المحاسبة الدفترية

سواء كنت صاحب عمل منفردا أو محاسبا ناشئا أو محاسبا قانونيا متمرسا، فإن امتلاك دفاتر المحاسبة يمكن أن يساعد في ضمان أن أموالك على ما يرام.

وتعد المهارات المحاسبية الدقيقة أمرا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في النجاح في الأعمال التجارية. من التخطيط الضريبي إلى اتخاذ القرارات الصحيحة بناء على معلومات مالية دقيقة، تعد المعرفة المحاسبية القوية أمرا أساسيا.

في هذا المقال إليك ما سنقوم بتغطيته:

• مفهوم المحاسبة الدفترية
• أنواع دفاتر المحاسبة
• عناصر المحاسبة الدفترية
• خصائص المحاسبة الدفترية
• أهداف المحاسبة الدفترية
• الفرق بين المحاسبة الدفترية والمحاسبة الإلكترونية

مفهوم المحاسبة الدفترية

في المحاسبة تشير كلمة دفاتر إلى سجل الشركة للمعاملات المالية. ويشير مصطلح إغلاق الدفاتر إلى إجراء محاسبي يحدث في نهاية كل شهر أو فترة محددة للشركة، وفي نهاية كل عام.

عادة ما يتم تسجيل المعاملات المالية اليوم في برامج المحاسبة، ولكن منذ سنوات تم تسجيلها في دفاتر المحاسبة. يساعد إجراء إغلاق الدفاتر على ضمان دقة البيانات التي يتم إدخالها في السجلات المحاسبية بحيث يمكن إنشاء التقارير المالية ووضع اللمسات الأخيرة عليها. التقارير تنبه الإدارة إلى مقدار الأموال المتدفقة داخل وخارج العمل. تستخدم الإدارة التقارير المالية لتحليل الجوانب المالية للعمل وتقرير كيفية تحسينها، بينما يرجع أصحاب المصلحة إلى التقارير لتقييم مدى جودة أداء الأعمال.

أنواع دفاتر المحاسبة

يعتمد نوع الكتب التي تحتفظ بها الشركة على العديد من العوامل مثل حجم العمل والقدرة المالية. هذه هي أنواع دفاتر المحاسبة الأساسية: 

المجلة العامة: يشار إلى هذا الكتاب على أنه كتاب الإدخال الأصلي. يسجل معاملة النشاط التجاري بترتيب التاريخ باستخدام مبدأ الخصم والإئتمان.

دفتر الأستاذ العام: يشار إلى هذا الكتاب باسم دفتر الإدخال الأخير. هذا هو المكان الذي سترى فيه إدخالات دفتر اليومية الملخصة للحساب للحصول على الأرصدة التي تمت تسويتها. يتتبع هذا الكتاب الأصول والخصوم ورأس مال المالك والإرادات والنفقات.

دفتر الإيصالات النقدية: هو دفتر يومية خاص يستخدم لتسجيل جميع المدفوعات النقدية للمصروفات أو تحصيل المستحقات. يمكن أن تكون الإدخالات في أشكال المبيعات النقدية أو بيع الأصول نقدًا أو التحصيل من العملاء أو تحصيل الفوائد أو توزيعات الأرباح أو الإيجار.

دفتر المدفوعات النقدية: هذا الكتاب عبارة عن سجل داخلي يحتفظ به المحاسبون لتسجيل وتتبع التدفق النقدي للشركة. يساعد هذا في الحفاظ على تحديث دفتر الأستاذ العام.

مجلة المبيعات: هذه مجلة خاصة تستخدم لتسجيل المبيعات بالإئتمان (المستلمة من العملاء).

مجلة الشراء: هذه مجلة خاصة تستخدم لتسجيل المشتريات الإئتمانية (الدفع للمورد).

عناصر المحاسبة الدفترية

تتكون عملية المحاسبة الدفترية من ثلاث خطوات.

• يتم إدخال البيانات المالية في الدفاتر أو نظام التسجيل.  
• تتم مطابقة البيانات التي تم إدخالها في النظام، مما يعني إعادة فحصها للتأكد من دقتها.
• يقوم محاسبو الشركة بإغلاق الدفاتر، مما يعني أنهم يوافقون على البيانات ويضعونها في صيغتها النهائية بحيث يمكن إنشاء التقارير المالية مثل بيان الدخل والميزانية العمومية.

تسجيل البيانات

يسجل الموظفون المعينون عبر وحدات الأعمال المعاملات المالية في نظام حفظ السجلات. تتكون سجلات المعاملات من المبالغ المعروضة كخصم أو ائتمانات وتاريخ المعاملة و وصف للمعاملة، وغالبًا ما تحتوي على رقم مرجعي فريد. قد يتم تسجيل هذه المعلومات في مجلة عامة أو مجلة معاملات محددة، والتي قد تكون لمبيعات المنتجات أو الخدمات أو مبيعات الأصول أو المشتريات الخاصة. بحلول نهاية الفترة المحاسبية، عادةً ما تكون شهرية، سيتم إدخال جميع إدخالات دفتر اليومية في دفتر المحاسبة الرئيسي: دفتر الأستاذ العام.

يوفر دفتر الأستاذ العام سجلاً للمعاملات والبيانات المالية التي حدثت على مدار عمر الشركة ويتتبع جميع الحسابات: الخصوم والأصول وحقوق الملكية والإرادات والمصروفات. بعد إدخال البيانات في نظام محاسبة الشركة، يجب تسويتها.

التوفيق بين البيانات

تسوية البيانات هي إجراء محاسبي تتم فيه مقارنة سجلات المعاملات بالبيانات المصرفية والسجلات الأخرى للتأكد من صحة المبالغ التي تم إدخالها في نظام المحاسبة. بالإضافة إلى التسوية المصرفية، هناك تسوية للمعاملات المالية مع العملاء والموردين والمعاملات بين الشركات والمعاملات التجارية. عندما لا تتطابق الوثائق الداعمة مع البيانات التي تم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام، فهناك تناقض. يجب على المحاسب بعد ذلك إجراء بحث لإكتشاف الخطأ وإصلاحه لضمان أن يعكس دفتر الأستاذ العام بدقة النشاط المالي.

إغلاق الكتب

بعد تسوية البيانات، ستتم مشاركة البيانات مع المحاسب أو المراقب الرئيسي للشركة للحصول على الموافقة النهائية. يقوم المراقب بعد ذلك بإغلاق وقفل الدفاتر، مما يعني أنه لا يمكن لأي شخص آخر لمس البيانات المالية في الفترة الزمنية التي تم إغلاقها للتو. إذا اكتشف شخص ما بعد أشهر أو سنوات خطأ أو إغفال حدث في وقت ما في الماضي، فعادة ما يقوم المحاسب بتطبيق التصحيح على الشهر الحالي الذي تم فيه اكتشاف الخطأ.

تاريخ إغلاق الكتب

يعود مصطلح الكتب إلى الوقت الذي تم فيه الإحتفاظ بسجل نشاط الحساب. تم تعقب كل حساب على ورق دفتر الأستاذ، والذي يحتوي على أعمدة لتاريخ المعاملة والوصف والمبالغ. تم بعد ذلك دمج ورق دفتر الأستاذ في دفتر حسابات. هناك خمس فئات عامة من الحسابات:

الأصول (النقدية والمخزون وحسابات القبض والعقارات المملوكة والمعدات)

الخصوم (حسابات الدفع وأوراق الدفع  والمستحقات)

حقوق الملكية (مساهمات المالكين والأرباح المحتجزة)

الدخل (الإرادات أو المبيعات الناتجة عن النشاط التجاري)

المصروفات (المبالغ المدفوعة لإدارة الأعمال)

قد يكون لكل فئة من هذه الفئات دفتر خاص بها من دفاتر الأستاذ أو المجلات أو يمكن دمج الحسابات الخمسة في كتاب واحد. في نهاية كل شهر أو فترة مالية، يقوم المحاسب بإجمالي كل النشاط وغالبًا ما يرسم خطًا في النهاية للإشارة إلى أن تلك الفترة مغلقة. بمجرد إغلاق فترة، لا يمكن إدخال المزيد من الإدخالات في الكتاب لتلك الفترة. سيتم إنشاء فترة جديدة في الكتاب للمعاملات المستقبلية.

