الوصف الوظيفي لمنسق الأعمال

مجلة رائد الأعمال العربي

منسقو الأعمال يجعلون الشركات تعمل بشكل أكثر سلاسة. كما يوحي الاسم، فإنهم ينسقون الجهود للمساعدة في تدفق العمليات التجارية. تعتمد الإدارات المختلفة عليهم ليكونوا مصدرًا مركزيًا للمعلومات ولإبقاء كل وحدة على اطلاع دائم على أنشطة الأقسام الأخرى. بالنسبة للشركات الكبيرة التي تحتفظ بمواقع مختلفة، قد يكون لكل موقع منسق أعمال في كل منطقة محددة، مثل الخدمات المالية أو الموارد البشرية. يظل منسقو الأعمال المتنوعون على اتصال بزملائهم الذين يعملون بنفس الصفة في الفروع الأخرى لمشاركة المعلومات وتوفير الاتساق.

يعمل منسقو الأعمال بشكل عام بدوام كامل وساعات قياسية في المكتب، على الرغم من أن العمل الإضافي قد يكون ضروريًا مع اقتراب المواعيد النهائية. قد تكون هناك حاجة لبعض السفر للقاء البائعين أو حضور المؤتمرات. أي صناعة تحتاج إلى مساعدة في إبقاء الجميع على المسار الصحيح قد توظف منسق أعمال.

واجبات ومسؤوليات منسق الأعمال

لتحقيق هدفهم المتمثل في مساعدة الإدارات على تنسيق ما يقومون به، يتولى منسقو الأعمال مجموعة متنوعة من المهام. من تحليلنا للوظائف الشاغرة، فيما يلي بعض المسؤوليات الأساسية التي يجب توقعها في هذا المنصب:

مسك السجلات المالية

يقوم منسقو الأعمال بتسجيل ومراقبة المعلومات التي قد تحتاج إدارات متعددة إلى رؤيتها. على سبيل المثال، يمكنهم تتبع نفقات اللوازم المكتبية وإعلام كل قسم بما تبقى في الميزانية السنوية. عندما تكون الأرقام معطلة، يمكن لمنسقي الأعمال إجراء تدقيق لمعرفة مكان حدوث المشكلات. قد يتحملون أيضًا مسؤولية كشوف المرتبات وإصدار الشيكات وتسوية الحسابات المدينة / الحسابات الدائنة.

توفير الاتساق

بدلاً من أن يتعامل كل قسم مع الأمور بطريقته الخاصة، يعمل منسقو الأعمال على إنشاء إطار عمل مشترك. على سبيل المثال، يمكنهم تطوير نماذج موحدة لتقديم نفقات العمل. مما يسمح للعمليات بأن تكون أكثر تنظيماً وانسيابية، فإن هذا التوافق يحد أيضًا من اتهامات بعض الأقسام التي تتلقى معاملة تفضيلية.

الدعم الإداري

قد يتم استدعاء منسقي الأعمال للتعامل مع المهام الإدارية التي تشمل قطاعات متعددة من الشركة. على سبيل المثال، قد يقومون بترتيبات السفر لأشخاص من مختلف الإدارات لحضور مؤتمر. قد يقومون بفرز البريد العام وتحديد أفضل شخص أو وحدة داخل الشركة لتقديمها، وحل مشكلات الخدمة والمعدات، وتصميم قوالب مراسلات الشركة. إذا كان الاجتماع يضم قادة من مختلف الأقسام، فيمكن لمنسق الأعمال ترتيب اليوم والوقت والمكان وجدول الأعمال.

خدمة الزبائن

عندما يكون لدى العميل مخاوف، قد يعمل منسق الأعمال كوسيط. تتيح المعرفة الدقيقة لعمل كل قسم لمنسق الأعمال الحكم على من سيكون الأفضل لمعالجة الشكوى. وإذا كان الموقف يتطلب جهود الإدارات المختلفة، فإن منسق الأعمال يتحدث مع كل منها لرؤية المشكلة من خلال حلها.

مهارات منسق الأعمال

منسقو الأعمال هم منظمون متميزون يمكنهم التعامل مع المدخلات الواردة من اتجاهات مختلفة وفهمها. وباعتبارهم متصلين متميزين، فإنهم يبقون الزملاء من أقسام متعددة في الحلقة بحيث تتحرك أنشطة الشركة بسلاسة. تشمل السمات الأخرى التي تثير إعجاب مديري التوظيف عندما ينظرون إلى المرشحين لشغل وظائف منسق الأعمال ما يلي:

  • الاهتمام بالتفاصيل حتى لا تتسرب المعلومات من خلال الثغرات
  • تعدد المهام بسهولة وتعديلها مع إضافة مطالب جديدة
  • إظهار موقف هادئ وقادر على القيام به لتخفيف أي توترات بين الإدارات وتعزيز الأهداف المشتركة
  • اتباع التوجيهات من عدة قادة

أدوات منسق الأعمال للتجارة

يجب على الأشخاص المهتمين بأن يصبحوا منسقي أعمال أن يتعرفوا على ما يلي:

  • أجهزة الكمبيوتر – لكتابة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني وإعداد التقارير وأداء المهام الأساسية الأخرى ؛ الكفاءة في Microsoft Word مفيدة بشكل خاص
  • الهواتف – للاتصالات الداخلية والخارجية
  • حاسبات – لأداء الحسابات المالية
  • تقارير المصروفات – قوائم مفصلة بالأموال التي ينفقها فرد أو قسم

تعليم وتدريب منسق الأعمال

عادة ما يمتلك منسقو الأعمال درجة الزمالة أو البكالوريوس في الأعمال التجارية أو في مجال ذي صلة. يبدأ الكثير منهم حياتهم المهنية كمساعدين إداريين ويتحملون المزيد من المسؤولية بمرور الوقت، ويتم ترقيتهم إلى منصب منسق الأعمال.

موارد منسق الأعمال

إذا كنت مهتمًا بصقل المهارات اللازمة للحصول على وظيفة كمنسق أعمال، فقد تكون هذه الكتب ذات أهمية:

عبارات مثالية لمحترفي المكاتب: مئات العبارات الجاهزة للاستخدام للحصول على الاحترام والتقدير والنتائج في مكان العمل اليوم – مهارات الاتصال الفعال أمر لا بد منه لأي منسق أعمال. يساعد دليل المرجع السريع هذا منسقي الأعمال على بناء العلاقات والتعامل مع الشكاوى وتوضيح وجهة نظرهم وتحقيق النتائج.

تمويل الشركات للدمى – يتناول هذا الكتاب في السلسلة المعروفة موضوعات مربكة في كثير من الأحيان، مثل البيانات المالية، بلغة سهلة الفهم. يسميها المراجعون “نقطة انطلاق رائعة” و “شاملة تمامًا في التفسيرات”.

نظّم غدًا اليوم: 8 طرق لإعادة تدريب عقلك لتحسين الأداء في العمل والحياة – عندما يعتمد الآخرون عليك لتنسيق الأشياء، فإن العمل معًا أمر لا بد منه. يصف القراء هذا الكتاب بأنه “قابل للاستخدام” و “يغير الحياة” و “أحد أفضل الاستثمارات التي قمت بها”.

The Energy Bus: 10 قواعد لتغذية حياتك وعملك وفريقك بالطاقة الإيجابية – من أكثر الكتب مبيعًا على مستوى العالم، يمكن لهذا الكتاب أن يلهم منسقي الأعمال ليكونوا من نوعية الموظف الذي يحصل على أفضل النتائج من كل فرد في المكتب. اقرأها لتكون في طريقك لتحويل الطاقة السلبية إلى إنجاز إيجابي!

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب