خطة المشروع عبارة عن سلسلة من المستندات الرسمية التي تحدد مراحل التنفيذ والتحكم في المشروع. تتضمن الخطة اعتبارات لإدارة المخاطر وإدارة الموارد والاتصالات، بينما تتناول أيضًا خطوط الأساس للنطاق والتكلفة والجدول الزمني. يستخدم مديرو المشاريع برمجيات تخطيط المشاريع للتأكد من أن خططهم شاملة وقوية.
خطة المشروع، التي تسمى أيضًا خطة إدارة المشروع، تجيب على من وماذا وأين ولماذا وكيف ومتى من المشروع – إنها أكثر من مجرد مخطط جانت مع المهام وتواريخ الاستحقاق. الغرض من خطة المشروع هو توجيه التنفيذ والتحكم في مراحل المشروع.
كما ذكر أعلاه، تتكون خطة المشروع من الوثائق التالية:
- ميثاق المشروع: يقدم لمحة عامة عن المشروع. يصف أسباب المشروع، والأهداف، والأهداف، والقيود، وأصحاب المصلحة، من بين جوانب أخرى.
- بيان من العمل: A بيان العمل (صو) يحدد نطاق المشروع، والجدول الزمني، والتسليمات والمعالم، والمهام.
- هيكل تقسيم العمل: يقسم نطاق المشروع إلى مراحل المشروع والمشاريع الفرعية والتسليمات وحزم العمل التي تؤدي إلى التسليم النهائي الخاص بك.
- خطة المشروع: تنقسم وثيقة خطة المشروع إلى أقسام لتغطية ما يلي: إدارة النطاق، وإدارة الجودة، وتقييم المخاطر، وإدارة الموارد، وإدارة أصحاب المصلحة، وإدارة الجدول الزمني، وخطة إدارة التغيير.
يهدف هذا الدليل إلى تزويدك بجميع المعلومات والموارد التي تحتاجها لإنشاء خطة مشروع والحصول على الموافقة عليها من قبل العملاء وأصحاب المصلحة. لنبدأ بأساسيات كتابة خطة المشروع.
كيفية إنشاء خطة المشروع
خطة مشروعك ضرورية لنجاح أي مشروع. بدون واحد، قد يكون مشروعك عرضة لمشاكل إدارة المشروع الشائعة مثل المواعيد النهائية الفائتة، والزحف على النطاق، وتجاوز التكلفة. أثناء كتابة خطة مشروع يتطلب عمالة كثيفة إلى حد ما مقدمًا، فإن الجهد سيؤتي ثماره طوال دورة حياة المشروع.
يمكن تلخيص المخطط الأساسي لأي خطة مشروع في هذه الخطوات الخمس:
- حدد أصحاب المصلحة في مشروعك، والنطاق، وخط الأساس للجودة، والتسليمات، والمعالم، ومعايير ومتطلبات النجاح. قم بإنشاء ميثاق المشروع، وهيكل تنظيم العمل (WBS) وبيان العمل (SOW).
- حدد المخاطر وقم بتعيين الإنجازات لأعضاء فريقك، الذين سيقومون بأداء المهام المطلوبة ومراقبة المخاطر المرتبطة بها.
- قم بتنظيم فريق المشروع الخاص بك (العملاء، أصحاب المصلحة، الفرق، الأعضاء المخصصون، وما إلى ذلك)، وحدد أدوارهم ومسؤولياتهم.
- ضع قائمة بموارد المشروع الضرورية ، مثل الموظفين والمعدات والرواتب والمواد، ثم قدّر تكلفتها.
- تطوير إجراءات ونماذج إدارة التغيير.
- قم بإنشاء خطة اتصال وجدول زمني وميزانية ومستندات إرشادية أخرى للمشروع.
تتوافق كل خطوة من خطوات كتابة خطة المشروع الموضحة أعلاه مع مراحل المشروع الخمس، والتي سنحددها في القسم التالي.
ما هي المراحل الخمس لدورة حياة المشروع؟
أي مشروع ، سواء كان كبيرًا أو صغيرًا، من المحتمل أن يكون شديد التعقيد. من الأسهل كثيرًا تفصيل جميع الإدراجات الضرورية لخطة المشروع من خلال عرض مشروعك من حيث المراحل. حدد معهد إدارة المشاريع ، ضمن كتاب إدارة المشاريع المعرفية (PMBOK)، المراحل الخمس التالية من المشروع:
- البدء: بداية المشروع، حيث يتم تحديد الأهداف والغايات من خلال دراسة الجدوى ويتم تحديد التطبيق العملي للمشروع من خلال دراسة الجدوى.
- التخطيط: خلال مرحلة تخطيط المشروع، يتم تحديد نطاق المشروع من خلال هيكل تقسيم العمل (WBS) ويتم تحديد منهجية المشروع لإدارة المشروع. يتم تقدير التكاليف والجودة والموارد، ويتم تحديد جدول زمني للمشروع مع المراحل الرئيسية وتبعيات المهام. الناتج الرئيسي لهذه المرحلة هو خطة مشروعك.
- التنفيذ: يتم الانتهاء من مخرجات المشروع خلال هذه المرحلة. عادة، تبدأ هذه المرحلة باجتماع استهلالي يتبعه اجتماعات الفريق المنتظمة وتقارير الحالة أثناء العمل على المشروع.
- المراقبة والتحكم: يتم تنفيذ هذه المرحلة جنبًا إلى جنب مع مرحلة تنفيذ المشروع. يتم قياس مقاييس التقدم والأداء للحفاظ على توافق التقدم في المشروع مع خطة المشروع.
- الإغلاق: يكتمل المشروع عندما يتلقى صاحب المصلحة الناتج النهائي. يتم تحرير الموارد وتوقيع العقود، ومن الناحية المثالية، سيكون هناك تقييم للنجاحات والإخفاقات.
مرحلة تخطيط المشروع
الآن بعد أن تعلمنا كيفية وضع خطة المشروع، وتحديد مراحل دورة حياة إدارة المشروع، نحتاج إلى التأكيد على أهمية مرحلة تخطيط المشروع.
تعتبر عملية تخطيط المشروع أمرًا بالغ الأهمية لأي نوع من المشاريع لأن هذا هو المكان الذي تنشئ فيه جميع المستندات التي ستوجه كيفية تنفيذ مشروعك وكيف ستتحكم في المخاطر وأي مشكلات قد تحدث. تغطي هذه المستندات، التي تعد جزءًا من خطة إدارة المشروع، جميع تفاصيل مشروعك دون استثناء.
توجد قوالب لخطة المشروع يمكن أن تساعدك في تنظيم مهامك وبدء عملية تخطيط المشروع.
ما هو برنامج تخطيط المشاريع؟
بمجرد كتابة خطة المشروع، حان وقت التنفيذ. شاهد الفيديو أدناه لترى كيف يساعد برنامج تخطيط المشروع في تنظيم مهام المشروع وموارده وتكاليفه.
أصبح برنامج تخطيط المشاريع أداة لا تقدر بثمن لمديري المشاريع في السنوات الأخيرة، حيث يوفر لهم القدرة على صيانة وأتمتة المكونات التي حددناها أعلاه. يعد برنامج تخطيط المشاريع أداة رائعة لتسهيل عمليات إدارة المشروع مثل تطوير الجدول الزمني وإدارة الفريق وتقدير التكلفة وتخصيص الموارد ومراقبة المخاطر.
علاوة على ذلك، يسمح برنامج التخطيط أيضًا للمديرين بمراقبة خطتهم وتتبعها أثناء انتقالها خلال مرحلة تنفيذ المشروع. تتضمن هذه الميزات لوحات معلومات، للحصول على عرض عالي المستوى لتقدم المشروع وأدائه، وتقارير متعمقة يمكن استخدامها للتواصل مع أصحاب المصلحة.
يأتي برنامج تخطيط المشاريع بجميع الأحجام والأشكال المختلفة. هناك البعض الذي يركز على جانب واحد، والبعض الآخر يقدم مجموعة من ميزات التخطيط التي يمكن استخدامها في كل خطوة من خطوات تخطيط المشروع. يعتمد ما يناسب مشروعك على احتياجاتك الخاصة، ولكن بشكل عام، يعد برنامج تخطيط المشروع أداة أكثر قوة من قوالب تخطيط المشروع.
فوائد برامج تخطيط المشاريع عبر الإنترنت
برنامج تخطيط المشاريع عبر الإنترنت مرن للغاية وقابل للتكيف مع أسلوب عمل فريقك. يحتوي على ميزات مصممة لمساعدتك خلال عملية التخطيط لمشروعك.
قبل ظهور برامج التخطيط، كان يتعين على مديري المشاريع عادةً مواكبة مجموعة مفككة من المستندات وجداول بيانات Excel وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإن المديرين الأذكياء يستفيدون من أدوات إدارة المشاريع المتاحة لهم لأتمتة ما في وسعهم وتبسيط ما لا يستطيعون القيام به.
تتضمن بعض مزايا توفير الوقت لبرامج تخطيط المشاريع ما يلي.
- تنظيم المهام وتحديد أولوياتها وتعيينها
- تخطيط وجدولة المعالم وتبعيات المهام
- رصد التقدم والتكاليف والموارد
- تعاون مع الفريق
- شارك خطط المشروع مع الفريق وأصحاب المصلحة
- توليد تقارير عن الخطط
شروط تخطيط المشروع
قبل أن نتعمق في كيفية إنشاء خطة مشروع، من المفيد أن تكون على دراية ببعض المصطلحات التي ستواجهها. فيما يلي قائمة بالمصطلحات العامة التي ستصادفها في هذا الدليل.
- قابلة للتسليم: نتائج المشروع، مثل منتج أو خدمة أو تقرير وما إلى ذلك.
- أصحاب المصلحة: أي شخص لديه مصلحة في المشروع – مدير المشروع، راعي المشروع، أعضاء الفريق، العملاء، إلخ.
- المهام: الوظائف الصغيرة التي تؤدي إلى النتيجة النهائية.
- المعلم الرئيسي: نهاية مرحلة المشروع، وبداية المرحلة التالية.
- الموارد: أي شيء تحتاجه لإكمال المشروع، مثل الموظفين والإمدادات والمواد والأدوات والأشخاص وغير ذلك.
- الميزانية: تقدير التكلفة الإجمالية المتعلقة بإكمال المشروع.
- التتبع والمراقبة: جمع بيانات المشروع والتأكد من أنها تعكس النتائج التي خططت لها.
خطوات تخطيط المشروع
تعتبر عملية تخطيط المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح مشروعك، وبصفتك مديرًا للمشروع، عليك التفكير في جميع العناصر التي تشكل خطة إدارة المشروع مثل العمل والوقت والموارد والمخاطر.
الآن، سنأخذك خلال خطوات تخطيط المشروع الرئيسية :
- حدد دراسة الجدوى
- لقاء مع أصحاب المصلحة الرئيسيين
- تحديد نطاق المشروع
- قم بتجميع فريق المشروع
- تحديد ميزانية المشروع
- حدد أهداف المشروع وغاياته
- مخطط التسليمات المشروع
- أنشئ جدولاً زمنيًا للمشروع
- قم بتعيين المهام لأعضاء فريقك
- قم بتحليل المخاطر
- قم بإنشاء خطة مشروعك
- أبلغ عن تقدمك
باتباع خطوات تخطيط المشروع هذه، ستوضح ما تحتاج إلى تحقيقه، وتوصل إلى العمليات التي تحتاجها للوصول إلى هناك، وتضع خطة عمل لكيفية المضي قدمًا في مخطط خطة المشروع هذا.
1. الخطوط العريضة لحالة العمل
إذا كان لديك مشروع، فهناك سبب لذلك – هذه هي حالة عملك . توضح دراسة الجدوى أسباب بدء المشروع وفوائده وعائد الاستثمار. إذا كانت هناك مشكلة يتم حلها، فسيتم توضيح هذه المشكلة هنا. سيتم تقديم دراسة الجدوى لأولئك الذين يتخذون القرارات في مؤسستك، مع شرح ما يجب القيام به، وكيف، جنبًا إلى جنب مع دراسة جدوى لتقييم التطبيق العملي للمشروع. إذا تمت الموافقة، لديك مشروع.
2. لقاء مع أصحاب المصلحة الرئيسيين
كل مشروع لديه أصحاب المصلحة ، أولئك الذين لديهم مصلحة راسخة في المشروع. من الذين يستفيدون منه، إلى أعضاء فريق المشروع المسؤولين عن نجاحه. لذلك، يجب على أي مدير مشروع تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين أثناء عملية تخطيط المشروع، من العملاء إلى المنظمين. يعد الاجتماع معهم أمرًا بالغ الأهمية للحصول على صورة أفضل لما يجب أن تتضمنه خطة إدارة المشروع وما هو متوقع من الناتج النهائي.
3. تحديد نطاق المشروع
يشير إلى العمل المطلوب لتحقيق أهداف المشروع وإنشاء التسليمات المطلوبة. يجب تحديد نطاق المشروع وتنظيمه بواسطة هيكل تنظيم العمل (WBS). لذلك، يتضمن نطاق المشروع ما يجب عليك القيام به في المشروع (التسليمات، والتسليمات الفرعية، وحزم العمل، والأنشطة، والمهام)، ولكن أيضًا ما هو غير ضروري. هذا الأخير مهم لخطة المشروع، لأن معرفة ما لا يمثل أولوية عالية يساعد على تجنب زحف النطاق ؛ وهذا يعني، استخدام موارد قيمة لشيء ليس مفتاح نجاح مشروعك.
4. تجميع فريق المشروع
ستحتاج إلى فريق مشروع قادر على مساعدتك في إنشاء خطة مشروعك وتنفيذها بنجاح. يُنصح بجمع مجموعة متنوعة من المحترفين ذوي الخبرة لبناء فريق متعدد التخصصات يرى خطة إدارة مشروعك من وجهات نظر مختلفة.
5. تحديد ميزانية المشروع
بمجرد تحديد نطاق مشروعك، سيكون لديك قائمة مهام يجب إكمالها لتسليم مشروعك بنجاح. للقيام بذلك، ستحتاج إلى موارد مثل المعدات والمواد ورأس المال البشري، وبالطبع المال. ستدفع ميزانية مشروعك مقابل كل هذا. تتمثل الخطوة الأولى لإنشاء ميزانية مشروع في تقدير التكاليف المرتبطة بكل مهمة. بمجرد حصولك على هذه التكاليف المقدرة، يمكنك إنشاء خط أساس للتكلفة ، وهو الأساس لميزانية مشروعك.
6. تحديد أهداف وأهداف المشروع
الأهداف والغايات أشياء مختلفة عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لمشروع ما. الأهداف هي النتائج التي تريد تحقيقها، وعادة ما تكون واسعة النطاق. من ناحية أخرى، تكون الأهداف أكثر تحديدًا ؛ إجراءات قابلة للقياس يجب اتخاذها للوصول إلى هدفك. عند إنشاء خطة مشروع، تنبع الأهداف والغايات بشكل طبيعي من دراسة الجدوى، ولكن في هذه المرحلة، ستدخل في مزيد من التفاصيل. بمعنى ما، أنت تقوم بضبط الأهداف المنصوص عليها في دراسة الجدوى وإنشاء مهام محددة بوضوح. يتم جمع هذه الأهداف والغايات في ميثاق المشروع ، والذي ستستخدمه طوال دورة حياة المشروع.
7. الخطوط العريضة لتسليمات المشروع
يمكن أن يكون للمشروع العديد من الإنجازات. A انجازه يمكن أن تكون جيدة أو خدمة أو نتيجة أن هناك حاجة لإكمال المهمة، وعملية، المرحلة، فرعي أو مشروع. على سبيل المثال، الناتج النهائي هو سبب المشروع، وبمجرد إنتاج هذا التسليم، يكتمل المشروع. كما هو محدد في نطاق المشروع، يتكون المشروع من المشاريع الفرعية والمراحل وحزم العمل والأنشطة والمهام، ويمكن أن يكون لكل عنصر من هذه المكونات تسليم. أول شيء عليك فعله هو تحديد ما هو الناتج النهائي، وكيف ستعرف أن الجودة تلبي توقعات أصحاب المصلحة. أما بالنسبة للنتائج الأخرى في المشروع، فيجب تحديدها أيضًا ويجب أن يكون أحد أعضاء الفريق مسؤولاً عن إكمالها بنجاح.
8. إنشاء جدول المشروع
و الجدول الزمني للمشروع هو ما كل شيء توقف جرا. من مهامك إلى ميزانيتك ، يتم تحديدها بالكامل حسب الوقت. تتكون الجداول من خلال جمع كل المهام اللازمة للوصول إلى الناتج النهائي الخاص بك، وتعيينها على جدول زمني للمشروع ينتهي في الموعد النهائي الخاص بك. يمكن أن يؤدي هذا إلى مهمة جامحة في المستقبل، وهذا هو سبب تقسيم الجداول إلى مراحل، يشار إليها بالمعالم ، والتي تشير إلى نهاية مرحلة مشروع وبداية المرحلة التالية.
9. تعيين المهام لأعضاء فريقك
تم تعيين الخطة، لكنها لا تزال موجودة في الملخص حتى تأخذ المهام في جدولك وتبدأ في تخصيصها لأعضاء فريقك. يجب تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح، حتى يعرفوا ما يجب عليهم فعله. بعد ذلك، عندما تقوم بتعيينهم مهامًا من خطتك، يجب أن يكونوا واضحين، مع التوجيهات وأي وثائق ذات صلة سيحتاجون إليها لتنفيذ المهام.
10. قم بتحليل المخاطر
كل مشروع لديه مستوى معين من المخاطر . هناك عدة أنواع من المخاطر مثل مخاطر النطاق والمخاطر الفنية ومخاطر الجدول الزمني، من بين أمور أخرى. حتى إذا كانت خطة مشروعك شاملة، يمكن أن تؤثر العوامل الداخلية والخارجية على وقت المشروع وتكلفته ونطاقه (قيد ثلاثي). لذلك، تحتاج إلى اعتبار التخطيط الخاص بك مرنًا. هناك العديد من الطرق للاستعداد للمخاطر، مثل تطوير خطة إدارة التغيير، ولكن في الوقت الحالي، فإن أهم شيء يجب القيام به هو تتبع تقدمك خلال مرحلة التنفيذ باستخدام تقارير حالة المشروع و / أو برنامج تخطيط المشروع لرصد المخاطر.
11. قم بإنشاء خطة المشروع الخاصة بك
كما نوقش أعلاه، فإن خطة إدارة المشروع هي وثيقة مكونة من عدة عناصر. قبل أن ندخل في شرح مفصل لكل منهم، من المهم أن نفهم أنه يجب عليك تضمينهم جميعًا للحصول على خطة مشروع قوية. قد تختلف المكونات التي ستحتاج إليها اعتمادًا على مشروعك، ولكن بشكل عام، ستحتاج إلى هذه المستندات الرئيسية لإنشاء خطة إدارة المشروع:
- ميثاق المشروع
- الجدول الزمني للمشروع
- ميزانية المشروع
- بيان نطاق المشروع
- خطة إدارة الخطر
- تغيير خطة الإدارة
- خطة إدارة التكلفة
- خطة إدارة الموارد
- خطة إدارة أصحاب المصلحة
12. أبلغ عن تقدمك
هدفك النهائي هو ضمان مشروع ناجح لأصحاب المصلحة. إنهم مستثمرون، ولن يكونوا راضين عن العبث بإبهامهم دون النظر إلى تقارير حالة المشروع لتتبع التقدم. من خلال إنشاء هيكل تنظيم العمل (WBS) أثناء مرحلة تخطيط المشروع، يمكنك تقسيم المشروع نيابة عنهم حتى يفهموا كيفية تنفيذ خطة مشروعك. يعد إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع أمرًا مهمًا لإدارة توقعاتهم والتأكد من رضاهم. يعد عقد اجتماعات منتظمة حيث تقدم تقارير مرحلية طريقة رائعة لإظهار أن كل شيء يمضي قدمًا كما هو مخطط له ولإجابة أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديهم. ستحدد خطة إدارة أصحاب المصلحة كيفية إشراك أصحاب المصلحة في المشروع.
ما هو الغرض من خطة إدارة المشروع؟
الغرض من خطة إدارة المشروع هو أن تكون بمثابة دليل لمراحل التنفيذ والتحكم. توفر خطة المشروع جميع المعلومات اللازمة لمرحلة التنفيذ مثل أهداف المشروع وأهدافه ونطاق العمل والمعالم والمخاطر والموارد. بعد ذلك، تساعد هذه المعلومات مديري المشروع في مراقبة تقدم المشروع والتحكم فيه.
نخطط في البداية لتوفير الوقت لاحقًا. تعني خطة المشروع الجيدة أنه لا داعي للقلق بشأن ما إذا كان المشاركون في المشروع سيكونون متاحين في التواريخ الصحيحة – لأنك خططت لهم ليكونوا متاحين. لا داعي للقلق بشأن كيفية دفع هذه الفواتير – لقد خططت لعمليتك المالية. لا داعي للقلق بشأن ما إذا كان الجميع يتفقون على شكل نتيجة الجودة – لقد خططت بالفعل لمقاييس الجودة التي ستستخدمها.
