وفي حالة عدم وجود الكثير من رسائل البريد الإلكتروني لتصفحها، يمكنك بسهولة أن تقرر تحديث نفسك بآخر الأخبار.
قبل أن تعرف، أنت جائع.
حان وقت الغداء.
لماذا يطير الوقت بهذه السرعة؟
إذا سألت نفسك هذا السؤال من قبل، فإليك الإجابة: الوقت لا يمر بسرعة. في الواقع، إنها لا تطير على الإطلاق. انها مجرد قراد ببطء بعيدا.
لذلك إذا لم تنجز الأمور في الوقت المحدد، فمن المرجح أن تكون المشكلة من جانبك وليس الوقت.
يمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب لقلة الإنتاجية الخاصة بك.
ربما هي حالة عدم الانضباط . ربما لديك الكثير من العمل للقيام به. أو ربما تحتاج فقط إلى تعلم كيفية إدارة وقتك جيدًا .
- الانحرافات تكلف الموظف العادي ساعتين كل يوم
- كل 6 دقائق، يقوم عامل المعرفة المتوسط بفحص البريد الإلكتروني والرسائل الفورية
- يحصل الشخص العادي على مقاطعة واحدة كل 8 دقائق، أو ما يقرب من 7 ساعات، أو 50-60 في اليوم. يستغرق متوسط الانقطاع 5 دقائق، بإجمالي 4 ساعات أو 50٪ من متوسط يوم العمل.
- 80٪ من جميع أحداث ” إدارة الأزمات ” يمكن منعها
- يستغرق العمل بمكتب مزدحم ما معدله 1.5 ساعة في البحث عن الأشياء أو تشتيت انتباهك بسبب الأشياء.
هل أنت عبد للمشتتات؟ نحن هنا لمساعدتك على التحرر.
تناقش مقالة اليوم أداة لإدارة الوقت تسمى الوقت الضائع. هذه أداة شائعة وفعالة للغاية تستخدم لزيادة الإنتاجية.
لكننا لن نخبرك فقط ما هو وكيفية استخدامه. سنشارك أيضًا بعض النصائح التي ستساعدك على تكييف هذه التقنية لإدارة وقتك بنجاح.
هيا بنا نبدأ.
ما هو الوقت المناسب؟
يمكن اعتبار Timeboxing كأداة أو تقنية تستخدم لإدارة الوقت.
تعد إدارة الوقت تحديًا كبيرًا لكثير من الناس ويحاولون دائمًا استخلاص المزيد من كل يوم.
يستخدم الناس حلولًا مختلفة بناءً على تشخيصهم للمشكلة.
يفهم البعض أن المشكلة تكمن في عدم التركيز على العمل الذي يتعين القيام به. المحلول؟ فنجان قهوة كل ساعة. طالما كان هناك تقدم ملحوظ، فإن إدمان الكافيين لا يعتبر خطرًا.
يفهم الآخرون أن المشكلة تكمن في نقص التخطيط. الحل: قوائم المهام . لا تهتم بالمرات العديدة التي ثبت فيها أن هذه لم تحدث سوى القليل من التغيير الإيجابي.
بغض النظر عما جربته حتى الآن، فمن المؤكد أن الوقت المناسب هو الحل الذي تبحث عنه.
إذا كنت قد جربته ولكنك لا تزال تواجه تحديات، فتابع القراءة. هناك نصائح كافية هنا لمساعدتك على النجاح في سعيكم لزيادة الإنتاجية.
باستخدام timeboxing، كل ما عليك فعله هو تخصيص حدود زمنية لكل مهمة تريد القيام بها. هذا هو. بمجرد القيام بذلك والبقاء ضمن هذه الحدود، سترى مستويات إنتاجيتك ترتفع.
فقط تخيل ماذا سيعني ذلك لحياتك المهنية. لعملك. لعائلتك.
ومع ذلك، فالحقيقة هي أن الأمور ليست دائمًا سهلة كما تبدو في البداية. إذا كنت قد جربت ضبط الوقت وواجهت تحديات، فأنت تعلم هذا جيدًا.
ولكن هل تعرف ما الذي يجعل من الصعب استخدام الوقت المناسب بشكل فعال؟
التحديات في استخدام الوقت المناسب
تكمن المشكلة بشكل أساسي في المهام نفسها، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فالمهلة التي تحددها. سيتم النظر في هاتين المشكلتين في الخطوات المذكورة أدناه. لكن دعونا نلقي نظرة على شيء متعلق بالحدود الزمنية.
من الشائع الشعور بالإحباط بمجرد الوصول إلى الحد الزمني المحدد ولكن المهمة لم تكتمل بعد. هذا هو الوقت الذي يمكن فيه بسهولة القول بأن الوقت المناسب غير فعال.
لكن هل هذا صحيح؟
هناك نوعان من المربعات الزمنية التي يجب أن تعرفها وتختار من بينها. أحدهما عبارة عن مربع زمني ناعم والآخر مربع زمني صعب. الفرق هو ما تفعله بعد انتهاء الوقت المحدد لمهمة ما.
باستخدام المربع الزمني الصعب، بمجرد الوصول إلى الحد الزمني، تتوقف عن العمل في المهمة. تنتقل فورًا إلى المهمة التالية وفقًا لخططك. عندما تبدأ في استخدام timeboxing، فمن المحتمل أن يجعلك هذا تشعر بالعجز.
ومع ذلك، فهي مجرد عملية تعلم بعض الانضباط. كما ستدرك أنك إذا واصلت السير على الطريق، فهذا يجعلك عازمًا على التركيز على المهمة وإنهائها في الوقت المحدد.
من ناحية أخرى، يمنحك الصندوق الزمني الناعم حرية تعديل الحد بمجرد انتهاء الوقت. إذا قمت بضبط المؤقت على 30 دقيقة وانطلق المنبه، يمكنك أن تقرر زيادة الوقت بمقدار 10 دقائق أخرى.
هذا لمساعدتك في إنهاء المهام وعدم تركها معلقة. على الرغم من أن هذا ليس خيارًا سيئًا، إلا أنه ينطوي على مخاطر تأجيل المنبه بشكل دائم حتى لا يتوفر لديك وقت للمهام الأخرى.
لكن مرة أخرى، إذا كان هذا يبدو وكأنه طريق للمضي قدمًا بالنسبة لك، خاصة عند البدء، فلا يزال الأمر على ما يرام.
أهم شيء يجب التفكير فيه هو الانضباط الذي ستتعلمه بعد استخدام timeboxing لفترة من الوقت.
كيفية استخدام TIMEBOXING بكفاءة
Timeboxing فعال. ولكن كيف تجني منه؟
ليس هناك شك في أنك بحاجة إلى زيادة إنتاجيتك وعندما تسنح لك الفرصة، يجب أن تعتنقها. ومع ذلك، لا يجب أن تتعامل مع الفكرة دون فهمها.
افهم العملية ثم نفذها. بهذه الطريقة، ستعرف المخاطر وتتجنبها مثل المحترفين. بعد ذلك، يمكنك أيضًا تدريب أصدقائك وعائلتك ورؤيتهم يحسنون حياتهم أيضًا.
فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية باستخدام timeboxing.
1. تحديد المهام الخاصة بك
من أجل استخدام الوقت المناسب، يجب أن تكون هناك بعض المهام التي يجب إكمالها. تحديد تلك المهام هو الخطوة الأولى نحو الوقت المناسب.
يمكن أن تكون هذه الخطوة صعبة إذا كنت لا تعرف بالضبط ما يجب عليك فعله وما لا يجب عليك فعله. يكمن الخطر في وجود العديد من المهام التي لا يمكن إكمالها في الوقت المحدد.
غالبًا ما تكون هذه هي مشكلة قوائم المهام. وضع بعض الأشخاص كل شيء في قوائمهم وبحلول المساء، يكونون قد أكملوا جزءًا صغيرًا فقط من المهام.
سنرى كيفية التعامل مع هذه المشكلة في الخطوة التالية. في الوقت الحالي، ما عليك سوى الحصول على قائمة المهام التي يتعين القيام بها. يمكنك استخدام أحدث قائمة مهام لمعرفة العمل المعلق لديك.
إذا كان هناك أي شيء تعتقد أنه يجب ألا يكون موجودًا في هذه القائمة، فقم بإزالته. سيساعدك هذا على تقليل العمل في الخطوة التالية.
2. قم بتقليم قائمة المهام الخاصة بك
الآن بعد أن أصبحت لديك قائمة المهام التي تحتاج إلى إنجازها، فقد حان الوقت لتقليصها.
هذا هو نفس الشيء في الزراعة. إزالة الأجزاء غير المثمرة من النبات لتظل مع الأجزاء المثمرة.
وللقيام بذلك بشكل فعال، يجب عليك استخدام أداة أخرى لإدارة الوقت تسمى Eisenhower Box.
يساعد صندوق أيزنهاور في تصنيف المهام والواجبات حسب الأهمية والإلحاح. كان أيزنهاور الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة الذي يُنسب إليه الفضل في أداة الإنتاجية هذه.
قام بتشخيص مشكلة نقص الإنتاجية بشكل صحيح. لقد أدرك أن الناس يفعلون الأشياء الخاطئة وينتهي بهم الأمر بعدم وجود وقت للأشياء الصحيحة.
خذ الآن قائمة المهام التي توصلت إليها وقم بإخضاعها لهذا المرشح القوي. ضع كل شيء في المربع الذي تعتقد أنه يجب أن يكون فيه.
إذا كنت تعتقد أنك تستغرق الكثير من الوقت، فلا بأس بذلك. إنه جزء من عملية التعلم. من المحتمل أنك تكافح مع التصنيف لأنك لست معتادًا على النظر إلى تلك المهام بشكل نقدي.
بمجرد أن تعتاد عليه، سيكون نسيمًا.
عندما تنتهي، راجعها مرة أخرى. الهدف هنا هو تقليل عدد المهام قدر الإمكان.
سيؤدي ذلك إلى زيادة فرصك في إكمالها بنجاح. هذا هو السر الذي يعرفه الناجحون ولا يعرفه الكثيرون.
الأمر كله يتعلق فقط بأهم الأشياء التي يجب القيام بها. أي شيء آخر، إما أن تفوض أو تسقط تمامًا. بهذه الطريقة، سيكون لديك المزيد من راحة البال والوقت لأشياء مهمة مثل العلاقات.
3. جدولة مهامك بشكل مناسب
مع وجود مهام أقل لتخصيص الوقت لها، من الأسهل القيام بذلك. لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك تخصيص الوقت بشكل عشوائي.
أولاً، اكتشف الوقت الذي تبدأ فيه العمل. إذا كانت الساعة 8:00 صباحًا، فيجب أن تكون الساعات حول هذا الوقت هي أثمن ما لديك. بشكل عام، الوقت الذي يلي استيقاظك هو الأكثر إنتاجية.
بعد تحديد وقت بدء العمل، حدد أوقات استراحتك. وتشمل هذه أي استراحات لتناول القهوة / الشاي وكذلك استراحة الغداء.
والسبب في ذلك هو مساعدتك في معرفة وقت العمل ووقت الراحة. استقر في ذهنك أنه يجب عليك أخذ فترات راحة. سنتحدث عن فترات الراحة في النصائح أدناه.
بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك الآن استعراض المهام وتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لإنهاء كل منها. اعتمادًا على المهام، قد تضطر إلى التخطيط بشكل مختلف.
هل تتطلب هذه المهمة الكثير من التركيز؟ هل يمكنك القيام بذلك في فترة ما بعد الظهر عندما لا تكون متيقظًا كما هو الحال في الصباح.
أي مهام تعتقد أنه يمكن التعامل معها في وقت لاحق من اليوم يجب تخصيص وقت لها في فترة ما بعد الظهر. خلاف ذلك، حاول القيام بالأشياء في ساعات الصباح.
السبب الأول لذلك هو أن عقلك يعمل بشكل جيد في الصباح.
شاهد الفيديو أدناه للحصول على نصائح حول كيفية التمتع بصباح أكثر إنتاجية واليوم الكامل بعد ذلك.
4. تخصيص الوقت
بعد تحديد الوقت الذي ستعمل فيه على المهام، حان الوقت لتخصيص الأطر الزمنية. هذه هي المربعات الزمنية.
ضع في اعتبارك المربعات الزمنية الناعمة والصعبة. إذا كنت تستخدم المربعات الزمنية الناعمة، فلديك هامش ربما 5 أو 10 دقائق. بمجرد انطلاق المنبه، تعلم أن لديك بعض الدقائق الإضافية.
يجب تحديد الحدود الزمنية التي تحددها بشكل مثالي بناءً على مقدار العمل الذي يتعين القيام به.
على سبيل المثال، قد يكون لديك تقرير حول تخفيضات نهاية الأسبوع عليك إرساله بحلول الساعة 2:00 مساءً. للقيام بذلك، لديك بيانات لتحليلها، وإبرازات لاختيارها، وبعض الرسوم البيانية لرسمها.
يمكنك تقسيم هذا العمل إلى 3 أو 4 مهام أصغر. إذا كانت هناك 3 مهام، فقد يكون الوقت الذي تحتاجه كل مهمة أقل. هذا بالمقارنة مع إذا قمت بتقسيم العمل إلى مهمتين فرديتين.
إذا كنت تعمل من الساعة 8 إلى 5 مساءً، فاملأ يوم عملك بالمهام المناسبة والأطر الزمنية الخاصة بها.
5. العمل فقط في إطار الوقت
حتى هذه النقطة، يجب أن يكون كل شيء سهلاً نسبيًا. إذا كنت قد استخدمت التوقيت الزمني من قبل، فربما يكون الشيء الجديد الوحيد الذي لم تفكر فيه هو صندوق أيزنهاور.
الآن هنا حيث تبدأ التحديات عادة.
تحدثنا بإيجاز عن التحدي الذي تم تناوله في هذه الخطوة. هذا عن المربعات الزمنية الصلبة والناعمة.
بالنسبة للغالبية، ينطلق المنبه عندما يكونون بعيدين جدًا عن المكان الذي توقعوا أن يكونوا فيه. جزء العمل الذي توقعوا إنجازه يبدو وكأنه خط نهاية مستحيل الوصول إليه.
حسنًا، سنذكرك فقط بالنصيحة البسيطة التي يدفعها الصبر. وإليك فكرة أخرى: لا شيء جيد يأتي بسهولة.
اسأل أي شخص يستخدم تكملة الوقت وسيخبرك أنه كان من الصعب البدء. الإصرار هو الذي جعلهم يمرون بالتحديات الأولية.
إحدى الفوائد العظيمة التي ستراها بمجرد إتقانك لـ timeboxing هي أنها ساعدتك بالفعل على أن تصبح أكثر انضباطًا.
ستكون قد اكتسبت مهارة الحزم وقول “لا” للمهام غير الضرورية والقدرة على التركيز أكثر على ما تفعله. ستدرك أيضًا أنك قمت ببناء القوة العقلية .
توقيت صعب هو الخيار الأفضل
على الرغم من التحدي المتمثل في الشعور كما لو تم مقاطعتك بوقاحة عند انطلاق المنبه، فإننا ننصحك باستخدام المربعات الزمنية الصعبة.
تبدو المربعات الزمنية الصعبة صعبة، ولكن إذا كنت تستطيع رؤيتها فقط، فهناك متعة فيها.
ما هي آخر مرة استمتعت فيها أثناء العمل؟
فقط انظر إليها كلعبة. لا يوجد خسارة في أموالك أو معاقبتك لعدم إنهاء العمل في الوقت المحدد. انت حقا لا تمتلك شيئا لتخسره. ضع العقلية الصحيحة واكتشف مدى سهولة التكيف مع بيئة جديدة.
إذا كنت قد حددت 15 دقيقة للبريد الإلكتروني، فكن قاسياً مع نفسك. لا تقرأ حتى رسائل البريد الإلكتروني. قم بالتمرير خلالهم فقط للتحقق من المرسل والموضوع. إذا كان الموضوع لا يبدو مهمًا، فتجاهله. إذا كان من المعروف أن المرسل يرسل رسائل بريد إلكتروني “غير مهمة”، فتجاهلها.
سيكون هذا صعبًا في البداية، لذا توقع أن ينزعج عقلك من عادتك الجديدة والغريبة ولكن استمر.
بعد ذلك، بعد تحديد رسائل البريد الإلكتروني المراد قراءتها، حدد الآن الرسائل التي تريد الرد عليها. قم بالاطلاع عليها سريعًا بحثًا عن الأسئلة أو التحديثات التي يجب أن تقدمها لك.
قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني وتذكر أن الساعة تدق. لكن احرص على عدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني دون إعطاء المعلومات الصحيحة. تحقق أيضًا من وجود أخطاء إملائية. اكتب إجابتك ثم خذ بضع ثوان لقراءتها وتعديلها وفقًا لذلك.
إذا لم تتمكن من إنهاء المهمة بعد 15 دقيقة، فقم بإسقاطها عند صوت المنبه. حان الوقت للانتقال إلى المهمة التالية. لا تدع مهمة واحدة تعاني بسبب المهمة السابقة.
شيء واحد يمكنك التأكد منه، إذا نظرت إلى هذه اللعبة على أنها لعبة، فستخرج فائزًا. إن لم تكن المرة الأولى، الثانية أو حتى الثالثة. فقط لا تستسلم بسرعة كبيرة.
6. مراجعة إنتاجيتك
ماذا بعد الخطوة الصعبة للغاية أعلاه؟ حان الوقت لمراجعة نجاحك.
هل استطعت أن تفعل كل ما خططت لفعله؟ إذا كانت الإجابة بنعم، تهانينا واستمر. إذا كانت الإجابة “لا”، فاكتشف ما الذي يجب تغييره أو تحسينه.
إذا لم تحصل على النجاح الذي كنت تأمل فيه، فهناك دائمًا شيء يمكنك القيام به حيال ذلك. عليك فقط التحقق من الطريقة التي انتهيت بها من العملية والبحث عن الثغرات.
من الممكن أيضًا أن تستمر في التدرب على ضبط الوقت. بعد مرور بعض الوقت، ستعتاد على ذلك وتحقق نتائج أفضل. هناك أيضًا بعض النصائح التي يمكنك تطبيقها للحصول على المزيد من هذا.
لكن ضع في اعتبارك أولاً تقليل عدد المهام وتخصيص المزيد من الوقت للمهام وتقسيم الأشياء إلى أجزاء أصغر من ذي قبل.
نصائح إضافية حول كيفية عمل TIMEBOXING
بصرف النظر عن الخطوات الست المذكورة أعلاه، هناك بعض الأشياء الأخرى التي يجب عليك القيام بها للوصول إلى أقصى قدر من الإنتاجية بسرعة أكبر.
هذه هي النصائح التي تعمل مثل المعززات. إنهم يساعدونك على البقاء في المسار وإنهاء السباق في الوقت المحدد.
- استخدم الوسائل البصرية – الجميع يحب المرئيات. من قراء المدونة إلى خبراء التسويق. ومع ذلك، في هذه الحالة، سيخدمون غرضًا مختلفًا – مساعدتك في معرفة مقدار الوقت المتبقي. هذا لأن ضبط الوقت ليس هو المشكلة، المشكلة تبقى في الوقت المحدد. أفضل أنواع المرئيات التي يمكن استخدامها هي تطبيقات الهاتف الذكي أو الأجهزة اللوحية / الكمبيوتر المحمول. ومن الأمثلة على ذلك بوموتودو . يمكن إعدادها لتشغل قسمًا من شاشتك حيث تظهر لك نظرة سريعة الشريط وهو يتقلص في الحجم. هذا يبقيك في حالة تأهب وتركيز مع العلم أن الوقت ينفد.
- استخدم مؤقتات المطبخ – المرئيات رائعة ولكن تضمين الصوت في الخطة يجعل الأمور أفضل. وإلا كيف ستعرف بمجرد وصولك إلى الحد الزمني لمهمة معينة؟ يعد هذا المؤقت مهمًا وإذا كان يحتوي على وظيفة غفوة، فيمكن أن يكون مفيدًا عند استخدام المربعات الزمنية الناعمة.
- قم بإنشاء بيئة خالية من الإلهاء – إذا كانت مساحة عملك مزدحمة، فهناك فرصة كبيرة لأنك لست منتجًا للغاية. من وجود أدوات غير ضرورية على مكتبك إلى وجود العديد من الملاحظات اللاصقة من حولك. هذه يمكن أن تشتت انتباهك. إذا كنت تعمل من المنزل، يمكن أن تشكل مصادر التشتيت تحديًا كبيرًا. من السرير الموجود على بعد خطوات قليلة إلى التلفزيون والطعام المتوفر في الثلاجة، قد يكون التركيز صعبًا. ولكن يمكنك تجهيز منزلك للعمل . تأكد من وجود عدد أقل من الأشياء على مكتبك. تخلص من الملاحظات اللاصقة وركز على جدول زمني. كلما قل عدد الأشياء التي تراها، زاد تركيزك.
- إفساح المجال للاستراحة / الراحة – لا يعني الوقت المحدد أنه يجب عليك العمل حتى يحين وقت استراحة الشاي أو الغداء. يمكنك الحصول على فترات راحة من حين لآخر عندما تتجول في المكتب وتتحدث مع زميل لبضع دقائق. العمل من المنزل يسمح أيضًا بذلك. امشِ إلى المطبخ وعد إلى مساحة عملك. قم ببعض تمارين الإطالة ثم عد إلى العمل. إذا كنت تعمل في مشروع واحد كبير مع أجزاء متعددة، استقطع بعد ساعة واحدة على الأقل. سيساعدك هذا أيضًا على تجنب المشكلات الصحية .
- ابحث عن مضيعة للوقت – بحلول الوقت الذي تطلب فيه المساعدة لتصبح أكثر إنتاجية، فأنت تعلم بالتأكيد أن الأمور بحاجة إلى التحسين. تعد وسائل التواصل الاجتماعي أحد مسببات الوقت الضائع. إذا كان هذا يمثل تحديًا بالنسبة لك، فابحث عن ملحقات المتصفح لتحقيق الإنتاجية .
المذنب الآخر هو شلل التحليل . إذا كنت تفكر في الموقف وتحلله كثيرًا حتى لا تتصرف لأن الوقت قد انتهى، فأنت بحاجة إلى التعامل مع ذلك. هذا يمكن أن يعيقك حقًا إذا لم تعمل عليه في أقرب وقت ممكن.
استنتاج
كل الأشياء التي قيلت وفعلت، حاجتك وتصميمك على التحسين هما الأمر الأكثر أهمية.
يصبح السؤال بعد ذلك، “هل أنت على استعداد لقضاء بعض الوقت لتعلم العملية؟ هل أنت صبور بما يكفي للتعامل مع تحديات تعلم شيء جديد؟ ”
