الوصف الوظيفي لمساعد الأعمال

مجلة رائد الأعمال العربي

يؤدي مساعدو الأعمال مجموعة واسعة من وظائف الدعم المكتبية ، من عمل النسخ إلى تجميع العروض التقديمية. بمجرد أن يكونوا في الوظيفة لفترة قصيرة، غالبًا ما يكون مساعدو الأعمال الجيدين قادرين على توقع الإجراءات التي ستكون مطلوبة دون إخبارهم على وجه التحديد بما يجب عليهم فعله.

يعمل مساعدو الأعمال في المكاتب، ومعظمهم موظفون بدوام كامل. ساعات العمل العادية في أيام الأسبوع هي القاعدة، ولكن المواعيد النهائية أو المواسم المزدحمة قد تنطوي على العمل الإضافي. من الصعب تحديد المهام الدقيقة لمساعد الأعمال، حيث يمكن أن تختلف مسؤولياتهم بشكل كبير بناءً على الصناعة وحجم الموظفين واستعداد المديرين للتفويض. مساعدي الأعمال في الكلية، على سبيل المثال، قد يكونون مسؤولين عن إرسال حزم ترحيب للطلاب المقبولين. في مكتب التأمين، قد يجلس مساعدو الأعمال مع عملاء جدد ويطرحون أسئلة لمعالجة الطلب أو المطالبة. في مكتب صغير، قد يكون لمساعدي الأعمال وصف وظيفي شامل بسبب نقص الموظفين.

واجبات ومسؤوليات مساعد الأعمال

على الرغم من أن ما يُطلب من مساعد الأعمال القيام به يمكن أن يختلف اختلافًا كبيرًا حسب الصناعة، إلا أن بعض المهام تميل إلى أن تكون مشتركة بين معظم الأشخاص. من تحليلنا للوظائف الشاغرة، تتضمن بعض المسؤوليات الأساسية لمساعدي الأعمال ما يلي:

تسهيل عمليات المكتب

سواء كانت الطابعة تتطلب مزيدًا من الورق أو يحتاج العميل إلى إظهاره إلى المكتب الصحيح، فإن مساعدي الأعمال يأخذون زمام المبادرة في القيام بما هو ضروري للحفاظ على استمرار العمليات. تعمل المهام الإدارية في سلسلة كاملة – كتابة وكتابة التقارير وطلب المستلزمات وإرسال البريد وفرزه وحفظ الرسائل الإلكترونية والرد عليها.

جدولة وتنسيق أحداث المكتب

كثيرًا ما يقوم مساعدو الأعمال بترتيب وقت ومكان الاجتماعات الداخلية والخارجية. إنها تضمن معرفة جميع الأطراف بالتفاصيل عن طريق إرسال جداول الأعمال والمواد الأخرى ذات الصلة. بالنسبة للمناسبات الخاصة، قد يتتبعون RSVPs ويتعاملون مع البائعين الخارجيين لضمان أن كل شيء يسير وفقًا للخطة.

تقديم خدمة العملاء

قد يكون الرد على الهواتف والترحيب بالزوار جزءًا من الواجبات اليومية لمساعد الأعمال. يعمل البعض كنسخة احتياطية عندما يكون موظف الاستقبال أو السكرتير بعيدًا عن المكتب.

أداء مهام الأعمال / الموارد البشرية

في بعض الأماكن، يتعامل مساعدو الأعمال مع حسابات الدفع وحسابات القبض وكشوف المرتبات والتأمين والأوراق الخاصة بالتأجير الجديد.

مهارات مساعد الأعمال

مساعدو الأعمال هم أعضاء فريق مرنون ومستعدون لفعل كل ما هو ضروري للحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة. إنهم متعددو المهام ممتازون قادرون على اتباع توجيهات المسؤولين وملاحظة ما يجب القيام به بأنفسهم. يبحث أرباب العمل أيضًا عن هذه المهارات عند التوظيف في وظائف مساعد الأعمال:

  • التواصل الفعال مع الآخرين داخل وخارج الشركة
  • الاهتمام بالتفاصيل حتى لا تحدث أخطاء
  • تمثيل الشركة بشكل إيجابي من خلال اللباس والسلوك والإجراءات المناسبة
  • إظهار سلوك هادئ للحفاظ على مستويات التوتر في المكتب تحت السيطرة
  • عرض سجل حافل بالاعتمادية

تعليم وتدريب مساعد الأعمال

تخرج مساعدو الأعمال من المدرسة الثانوية ويحملون عادة شهادة جامعية. إذا كانوا يعملون في صناعة متخصصة، مثل القانون أو الطب، فقد تكون هناك حاجة إلى خلفية في هذا المجال.

موارد مساعد الأعمال

بينما قدمنا ​​الكثير من المعلومات حول أن تصبح مساعد أعمال، يوجد الكثير. تعد الكتب والمنظمات التالية مصادر رائعة لمعرفة المزيد عن هذه المهنة:

السلاح السري للرئيس التنفيذي: كيف يعمل القادة العظماء ومساعدوهم على زيادة الإنتاجية والفعالية إلى أقصى حد بقلم جان جونز – أشاد به المراجعون باعتباره قراءة جديرة بالاهتمام لكل من المديرين التنفيذيين ومساعديهم، حيث يفحص هذا الكتاب علاقتهم الفريدة ويقدم نصائح عملية ومفيدة حول رفع مستوى الوصول ارتفاعات جديدة معًا. وكما قال أحد المساعدين على نحو ملائم، “بينما كان الكتاب مخصصًا للمديرين التنفيذيين، فإن المساعد هو الذي يدرب المدير التنفيذي على كيفية استخدامها بحكمة. أنا أبحث دائمًا عن طرق لزيادة فعاليتي بالإضافة إلى مديري التنفيذي. أعطاني كتاب جان المخطط الذي يجب اتباعه للقيام بذلك بالضبط “.

جوهرة في تاج القائد: استراتيجيات قوية للتألق كمساعد تنفيذي وما بعده بقلم روث ميد – يحتاج أي شخص لا يدرك مدى أهمية المساعدين لمكتب ما إلى قراءة هذا الكتاب. بصفتها بطلة للجميع في مثل هذه المهنة، عملت Mead بنفسها جنبًا إلى جنب مع كبار القادة في أماكن مثل PepsiCo و BMO Financial Group. يثني عليها المساعدون ليس فقط لتعزيز مهاراتهم التنظيمية وكفاءتهم، ولكن أيضًا لرفع ثقتهم ومعنوياتهم.

عبارات مثالية لمحترفي المكاتب: مئات العبارات الجاهزة للاستخدام للحصول على الاحترام والتقدير والنتائج في مكان العمل اليوم بواسطة Meryl Runion – مهارات الاتصال الفعال ضرورية لأي مساعد أعمال. يساعد دليل المرجع السريع هذا مساعدي الأعمال على بناء العلاقات والتعامل مع الشكاوى وتوضيح وجهة نظرهم وتحقيق النتائج.

الجمعية الأمريكية للمحترفين الإداريين – تركز هذه المنظمة التي تضم أكثر من 60.000 عضو الكثير من جهودها على التعليم المستمر. قد يرغب مساعدو الأعمال الذين يتطلعون إلى تحسين مهاراتهم والتقدم في حياتهم المهنية في الاطلاع على ندوات ASAP عبر الإنترنت والمقالات والمركز الوظيفي.

الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين – وفقًا لموقعها على الإنترنت، تسعى IAAP “جاهدة لضمان حصول الأفراد العاملين في المهن المكتبية والإدارية على فرصة للتواصل والتعلم والقيادة والتفوق. ” ولهذا الغرض، توفر مجموعة متنوعة من فرص التدريب، وإمكانيات وصناعة الأحداث الشبكات. اكتشف كيف يروج لأربع قيم أساسية ضرورية للنجاح كمساعد أعمال أو محترف مكتب آخر: النزاهة والشفافية والتميز والتعاون.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب