المشاريع، بغض النظر عن حجمها ونطاقها، معقدة. إذا لم تكن كذلك، فقد تكون أيضًا مجرد مهام في قائمة مهام. لحسن الحظ، فإن المشاريع هي أيضًا جهد جماعي – لكل مشروع، هناك فريق مشروع يعمل معًا لجعل الإنجازات حقيقة واقعة.
كيف تجتمع هذه الفرق؟ ليس لوحدهم! هناك العديد من الطرق لتشكيل فرق المشروع والعديد من العوامل التي يجب مراعاتها.
ما هو فريق المشروع؟
يتكون فريق المشروع من أفراد يعملون معًا لتحقيق هدف مشترك. يمكن أن يشمل ذلك المديرين التنفيذيين ومدير المشروع وقادة الفريق من الإدارات المختلفة وأعضاء الفريق. تعتمد طريقة عمل هذا الفريق على كيفية تنظيمه، والتي يمكن أن تتخذ شكل الهياكل التنظيمية المختلفة للمشروع.
ضمن هيكل فريق المشروع النموذجي، يرأس مدير المشروع المشاريع، على الرغم من أنه يمكن أيضًا أن يقودها مسؤول تنفيذي يتبعه مدير المشروع. السمة الرئيسية لهذا النوع من الفريق هي أن كل شخص يقدم تقاريره إلى مدير المشروع أو أي شخص آخر في أعلى سلسلة القيادة.
غالبًا ما يدير مدير المشروع المشروع والفريق وجميع المهام ذات الصلة في برنامج إدارة المشروع . من الناحية المثالية، يسمح برنامج إدارة المشروع بالتعاون الجماعي وكذلك التخطيط، لذلك يمكن للفرق أن تكون في أفضل حالاتها، كما هو الحال مع ProjectManager.
ما هو هيكل فريق المشروع؟
هيكل فريق المشروع هو نوع من الهيكل التنظيمي للمشروع حيث يقود المشروع مدير مشروع واحد مع سيطرة كاملة على المشروع بأكمله. ينشئ مدير المشروع خطة مشروع وجدولًا زمنيًا، ويجمع فريقًا، ويعين المهام والمسؤوليات ويشرف على المشروع في كل خطوة على الطريق. لهذا السبب، نصنف هذا النوع من الهيكل على أنه “مُسقط” لأن هيكل الفريق مدفوع بمتطلبات المشروع الفردي.
تخيل سلسلة غذائية. مدير المشروع في القمة، ويشكل أعضاء الفريق المختلفون المستويات المختلفة. الطبقة الثانية من “السلسلة الغذائية” يقودها عدد قليل من القادة، لكل منهم تركيزه الخاص (رئيس التسويق، ورئيس المنتج، ورئيس المبيعات، وما إلى ذلك).
تحت كل قائد، يتكون المستوى التالي من مجموعة من أعضاء الفريق. على سبيل المثال، قد تتكون الطبقة الموجودة أسفل قائد التسويق من كاتب محتوى، أو محرر، أو مدير بريد إلكتروني، وما إلى ذلك. يقدم أعضاء الفريق تقاريرهم إلى قادتهم المعنيين، ويتبع القادة مدير المشروع في الأعلى.
كيفية تجميع فريق المشروع
يتعلق تجميع فريق المشروع باختيار أعضاء الفريق بقدر ما يتعلق بتجسيد الهيكل التنظيمي للمشروع. بغض النظر عن الهيكل التنظيمي الذي تختاره، فإن هذا يستلزم وضع القواعد والإجراءات وتحديد التوقعات وإنشاء الاتصالات. إذا لم يتم تحديد هذه الأشياء بوضوح قبل بدء المشروع، فستؤدي حتمًا إلى حدوث مشاكل في الطريق.
