8 عوامل تؤدي إلى نجاح المشاريع

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

يتغير العالم بسرعة، ولكن عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع الناجحة، تظل العديد من الأشياء مجربة وصحيحة. في النهاية، ترغب في تعزيز فريق مشروع قوي يركز على الأهداف ويستجيب للمعلومات الجديدة. فيما يلي ثمانية عوامل رئيسية يمكن أن تساعد في إنجاح المشروع.

أهداف وغايات واضحة للمشروع

لتحقيق النجاح، يجب أن يكون واضحًا ما هي معايير نجاح المشروع. قبل البدء، ساعد فريقك على فهم ما تريد تحقيقه – ليس فقط لمشروعك ولكن أيضًا لأعمال عميلك أو مجتمعه .

التوافق مع أصحاب المصلحة المعنيين بشأن مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وإذا أمكن، اجعلها مرئية. بمجرد وصولك إلى نقاط القرار الحرجة، ارجع إلى هذه الأهداف لتحديد أفضل مسارات العمل.

البحث الدؤوب وجمع البيانات

واحدة من أهم عوامل نجاح المشروع هي مرحلة الاكتشاف ، عندما يعمل مديرو المشاريع عن كثب مع العملاء لاكتساب المزيد من التبصر في مشاكلهم، والصناعة، والمبادرات السابقة، والقدرات، والمزيد. سيزودك هذا بالمعلومات لصياغة استراتيجيات أفضل وتوقع العقبات المحتملة.

عندما تبدأ المشاريع، يكون من المغري القفز بالمسدس والبدء في العمل. إنه أمر مثير وأنت مليء بالأفكار. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لجدول زمني سريع ومباشر أن يثير إعجاب أصحاب المصلحة.

ومع ذلك، من المهم أن تتذكر أن فوائد التخلي عن هذه المرحلة الحرجة هي فوائد مؤقتة فقط، وسوف تتلاشى بسرعة بسبب سلبياتها. إذا كنت ترغب في زيادة فرصك في النجاح، فلا تتخطى مرحلة الاكتشاف!

التقديرات والخطط الأساسية

التقديرات غير الواقعية والوعود السامية هي أكثر الطرق شيوعًا لفرق المشروع لإعداد أنفسهم لفشل المشروع . قد يكون من المغري إعطاء تقديرات صغيرة وجريئة لأنها تبدو وكأنها تحدد كفاءة أعضاء الفريق. ولكن إذا كنت ترغب في زيادة فرصة نجاح مشروعك، فقد تضطر أنت وفريقك إلى تعلم وضع هذه الذات جانبًا أو العمل على حلها.

اقرأ أيضا:  كيف أنقذ مشروعي من الفشل

ضع في اعتبارك استخدام أساليب التخطيط الجيدة مثل التخطيط للعبة البوكر ، حيث يتم تشجيع المناقشات حول التقديرات. انظر في أفضل سيناريوهاتك وأسوأها وأكثرها واقعية. أضف الحشو والطوارئ حسب الحاجة. قم بتخطيط المشروع وفقًا لكيفية سير الأمور، وليس وفقًا للطريقة التي تريدها.

أنظمة وسير العمل المحسن

الأنظمة ومهام سير العمل هي عمليات محددة يتبعها فريقك عند تنفيذ خطط مشروعك. إنها طرق فعالة لتحديد التوقعات وإدارة الاتصالات. كما أنها تقلل الارتباك، الأمر الذي يمكن أن يكون مفيدًا بشكل كبير خلال أكثر المراحل ازدحامًا.

خذ الوقت الكافي لتقييم سير العمل والنظام الخاص بك بعد المراحل الحرجة من مشروعك لاكتشاف أوجه القصور. تحقق مع فريقك وأصحاب المصلحة لتحديد المجالات التي يمكنك أتمتة وتحسين استراتيجيات إدارة المشروع.

باستثناء الحالات القصوى، لا يُنصح بإجراء إصلاحات كبيرة في منتصف المشروع. ومع ذلك، راقب التعديلات التي يمكن أن تقدم نتائج هائلة.