تحدد خطة المشروع الجيدة العمليات التي يتوقع من الجميع اتباعها، لذا فهي تتجنب الكثير من الصداع لاحقًا. على سبيل المثال، إذا حددت أن التقديرات سيتم إعدادها بواسطة خبراء في الموضوع بناءً على حكمهم، وتمت الموافقة على ذلك، فلن يتمكن أحد لاحقًا من الشكوى من رغبتك في استخدام أسلوب تقدير مختلف. لقد عرفوا الصفقة منذ البداية.
التخطيط يبسط العمل.
خطط المشروع مفيدة أيضًا لرصد التقدم. يمكنك الرجوع إليهم والتحقق مما قلته من أنك ستفعله وكيف ستفعله، ومقارنته بما تفعله بالفعل. يمنحك هذا فحصًا جيدًا للواقع ويمكّنك من تغيير المسار إذا كنت بحاجة إلى ذلك، وإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.
عناصر خطة المشروع
إن عملية تخطيط المشروع التي تمت مناقشتها بالفعل لا تخدش سوى سطح ما هو عميق من الممارسات التي تم إنشاؤها للتحكم في مشروعك. يبدأون بالحوار – التحدث إلى أصحاب المصلحة، والفرق، وآخرون.
التسليمات لمرحلة التخطيط الخاصة بك هي وثيقة تسمى خطة المشروع. دليل إلى هيئة المعرفة لإدارة المشاريع (دليل PMBOK) – الإصدار الخامس ينص على أن خطة المشروع تتكون من الكثير من الخطط الفرعية. وتشمل هذه:
- بيان نطاق المشروع لتحديد جميع المهام والتسليمات اللازمة لإكمال المشروع
- خطة إدارة مخاطر للتعامل مع مخاطر المشروع بما في ذلك عمليات التسجيل وتتبع المخاطر
- خطة إدارة التغيير لإدارة أي تغييرات سيتم إجراؤها على خطة المشروع
- خطة إدارة التكلفة لإدارة التكاليف وعناصر الميزانية للمشروع بما في ذلك أي مشتريات أو ارتباطات مورد قد تكون لديك
- خطة إدارة الموارد لإدارة الموارد المادية مثل المعدات والموارد البشرية في الفريق من حيث التوافر والمهارات
- خطة إدارة أصحاب المصلحة تحدد من سيتلقى رسائل حول المشروع ومتى وبأي شكل
- خطة الجودة التي تحدد أهداف الجودة للمشروع
هذا كثير من الوثائق.
في الواقع، من النادر أن تقوم بإنتاجها كمستندات فردية. ما تحتاجه هو خطة مشروع تتحدث عن العناصر المهمة لكل من هذه العناصر. ليس هناك فائدة من إنشاء مستند كبير يحدد بالضبط كيف يعمل عملك على أي حال. إذا كان لديك بالفعل عملية منظمة لإدارة المخاطر ، فلا تضيع وقتك في كتابتها مرة أخرى في خطة مشروعك.
تحتاج خطة إدارة مشروعك إلى تضمين معلومات كافية للتأكد من أنك تعرف بالضبط ما هي العمليات والإجراءات التي يجب اتباعها ومن يحتاج إلى المشاركة. احصل على خطة مشروعك المعتمدة من قبل أصحاب المصلحة وراعي المشروع وفريقك حتى لا تكون هناك مفاجآت لاحقًا. كما هو موضح أعلاه، يمكن أن تساعدك مخططات وتقنيات تخطيط المشروع مثل مخططات جانت أو CPM أو WBS أو PERT في إنشاء خطة مشروعك.
كم من الوقت تستغرق مرحلة تخطيط المشروع؟
هذا صعب الإجابة. سيستغرق التخطيط للهبوط على سطح القمر وقتًا أطول من أي تطبيق مواعدة جديد.
أفضل طريقة لتقدير المدة التي ستستغرقها مرحلة تخطيط مشروعك هي إلقاء نظرة على مشاريع مماثلة حدثت من قبل، ومعرفة المدة التي استغرقتها للتخطيط. تحدث إلى مدير المشروع أيضًا، إذا استطعت، لأنه سيكون لديهم وجهة نظر حول ما إذا كانت هذه الفترة الزمنية كافية أم لا!
من السهل معرفة المدة التي استغرقتها المشاريع الأخرى إذا كان لديك أداة لإدارة المشاريع تعمل على أرشفة جداول مشروعك القديمة وتجعل البيانات متاحة لكل من يحتاجها. يمكنك بعد ذلك البحث عن مشاريع مماثلة ودراسة جداولها بالتفصيل.
تقنيات عملية تخطيط المشروع
تدور خطة المشروع حول تحديد ما يجب القيام به وكيفية القيام بذلك، لذلك تحتاج إلى إشراك الكثير من الأشخاص. هناك العديد من الأدوات والتقنيات الجيدة للحصول على المعلومات من أشخاص آخرين بما في ذلك:
- ورش عمل
- اجتماعات أو مقابلات فردية
- استطلاعات الرأي أو مجموعات التركيز على العملاء لجمع المتطلبات والتحقق منها.
يجب عليك أيضًا تسليح نفسك بأداة لإدارة المهام ، مثل قائمة أو لوحة كانبان. إنها مفيدة بشكل لا يصدق لتدوين الأشياء المهمة التي يجب أن تكون في خطة مشروعك. يمكن أن يساعد برنامج لوحة Kanban في هيكلة خطتك عن طريق تدوين العناوين الرئيسية ثم نقلها كما هو مطلوب حتى يكون لديك تدفق يبدو صحيحًا.
أخيرًا، ستحتاج إلى نظام إدارة مشروع عبر الإنترنت لتخزين خطة إدارة مشروعك فيه. تأكد من أن كل فرد في الفريق يمكنه الوصول إلى أحدث إصدار من خطة المشروع.
كيف تدير خطة مشروعك
خطة مشروعك ليست وثيقة مكتوبة على الحجر. يجب عليك الرجوع إليها وإجراء التغييرات عليها كلما احتجت إلى ذلك. ستتغير أجزاء منه، مثل الجدول الزمني لمشروعك، يوميًا تقريبًا. لن تتغير الأجزاء الأخرى، مثل خطط المشتريات وعمليات إدارة التكاليف على الإطلاق خلال عمر مشروعك.
الشيء المهم الذي يجب تذكره هو أنه إذا كانت خطة إدارة المشروع الخاصة بك لا تعمل من أجلك، ففكر فيما يمكنك القيام به لتغييرها. إنه موجود لتوجيه إدارة مشروعك، وليس تقييدك من فعل الشيء الصحيح. إذا كنت بحاجة إلى مراجعة كيفية إدارتك لموارد المشروع، فارجع وراجعها. قم بإجراء التغييرات التي تريدها، واحصل على الموافقة على الخطة مرة أخرى وشاركها مع الفريق.
كيف تضع خطة مشروع عندما لا يكون لديك كل الإجابات
نعم، يحدث هذا – معظم الوقت! من النادر أن يكون لديك كل المعلومات في بداية المشروع. يريد معظم المديرين منك الغوص والبدء، ولكن قد لا تتمتع برفاهية معرفة كل التفاصيل.
هذا حسن؛ لدينا تقنيات للمساعدة في التعامل مع عدم اليقين.
الأول هو افتراض المشروع. يمكنك استخدام هذه لوضع التحذيرات على خطتك وتوثيق الأشياء التي تفترض أنها صحيحة في هذه المرحلة الزمنية. على سبيل المثال:
- نحن نفترض أن الموارد ستكون متاحة.
- نحن نفترض أن التمويل المطلوب متاح.
- نفترض أن الألوان المطلوبة ستكون متوافقة مع العلامة التجارية للشركة وأن تسجيل الخروج للتسويق غير مطلوب.
يمكنك الحصول على الصورة. بعد ذلك، إذا عاد فريق التصميم وقال إنهم يريدون أن يكون المنتج لوحة ألوان جديدة تمامًا وأن على التسويق الموافقة على ذلك، فلديك ما يبرر قولك إنه سيتعين عليك تغيير الجداول الزمنية في الجدول الزمني للقيام بذلك. هذا ممكن.
لقد خططت بناءً على افتراض (وافق عليه الجميع، لأنك حصلت على الموافقة على المستند) واتضح أن هذا الافتراض غير صحيح.
