات مالية مفيدة للقراء في اتخاذ القرارات. تقليديا، تتم المحاسبة يدويًا، بواسطة محاسب مدرب، باستخدام السجلات ودفاتر الحسابات والقسائم وما إلى ذلك. ولكن مع التكنولوجيا الناشئة، في الوقت الحاضر، أصبحت المحاسبة الإلكترونية رائجة، نظرًا لدقتها وراحتها وسرعتها. في هذا المقال سنتطرق للمحاور التالية:

  • مفهوم المحاسبة الإلكترونية
  • أنواع المحاسبة الإلكترونية
  • خصائص المحاسبة الإلكترونية
  • عناصر المحاسبة الإلكترونية
  • أهداف المحاسبة الإلكترونية

مفهوم المحاسبة الإلكترونية

المحاسبة الإلكترونية أو المحاسبة عبر الإنترنت هي تطور جديد في مجال المحاسبة. هذا يعني أن جميع معاملاتك ستسجل في قاعدة بيانات عبر الإنترنت، تمامًا مثل موقع الويب أو مدونة الويب. 

أنظمة المحاسبة الإلكترونية هي برامج يتم تخزينها على كمبيوتر الشركة أو يتم الوصول إليها عن بُعد عبر الإنترنت.

تسمح لك المحاسبة الإلكترونية بإعداد حسابات الدخل والمصروفات، مثل إرادات الإيجار أو المبيعات والرواتب ونفقات الإعلان وتكاليف المواد. يمكن استخدامها أيضًا لإدارة الحسابات المصرفية ودفع الفواتير وإعداد الميزانيات. اعتمادًا على البرنامج، تسمح لك بعض أنظمة المحاسبة أيضًا بإعداد المستندات الضريبية والتعامل مع كشوف الرواتب وإدارة تكاليف المشروع.

يمكنك بشكل عام تخصيص البرنامج لتلبية احتياجات عملك. من المهم التأكد من تدريب موظفيك وفهم كيفية استخدام النظام بشكل صحيح حتى تتمكن شركتك من استخدام برنامج المحاسبة الخاص بك بنجاح.

أنواع المحاسبة الإلكترونية

يسمح لك برنامج المحاسبة الإلكترونية بمراقبة وإدارة الصحة المالية لعملك. تتوفر العديد من أنواع المحاسبة الإلكترونية المختلفة في السوق، مع خيارات تناسب أحجام الأعمال والقطاعات والصناعات المختلفة وحتى عمليات العمل. من بين أنواع المحاسبة الإلكترونية:

برنامج محاسبة مجاني

من الممكن الحصول على برنامج محاسبة إلكترونية للشركات الصغيرة مجانًا. ومع ذلك، غالبًا ما تأتي البرامج المجانية مع قيود على سبيل المثال، الإعلانات التخريبية أو الوصول المقفل إلى الميزات المتقدمة المجمعة في طبقات مدفوعة.

إذا لم تكن متأكدًا من برنامج المحاسبة الذي يجب استخدامه، فقد تسمح لك البرامج المجانية بتجربة منتجات مختلفة دون الحاجة إلى الإلتزام. يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على استخدام ميزات مختلفة بحيث يكون لديك فكرة أفضل عن نوع المنتج الذي قد تحتاجه.  

اقرأ أيضا:  المحاسبة السحابية

برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة

عادةً ما يوفر برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة جميع ميزات مسك الدفاتر الأساسية مثل الفواتير وكشوف الرواتب وإعداد التقارير والمزيد. عادة ما تكون هذه البرامج بسيطة وسهلة الإستخدام ومتاحة في الأسواق أو عبر الإنترنت. قد يكون لديهم خطط أسعار متدرجة مختلفة، مما يوفر المزيد من الوظائف مقابل رسوم إضافية.

قد تسمح لك بعض خصائص برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة بدمجها مع الخدمات الأخرى التي تستخدمها أعمالك، على سبيل المثال جدولة الوظائف أو المدفوعات عبر الإنترنت. قد تسمح لك الحلول الأخرى بإنشاء وظائف أو وحدات مخصصة لتناسب احتياجاتك الخاصة.

برنامج محاسبة المؤسسة

برنامج محاسبة المؤسسات عبارة عن حزمة من البرامج التي تسمح للمؤسسة بتتبع معاملاتها المالية والبيانات الناتجة.

عادةً ما تكون هذه الأنواع من الحزم أغلى ثمناً وتوفر جميع الأدوات والتقارير المالية القياسية، فضلاً عن مجموعة واسعة من الميزات والوظائف. على سبيل المثال، غالبًا ما يقومون بدمج:

  • الفواتير
  • الشراء
  • برنامج سلسلة الواردات
  • مراقبة المخزون
  • إدارة علاقات العملاء
  • ذكاء الأعمال من خلال التحليلات ولوحات المعلومات

عادةً ما تتميز البرامج على مستوى المؤسسة بوحدات نمطية خاصة بالصناعة، على سبيل المثال للبناء أو التصنيع. ضع في اعتبارك أن الميزات المتقدمة تأتي بسعر أعلى، لذلك ما لم تقم بتشغيل عملية معقدة أو لديك احتياجات عمل محددة للغاية، فقد لا يكون الإستثمار في مثل هذه البرامج يستحق وقتك.

برامج المحاسبة عبر الإنترنت

تقدم برامج المحاسبة عبر الإنترنت عادةً مرونة كبيرة وفوائد من حيث التكلفة. إنه يحررك من الحاجة إلى تثبيت البرامج وصيانتها في مقر عملك ويسمح لك بالوصول إلى بياناتك وخدماتك من المكاتب البعيدة أو أثناء التنقل. ومع ذلك، نظرًا لطبيعتها، فإن أنظمة برامج المحاسبة عبر الإنترنت تشكل مخاطر معينة، على وجه الخصوص:

  • قابلية نقل البيانات الخاصة بك
  • خيارات محدودة لاستمرارية الأعمال
  • الإعتماد على الوصول إلى الإنترنت والإتصال

خصائص المحاسبة الإلكترونية

فيما يلي خصائص المحاسبة الإلكترونية:

  • بسيطة ومتكاملة: تساعد جميع الأعمال التجارية من خلال دمج جميع أنشطة الأعمال. قد تكون مثل هذه الأنشطة المبيعات والتمويل والشراء  والمخزون والتصنيع وما إلى ذلك. كما أنها تسهل ترتيب معلومات الأعمال الدقيقة والحديثة في شكل سهل الإستخدام.
  • الدقة والسرعة: تحتوي المحاسبة الإلكترونية على قوالب مخصصة للمستخدمين تتيح إدخال البيانات بسرعة ودقة. وبالتالي، بعد تسجيل المعاملات، يقوم بإنشاء المعلومات والتقارير تلقائيًا.
  • قابلية التوسع: تتمتع بالمرونة لتسجيل المعاملات مع حجم الأعمال المتغير.
  • إعداد التقارير الفورية: يمكنها إنشاء تقرير جودة في الوقت الفعلي بسبب السرعة والدقة العالية.
  • الأمان: يمكن الحفاظ على سرية البيانات والمعلومات الآمنة مقارنة بنظام المحاسبة التقليدي.
  • سرعة اتخاذ القرار: يُنشئ هذا النظام تقارير شاملة في الوقت الفعلي ويضمن الوصول إلى المعلومات الكاملة والحاسمة على الفور.
  • الموثوقية: يُنشئ التقرير باتساق ودقة. تقليل الأخطاء يجعل النظام أكثر موثوقية.
اقرأ أيضا:  المحاسبة الحكومية

عناصر المحاسبة الإلكترونية

المكونات التالية تشكل نظام المحاسبة الإلكترونية:

المعدات

الأجهزة هي المعدات الإلكترونية التي تشمل أجهزة الكمبيوتر ومحركات الأقراص والشاشات والطابعات والشبكة التي تربطها. تتطلب معظم أنظمة المحاسبة الإلكترونية شبكة، حيث أن نظام الروابط الإلكترونية هو الذي يسمح لأجهزة الكمبيوتر المختلفة بمشاركة نفس المعلومات.

في نظام متصل بالشبكة، يمكن توصيل العديد من أجهزة الكمبيوتر بالكمبيوتر الرئيسي أو الخادم الذي يخزن البرنامج والبيانات. من خلال الإتصال الصحيح للأجهزة والبرامج، على سبيل المثال يمكن للمدقق في لندن الوصول إلى بيانات عميل موجود في سيدني. والنتيجة هي إجراء تدقيق أسرع للعميل، غالبًا بتكلفة أقل مما لو كان على المدقق أداء جميع الأعمال في الموقع في سيدني.

