الوصف الوظيفي لمنسق الأعمال

لتحقيق هدفهم المتمثل في مساعدة الإدارات على تنسيق ما يقومون به، يتولى منسقو الأعمال مجموعة متنوعة من المهام. من تحليلنا للوظائف الشاغرة، فيما يلي بعض المسؤوليات الأساسية التي يجب توقعها في هذا المنصب:

مسك السجلات المالية

يقوم منسقو الأعمال بتسجيل ومراقبة المعلومات التي قد تحتاج إدارات متعددة إلى رؤيتها. على سبيل المثال، يمكنهم تتبع نفقات اللوازم المكتبية وإعلام كل قسم بما تبقى في الميزانية السنوية. عندما تكون الأرقام معطلة، يمكن لمنسقي الأعمال إجراء تدقيق لمعرفة مكان حدوث المشكلات. قد يتحملون أيضًا مسؤولية كشوف المرتبات وإصدار الشيكات وتسوية الحسابات المدينة / الحسابات الدائنة.

توفير الاتساق

بدلاً من أن يتعامل كل قسم مع الأمور بطريقته الخاصة، يعمل منسقو الأعمال على إنشاء إطار عمل مشترك. على سبيل المثال، يمكنهم تطوير نماذج موحدة لتقديم نفقات العمل. مما يسمح للعمليات بأن تكون أكثر تنظيماً وانسيابية، فإن هذا التوافق يحد أيضًا من اتهامات بعض الأقسام التي تتلقى معاملة تفضيلية.

الدعم الإداري

قد يتم استدعاء منسقي الأعمال للتعامل مع المهام الإدارية التي تشمل قطاعات متعددة من الشركة. على سبيل المثال، قد يقومون بترتيبات السفر لأشخاص من مختلف الإدارات لحضور مؤتمر. قد يقومون بفرز البريد العام وتحديد أفضل شخص أو وحدة داخل الشركة لتقديمها، وحل مشكلات الخدمة والمعدات، وتصميم قوالب مراسلات الشركة. إذا كان الاجتماع يضم قادة من مختلف الأقسام، فيمكن لمنسق الأعمال ترتيب اليوم والوقت والمكان وجدول الأعمال.

خدمة الزبائن

عندما يكون لدى العميل مخاوف، قد يعمل منسق الأعمال كوسيط. تتيح المعرفة الدقيقة لعمل كل قسم لمنسق الأعمال الحكم على من سيكون الأفضل لمعالجة الشكوى. وإذا كان الموقف يتطلب جهود الإدارات المختلفة، فإن منسق الأعمال يتحدث مع كل منها لرؤية المشكلة من خلال حلها.