ثلاث خطوات رئيسية لإنشاء فريق المشروع
كما قلنا، سيبدو تجميع فريق المشروع مختلفًا اعتمادًا على المشروع والهيكل التنظيمي. مع أخذ ذلك في الاعتبار، إليك بعض التفاصيل المفيدة عالميًا للتركيز عليها عند تجميع فريقك.
- ضع في اعتبارك الاحتياجات المشتركة بين الإدارات: تتطلب الكثير من المشاريع أن تعمل أقسام متعددة معًا لتحقيق الإنجازات. ضمن هيكل فريق المشروع، يجب أن يرأس كل قسم معني قائد يدير فريقًا من الأفراد في قسمهم. لذا، قبل الخوض في التفاصيل الجوهرية لتجميع الفريق، حدد الأقسام التي تريد إشراكها ومن سيقودها.
- إنشاء ممارسات الاتصال: نظرًا لأن هيكل فريق المشروع يتضمن العديد من طبقات الأفراد، فمن المهم للغاية الحفاظ على سلاسة الاتصال. خلافًا لذلك، سيبدأ الفريق في الشعور وكأنه أقسام متعددة ومستقلة تعمل لتحقيق أهداف مختلفة. أفضل طريقة لمنع حدوث ذلك هي عن طريق تحديد إيقاع للاجتماعات، وطلب تقارير الحالة ، وجدولة وقت التعاون بين الإدارات وأي عدد من الأفكار الأخرى.
- حدد التوقعات بوضوح: أفضل طريقة لإعداد الاتصال لتحقيق النجاح والحفاظ على سير المشروع بأكمله بسلاسة هي تحديد التوقعات بوضوح. يقود أكثر المشاريع نجاحًا مديرو المشاريع الذين يضعون القواعد الأساسية ويحددون التوقعات من البداية. يمكن أن تتضمن هذه القواعد أيضًا حدودًا واضحة، والخطوات التي يجب اتخاذها إذا حدث خطأ ما وغير ذلك. نوصي بالذهاب إلى أبعد من وضع هذه الأشياء في الكتابة والاحتفاظ بالمستند في مكان ما يمكن للفريق بأكمله الرجوع إليه.
كيفية تعيين مهارات أعضاء الفريق للتعيينات
الآن بعد أن وضعت الأساس لهيكل فريق مشروعك وقمت بتجميع الفريق، حان الوقت لبدء إعطاء المهام. ولكن قبل القيام بذلك، من المفيد للغاية تقييم من لديه المهارات اللازمة لتولي مهام معينة بشكل أفضل. كل شخص لديه نقاط قوة وضعف، واللعب على نقاط قوة عضو الفريق يمكن أن يحسن النتائج بشكل كبير.
من أجل معرفة أعضاء الفريق الأنسب للمهام، يحتاج مدير المشروع أو قائد الفريق إلى تقييم خبرة وتخصصات الجميع. يتم ذلك عن طريق إنشاء مصفوفة المهارات.
ما هي مصفوفة المهارات؟
مصفوفة المهارات هي جدول يستخدم لتحديد وتوضيح مهارات كل عضو في الفريق وخبرته ومستوى اهتمامه. يجب على مدير المشروع و / أو قائد الفريق أولاً قياس اهتمام أحد أعضاء الفريق بمهمة معينة. ثم يتم مقارنة هذا الاهتمام بمهاراتهم. بعد ذلك، تتم إضافة هذه المقارنة إلى جدول يقارن مهارات واهتمامات جميع أعضاء الفريق.
لعمل مصفوفة دقيقة، يجب عليك إنشاء مقياس “لتسجيل” الأفراد. عندما يتم عرض جميع هذه النتائج في جدول واحد، يكون من الأسهل اتخاذ قرارات موضوعية تكون الأفضل للمشروع. إنها أيضًا فرصة ممتازة لتدوين اهتمامات الفرد مقابل تجربته، وربما منحهم المزيد من الفرص في المستقبل.
فوائد هيكل فريق المشروع
عندما يتم تنظيم فريق المشروع بطريقة من أعلى إلى أسفل، يعرف الجميع بالضبط الجهة التي يجب إبلاغها، سواء كان ذلك لطرح الأسئلة أو الحصول على الموافقة أو تقديم النتائج أو أي شيء آخر. لا يوجد أي ارتباك بشأن أعضاء الفريق الذين يتعاونون معهم.
فائدة أخرى لهيكل فريق المشروع هو أنه مدفوع بالكامل باحتياجات المشروع. مشاريع مختلفة لها مطالب مختلفة. هذا النوع من الهيكل التنظيمي مصمم خصيصًا لهذه المتطلبات. الآن، هذا لا يعني أن هيكل فريق المشروع هو الخيار الصحيح دائمًا. هناك مزالق محتملة يجب أن تكون على دراية بها.
مطبات هيكل فريق المشروع
ناقشنا أعلاه كيف يتم تحديد هياكل فريق المشروع من خلال احتياجات المشروع المحدد. في حين أن هذا يمكن أن يكون شيئًا رائعًا، إلا أنه قد يؤدي أيضًا إلى الهدر. كيف؟ في بداية كل مشروع جديد، يجب إنشاء هيكل فريق مشروع جديد، بدلاً من إعادة استخدام هيكل من المشاريع السابقة.
هناك مأزق آخر يجب أن تكون على دراية به وهو احتمال تفكك الفريق بأكمله. إذا لم يكن مدير المشروع حذرًا، فقد ينهار الاتصال بين القادة. عندما يحدث هذا، يتوقف التعاون بشكل صارخ، ويبدأ أعضاء الفريق في الوقوف على أصابع بعضهم البعض.
كيفية تحسين تعاون الفريق
إن تحسين التعاون الجماعي أسهل من فعله، وافتراض أن التعاون المثالي يحدث بمفرده هو خطأ كبير. التعاون الجماعي الناجح هو تتويج للاستراتيجيات المدروسة والتكيف مع التحديات. إذا كنت تسأل نفسك من أين تبدأ، ففكر في هذه النصائح الثلاثة.
- اختر النوع المناسب من الهيكل التنظيمي للمشروع: لقد تحدثنا عن الأعمال الداخلية وفوائد هيكل فريق المشروع، لكن هذا لا يعني أنه مناسب لكل فريق أو مشروع. في الواقع، إذا أصبح التعاون مشكلة كبيرة، فقد يكون الوقت قد حان للتراجع والتفكير في إعادة الهيكلة. لا يوجد هيكل تنظيمي “ذهبي” يعمل بشكل مثالي، مائة بالمائة من الوقت.
- قم بإنشاء خطة اتصال: إحدى الخطوات الأولى نحو تحسين التعاون هي إشراك الجميع في نفس الصفحة. ضمن هيكل فريق المشروع، هذا يعني التأكد من أن الفرق المختلفة لديها نفس المعلومات للعمل معها ومعرفة كيفية التواصل مع بعضها البعض لطرح الأسئلة والتعبير عن الأفكار وما إلى ذلك. عندما يكون هذا هو الحال، ويتم تكوين المشروع من مختلف الفرق وقادة الفرق، تتيح خطة الاتصال للجميع معرفة كيفية العمل معًا بالضبط.
- اختر حلول إدارة الفريق الذكية: تنمو الفرق كل يوم، لكن هذا لا يعني أننا جميعًا نذهب إلى نفس المكتب. تم إنشاء أدوات إدارة الفريق لتمكين الفريق الحديث – المكون من أفراد في أقسام مختلفة، أو حتى مناطق زمنية مختلفة. بسبب هذا التطور، نحتاج إلى تقنية تجعل التعاون والتواصل أسهل من أي وقت مضى. تنشئ أدوات إدارة الفريق مساحة رقمية للجميع للتعاون ومعرفة ما يعمل عليه الآخرون.
