الوصف الوظيفي للمساعد الإداري

مجلة رائد الأعمال العربي

يلعب المساعدون الإداريون دورا مهما في المؤسسات من خلال إدارة وتنسيق المهام الإدارية اليومية.

يسلط الوصف الوظيفي للمساعد الإداري الضوء على أهمية المهارات التنظيمية ومهارات الإتصال والقدرة على إدارة العديد من المهام المتنوعة.

المساعد الإداري

يعمل المساعدون الإداريون على تقديم الدعم للمديرين والمسؤولين والرؤساء التنفيذيين من خلال أداء مجموعة من المهام الإدارية والمكتبية، وأيضا يتفاعلون مع مجموعة متنوعة من الأشخاص من العملاء إلى الإدارة العليا للشركة.
يمكن الإشارة أيضا إلى هؤلاء المهنيين بإسم المنسقين الإداريين أو المتخصصين الإداريين.

مهام المساعد الإداري

1. التواصل

يساعد المساعدون الإداريون المشرفين على التواصل مع الموظفين والعملاء حينما يعملون على الرد على المكالمات الهاتفية وتنسيق المكالمات الجماعية وتحديث التقويمات وجدولة المواعيد والتحدث مع العملاء عبر الهاتف أو سخصيا، وأيضا الترحيب بالعملاء وضيوف المكاتب.

2. التقارير والرسائل وجداول البيانات

بعد إعداد الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات من مسؤولية المساعدة الإدارية.

3. إجراءات الترتيبات

عادة ما يكون إجراء ترتيبات السفر مهمة مخصصة للمساعد الإداري، وهذا يشمل العثور على أفضل وأرخص رحلة ثانية طيران أو إجراء حجر في فندق أو مطعم وبالتالي العمل كحلقة وصل مع مجموعة من الوكالات لتلبية طلبات المشرف.

4. إدارة الأعمال الورقية

يمكن للمساعدين الإداريين أداء مجموعة متنوعة من المهام المكتبية، بما في ذلك حفظ الأوراق وعمل النسخ وفتح البريد وتسليمه وإحدى أوامر للشراء، والفواتير وطلبات الشبكات حاضر الإجتماعات وتوزيعها على الحضور بشكل أساسي يتعامل المساعد الإداري مع المهام الحرجة ولكن الدنيوية إلى حدها لضمان عدم إضطرار الرئيس التنفيذي أن إلى قضاء وقته فيها.

مهارات المساعد الإداري

1- القدرات المهنية

  • إدارة المكتب.
  • إنشاء التقارير والفواتير والمراسلات.
  • الجدولة وإدارة التقويم.
  • القدرات البحثية.
  • إنشاء نظام الملفات وصيانته إلكترونيا وماديا.

2- المهارات الشخصية

  • التواصل الكتابي والشخصي والتعاون.
  • القدرة على إتخاد القرارات.
  • مهارة التعامل مع الأخرين.
  • الذكاء العاطفي.
  • الإنتباه للتفاصيل.
  • القدرة على تعدد المهام.

المؤهلات والمتطلبات الوظيفية للمساعد الإداري

المؤهلات الرسمية والدرجات ليست مطلوبة تقليديا لأدوار المساعد الإداري مع ذلك هناك دورات وشهادات ذات قيمة في هذا العمل:

  • شهادة إدارة الأعمال.
  • دبلوم في إدارة الأعمال.
  • في إدارة الأعمال.

بالإضافة إلى ذلك فإن المعرفة 🔥 معينة شيء مهم.

  • الكفاءة وقدرة عامة على العمل على Microsoft office word و excel و power point و publisher.
  • معرفة العمل لمحرر مستندات Google.
  • معرفة أدوات إدارة المشاريع والمهام مثل Basecamp و trello و smart sheet.

بعد المساعدون الإداريون عنصرا أساسيا في بيئة العمل نظرا الدعم الذي يقدمونه لرؤسائهم ومشرفيهم🔥 الشيء الذي يساهم في تركيزها قادة الشركة على الصورة الأكبر وبقع الإبتكار وإبقاء الشركة على المسار والإتجاه الصحيح.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب