أهمية تخطيط تعاقب الأعمال

أهمية تخطيط تعاقب الأعمال
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

يعد تخطيط الأعمال جزءًا أساسيًا من النجاح، ولكن غالبًا ما ينسى الناس أنه لا ينتهي بمجرد أن تبدأ مؤسستك في العمل بشكل جيد. قد يكون من السهل نسيان خطة التعاقب عندما يكون عملك مزدهرًا، ولكن من مصلحتك ألا تفعل ذلك. في هذا الدليل، سنتحدث عن جميع مزايا مثل هذه الخطة ونقدم قائمة مرجعية ستوجهك خلال عملية تخطيط تعاقب الأعمال.

ما هي خطة تعاقب الأعمال؟

خطة تعاقب الأعمال عبارة عن مجموعة من الإرشادات خطوة بخطوة حول الإجراءات والعمليات التي توضح بالتفصيل كيفية استمرار عملك في العمل إذا غادر رائد الأعمال أو صاحب العمل أو حتى موظف رئيسي. 

يجيب على أسئلة مثل من سيتولى شؤون العمل، وكم من الوقت سيستغرق هذا الخلافة، وما هي عمليات التشغيل والإجراءات التي سيتم الحفاظ عليها أو تغييرها.

يمكن لأصحاب الأعمال إنشاء خطة تعاقب الأعمال بعدة طرق، بما في ذلك إشراك الخدمات المهنية لشخص يتعامل مع هذه الأنواع من الأحداث بشكل حصري.

من يجب أن يضع خطة التعاقب؟

يجب أن يقوم رواد الأعمال أو أصحاب الأعمال دائمًا بتخطيط التعاقب لأعمالهم. تعتبر خطة الخلافة بشكل أساسي في سياق الأعمال التجارية التي يتم بيعها أو تقاعد المالك. ومع ذلك، هناك سيناريوهات أخرى يمكن أن تكون فيها خطة خلافة الشركة مفيدة، كما هو الحال في حالة المرض أو الوفاة المبكرة. بطريقة ما، يمكنك التفكير في هذه الخطة على أنها نوع من الوصية للأعمال التجارية، مما يضمن تنفيذ مصالحها الفضلى، بغض النظر عما يحدث.

متى يجب وضع خطة التعاقب؟

مثلما يعتمد إنشاء الوصية على عدة عوامل، فإن وضع خطة التعاقب يحتاج إلى مراعاة عوامل العمل المختلفة، لذلك لا يمكنك التسرع في إنشائها. ومع ذلك، كلما أسرعت في إعداد مخطط تفصيلي على الأقل، كان ذلك أفضل لعملك.

تتطلب خطط التعاقب الكثير من الوقت والجهد. هذا هو السبب في أن العديد من الشركات تخطط للخلافة في وقت مبكر، ويتم تخطيط انتقال الأعمال قبل وقت طويل من وجود مشترٍ جاهز أو وقوع كارثة. خطط التعاقب هي خطط طوارئ ويجب أن تؤخذ كطريقة للمضي قدمًا في أي حدث ستحدث فيه تغييرات جذرية في العمل.

لماذا تعتبر خطة التعاقب مهمة؟

فيما يلي بعض الفوائد الأساسية لإنشاء خطط التعاقب الوظيفي:

إنه يحمي مستقبل عملك

يمكن أن تحدث أشياء سيئة لأي مؤسسة، بغض النظر عن مدى حرص الأشخاص الذين يديرونها. يغادر الموظفون، ويصبح أصحاب الأعمال غير قادرين على إدارة شركاتهم، ويصبح السوق معاديًا، وهكذا دواليك. كيف إذن تحمي عمليات عملك من أي من هذه الظروف غير المتوقعة في كثير من الأحيان؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه خطة التعاقب. تمامًا مثلما لدينا أنواع مختلفة من التأمين لتزويدنا بالتغطية من الحوادث المؤسفة، فإن خطة التعاقب هي بوليصة تأمين لاستمرارية عملك.

يساعد في تحديد الأشخاص الأكثر تأهيلًا في شركتك

تتمثل إحدى أهم مزايا خطط التعاقب الوظيفي في أنها تتيح لأصحاب الأعمال معرفة الموظفين الأنسب لعملية الانتقال. يعد هذا جانبًا أساسيًا من تخطيط التعاقب لأصحاب الأعمال ويلعب دورًا رئيسيًا في استمرار نجاح عمليات الشركة.

اقرأ أيضا:  كيفية تحسين الهيكل التنظيمي

مع خطة التعاقب، يمكنك معرفة أي من موظفيك هو الأكثر تأهيلًا كقادة في المستقبل. كما أنه يساعد في تضييق نطاق الوظائف الأكثر أهمية في الشركة لنجاحها. يمكن أن يلقي الضوء أيضًا على نقاط الضعف المحتملة، ويساعد في تحديدها وعلاجها.

على سبيل المثال، إذا لم يكن هناك موظفون مناسبون لأدوار قيادية داخل مؤسستك، فستعرف أن تنظر خارجيًا مبكرًا. على نفس المنوال، يعد تخطيط تعاقب الأعمال عملية يمكن أن تؤدي إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين وتحفيزهم، حيث إنها تتيح للأعضاء المجتهدين في المنظمة معرفة أن جهودهم قد لوحظت وتشجع الآخرين على القيام بعمل أفضل.

يساعد في إنشاء هيكل للتدريب والتطوير

بناءً على النقطة السابقة، هناك فائدة أخرى لتخطيط التعاقب وهي تعزيز بيئة صديقة للتدريب والتطوير. أحد الأشياء الإيجابية الأخرى حول تحديد آفاق القيادة هو انتقاء فجوات الكفاءة وسدها من خلال تدريب موظفيك.

يمكن أن يأتي التطوير المهني بأشكال عديدة، مثل التوجيه والتدريب وإعطاء الموظفين مسؤوليات متزايدة أو حتى التظليل الوظيفي. قد تتطلب بعض الوظائف من الموظفين العودة إلى المدرسة للحصول على مزيد من التعليم أو الشهادة.

هذا التنصت المبكر على الخلفاء يضعك أنت وعملك في المقدمة، مما يمنح الجميع وقتًا كافيًا لإعداد وبناء المهارات أو الخبرة اللازمة في القيادة والأدوار الأخرى. إنها طريقة ممتازة يجب مراعاتها حتى قبل أن تبدأ في التفكير في كيفية نقل ملكية الأعمال إلى شخص آخر في المستقبل. إنها أيضًا طريقة ممتازة لإعلام الموظفين برغبتك في الاستثمار فيها.

إنها تحافظ على هوية العلامة التجارية لعملك

يساعد تخطيط التعاقب على تحديد الموظفين الذين يمكنهم الاحتفاظ بالشعلة مشتعلة داخل الشركة ويساعد على ضمان عدم التخلص من هوية العلامة التجارية التي تم بناؤها على مدى عدة سنوات عندما يكون هناك تغيير في السلطة. حتى عندما يكون هناك مدير جديد حولك، تساعد خطط التعاقب على ضمان عدم وجود تغييرات حاسمة.

إنه يضع أعينًا إضافية على الوظيفة

تخطيط التعاقب هو تمرين على مستوى الشركة، مما يعني أنه يمكن أن يكون لديك مديرين صغار وموظفين مخضرمين يعملون معًا في نفس المهام. يمكن أن يساعد هذا في التخلص من أي نقاط ضعف والمزيد من العمليات والعمليات الدقيقة.

موارد لتخطيط التعاقب

الآن بعد أن غطينا سبب أهمية خطط التعاقب، دعنا نتطرق إلى الموارد التي يمكن أن تساعد في عملية صنع واحدة. يعد نموذج تخطيط تعاقب الأعمال طريقة رائعة لبدء ترتيب جميع شؤون عملك والاستعداد للمستقبل.

قد تحتاج إلى مساعدة، ومن الأماكن الرائعة التي تلجأ إليها شركة المحاسبة الخاصة بك. لاحظ، مع ذلك، أن هذا لا ينطبق إلا إذا كانوا من ذوي الخبرة في تخطيط التعاقب. هناك عوامل أخرى يجب مراعاتها، مثل حجم عملك وتعقيد عملياته. ما مدى إلحاحك في خطة الخلافة هو أيضًا أحد الاعتبارات. يمكنك اختيار استئجار شركة محاسبة أو إحضار خدمات مهنية مؤقتة ( أدوات المحاسبة المجانية هي أيضًا خيار، لكن معظمها لا يقدم ميزات تخطيط التعاقب).

إليك بعض موارد تخطيط التعاقب التي يمكنك الاطلاع عليها:

اقرأ أيضا:  تعريف اتفاقية منتصف العام

برايس ووترهاوس كوبرز

تُعرف شركة PricewaterhouseCoopers على نطاق واسع بأنها واحدة من الأربعة الكبار في صناعة المحاسبة (جنبًا إلى جنب مع KPMG و EY و Deloitte). تتمتع الشركة بخلفية واسعة في تخطيط التعاقب وهي مناسبة تمامًا للشركات الصغيرة لأنها تركز بشكل أساسي على الشركات الصغيرة المملوكة للقطاع الخاص.

نتيجة

يعد دليل SCORE المطور جيدًا حول تخطيط تعاقب الأعمال مصدرًا رائعًا. SCORE هي واحدة من أكبر الشبكات في العالم، حيث توفر للشركات الصغيرة إمكانية الوصول إلى التوجيه. أفضل جزء هو أنه بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير، يمكنك أن تطلب أن يتم إقرانك بمرشد مناسب تمامًا (يتطوع موجهو الأعمال هؤلاء بمساعدتهم). إنه خيار يجب أن تفكر فيه بجدية إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تخطيط التعاقب.

محاسب محلي

إذا كان محاسبًا محليًا من ذوي الخبرة في تخطيط التعاقب، فهو خيار جيد يجب مراعاته أيضًا. يمكنك أن تسأل حول شبكتك عن جهات الاتصال، أو محاولة استخدام غرفة التجارة المحلية، أو أي مجموعات دعم أعمال تعرفها، أو مجرد البحث عن محاسب عام معتمد في دليل المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين المعتمدين.

خطوات إنشاء خطة التعاقب

قد يكون من الصعب العمل على خطط التعاقب. ومع ذلك، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتسهيل الأمر وإنشاء قالب أفضل لخطة التعاقب. دعنا نتفوق عليهم:

التسلسل الزمني للخلافة

يمكن تقسيم خطط التعاقب إلى نوعين: خطة تعاقب الخروج وخطة تعاقب الوفاة أو الحوادث. يغطي الأول نقل الملكية في تاريخ محدد، بينما يتناول الأخير حالة وفاة المالك أو إعاقته. 

يمكن النظر في خطة الحوادث في أي وقت ولكن يجب كتابة خطط الخروج عندما يقترب التقاعد أو يرغب المالك في ترك العمل. يجب أن يكون هناك تاريخ محدد في الاعتبار عند إجراء النقل، ويجب أن تشير الخطة أيضًا إلى ما إذا كنت ستستمر في المشاركة بعد الخروج أو ترغب في إكمال العمل بشكل كامل.

حدد خليفتك

من يتولى زمام الأمور بعد رحيل صاحب العمل؟ يسلم العديد من المالكين السيادة إلى عائلاتهم في تخطيط تعاقب الأعمال، وغالبًا ما يواصل الأطفال أعمال العائلة. في بعض الأحيان، يتم تسليمها إلى شريك تجاري أو أحد موظفيها الرئيسيين. في أوقات أخرى، يتم شراء الشركة بشكل مباشر من قبل شخص خارجي.

إنه قرار صعب، لكن يجب أن يكون الخلف شخصًا يهتم بالعمل وله قيم مماثلة للمالك. يعد الاحتفاظ بها داخل العائلة أمرًا رائعًا، ولكن يجب أن تضع في اعتبارك أن معظم شركات الجيل الثاني لديها معدل فشل مرتفع. بعد قولي هذا، تفشل ما يقرب من ربع الشركات الصغيرة لأنها لا تملك الفريق المناسب الذي يدير العرض. هذا يوضح فقط أن تخطيط التعاقب أمر حاسم في ضمان أن أفضل الأشخاص للوظيفة يرثون المسؤوليات الرئيسية.

تسجيل وإضفاء الطابع الرسمي على إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك

يعد تسجيل إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك للرجوع إليها في المستقبل أمرًا يجب على كل صاحب شركة صغيرة القيام به يوميًا. إنه مفيد للموظفين وأي مالكي المستقبل. تختلف باختلاف النشاط التجاري، لكن معظم إجراءات التشغيل الموحدة تشمل عادةً ما يلي:

  • المخطط الهيكلي
  • دليل العمليات
  • دليل تكنولوجيا المعلومات
  • دليل الموظف
  • برامج تدريبية
  • استراتيجيات الاحتفاظ بالمهارات
  • ادارة الأداء
  • جداول أعمال الاجتماع تقييم عملك
اقرأ أيضا:  كيف تدرب موظف جديد في مشروع مستمر؟

هناك العديد من أفضل ممارسات تخطيط التعاقب الوظيفي، ولكن من أهمها تقييم عملك. كم هو عملك يستحق؟ يجب أن يكون لديك فكرة تقريبية عن هذا في أي مرحلة من مراحل إدارة عملك. لا تخطئ في المبالغة في تقييم عملك، على الرغم من ذلك، فقد يؤدي ذلك إلى ضعف التخطيط المالي.

هناك طرق مختلفة للقيام بذلك أيضًا، من استخدام حاسبة تقييم الأعمال إلى المثمن المحترف. تقدم بعض الشركات مثل Guidant Financial خدمات التقييم للشركات. 

التعامل مع الشؤون المالية لخطة الخلافة الخاصة بك

يجب أن تغطي خطة الخلافة الخاصة بك كيف سيشتري شخص ما عملك – عن طريق دفع مبلغ مقطوع، أو شرائه على أقساط، أو استخدام التسهيلات الائتمانية، أو بعض الخيارات الأخرى.

يجب أن يكون لديك أيضًا اتفاقية بيع وشراء، وهي وثيقة قانونية يوافق فيها المشتري على إجراء يمكّنه من شراء عملك. لصياغة هذه الاتفاقية، ستحتاج أيضًا إلى مقابلة متخصص قانوني، مثل محامي تخطيط تعاقب الأعمال.

يتم تمويل خطط التعاقب عادةً بإحدى الطرق الثلاث التالية:

  • التأمين على الحياة: عادة ما يكون أكثر شيوعًا في الخلافة العائلية. يمكن أن تساعد السياسة التي يتم اتخاذها على صاحب العمل في تمويل شراء الشركة في حالة الوفاة أو الأحداث الأخرى مثل تقاعد المالك أو الإعاقة. 
  • قرض الاستحواذ: هو المال المقترض من البنك لشراء شركة. عادة، يمكن للمشتري الحصول على حوالي 70٪ إلى 80٪ من سعر الشراء من أحد البنوك أو إدارة الأعمال الصغيرة (SBA).
  • تمويل البائع: أو أقساط الدفع، يحدث عندما يدفع المشتري للنشاط التجاري تدريجيًا بعد دفع دفعة أولى، وعادة ما تكون حوالي 10٪ أو أكثر.

افكار اخيرة

أحد الأخطاء التي يرتكبها الكثيرون هو عدم مراجعة خططهم بعد أن يتم تنفيذها. تخطيط التعاقب في العمل هو شيء يجب مراجعته بانتظام، وفي بعض الأحيان يجب إجراء التغييرات بسرعة.

يتعامل تخطيط التعاقب مع الإجابة على الأسئلة الصعبة والتعامل مع الأحداث غير المتوقعة. من يتولى، وكيف إذا دعت الحاجة؟ هل سيتعامل صاحب العمل الجديد مع الأمور بنفس الطريقة التي تعامل بها صاحب العمل القديم؟ من هم الموظفون والمناصب الأساسية، وأي منهم يمكن أن يستمر العمل بدونه؟ باستخدام نموذجنا، يجب أن تكون الإجابة على هذه الأسئلة أسهل كثيرًا. لا تنس أنه يمكنك دائمًا طلب المشورة والخدمات من الخبراء القانونيين والماليين الذين لديهم خبرة في تخطيط التعاقب.

أسئلة مكررة

كيف أكتب خطة تعاقب الأعمال؟

لا تعد كتابة خطة تعاقب الأعمال نزهة في الحديقة، ولكن باستخدام نموذجنا الذي يمكنك العثور عليه في المقالة أعلاه، يجب أن يكون الأمر أسهل كثيرًا.

ما هي أهمية تخطيط التعاقب في العمل؟

يعد تخطيط تعاقب الأعمال الصغيرة أمرًا ضروريًا للأسباب التالية : إنه يحمي عملك يساعدك على تحديد أكثر الأشخاص المؤهلين في شركتك يساعد على إنشاء هيكل للتدريب والتطوير يتم الاحتفاظ بهوية العلامة التجارية لنشاطك التجاري يضع أعينًا إضافية على الوظيفة.
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب