الوصف الوظيفي لالمساعد الإداري
Administrative assistant Job Description
ما هي وظيفية المساعد الإداري؟
يلعب المساعدون الإداريون دورا مهما في المؤسسات من خلال إدارة وتنسيق المهام الإدارية اليومية.
يسلط الوصف الوظيفي للمساعد الإداري الضوء على أهمية المهارات التنظيمية ومهارات الإتصال والقدرة على إدارة العديد من المهام المتنوعة.
يعمل المساعدون الإداريون على تقديم الدعم للمديرين والمسؤولين والرؤساء التنفيذيين من خلال أداء مجموعة من المهام الإدارية والمكتبية، وأيضا يتفاعلون مع مجموعة متنوعة من الأشخاص من العملاء إلى الإدارة العليا للشركة.
يمكن الإشارة أيضا إلى هؤلاء المهنيين بإسم المنسقين الإداريين أو المتخصصين الإداريين.
مسؤوليات ومهام المساعد الإداري:
1. التواصل
يساعد المساعدون الإداريون المشرفين على التواصل مع الموظفين والعملاء حينما يعملون على الرد على المكالمات الهاتفية وتنسيق المكالمات الجماعية وتحديث التقويمات وجدولة المواعيد والتحدث مع العملاء عبر الهاتف أو سخصيا، وأيضا الترحيب بالعملاء وضيوف المكاتب.
2. التقارير والرسائل وجداول البيانات
بعد إعداد الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات من مسؤولية المساعدة الإدارية.
3. إجراءات الترتيبات
عادة ما يكون إجراء ترتيبات السفر مهمة مخصصة للمساعد الإداري، وهذا يشمل العثور على أفضل وأرخص رحلة ثانية طيران أو إجراء حجر في فندق أو مطعم وبالتالي العمل كحلقة وصل مع مجموعة من الوكالات لتلبية طلبات المشرف.
4. إدارة الأعمال الورقية
يمكن للمساعدين الإداريين أداء مجموعة متنوعة من المهام المكتبية، بما في ذلك حفظ الأوراق وعمل النسخ وفتح البريد وتسليمه وإحدى أوامر للشراء، والفواتير وطلبات الشبكات حاضر الإجتماعات وتوزيعها على الحضور بشكل أساسي يتعامل المساعد الإداري مع المهام الحرجة ولكن الدنيوية إلى حدها لضمان عدم إضطرار الرئيس التنفيذي أن إلى قضاء وقته فيها.
مهارات المساعد الإداري:
1- القدرات المهنية
- إدارة المكتب.
- إنشاء التقارير والفواتير والمراسلات.
- الجدولة وإدارة التقويم.
- القدرات البحثية.
- إنشاء نظام الملفات وصيانته إلكترونيا وماديا.
2- المهارات الشخصية
- التواصل الكتابي والشخصي والتعاون.
- القدرة على إتخاد القرارات.
- مهارة التعامل مع الأخرين.
- الذكاء العاطفي.
- الإنتباه للتفاصيل.
- القدرة على تعدد المهام.
مؤهلات المساعد الإداري:
المؤهلات الرسمية والدرجات ليست مطلوبة تقليديا لأدوار المساعد الإداري مع ذلك هناك دورات وشهادات ذات قيمة في هذا العمل:
- شهادة إدارة الأعمال.
- دبلوم في إدارة الأعمال.
- في إدارة الأعمال.
بالإضافة إلى ذلك فإن المعرفة ???? معينة شيء مهم.
- الكفاءة وقدرة عامة على العمل على Microsoft office word و excel و power point و publisher.
- معرفة العمل لمحرر مستندات Google.
- معرفة أدوات إدارة المشاريع والمهام مثل Basecamp و trello و smart sheet.
بعد المساعدون الإداريون عنصرا أساسيا في بيئة العمل نظرا الدعم الذي يقدمونه لرؤسائهم ومشرفيهم???? الشيء الذي يساهم في تركيزها قادة الشركة على الصورة الأكبر وبقع الإبتكار وإبقاء الشركة على المسار والإتجاه الصحيح.
كم راتب المساعد الإداري؟
متوسط راتب المساعد الإداري في المملكة العربية السعودية هو 6،000 ريال سعودي شهريًا، ويصل إلى 10،500 ريال سعودي بناءً على الصناعة وموقع الوظيفة وملف المرشح. يتكون الرقم الإجمالي من 73 ٪ راتب أساسي و 27 ٪ علاوات (سكن، نقل ومزايا نقدية أخرى) . الصناعة الأعلى أجراً في المملكة العربية السعودية لمساعد إداري هي البناء . بالمقارنة مع مدن المملكة العربية السعودية، تقدم جدة أعلى رواتب لمساعد إداري ، تليها الرياض . الرواتب في المملكة العربية السعودية معفاة من الضرائب.
كيف يقارن راتب المساعد الإداري في المملكة العربية السعودية مع دول الخليج الأخرى؟
متوسط راتب المساعد الإداري في المملكة العربية السعودية يزيد بنسبة 16.67٪ عن الإمارات، و 8.33٪ أقل من قطر .
كيف يقارن راتب Admin Assistant في المملكة العربية السعودية بالأدوار ذات الصلة؟
يكسب ” مساعد إداري ” في المملكة العربية السعودية 6،000 ريال شهريًا مقارنة بموظف استقبال ( 6،000 ريال سعودي ) ومساعد تنفيذي ( 11،000 ريال سعودي ) ومساعد إداري ( 7،000 ريال سعودي ) .
معلومات حول وظيفة المساعد الإداري:
-
ما هي مسؤوليات المساعد الإداري؟
- المساعد الإداري مسؤول عن المساعدة في إدارة المكتب، وجدولة المواعيد، والحفاظ على الملفات، وتقديم الدعم للموظفين.
-
ما هي المؤهلات التي أحتاجها لأصبح مساعدًا إداريًا؟
- قد تختلف مؤهلات أن تصبح مساعدًا إداريًا اعتمادًا على صاحب العمل، ولكن عادةً ما يلزم الحصول على شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها. قد يطلب بعض أصحاب العمل أيضًا درجة جامعية أو بكالوريوس.
-
ما الفرق بين المساعد الاداري والسكرتير؟
- يتشابه المساعد الإداري والسكرتير من نواحٍ عديدة، لكن المساعد الإداري عادةً ما يكون له مسؤوليات وسلطة اتخاذ القرار أكثر من السكرتير.
-
ما هي المهارات المطلوبة للمساعد الإداري؟
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت القوية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام، ومهارات الاتصال اللفظية والكتابية الممتازة هي بعض المهارات الأساسية المطلوبة لمساعد إداري.
-
كم يتقاضى المساعد الإداري في الساعة؟
- يمكن أن يختلف الأجر بالساعة لمساعد إداري حسب الموقع وصاحب العمل والخبرة. في المتوسط ، يكسب المساعد الإداري ما بين 12 دولارًا و 22 دولارًا في الساعة.