الوصف الوظيفي للمدير العام المساعد

مجلة رائد الأعمال العربي

عندما يكون المدير العام بعيدًا عن مكان العمل أو يحتاج إلى مساعدة في تنفيذ واجباته، فإنه يلجأ إلى مساعد المدير العام (المعروف باسم AGM). يتفاعل عضو الفريق القيم هذا، والملتزم بضمان سير العمليات بسلاسة، مع مجموعة من الموظفين والعملاء. يمكن أن تختلف التحولات لمساعدي المديرين العامين بناءً على الاحتياجات المؤسسية وساعات العمل، وقد تتجاوز الدوام الكامل القياسي خلال فترات الانشغال أو عندما تلوح في الأفق المواعيد النهائية. بينما يقضي مساعد المدير العام وقتًا طويلاً في مكاتبهم، يتواجد البعض أيضًا بشكل متكرر في المناطق التي يتفاعل فيها الموظفون والعملاء. على سبيل المثال، قد يشرف مساعد المدير العام في أحد الفنادق على الإجراءات في مكتب الاستقبال، ويتجول في الحدائق، ويتحدث إلى الضيوف بجوار المسبح، ويتحقق من جودة التنظيف الذي يتم إجراؤه على الغرف.

واجبات ومسؤوليات مساعد المدير العام

تختلف المهام المتوقعة من مساعد المدير العام حسب الشركة، ولكن دائمًا ما ترتبط بعض الوظائف الأساسية بالمنصب. من تحليلنا للقوائم، يجب أن يكون مساعدو المديرين العامين على استعداد للقيام بما يلي:

تنفيذ الطلبات

بصفته “الرجل الأيمن (أو المرأة) للمدير العام”، يتبع المساعد التعليمات التي قدمها هذا القائد. تعمل الإجراءات في سلسلة كاملة – إنشاء جداول الموظفين، وتعيين المهام، وإدارة كشوف المرتبات، وتوظيف عمال جدد، على سبيل المثال لا الحصر. غالبًا ما تعتمد طبيعة الطلبات على مستوى خبرة مساعد المدير العام، حيث يقوم المتمرسون بمهام أكثر تطلبًا. تلعب تفضيلات المدير العام دورًا أيضًا، مع تفويض بعض الوظائف التي لا يحبون القيام بها.

يراقب

المدير العام المساعد الجيد يبقي عيونهم وآذانهم مفتوحة. هم يقظون لبيئتهم وأنشطتها. سواء كان تسربًا على الأرض أو أن الموظفين يستغرقون وقتًا طويلاً في فترات الراحة، يلاحظ مساعد المدير العام ويتخذ الإجراءات اللازمة. من خلال ملاحظاتهم، قد يتوصلون إلى تحسينات يمكن أن تفيد الشركة. إذا كان التغيير بسيطًا، فقد يكون مساعد المدير العام قادرًا على ترتيبه، مثل تكليف شخص ما بإفراغ سلة المهملات خارج مفصل للوجبات السريعة مرتين في كل وردية بدلاً من مرة واحدة لمنعها من الفائض. يتم تقديم اقتراحات أكثر تعقيدًا إلى المدير العام للموافقة عليها.

إعطاء ردود الفعل

ربما تكون مراقبة الموظفين أحد أكثر أشكال المراقبة التي تستغرق وقتًا طويلاً ولكنها قيمة التي يقوم بها مساعد المدير العام. عندما يكتشف هؤلاء القادة المشاكل، فإنهم بحاجة إلى التدخل لتصحيح الأمور. قد تشمل الإجراءات شرح الخطأ، وتقديم تدريب إضافي، وتحديد أهداف للتحسين. على الجانب الآخر، يجب ألا يبخل المديرون العامون بالمديح أبدًا عندما يلاحظون الأشياء الجيدة، لأن التعليقات الإيجابية تعزز الروح المعنوية والأداء.

مهارات ومؤهلات مساعد المدير العام

يجب أن يكون المتقدمون لشغل مناصب مساعد المدير العام قادة أقوياء قادرين على حشد الفريق لتحقيق أداء استثنائي. يحتاجون أيضًا إلى أن يكونوا محاورين ممتازين يشرحون التوجيهات بوضوح ويستمعون إلى ما يقوله الآخرون. تشمل المهارات الهامة الأخرى لإنجاز المهمة ما يلي:

  • التخطيط والتنظيم – استخدام رأس المال البشري والموارد الأخرى بأكثر الطرق فاعلية تمكن الشركة من كسب المال
  • التعاون – يعتبر مساعد المدير العام جزءًا من فريق ويجب أن يعمل بسلاسة مع مجموعة متنوعة من الموظفين الآخرين
  • التدريب – من الضروري إيجاد طرق لتحفيز الآخرين وتحسين مهاراتهم
  • تعدد المهام – غالبًا ما تتم إدارة الواجبات التي يتولاها مساعد المدير العام في وقت واحد طوال فترة التحول، مما يعني أنه يجب أن يكونوا قادرين على تحديد أولويات المهام
  • محو الأمية الحاسوبية – من المتوقع أن تشعر بالراحة عند استخدام الكمبيوتر لأداء المهام المكتبية الأساسية مثل كتابة المذكرات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني
  • الكفاءة في الرياضيات – يتطلب فحص جداول الأداء والإيرادات فهماً جيداً للأرقام
  • الرؤية – النظر إلى ما هو أبعد من المهام اليومية للتفكير في الطرق التي يمكن للشركة من خلالها تحسين وزيادة الإيرادات يظهر الالتزام تجاه صاحب العمل وأهدافه

مساعد مدير عام التعليم والتدريب

عادة ما يكون المرشحون لشغل مناصب مساعد المدير العام حاصلين على الأقل على درجة جامعية في إدارة الأعمال أو في مجال ذي صلة. تزداد فرص العمل بالنسبة لأولئك الحاصلين على درجة البكالوريوس ولأولئك الذين لديهم سجل حافل في إدارة الآخرين بفعالية. يجب أن يكون المدراء العامون المساعدين الجدد على استعداد ليصبحوا على دراية تامة بسياسات وإجراءات شركاتهم وأن يكونوا على استعداد للتعلم باستمرار عند تنفيذ التغييرات. قد يعمل مساعد المدير العام عالي الأداء في طريقه ليصبح مديرًا عامًا أو مديرًا للعمليات .

راتب مساعد المدير العام والتوقعات

وفقًا لموقع Payscale.com، يبلغ متوسط ​​الراتب لمدير عام مساعد 45،324 دولارًا سنويًا. أولئك في النسبة المئوية العاشرة يكسبون حوالي 30 ألف دولار، بينما يكسب المديرون العامون المساعدون الأعلى أجرًا ما يقرب من 71 ألف دولار سنويًا. أفاد موقع Payscale.com أن حوالي ثلث مساعدي المديرين العامين لا يتلقون مزايا ؛ من بين أولئك الذين يفعلون ذلك، يحصل الغالبية على تغطية طبية. الخصومات على منتجات الشركة أو خدماتها شائعة أيضًا.

مساعد المدير العام للموارد

أثناء التفكير في مهنة كمساعد مدير عام – وربما حتى الانتقال إلى منصب المدير العام يومًا ما – يمكن أن تكون مصادر المعلومات التالية مفيدة:

أن تصبح مديرًا متميزًا: أدوات ودروس في الانتقال إلى الإدارة العامة – جزء منها يتحدث بفاعلية، وجزء من كتاب أعمال متين، وسيجد المديرون العامون الطموحون هذا المنشور ملهمًا وعمليًا على حد سواء

Managing for Dummies – يقدمهذا الإدخال في سلسلة الكتب الشهيرة نصائح للمديرين الجدد والمتمرسين حول أهم المشكلات، مثل زيادة الأداء وإيصال رسالتك

المدراء العامون للفنادق – توفر مجموعة LinkedIn هذه التي تضم أكثر من 52000 عضو منتدى للمحترفين لمناقشة القضايا التشغيلية وتحسين تجربة الضيف

شبكة مدير عام المطاعم والتجزئة – مجموعة أخرى متخصصة في LinkedIn، تروج هذه المجموعة لنفسها كمكان لمشاركة أفضل الممارسات والتواصل مع الآخرين في هذا المجال

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب