من المقدر أن يتجاوز حجم المعاملات في العالم الرقمي 9 تريليون دولار سنويًا قريبًا جدًا ( 1 ). عالم اليوم هو عالم من التكنولوجيا والأتمتة. نظرًا لأن الوباء لا يبدو أنه سينتهي في أي وقت قريب، فإن جميع الشركات تتجه بسرعة نحو الحفاظ على أجسادهم في عالم رقمي.
أحد أركان العمل التجاري الرقمي أو على الأقل عملًا تجاريًا يعمل في العالم الحديث هو الدفع الآلي للأعمال. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تحتاج إلى أتمتة مدفوعات عملك كجزء من أساليب عملك الجديدة:
ما هي أتمتة مدفوعات الأعمال؟
كعمل تجاري، أنت تميل إلى توفير خيارات دفع متعددة لكل من العميل والبائع الخاص بك. مع مرور الوقت، يتجه المزيد والمزيد من الشركات والموردين B2B نحو استخدام البطاقات الافتراضية. تشير الدراسات إلى أنه من المتوقع أن يرتفع إنفاق البطاقة الافتراضية إلى ( 2 ) 355 مليار دولار بحلول عام 2022.
أتمتة مدفوعات الأعمال هي المكان الذي تقوم فيه شركتك أو مؤسستك بتحويل جميع أشكال المعاملات إلى تنسيق رقمي ومن ثم أتمتتها. عادة ما تقوم المنظمات بتوظيف فريق محترف أو فرد لتصميم وبناء نظام آلي كامل. يعالج هذا النظام كلاً من المدفوعات الواردة والصادرة للمؤسسة ويقوم بذلك بمستوى عالٍ من الكفاءة.
أسباب لأتمتة مدفوعات الأعمال
الأسباب الوحيدة التي تجعلك لا ترغب في الحصول على نظام دفع مؤتمت للأعمال هي عدم قدرتك على دفع التكلفة الأولية أو إذا لم تتمكن من العثور على محترف موثوق.
فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك ترغب في أتمتة مدفوعات عملك:
تحسين رأس المال العامل
يعد رأس المال العامل، المعروف أيضًا باسم سيولة التشغيل العاملة للأعمال التجارية، ضروريًا لعمل الشركة. هناك الكثير من الطرق لحساب رأس المال العامل للمؤسسة بسهولة. طريقة بسيطة لحساب الفرق بين الأصول والخصوم المتداولة للشركة.
يجب على جميع الشركات التي لديها حجم مدفوعات كبير، وخاصة الشركات الكبيرة، إنفاق مبلغ كبير من المال والموارد لحساب وطباعة الشيكات والموافقة على المدفوعات. تزداد صعوبة وعدد الموارد المستخدمة بشكل كبير مع زيادة عدد الموظفين.
يتوسع حل الدفع الآلي للأعمال الجيدة تلقائيًا. يجب أن تكون معيارية أيضًا، مما يعني أنه حتى لو قام عملك بتغيير أقسامه، فإن نظام التشغيل الآلي يتغير بسهولة.
توفير المال
وبصراحة، فإن السبب الرئيسي وراء استخدام الشركات لأتمتة الدفع هو توفير أكبر قدر ممكن من المال. على الرغم من أن بعض نماذج أتمتة الدفع تكلف بالفعل قسطًا مرتفعًا مقدمًا، فإن التكلفة يتم تعويضها قريبًا من خلال المدخرات. لا يوجد وقت محدد، ولكن عادةً لا يستغرق مدخرات الأتمتة وقتًا طويلاً لتتجاوز التكلفة الأولية طالما أن عملك يعمل بشكل جيد.
تتضمن بعض الأسباب الأخرى التي ستوفر فيها المال، على سبيل المثال لا الحصر:
- عملية مؤتمتة – لم تعد بحاجة إلى تعيين موظف للقيام بمزايدة الدفع نيابة عنك، يقوم نظام الكمبيوتر بذلك تلقائيًا.
- العمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع – يمكن للموظفين البشريين العمل كثيرًا فقط. بموجب القانون، لا يجوز للموظف العمل أكثر من 48 ساعة ( 3 ) في الأسبوع. لا يوجد مثل هذا التحديد لأجهزة الكمبيوتر. يمكنك جعل أجهزة الكمبيوتر تعمل طوال 168 ساعة في الأسبوع ولن يشكو منها حتى. مقابل التكلفة الضئيلة للكهرباء والإنترنت فقط، يمكنك توفير الكثير من المال.
- الدقة – تعد حلول الدفع الآلي أكثر دقة بكثير من الموظف العادي، والتي يمكن أن تساعدك على توفير الكثير من الأموال التي قد تكون مسؤولية بسبب الأخطاء.
تحسين كفاءة
كما ذكرنا في السبب السابق، يمكن لأنظمة الكمبيوتر أن تعمل طوال الوقت دون راحة، ولا يشكو منها. هذا مهم بشكل خاص لأن الشركات لا تعمل فقط خلال النهار. في عالم الأعمال، يمكن إبرام الصفقات حتى عشية أحلك الليالي.
مع نظام الدفع الآلي للأعمال، لديك شيء أقل تقلق بشأنه حيث يمكن إنشاء المدفوعات وإرسالها أو استلامها في غضون ثوانٍ. لا يستغرق الكمبيوتر أي وقت تقريبًا في إنشاء فاتورة، وإضافة الخصومات المحتملة، وتخصيص الفاتورة لعميل أو بائع معين، ثم إرسال تلك الفاتورة إلى العميل على عنوانه المفضل.
نظرًا لأنه يتم توفير الكثير من الوقت، فإن الشركات لديها المزيد من الوقت لإبرام المزيد من الصفقات.
رؤية أفضل
في الأشهر الأخيرة، بدأ البائعون في تحفيز البطاقات الافتراضية والمدفوعات التي تتم من خلال المعاملات عبر الإنترنت. هذا يعني أنه يمكنك دائمًا إبرام صفقة أفضل مع البائع إذا كان لديك نظام افتراضي. نظرًا لأن أنظمة الدفع الآلية للأعمال تستخدم بشكل أساسي البطاقات الافتراضية أو المعاملات عبر الإنترنت، فستتمكن من الاستفادة من هذه الصفقات.
لا يتيح لك ذلك إبرام صفقات أفضل فحسب، بل ستكون أيضًا على الرادار لمزيد من البائعين.
تدفق نقدي أفضل
المدفوعات الآلية تعني أنه لا يوجد أي اختناق في أي وقت عند التعامل مع النقد. هذا يعني أن لديك تدفق نقدي أفضل. الشيء الوحيد الذي سيبطئك هنا هو مدى سرعة إبرام الصفقات التجارية ومدى بطء عملائك والموردين والشركات الأخرى.
يعمل التدفق النقدي الأفضل أيضًا على زيادة كفاءة شركتك بشكل كبير. يشير هذا تلقائيًا أيضًا إلى علاقة أفضل مع شركائك الحاليين بالإضافة إلى زيادة الرؤية للشركاء المحتملين على المدى القصير.
تحسين الضوابط والتوازنات
تم تصميم جميع أنظمة الدفع الآلية للأعمال لتسجيل كل معاملة يقومون بها. يعمل هذا على تحسين الشيكات والتوازن بشكل كبير ويقلل من عمليات الاحتيال النقدي المحتملة. أكثر من 30٪ من حالات إفلاس الشركات بسبب سرقة موظفين ( 4 ).
تعمل مدفوعات الأعمال الآلية تلقائيًا على تحسين الشيكات والرصيد لكل مؤسسة يتم تنفيذها فيها. نظرًا لعدم وجود موظفين مشتركين أثناء العملية النقدية، لا توجد فرص تقريبًا لسرقة الموظف الأموال من صاحب العمل. بمرور الوقت، قد يضطر عملك إلى دفع مدفوعات أقل على مدفوعات تأمين مسؤولية الموظف.
زيادة الاحتفاظ بالموظفين
تعمل مدفوعات الأعمال المؤتمتة على تحسين الاحتفاظ بالموظفين بشكل كبير لأسباب مختلفة. تشير الدراسات إلى أن الاحتفاظ الجيد يمكن أن يزيد من أرباح الشركة حتى 4 مرات أيضًا ( 5 ). الدوافع الرئيسية للموظف للاحتفاظ بمنصبه في الشركة هي الائتمان والدفع.
إذا تم سداد المدفوعات في الوقت المحدد، فمن المرجح أن يبقى الموظفون في هذا العمل أو المنظمة. تضمن مدفوعات الأعمال الآلية إرسال جميع المدفوعات في الوقت المحدد، وحتى في حالة حدوث خطأ، يتم عزل المشكلة والعناية بها بسرعة.
تحسين العلاقات
تستند جميع العلاقات بين الأعمال التجارية والشركات والموردين والعلاقات بين الشركات والموظفين على الفكرة الكاملة لتسديد المدفوعات والوفاء بالوعود في الوقت المحدد. تضمن مدفوعات الأعمال المؤتمتة أن يتم أتمتة أحد أهم شيئين على الأقل ويتم استكماله في الوقت المحدد. هذا يترك المنظمة مع مزيد من الوقت للتركيز على الجزء الآخر من الصفقة.
حتى البائعين، في نهاية اليوم، يرغبون في الحصول على أموال في الوقت المحدد دون الاضطرار إلى مواجهة أي مشاكل.
الفكر النهائي
أصبحت أنظمة الدفع الآلي للأعمال أكثر شيوعًا بشكل مطرد ويجب أن يتم تنفيذها في النهاية من قبل جميع الشركات. على الرغم من أن تكلفة التنفيذ جيدة، إلا أن أنظمة الدفع الآلية قد تكون مرتفعة مقدمًا، إلا أنها لا تزال تُظهر الكثير من الإمكانات.
نأمل أن تساعدك هذه المقالة في فهم بعض الأسباب التي تجعلنا نعتقد أنه يجب أن يكون لديك نظام دفع مؤتمت للأعمال لعملك.
