الوصف الوظيفي لمساعد المدير العام

تختلف المهام المتوقعة من مساعد المدير العام حسب الشركة، ولكن دائمًا ما ترتبط بعض الوظائف الأساسية بالمنصب. من تحليلنا للقوائم، يجب أن يكون مساعدو المديرين العامين على استعداد للقيام بما يلي:

تنفيذ الطلبات

بصفته “الرجل الأيمن (أو المرأة) للمدير العام”، يتبع المساعد التعليمات التي قدمها هذا القائد. تعمل الإجراءات في سلسلة كاملة – إنشاء جداول الموظفين، وتعيين المهام، وإدارة كشوف المرتبات، وتوظيف عمال جدد، على سبيل المثال لا الحصر. غالبًا ما تعتمد طبيعة الطلبات على مستوى خبرة مساعد المدير العام، حيث يقوم المتمرسون بمهام أكثر تطلبًا. تلعب تفضيلات المدير العام دورًا أيضًا، مع تفويض بعض الوظائف التي لا يحبون القيام بها.

يراقب

المدير العام المساعد الجيد يبقي عيونهم وآذانهم مفتوحة. هم يقظون لبيئتهم وأنشطتها. سواء كان تسربًا على الأرض أو أن الموظفين يستغرقون وقتًا طويلاً في فترات الراحة، يلاحظ مساعد المدير العام ويتخذ الإجراءات اللازمة. من خلال ملاحظاتهم، قد يتوصلون إلى تحسينات يمكن أن تفيد الشركة. إذا كان التغيير بسيطًا، فقد يكون مساعد المدير العام قادرًا على ترتيبه، مثل تكليف شخص ما بإفراغ سلة المهملات خارج مفصل للوجبات السريعة مرتين في كل وردية بدلاً من مرة واحدة لمنعها من الفائض. يتم تقديم اقتراحات أكثر تعقيدًا إلى المدير العام للموافقة عليها.

إعطاء ردود الفعل

ربما تكون مراقبة الموظفين أحد أكثر أشكال المراقبة التي تستغرق وقتًا طويلاً ولكنها قيمة التي يقوم بها مساعد المدير العام. عندما يكتشف هؤلاء القادة المشاكل، فإنهم بحاجة إلى التدخل لتصحيح الأمور. قد تشمل الإجراءات شرح الخطأ، وتقديم تدريب إضافي، وتحديد أهداف للتحسين. على الجانب الآخر، يجب ألا يبخل المديرون العامون بالمديح أبدًا عندما يلاحظون الأشياء الجيدة، لأن التعليقات الإيجابية تعزز الروح المعنوية والأداء.