التقدم في الوقت الحقيقي وتتبع الموارد

بمجرد أن تبدأ في تنفيذ مهام المشروع، سيكون لديك ميل طبيعي للتركيز فقط على ما هو في متناول اليد. ولكن بصفتك مدير المشروع، تقع على عاتقك مسؤولية الحفاظ على أهدافك وأهداف مشروعك في الاعتبار. بدون هذا التواجد العقلي، فإنك تخاطر بإهدار الموارد وتفويت المواعيد النهائية.

في الوقت الحاضر، تم تجهيز برنامج إدارة المشاريع بميزات لتتبع المهام في الوقت الفعلي وإعداد التقارير ومراقبة الإنتاجية وإدارة الميزانية وتتبع التكلفة والمزيد. يمكن أن يؤدي تعظيم هذه الميزات إلى تمكينك أنت وفريقك من اكتشاف الاختناقات، وتوقع المشكلات والتأخيرات، والبقاء على اتصال بأهدافك الكبيرة أثناء إحراز تقدم تدريجي في المشروع.

النطاق والتغيير وإدارة الأولويات

مع تزايد الحمل الزائد للمعلومات ، قد يكون من المغري للفرق وأصحاب المصلحة تنفيذ كل فكرة جديدة والتكرار بعد كل فكرة مثيرة. بينما توجد منهجيات إدارة المشروع مثل Agile Scrum للترحيب بالنتائج الجديدة والتكرارات، يجب أن تأتي هذه التكرارات مع تمييز وتقييم شاملين.

اقرأ أيضا:  كيفية ادارة مشروع مطعم

إن إيجاد التوازن بين الانفتاح على الأفكار الجديدة والحزم ضد زحف النطاق أمر بالغ الأهمية لمديري المشاريع. في حين أن التغيير يمكن أن يكون جيدًا، يجب تقييم التغييرات الجديدة في النطاق مقابل أهداف المشروع وتوافر الموارد. اجعل الأولويات واضحة لمساعدة فريقك على إدارة جهودهم – حتى لا يضيعوا هباءً.

ثقافة الفريق الصحي

إذا كنت قد تساءلت يومًا عن كيفية وجود فرق الإدارة الذاتية، فقد تعثرت بالفعل على أهمية ثقافة الفريق الصحية .

تحدد ثقافة الفريق ما يعتبرونه طبيعيًا وغير عادي. يؤثر هذا على قراراتهم وأفعالهم، بغض النظر عما إذا كانت الإدارة تشرف عليهم أم لا. تخلق السلامة والتمكين والمساءلة أرضًا خصبة للتعاون والتغذية الراجعة البناءة وحل المشكلات والمبادرة والعزيمة.

يمكن أن تساعد صيانة هذا بنجاح فريقك على الأداء على النحو الأمثل، حتى عندما تُترك لأجهزتهم الخاصة.

التوثيق وإدارة المعرفة

عامل النجاح الحاسم الآخر في إدارة المشروع هو التحسين المستمر. من أجل مراجعة الإجراءات والقرارات، يجب أولاً توثيقها بشكل صحيح. يمكن أن تبدو الوثائق وكأنها مهمة إدارية إضافية لمديري المشاريع. لكن إذا تم القيام به بشكل صحيح، فإن له العديد من الفوائد.

يمكن أن تساعدك التوثيق السليم وإدارة المعرفة في تتبع عملية تفكير فريقك. يمكنك استخدام هذا للتواصل بشكل أفضل مع أصحاب المصلحة، وأعضاء الفريق الجدد، وإجراء تقييمات الكائنات في نهاية مشروعك. يمكن الاستفادة من النتائج السابقة في المشاريع المستقبلية أيضًا عندما يتم تسجيلها بشكل مناسب.

أخيرًا، يمكن أن يؤدي توثيق نجاح مشروعك إلى زيادة مصداقية فريقك ومساعدتك على اكتساب المزيد من العملاء للمضي قدمًا.

الأساس المتين هو مفتاح نجاح المشروع

المفتاح لبناء فريق رشيق ومنتج هو توفير أساس متين مع أنظمة وقيم سليمة. هذا الأساس الراسخ في إدارة المشروع سيمكن أعضاء فريق المشروع من استكشاف أفكار جديدة، والمخاطرة، والنجاح والابتكار في نهاية المطاف.

اقرأ أيضا:  فهم معايير نجاح إدارة المشروع
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب