طوال عمر المشروع، يقوم مديرو المشروع بالتحقق من التقدم ومقارنته بخطة المشروع – مقارنة تنبؤاتهم بالواقع. إذا لم يفعلوا ذلك بانتظام، فالاحتمالات هي أن الميزانية ستعاني وأن مشروعهم سيفشل تمامًا. لحسن الحظ، لا تضطر هذه الانحرافات عن الخطة، مثل تباين التكلفة، إلى إغراق المشروع.
في الواقع، يمكنهم في الواقع تقويتها. المفتاح هو اكتشافها وإجراء التعديلات للبقاء على المسار الصحيح. من أفضل الطرق لتجنب تجاوز التكلفة حساب فرق التكلفة.
فهم تكاليف المشروع
تكلف جميع المشاريع أموالاً، بغض النظر عن حجمها أو نطاقها أو نتائجها. لقد سمعنا جميعًا أنه “لا يوجد شيء اسمه وجبة غداء مجانية”. الشيء نفسه ينطبق على المشاريع – لا يوجد شيء اسمه مشروع بدون تكاليف. تأتي هذه التكاليف بأشكال مختلفة، من تكلفة المواد إلى مجرد تكلفة ممارسة الأعمال التجارية (الإيجار، والرواتب، وما إلى ذلك). إن مهمة مدير المشروع هي أخذ كل هذه التكاليف في الاعتبار وإنشاء ميزانية مرنة .
أنواع مختلفة من تكاليف المشروع
من أجل فهم تباين تكلفة المشروع بشكل كامل، من المفيد التعرف على الأنواع الرئيسية لتكاليف المشروع. ألق نظرة على الأربعة التي من المرجح أن تراها. تحتوي معظم المشاريع على الأربعة جميعها، ويمكن لكل منها المساهمة في تباين التكلفة الإجمالية:
- التكاليف المباشرة: فكر في التكاليف المباشرة على أنها تكاليف تذهب مباشرة إلى المشروع من أجل تحقيق النتائج. من الأمثلة المفيدة على التكلفة المباشرة تكلفة المواد اللازمة لبناء شيء ما. تتجه تكلفة هذه المواد نحو إنشاء منتج نهائي.
- التكاليف غير المباشرة: من ناحية أخرى، تذهب التكاليف غير المباشرة نحو تمويل النفقات “خلف الكواليس” التي يتم تكبدها طوال عمر المشروع. تُعرف أيضًا باسم التكاليف العامة . على سبيل المثال، تكلفة استئجار مساحة مكتبية هي نفقات عامة ثابتة. يجب دفع هذه المصاريف من أجل إكمال المشروع، ولكنها تذهب أيضًا نحو دعم المشاريع الأخرى.
- التكاليف الثابتة: التكاليف الثابتة هي المصاريف ذات الأسعار المحددة التي لا تخضع لأي نوع من التغيير. هذه تكاليف يمكن الاعتماد عليها ولن تتقلب وربما تلغي الميزانية. يمكن أن تكون التكاليف المباشرة وغير المباشرة أيضًا تكاليف ثابتة (أو تكاليف متغيرة). قد تبدو التكلفة الثابتة، على سبيل المثال، مثل الرسوم الثابتة التي يفرضها المقاول مقابل خدماته.
- التكاليف المتغيرة: التكاليف المتغيرة، من ناحية أخرى، لا يمكن التنبؤ بها. على سبيل المثال، قد ترتفع تكلفة استئجار المعدات أو تنخفض اعتمادًا على البائع أو الطلب أو المدة التي تحتاجها المعدات.
ما هو فرق التكلفة في إدارة المشروع؟
فرق التكلفة (يشار إليه أيضًا باسم CV) هو الفرق بين تكاليف المشروع المقدرة أثناء مرحلة التخطيط والتكاليف الفعلية. بمعنى آخر، هو مقدار التكاليف الفعلية التي تختلف عن التكاليف المدرجة في الميزانية. حساب فرق التكلفة هو كيفية تتبع مديري المشاريع للمصروفات لمعرفة ما إذا كان المشروع أقل من الميزانية أو يزيد عنها.
تعد هذه الحسابات جزءًا من تقنية تسمى إدارة القيمة المكتسبة (EVM). في نظام EVM، يتمثل الهدف من إدارة التكلفة في تحديد ما إذا كان التباين إيجابيًا أم سلبيًا أم صفرًا.
عندما يكون لدى مديري المشاريع معلومات تحليل القيمة المكتسبة، يمكنهم إجراء التعديلات اللازمة للبقاء على المسار الصحيح. إذا كان التباين مرتفعًا للغاية (سلبي)، فيجب إجراء التغييرات. إذا كان هناك تباين تكلفة منخفض للغاية (إيجابي) أو تباين صفري، فيمكنهم اعتباره علامة على الاستمرار في فعل ما يفعلونه.
الأنواع الأربعة لمعادلات تباين التكلفة في EVM
هناك أربعة أشكال مختلفة من معادلة تباين التكلفة المستخدمة في إدارة القيمة المكتسبة (EVM). كل من معادلات التباين هذه تحل لقيم مختلفة، لذلك من المهم جدًا فهمها جميعًا وما تعرضه بالضبط.
فروق تكاليف
فرق التكلفة (CV) = القيمة المكتسبة (EV) – التكلفة الفعلية (AC)
فرق التكلفة هو بالضبط مقدار تجاوز المشروع أو أقل من الميزانية. تطرح معادلة فرق التكلفة التكلفة الفعلية من القيمة المكتسبة لحل هذا الرقم.
نسبة فرق التكلفة
نسبة تباين التكلفة (CV٪) = فرق التكلفة (CV) / القيمة المكتسبة (EV)
النسبة المئوية لتباين التكلفة هي النسبة المئوية التي تزيد عن ميزانية المشروع أو تقل عنها. يتم حساب ذلك بقسمة فرق التكلفة على القيمة المكتسبة.
مؤشر أداء التكلفة
مؤشر أداء التكلفة (CPI) = القيمة المكتسبة (EV) / التكلفة الفعلية (AC)
مؤشر أداء التكلفة (CPI) هو مقياس يستخدم للحكم على مدى جودة استخدام الموارد في المشروع. عند إيجاد مؤشر أسعار المستهلك، ستكون القيمة أحد أمرين:
- أقل من أو يساوي 1 (لا يتم استخدام الموارد بكفاءة)
- أكبر من أو يساوي 1 (يتم استخدام الموارد بكفاءة)
لحل مشكلة CPI، يجب قسمة القيمة المكتسبة على التكاليف الفعلية.
مؤشر أداء التكلفة الكامل
لإكمال مؤشر أداء التكلفة (TCPI) = (إجمالي الميزانية – EV) / (إجمالي الميزانية – AC)
يعد حل مؤشر أداء التكلفة الكامل (TCPI) مفيدًا للغاية، خاصة إذا كنت تواجه تباينًا مرتفعًا (سلبيًا) في المشروع. TCPI هو فهرس يوضح لك كيف يجب استخدام الموارد لبقية المشروع من أجل الوصول إلى الميزانية أو ضمن الميزانية.
للعثور على TCPI الخاص بك، ابدأ بطرح القيمة المكتسبة من إجمالي ميزانيتك. بعد ذلك، اطرح التكلفة الفعلية من الميزانية الإجمالية. أخيرًا، قسّم حاصل القسمة الأول على حاصل القسمة الثاني.
استخدام الأدوات لحساب تباين المشروع تلقائيًا
طوال عمر المشروع، سترغب في الحصول على كل من معادلات تباين التكلفة هذه تحت تصرفك. لحسن الحظ، هناك أدوات لإدارة التكلفة تجعل من السهل مراقبة الفروق بحيث لا تضطر إلى معالجة الأرقام يدويًا.
يملأ ProjectManager الصيغ بالقيم الصحيحة تلقائيًا ويمنع أي خطأ بشري يمكن أن يؤدي إلى أخطاء كبيرة في الميزانية. يتم تحديث عوامل مثل الميزانية الإجمالية والتكاليف الفعلية والقيم المكتسبة والمزيد في الوقت الفعلي بحيث ترى دائمًا أحدث البيانات.