 منذ أن أجرى قسم المحاسبة الأعمال التجارية باستخدام دفاتر مالية فعلية، أصبح يُعرف باسم قسم مسك الدفاتر.

على الرغم من أن القليل من الشركات لا تزال تستخدم المواد المحاسبية مثل الأوراق والكتب لتتبع المعاملات المالية نظرًا لأن البرامج أسهل بكثير وأكثر كفاءة، لا يزال المحاسبون يستخدمون كلمات مثل الكتب و دفاتر الأستاذ و المجلات.

خصائص المحاسبة الدفترية

الخبرة المهنية

يعرف المحاسب كيفية القيام بعمله جيدا. لا يشمل ذلك تنظيم الحسابات وصيانتها فحسب، بل أيضًا التعرف على قوانين الضرائب وبذل قصارى الجهد للحفاظ على ضبط الحسابات. يمتلك كاتب الحسابات الجيد بعض المهارات الفنية التي يمكن أن تساعد في جعل وظيفته أسهل كثيرًا وتوفر الوقت والمال أيضًا.

تقديم المشورة الضميرية

في أفضل الأوقات، يمكن لأمناء الحسابات التأكد من أن الحسابات يتم تبسيطها والإحتفاظ بها بأكبر قدر ممكن من الفعالية والكفاءة. يمكنهم تسهيل التعامل مع الجانب المالي للعمل، مما يوفر الوقت للتركيز على الأشياء الأكثر أهمية. ومع ذلك، فإن كاتب الحسابات الجيد قادر أيضًا على تقديم نصيحة جيدة وصادقة في أوقات الشدائد.

الخبرة والخدمة

ليس كل أصحاب الأعمال خبراء في المحاسبة، لكن يمكن لمحاسب الحسابات الدفترية المساعدة بسرعة في سد الفجوات المعرفية للمدير. من المهم امتلاك خبرة في تسجيل الإرادات والمصروفات. هذا يعني أن مدير الشركة ليس مضطرًا إلى الإدارة الدقيقة لهم باستمرار والقلق بشأن ما إذا كانوا يؤدون دورهم بشكل صحيح.

الكفاءة

واجبات كاتب الحسابات الدفترية عديدة. قد يكونون يعملون في خمسة أو خمسة عشر مشروعًا في وقت واحد. إن الفهم الجيد لإنتاجيتهم والقدرة على إدارة سير العمل الخاص بهم أمر بالغ الأهمية. تحقيقا لهذه الغاية ، تستخدم بعض فرق مسك الدفاتر ، أدوات مثل WorkflowMax لضمان أن الإنتاجية والكفاءة دائمًا ما تكون أولوية قصوى. تضمن إدارة الوقت الصحيحة أن يُحدث المحاسب فرقًا ملحوظًا من خلال إكمال المشاريع في الوقت المحدد، مع ضمان حصول كل مشروع على الإهتمام الفردي الذي يحتاجه، مما يسمح لهم بالتركيز على التفاصيل كما يجب دون إهدار ساعات على ممارسات العمل غير الفعالة.

أهداف المحاسبة الدفترية

فيما يلي أهداف مسك الدفاتر:

• التوصية ببرنامج محاسبة أو تنفيذه أو إدارته لتطوير نظام محاسبة فردي أو مزدوج.
• التوصية بسياسات وإجراءات مسك الدفاتر وتنفيذها ومراقبتها.
• تطوير حسابات الإئتمان والمدين، بما في ذلك تعيين فئات المصروفات.
• إدخال النفقات والدخل في البرنامج، بما في ذلك طرق الدفع غير الرقمية مثل النقد والشيكات.
• التعامل مع الأنشطة المصرفية بما في ذلك الودائع الجديدة.
• تدريب الموظفين على استخدام برامج مسك الدفاتر ذات الصلة (مثل كيفية إدخال النفقات).
• التحقق من المصروفات المسجلة ضمن سياسات الشركة، والقيام بإدارة الموافقات.
• التحقق من دقة المعلومات ومن رصيد الحسابات (إذا كان نظام القيد المزدوج).
• الإحتفاظ بالسجلات والنسخ الإحتياطية والأرشفة حسب الضرورة.
• مساعدة المحاسب في إعداد القوائم المالية 
• ضمان التزام مسك الدفاتر بأفضل الممارسات المحاسبية واللوائح الحكومية.
• المساعدة في عمليات التدقيق.
• كشف التناقضات والأخطاء وتصحيحها.

الفرق بين المحاسبة الدفترية والمحاسبة الإلكترونية

يتم توضيح الفرق بين المحاسبة الدفترية والمحاسبة الإلكترونية أدناه بالنقاط:

1. تشير المحاسبة الدفترية إلى طريقة المحاسبة التي يتم فيها استخدام السجلات المادية للمجلة ودفتر الأستاذ والقسائم ودفاتر الحسابات للإحتفاظ بسجل للمعاملات المالية. من ناحية أخرى، تتضمن المحاسبة الإلكترونية طريقة المحاسبة، التي تستخدم برنامجًا أو حزمة محاسبة، لتسجيل المعاملات النقدية، التي تحدث للمؤسسة.
2. في المحاسبة الدفترية، يمكن تسجيل المعاملة من خلال دفتر الإدخال الأصلي، أي دفتر اليوميات. على العكس من ذلك، في المحاسبة الإلكترونية، يتم تسجيل المعاملات في شكل بيانات، في قاعدة البيانات المخصصة.
3. في المحاسبة الدفترية، يتم تنفيذ جميع العمليات الحسابية، أي الجمع والطرح وما إلى ذلك فيما يتعلق بالمعاملات يدويًا. في المقابل، في المحاسبة الإلكترونية، ليست هناك حاجة لإجراء العمليات الحسابية، حيث يتم تنفيذ العمليات الحسابية بواسطة الكمبيوتر تلقائيًا.
4. في المحاسبة الدفترية، يظل الشخص مشاركًا طوال الوقت، مع الحسابات، لإدخال المعاملات وتحديثها، وهو أمر شاق ويستغرق وقتًا طويلاً أيضًا. مقابل ذلك، في المحاسبة الإلكترونية، بمجرد إدخال المعاملة، يتم تحديثها تلقائيًا في جميع الحسابات التي تتعلق بها، وبالتالي، تكون العملية أسرع نسبيًا.
5. في طريقة المحاسبة الدفترية، إذا حدث خطأ أثناء إدخال المعاملة وترحيلها في دفاتر الحسابات، فيمكن تمرير إدخالات التعديل للحصول على نتائج دقيقة. علاوة على ذلك، يتم إجراء إدخالات التعديل أيضًا للإمتثال لمبدأ المطابقة، أي يجب أن تتطابق نفقات الفترة المحاسبية مع الإرادات المعنية. من ناحية أخرى، في المحاسبة الإلكترونية، للإمتثال لمبادئ المطابقة، يتم إعداد دفتر اليومية والسندات، ولكن لا يتم تمرير إدخالات التعديلات لتصحيح الخطأ ما لم يكن خطأ من حيث المبدأ.
6. إحدى مزايا المحاسبة الإلكترونية التي تفتقر إليها المحاسبة الدفترية هي أنه في المحاسبة الدفترية لا توجد طريقة لعمل نسخة احتياطية من جميع الإدخالات والبيانات المالية، ولكن في المحاسبة الإلكترونية، يمكن حفظ السجلات المحاسبية ونسخها احتياطيًا.
7. في المحاسبة الدفترية، يتم إعداد ميزان المراجعة فقط عندما يكون ذلك مطلوبًا، بينما في المحاسبة الإلكترونية، يتم توفير ميزان المراجعة الفوري على أساس يومي.
8. في نظام المحاسبة الدفترية، يتم إعداد البيان المالي في نهاية الفترة، أي السنة المالية. على العكس من ذلك، يتم توفير البيان المالي بنقرة زر واحدة في نظام المحاسبة الإلكترونية.