 البرمجيات 

هي مجموعة البرامج التي تجعل الكمبيوتر يؤدي العمل المطلوب. يقبل برنامج المحاسبة ويعدل (يغير) ويخزن بيانات المعاملات ويولد التقارير التي يستخدمها المديرون لإدارة الأعمال. تعمل العديد من حزم برامج المحاسبة بشكل مستقل عن أنشطة الحوسبة الأخرى للنظام.

شؤون الموظفين

يعتبر الموظفون عاملين أساسيين في نجاح أي محاولة لأن الناس يديرون النظام. يتيح نظام المحاسبة الحديث للأفراد غير المحاسبين الوصول إلى أجزاء من النظام.

تتطلب إدارة نظام المحاسبة الإلكترونية تخطيطًا دقيقًا لأمن البيانات وفحص الأشخاص في المؤسسة الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات. يتم البحث عن الأمان باستخدام كلمات المرور والرموز التي تسمح بالوصول إلى سجلات المحاسبة.

أهداف المحاسبة الإلكترونية

  • الوصول الشامل: اليوم مهما كنت تستخدم برنامج محاسبة، فكلها متصلة بالشبكة والخادم. يمكنك الوصول والتحري من خلال جهازك اللوحي والهاتف الذكي. لذلك، سوف يمنحك الوصول السريع للبيانات. هذه إحدى أهداف المحاسبة الإلكترونية.
  • حسن التعاون: إذا كنت عضوًا في فريق قسم المحاسبة الذي يضم الكثير من الأقسام، فيمكنك التعاون مع بعضكما البعض في المحاسبة الإلكترونية. يمكنك مساعدة بعضكما البعض في الحفاظ على حسابات الشركة. سيتم إضافة جميع التأثيرات في البيان المالي للشركة من خلال تعاون فريق المحاسبة هذا والجهود المشتركة.
  • التصحيح السريع والنتيجة الدقيقة: إذا كان هناك خطأ، فهناك فرصة أكبر لتصحيح خطأ المحاسبة بسرعة لأن عددًا كبيرًا من أعضاء الفريق يمكنهم الوصول إليه بسرعة. العديد من الخبراء متخصصون للمراقبة فقط، لذلك سيحقق ذلك نتائج مالية دقيقة وحقيقية.
  • التسجيل السريع مع التكنولوجيا المتقدمة: اليوم، تريد جميع شركات برامج المحاسبة الإلكترونية أن تصبح رقم 1 في السوق، ولكن في السوق، هناك منافسة كبيرة. لذلك، فإن شركات برامج المحاسبة هذه تعمل بشكل أفضل من أجل الإبتكار. لذلك، كل يوم، سترى الإختصارات الجديدة والمحدثة، والإختصارات للتسجيل السريع. 
  • الرقابة الصارمة: الآن، من المستحيل على المتسللين اختراق قاعدة بيانات المحاسبة لأن المسؤولين الأخلاقيين يعملون على تطوير برامج محاسبة متقدمة تقوم بأمن صارم للوصول إلى المعلومات المحاسبية.
  • تسجيل الأعمال على نطاق واسع: اليوم هو وقت العمل الجاد وليس الكسل. لأن العمل ينمو بسرعة. اليوم، لدى الناس الكثير من المشاريع لأن العمل قد زاد. والفضل يرجع لنظام التشغيل الآلي للمحاسبة الإلكترونية الذي يساعد على تسجيل الأعمال أثناء زيادة حجمها.
  • التكيف مع القانون ومعايير المحاسبة: من خلال تركيب مرافق جديدة، يمكن تعديل أي برنامج للمحاسبة الإلكترونية مع التعديلات الجديدة لأي قانون ومعايير محاسبية.
  • إمكانية التعديل: إذا كنت ستنتقل من نموذج عمل إلى نموذج أعمال آخر، يمكن لبرنامج المحاسبة الإلكترونية الخاص بك أيضًا تغيير تكوينه.
اقرأ أيضا:  تقنيات إدارة المخزون

استنتاج

مع زيادة عدد المعاملات التجارية، من الصعب إدارة الحسابات يدويًا، حيث يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لتحديث معاملة واحدة في جميع الحسابات التي تؤثر عليها. في المحاسبة الإلكترونية، تمت إزالة عدد من قيود المحاسبة الدفترية اليدوية، فعندما تحدث المعاملات، يتم إجراء الإدخال ويتم تحديثه تلقائيًا في جميع الحسابات التي تؤثر عليها.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...