كيفية أتمتة عملية المحاسبة الخاصة بك

يمكن أن تكون معالجة حساباتك مملة وصعبة بنفس القدر، ولكن لحسن الحظ مع وفرة من الحلول الحديثة المتاحة، يمكنك تسخير الأتمتة لصالحك.

لتوضيح كيف يمكن تحقيق ذلك بسهولة، إليك بعض الخطوات القصيرة التي يجب اتخاذها حتى تتوفر لك أتمتة المحاسبة.

مراحل أتمتة العمليات المحاسبية

1. ضع في اعتبارك أدوات وعمليات المحاسبة الحالية

   قبل الغوص في نهج جديد تمامًا للمحاسبة واعتماده، من المنطقي إجراء التقييم والتأكد من أن لديك فهمًا للأدوات والعمليات الحالية الموجودة بالفعل تحت تصرفك.

   سيسمح لك ذلك بتحديد أفضل مسار للأمام، حيث قد تجد أن هناك بالفعل ميزات تلقائية مدمجة في الخدمات التي تستخدمها بانتظام. وبالمثل، يمكنك أن تدرك أنك في حاجة ماسة إلى ترقية، وعند هذه النقطة سيصبح الطريق إلى الأمام أكثر وضوحًا ويمكنك اتخاذ القرارات من موقع مستنير، بدلاً من الاعتماد على التخمين.

2. اختر برنامج محاسبة أساسي

   لا يعد اختيار برنامج المحاسبة المناسب أمرًا سهلاً بالضرورة، حتى إذا كنت قد حددت ما يجب أن يقدمه إعدادك الحالي وما قد تحتاجه من النظام الأساسي الذي تهاجر إليه.

   يأتي جزء من التحدي من حقيقة أن هناك فرقًا بين برامج المحاسبة العادية المصممة للاستخدام من قبل غير الخبراء والحزم التي تم إنشاؤها حول احتياجات المستخدمين الذين لديهم ترخيص CPA ويعملون بدوام كامل في عالم التمويل.

   سواء أكنت تنتمي إلى المعسكر الأول أو المعسكر الأخير، فسيحدد نوع البرنامج الذي تختاره في هذه المرحلة. يجب عليك أيضًا مراعاة حجم ونطاق حساباتك لتجنب عدم الرضا عن نتائج شراء برنامج المحاسبة الخاص بك.

   في النهاية سيكون من المفيد أن تكون صارمًا في تقييمك لحزم البرامج المنافسة التي يمكنك أن تقرر اعتمادها. تم تصميم الخيارات العامة مثل QuickBooks و FreshBooks حول احتياجات الشركات الصغيرة وتوفر درجة جيدة من الأتمتة، ولكنها قد لا تكون مناسبة للمؤسسات الكبيرة ذات المتطلبات الأكثر تعقيدًا.

   النبأ السار هو أنك لست مضطرًا للالتزام بخدمة معينة مع استبعاد الآخرين ؛ بدلاً من ذلك، من المنطقي استخدام الإصدارات التجريبية المجانية التي يقدمها الغالبية العظمى من البائعين بحيث يمكنك تجربة الميزات مباشرة وتضييق المجال وفقًا لذلك.

3. دمج حلول أتمتة / برمجية إضافية

   إن تبني طريقة جديدة وآلية للمحاسبة باستخدام برامج مخصصة تم تكييفها خصيصًا لهذا الغرض ليس شيئًا تحتاج إلى القيام به بمعزل عن غيره. في الواقع، إذا كنت ذكيًا بشأن اختياراتك، فيمكنك بسهولة دمج مجموعة من الحلول الأخرى للعمل جنبًا إلى جنب مع منصة موازنة الكتب لزيادة قدراتها.

   على سبيل المثال، يمكن دمج FreshBooks المذكورة أعلاه مع مجموعة واسعة من حلول التجارة الإلكترونية الشائعة، مثل Shopify و Squarespace. إذا كنت تدير موقعًا للمعاملات، فقد يكون هذا بمثابة نعمة حقيقية من حيث القدرة على تتبع المبيعات تلقائيًا وإصدار الفواتير ومزامنة الطلبات بشكل عام عبر كل نظام أساسي ذي صلة حيث يلزم تسجيل هذه المعلومات.

   تعد الوظائف الإضافية للخدمات المصرفية الافتراضية ومنصات الدفع مثل Stripe و PayPal شائعة أيضًا، كما هو الحال مع دعم مجموعة كاملة من التطبيقات الأخرى، بما في ذلك خدمات الاجتماعات الافتراضية مثل Zoom والتي يتم استخدامها بشكل متزايد كوسيلة للتواصل بين الشركات مع العملاء في سياق قابل للفوترة.

   يجب أن تعمل أنواع عمليات الدمج والوظائف الإضافية التي يدعمها برنامج المحاسبة المتاح كنقطة بيع تأخذها على محمل الجد. كلما كان ذلك متاحًا، كلما أصبح حل معين أكثر مرونة وقابلية للتشغيل الآلي. هذا بالتأكيد يعطي ميزة لأكبر البائعين في السوق، حتى لو كان المنافسون الصغار يلحقون بالركب بسرعة.

4. انقل بياناتك واسمح بفترة تعديل

   بمجرد بدء الانتقال إلى حل المحاسبة الجديد الخاص بك، يجب أن تكون مستعدًا لنقل بيانات الحسابات عبر البنية التحتية القديمة وإتاحتها في هذا النظام البيئي المحدث. مرة أخرى، سيكون أفضل برنامج موجود قادرًا على تبسيط الكثير من هذه العملية للتخلص من المتاعب التي قد تواجهها إذا قمت بتحريك كل شيء يدويًا.

   الأهم في هذه المرحلة، عليك أن تتذكر أن فترة التعديل ستكون ضرورية. لا يمكنك أن تتوقع أن يغير التحول حياتك بين عشية وضحاها، ولكن يجب أن تكون مستعدًا بدلاً من ذلك للاستقرار في انتقال أكثر قياسًا. سيسمح لك ذلك بمراقبة توقعاتك وأيضًا التأكد من قدرتك على تحقيق أقصى استفادة من أدوات التشغيل الآلي الجديدة الموجودة تحت تصرفك.

   حتى إذا تم تصميم البرنامج الجديد مع مراعاة سهولة الاستخدام، فسيظل هناك منحنى تعليمي لتسلقه، والتحلي بالصبر هو المفتاح.

5. مراقبة عملية المحاسبة الآلية الجديدة الخاصة بك

   بمجرد الانتقال إلى برنامج المحاسبة الآلي، لا يمكنك ببساطة الجلوس وجني الفوائد ؛ تحتاج إلى المراقبة النشطة لمدى جودة أداء العمليات على أساس يومي وتقييم ما إذا كانت هناك حاجة إلى أي تعديلات أو تغييرات أم لا.

   على سبيل المثال، فإن أفضل الحلول البرمجية قادرة على السماح لك بأتمتة جوانب مختلفة بدرجات متنوعة، ويمكنك أن تجد أنه في حين أن أتمتة المحاسبة منطقية في بعض السيناريوهات، فإنها في الواقع تسبب لك مشاكل في البعض الآخر. الطريقة الوحيدة لكشف هذه الحقائق واتخاذ الإجراءات هي البقاء على رأس واجبات التقييم الخاصة بك على أساس مستمر.

   في النهاية، ستكون قادرًا على التراجع قليلاً وتثق في أن البرنامج سيكون قادرًا على أداء وظيفته، لكن الأمر يستحق بالتأكيد أن تكون صارمًا في جهود المراقبة الخاصة بك خلال الأيام الأولى بعد نشر مجموعة جديدة من العمليات المحاسبية التي تدعمها البرمجيات.

   الأهم من ذلك كله، تذكر أن تطلب مساعدة الخبراء إذا واجهت أي مشاكل عند اختيار البرامج، ودمج الوظائف الإضافية، وترحيل البيانات، ومراقبة الأداء، لأن حل المشكلات بسرعة سيوفر لك الوقت والمال.