الوصف الوظيفي لمدير مكتب الأعمال

مجلة رائد الأعمال العربي

يعمل مديرو مكاتب الأعمال في الشركات الصغيرة والشركات والمنظمات غير الربحية والوكالات الحكومية. يلعب مديرو مكاتب الأعمال دورًا حيويًا في كلا الجانبين التشغيلي والإداري للمؤسسة. يفضل أصحاب العمل أصحاب المهام المتعددة الذين يتألقون في بيئة قائمة على الفريق ولديهم مهارات إشرافية قوية وسنوات من الخبرة المكتبية. تعتبر السلطة التقديرية مهمة في هذا المنصب لأن مديري مكاتب الأعمال يتعرضون في كثير من الأحيان لمعلومات سرية أثناء أداء واجباتهم. نظرًا لأن الموارد البشرية هي أحد مجالات مسؤوليتهم الرئيسية، فغالبًا ما يتم البحث عن مديري مكاتب الأعمال الذين لديهم معرفة بممارسات العمل والتوظيف على مستوى الولاية والفيدرالية من قبل منظمات التوظيف.

واجبات ومسؤوليات مدير مكتب الأعمال

تنقسم الواجبات التي تقع تحت نطاق مدير مكتب الأعمال إلى أربع فئات رئيسية: الكتابية والإدارية والتنظيمية والإشرافية والموارد البشرية. بعض المسؤوليات الأساسية المرتبطة بهذه الفئات مذكورة أدناه:

الإشراف على الموارد البشرية

للتأكد من أن الشركة لديها عدد كافٍ من الموظفين لتقديم تغطية مستمرة وخدمة ممتازة في المجالات الإدارية، يقوم مديرو مكاتب الأعمال بمقابلة موظفين جدد وتوظيفهم وتدريبهم، وكذلك توفير التطوير المهني.

تسهيل كشوف المرتبات

يتأكد مديرو مكاتب الأعمال من أن الموظفين يتلقون رواتبهم في الوقت المحدد وأنها دقيقة من خلال إدخال البيانات وساعات المعالجة وتوزيع الشيكات.

مراقبة حسابات القبض

يعد التدفق الفعال للإيرادات ضروريًا للحفاظ على عمل الشركة، ويساعد مديرو مكاتب الأعمال في هذه العملية من خلال مراقبة وإدارة عملية تحصيل الذمم المدينة.

الاحتفاظ بالسجلات المالية

للحفاظ على الامتثال للوائح الولاية واللوائح الفيدرالية، يحتفظ مديرو مكاتب الأعمال بدقة بدفاتر الأستاذ المالية وفقًا للمعايير التنظيمية.

إدارة المخزون

يضمن مديرو المكاتب التجارية أن موظفي المكاتب لديهم الأدوات اللازمة لأداء وظائفهم عن طريق طلب وتتبع اللوازم المكتبية.

مهارات ومؤهلات مدير مكتب الأعمال

يتمتع أفضل المرشحين لمدير مكتب الأعمال بمهارات شخصية وقيادية ممتازة. يُفضل الحصول على درجة جامعية وخبرة إشرافية سابقة على الأقل، وكذلك المهارات والمؤهلات التالية:

  • التفكير التحليلي – يجب تحليل التقارير للمساعدة في تحديد أي مشكلات قد تؤثر على العمليات التجارية
  • خدمة العملاء – يعمل مديرو المكاتب التجارية مع العملاء الداخليين والخارجيين ؛ للمساعدة في الاحتفاظ بالعملاء الحاليين وجذب عملاء جدد، يجب عليهم توفير تجربة عملاء فائقة
  • المحاسبة – من الضروري معرفة وفهم مبادئ المحاسبة لمديري مكاتب الأعمال لأداء واجباتهم المصرفية ومسك الدفاتر
  • مهارات الكمبيوتر – يستخدم مدير مكتب الأعمال Word و Excel و Outlook و PowerPoint يوميًا لكتابة التقارير وإنشاؤها وحفظ البيانات وعملاء البريد الإلكتروني والعملاء وإنشاء عروض تقديمية لاجتماعات الموظفين
  • مهارات التنظيم – تساعد مهارات التنظيم الجيد مديري مكاتب الأعمال على أن يكونوا أكثر كفاءة وفعالية في مهام إدارة السجلات الخاصة بهم

التعليم والتدريب مدير مكتب الأعمال

يبحث معظم أصحاب العمل عن مرشحين حاصلين على درجة جامعية في مجال الأعمال أو مجال ذي صلة، مع تفضيل الحاصلين على درجة البكالوريوس. مطلوب عامين من الخبرة المكتبية، ويفضل خبرة سابقة في الإشراف أو الإدارة.

راتب مدير مكتب الأعمال والتوقعات

يعتمد راتب مديري مكاتب الأعمال على الخبرة ويتراوح من 35000 دولار إلى 68000 دولار، بمتوسط ​​راتب يبلغ 49000 دولار.

تم تحديد توقعات الوظائف لمديري مكاتب الأعمال بمتوسط ​​النمو حتى عام 2024، بزيادة قدرها 8 في المائة.

موارد مفيدة

لقد قمنا بتجميع قائمة بالموارد التي يمكن أن تساعد في قيادة الطريق لتصبح مدير مكتب أعمال:

مدير أول مرة – المؤلفون لورين بيلكر، وجيم ماكورميك، وغاري توبتشيك يوفرون مورداً ممتازاً للمديرين المبتدئين. إنها تساعد في القضاء على الحاجة إلى التعلم عن طريق التجربة والخطأ الذي يواجهه معظم المديرين الجدد، ويقدمون نصائح حكيمة لمساعدة المديرين الجدد على النجاح. تشمل بعض الموضوعات التي تم تناولها في الكتاب التوظيف والفصل، ومشاركة الموظفين، وتحسين النتائج، وإدارة الوقت، والتحفيز، والقيادة.

تصبح ناجحة إدارة ص- J. روبرت باركنسون، دكتوراه، وغاري غروسمان استخدام البحث العلمي وتجربة الحياة الحقيقية للقراء المساعدات في الانتقال إلى دور مدير. يشرح الكتاب موضوعات مثل تطور دور المدير والتكنولوجيا والتغييرات وثقافة الشركة وتوقعاتها. يستخدم المؤلفون تمارين عملية وأسئلة مدروسة لتعليم القراء كيفية إدارة الآخرين بنجاح

جمعية مدراء المكاتب لمقدمي الرعاية الصحية – تأسست OMA لمساعدة مديري المكاتب الذين يعملون لمقدمي الرعاية الصحية. تتمثل مهمتها في تحسين وتعزيز تحسين معرفة مديري مكاتب الرعاية الصحية، وتوفير قنوات التواصل لمقدمي الرعاية الصحية وبين المرافق، وتوفير فرص للتعليم المستمر، وزيادة الوعي ومراقبة التشريعات المقترحة التي قد تؤثر على مهنة الرعاية الصحية

جمعية المهنيين التنفيذيين والإداريين – تأسست لتعزيز التطوير المهني والوظيفي والتقدم، تستخدم AEAP مجموعة من الفوائد لإنجاز مهمتها. تشمل هذه المزايا دليل شبكة الأعضاء عبر الإنترنت وخدمات البحث عن الوظائف والنشرات الإخبارية الشهرية والفرص التعليمية مثل المؤتمرات والندوات والمنشورات ودورات الدراسة المنزلية

أولاً، كسر جميع القواعد: ما يفعله أعظم مديري العالم بشكل مختلف – يستخدم المؤلف جيم هارتر، دكتوراه، دراسة جالوب لأكثر من 80 ألف من أفضل المديرين لإظهار ما يميزهم عن المديرين العاديين. بالإضافة إلى هذه النتائج، يتضمن Harter دروسًا في الأداء والوظيفة ضرورية لنجاح المدير، مع اقتراحات حول كيفية تطبيقها بفعالية

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب