إعلانات

3 طرق يمكن لأتمتة المدفوعات أن تعزز كفاءة الأعمال

3 طرق يمكن لأتمتة المدفوعات أن تعزز كفاءة الأعمال

كل ميزة لها أهمية في عالم الأعمال. تعد أتمتة المدفوعات طريقة مؤكدة لتحسين كفاءة الأعمال.

يمكن أن تساعد عدة أشياء في نجاح عملك، بما في ذلك حلول الدفع الآلي. لماذا يجب عليك أتمتة مدفوعاتك؟ بالنسبة لعملك، ما هي مزايا أتمتة تحصيل وتسوية المدفوعات؟

ما هي أتمتة الدفع؟

من خلال أتمتة الدفع، يمكن للشركات تسديد فواتيرها إلكترونيًا باستخدام أنظمة الدفع الإلكترونية.

تهدف أتمتة الدفع إلى أتمتة العمليات اليدوية السابقة المتعلقة بالمدفوعات وتحسينها وتبسيطها، مثل الاتصالات ومطابقة الفواتير وتحويلات ACH والموافقة التلقائية على المدفوعات وإرسالها، والتي كان يؤديها الموظفون سابقًا.

كيف تعمل أتمتة الدفع؟

يعمل نظام الدفع الآلي من خلال تنفيذ طرق لمعالجة مجموعة واسعة من البيانات المتعلقة بالدفع واستكمال إجراءات هذه البيانات مع مشاركة بشرية قليلة أو معدومة.

تتضمن أتمتة كشوف المرتبات معالجة الفواتير – أخذ الفواتير من مصادر وأشكال مختلفة، وتفسير المعلومات التي تحتويها، وتخزينها، ثم مراجعة الفواتير لتحديد ما إذا كان ينبغي الموافقة عليها وإرسالها أو الاحتفاظ بها للمراجعة اليدوية إذا كان هناك تناقضات.

يعد التحقق من ACH جانبًا مهمًا آخر من جوانب أتمتة الدفع. ACH، التي تعني غرفة المقاصة الآلية، هي نوع من الدفع يحدث فعليًا من خلال تحويل الأموال من حساب إلى آخر.

منصة برمجية لأتمتة الدفع تقوم بذلك للتحقق بسلاسة من معلومات الحساب المصرفي للمستلم وتخزينها بشكل آمن.

3 طرق يمكن لأتمتة المدفوعات أن تعزز كفاءة الأعمال

  1. تحسين خدمة العملاء

    لا يمكن تحويل الأموال مبدئيًا إلا بين الحسابات المصرفية مع BSB ورقم الحساب. عادةً ما يستغرق تحويل الأموال إلى حساب مصرفي آخر بضعة أيام عمل. باستخدام NPP، يمكنك تحويل الأموال إلى حساب آخر باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك فقط في غضون دقائق.

    يتم إجراء عمليات نقل أسرع من خلال مكونين من NPP:

    • أولاً، إنه أسرع بكثير بالنسبة للعميل حيث لا يحتاجون إلى البحث عن رقم الحساب الصحيح أو رقم BSB ثم التحقق مرتين أو ثلاث مرات من وصول الأموال إلى الموقع الصحيح.
    • ثانيًا، نظرًا لتكامله مع المكونات الأخرى لـ NPP مثل Osko، فإن معاملات PayID تمر بسرعة وعلى مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، لذلك يقضي العملاء وقتًا أقل في انتظار اكتمال المعاملة، مما يؤدي إلى تبسيط تجربة العميل إلى حد كبير.
  1. تجاوز المنافسة

    يمكن للعملاء الذين يدفعون من خلال NPP إجراء مدفوعات إلى أي مؤسسة مالية تدعم الحسابات المرتبطة بـ NPP في الوقت الفعلي. ستكون الشركات قادرة على تجاوز أولئك المنافسين الذين هم أبطأ في التكيف من خلال اعتماد هذه الاستراتيجية.

    وكانت النتيجة تحسنًا كبيرًا في تجارب السداد للشركات، لا سيما تلك العاملة في صناعة الإقراض. بالإضافة إلى تسهيل المدفوعات الفورية والأسرع، يسهل NPP أيضًا مشاركة البيانات بين الحسابات المصرفية المختلفة.

    من خلال أخذ كل هذه العوامل معًا، تقدم الخدمات المصرفية المفتوحة لمقدمي الخدمات المالية عددًا غير مسبوق من الفرص.

    تساعد NPP الشركات على أتمتة العمليات التجارية، والتي بدورها تسمح لها بالوصول إلى جمهور أوسع والعمل على ميزات أخرى داخل أنظمتها لتزويد العملاء بتجربة سلسة.

  1. طريقة سهلة لتسوية المدفوعات

    بفضل التحديثات المتعددة لنظام BSB السابق وأنظمة المعاملات التي تحتوي على أرقام فقط، سيكون لدى كل من أصحاب الحسابات المصرفية التجارية والمستهلكين مرونة أكبر مع NPP.

    يمكن الآن إنشاء PayID باستخدام رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني حالي أو حتى ABN بدلاً من BSB. يوجد الآن حد أقصى يبلغ 280 حرفًا في أوصاف المعاملات الحالية، بزيادة من 18 حرفًا.

    تعد سرعة NPP إحدى مزاياها الرئيسية. يحتاج أصحاب الأعمال أيضًا إلى أدوات تسوية أسرع مع مدفوعات أسرع.

    من خلال إنشاء BSBs وأرقام حسابات فريدة لكل عميل من عملائك، يتم تبسيط التسوية. من الأسهل تتبع من دفع لك. يبسط المطابق التلقائي هذه العملية. باستخدام Auto Matcher، يمكن تسوية كميات كبيرة من المعاملات تلقائيًا، ويمكن التخلص من المعاملات اليتيمة.

    يمكن للعميل إنشاء عدد كبير من أرقام الحسابات المصرفية الفريدة باستخدام Auto Matcher. باستخدام أرقام الحسابات الفريدة هذه، يمكن للعميل ربط عملائه بحساباتهم المصرفية.

لماذا تعتبر أتمتة الدفع مهمة؟

تكمل أتمتة المدفوعات عملية AP عن طريق إزالة الخطوات اليدوية من الخطوة الأخيرة. نتيجة لذلك، تم دمج نظام الشراء حتى الدفع (P2P) وحل المدفوعات بشكل أفضل، مما يزيد من مستويات الأتمتة لديك، ويحصد تسع فوائد رئيسية:

  • أوقات دورات أسرع:

    الوقت هو المال بالنسبة لفرق AP. من خلال أتمتة العملية وتحسينها، ستشهد الشركة عائدًا أكبر على استثماراتها، وسيتم الدفع للموردين بشكل أسرع. تؤدي المعالجة الأسرع للفواتير أيضًا إلى المزيد من الخصومات على السداد المبكر وتوفير التكاليف.

  • معاملات أرخص:

    الشيكات الورقية أغلى بكثير من المدفوعات الإلكترونية. يمكن للشركات من جميع الأحجام الاستفادة من أتمتة عملية AP الخاصة بهم والانتقال إلى المدفوعات الإلكترونية لأن متوسط ​​تكلفة المعالجة ودفع الفاتورة هو 20 دولارًا.

  • مكافحة الغش:

    يواصل المحتالون وأولئك الذين يحاولون ارتكاب عمليات الاحتيال استهداف الشيكات في أغلب الأحيان. أفاد 57٪ من المستجيبين أنهم تلقوا فاتورة مزورة أو تعرضوا للاحتيال.

    أفاد استطلاع وكالة فرانس برس للاحتيال والرقابة على المدفوعات أن 81٪ من الشركات كانت ضحية للاحتيال في المدفوعات في عام 2019. ويؤكد تكرار حدوث ذلك على أهمية تأمين بياناتك الحساسة.

  • تقليل أخطاء الدفع والتكرار:

    المدفوعات المكررة والوقت الضائع هي نتائج أخطاء AP. يمكن تقليل نسبة التكرارات والمدفوعات الزائدة من قبل الشركات التي تستفيد من الأتمتة.

  • رؤية محسنة:

    يمكنك الحصول على المزيد من البيانات المالية من خلال المدفوعات الإلكترونية الآلية لدعم التحليلات المتقدمة وتحسين العمليات. مع سعي المديرين التنفيذيين للشؤون المالية إلى الحصول على رؤية أفضل للتدفقات النقدية والتنبؤ بها والتنبؤ بها، أصبحت المدفوعات مجال تركيز استراتيجي.

    من خلال زيادة الوضوح، يصبح تمويل سلسلة التوريد والخصم الديناميكي أكثر جدوى، كما تفعل الأدوات الإستراتيجية الأخرى التي تعمل على تحسين المراكز النقدية.

  • خصومات إضافية:

    تم منع 31٪ من المشاركين من الحصول على خصم على السداد المبكر بسبب المعالجة اليدوية للفاتورة. من خلال أتمتة المدفوعات، يمكن للمؤسسات تقليل دورة المعالجة والاستفادة من المزيد من الخصومات المتاحة لها، وبالتالي تحسين رأس مالها العامل.

  • استفسارات أقل من الموردين:

    تشغل استفسارات المورد حول الفاتورة وحالة الدفع الكثير من وقت AP. تسمح البوابة للمؤسسات بتقديم رؤية في الوقت الفعلي لحالات المعاملات للموردين، وبالتالي تقليل الوقت المستغرق في التعامل مع الاستفسارات من الموردين وتعزيز علاقات الموردين.

  • تعزيز رضا الموردين:

    تتم معالجة الدفع تلقائيًا، مما يؤدي إلى دورات دفع أقصر، مما يسمح للموردين بتلقي المدفوعات بشكل أسرع وتقليل مبيعات يومهم المعلقة (DSO). يحسن العلاقات مع الموردين.

كيفية تحديد برنامج أتمتة الدفع

دائمًا ما يكون قدرًا جيدًا من البحث ضروريًا عند اختيار برنامج أتمتة الدفع للحسابات المستحقة الدفع. يختلف كل عمل عن الآخر، وكذلك منصات التشغيل الآلي للدفع المتاحة اليوم.

عند اختيار نظام معالجة الفواتير، فإن أهم عامل يجب مراعاته هو قدرته على التعامل مع كل سيناريو محتمل قد يواجهه عملك. ستتم معالجة الفواتير بسرعة أكبر وبتكاليف أقل باستخدام نظام أتمتة الدفع الذي يفشل في أتمتة جميع مهام معالجة الفواتير بشكل فعال.

يجب أن يكون حل أتمتة الدفع الذي تختاره قادرًا أيضًا على التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسة الحالي (ERP) . تعتمد عملية الحسابات الدائنة المؤتمتة الناجحة على مزامنة البيانات وأتمتة العملية قدر الإمكان مع القليل من العمل اليدوي.

افكار اخيرة

يتمتع استخدام البرامج والأدوات عبر الإنترنت لأتمتة المدفوعات بالعديد من المزايا، ومع ذلك لا تزال العديد من أقسام الحسابات الدائنة تعالج المدفوعات يدويًا، وإدخال البيانات وإدخال الفواتير. هذا يحتاج إلى التغيير. ابدأ اليوم .

اقرأ أيضا:  تقييم المخزون

هل تحتاج مساعدة في بناء استراتيجية تسويق لمشروعك؟

اطلع على خدماتنا من هنا.

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب