إعلان

ما هي إدارة العقود؟ الممارسات والعمليات الرئيسية

إدارة العقود
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

إذا سبق لك العمل في مشروع واسع النطاق – وخاصة مشروع إنشاءات – فأنت على دراية بمفهوم إدارة العقد. صاحب عمل يستأجر مقاولاً للقيام بعمل. توصل الطرفان إلى اتفاق حول ماهية العمل، والمدة التي سيستغرقها ومقدارها. تم تحديد هذه التفاصيل وتوطيدها في وثيقة رسمية ؛ عقد.

لكن ما الذي يدخل بالضبط في إنشاء هذه المستندات؟ إن صياغة العقد ليس بهذه البساطة مثل جلوس طرفين وإجراء محادثة. تتطلب إدارة العقد نفس القدر من الاهتمام والرعاية مثل أي جانب آخر من جوانب العمل.

ما هي ادارة العقود؟

إدارة العقد هي عملية إنشاء عقد بين صاحب العمل والمقاول. تنتهي العملية عندما يتم الاتفاق على العقد ويوقع الجميع على الخط المنقط. يتم إنشاء هذه المستندات لحماية جانبي الاتفاقية في حالة حدوث خطأ ما أو الحاجة إلى التغيير.

هذه هي البداية والنهاية لإدارة العقود، ولكن بينهما، هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به. الخطوة الأولى هي فهم رغبات واحتياجات كل طرف. هذه ليست مهمة سهلة، وتتطلب الوقت والجهد. بعد ذلك، يضع مسؤول العقد هذه الرغبات والاحتياجات والتوقعات وما إلى ذلك في نموذج مكتوب يسهل فهمه والرجوع إليه.

يمكن أن تكون إدارة العقد عملية طويلة، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يعمل فيها صاحب العمل والمقاول معًا. يمكن أيضًا استخراجه، لأن عملية تخطيط المشروع قد تتطلب تغييرات في العقد. كل هذه التغييرات والتعديلات، بالإضافة إلى المفاوضات الأولية والاجتماعات والمزيد تقع جميعها تحت مظلة إدارة العقود.

ما هو مدير العقد؟

عادةً ما يكون مسؤول العقد طرفًا ثالثًا لديه معرفة واسعة بتمويل الأعمال وقانون العقود. يمكن لعميل أو شخص ما في فريق العميل أحيانًا أن يتصرف كمسؤول عن العقد، لكن هذا غير موصى به. عندما يكون هذا هو الحال، يمكن أن تصبح إدارة العقد متحيزة وجهاً لوجه بسرعة. هذا يمكن أن يؤدي إلى العداء بين المالك والباني.

اقرأ أيضا:  المناخ التنظيمي [مفهوم + أهمية + خصائص ...]

يتم تعيين مديري العقود ليكونوا بمثابة “وسيط” لأصحاب العمل والمقاولين لتمثيل وتوصيل كل من توقعاتهم. يحدد هؤلاء الأفراد أفضل الطرق لإسعاد الطرفين وحتى التفاوض مع كل طرف، إذا لزم الأمر.

تختلف واجبات مدير العقد حسب العقد ونوع مشروع البناء. سيكون لكل عقد مجموعة فريدة من المطالب. العامل الثابت هو تحديد شروط العقد بوضوح وضمان التواصل والعلاقات الجيدة بين صاحب العمل والمقاول.

ما هو دور مدير العقد؟

فكر في مسؤول العقد على أنه وسيط غير متحيز. أثناء إنشاء العقد، قد تكون هناك أخطاء ونزاعات وسوء فهم. إن مهمة مدير العقد هي الإشراف على ما يحدث وإنتاج أفضل نسخة ممكنة من العقد.

من نواح كثيرة، يكون مدير العقد مثل مستشار الزوجين. ليس بالضرورة أن تكون هناك مشكلة حتى يستفيد الزوجان من الاستشارة. ولكن في أغلب الأحيان، يتنقل أصحاب العمل والمقاولون ذهابًا وإيابًا بشأن الشروط والأسعار وأشياء أخرى حتى يشعر الطرفان بالسعادة. وجود شخص مخصص لإدارة هذه المناقشات يجعل العملية أكثر سلاسة.

بعض الأمثلة على العوامل التي سيكون مسؤول العقد مسؤولاً عنها هي:

  • إدارة المنازعات
  • توفير تحديثات العقد
  • التنسيق مع الإدارات المختلفة مثل الفريق القانوني
  • اتخاذ قرارات عادلة ونزيهة
  • تحليل المخاطر
  • وضع معايير الجودة
  • إيصال التوقعات
  • تحديد الاجتماعات

مسؤول العقد موجود لجعل الحياة أسهل، وإنشاء وثيقة أقوى وبدء علاقة قوية بين صاحب العمل / المقاول. يمكن لهذا العقد أن ينجح أو يفسد المشروع ككل. يعد سوء التواصل وسوء الفهم من الأسباب الرئيسية لفشل المشروع، ويمكن لمسؤول العقد المتميز منع ذلك.

إدارة العقود مقابل إدارة العقود

عادة ما يُخطئ إدارة العقود في إدارة العقود، لكن الاثنين ليسا مترادفين. إدارة العقد هي عملية لا تتم إلا قبل الانتهاء من العقد. بمجرد الانتهاء من العقد، تبدأ إدارة العقد.

مسؤول العقد مسؤول عن ضمان رضا الطرفين عن العقد الذي يبرمانه معًا. من ناحية أخرى، يتعامل مدير العقود مع العقود أثناء المشروع نفسه. يأخذ هذا شكل الإجابة على الأسئلة وإجراء التغييرات والتوسط في النزاعات. يتطلب هذان الدوران مجموعات مهارات مختلفة، وبالتالي فإنهما يمثلان دورين متميزين.

اقرأ أيضا:  الهرم الإداري

أفضل الممارسات لإدارة العقود

ستبدو إدارة العقد مختلفة من مشروع إلى آخر، حيث سيكون لكل عقد شروط واتفاقيات وأهداف مختلفة، وما إلى ذلك. ومع ذلك، هناك بعض القواعد الأساسية التي تنطبق على جميع أنواع إدارة العقود:

  • التعرف على المشروع: من أجل إدارة العقد، يجب على مسؤول العقد فهمه في سياق المشروع. عند القيام بذلك، يمكنهم الإجابة عن الأسئلة التي قد تطرأ على نهايتهم وتعديل استراتيجياتهم اعتمادًا على نوع المشروع وحجمه وما إلى ذلك. كما أنهم أكثر استعدادًا للإجابة على أسئلة أي من الطرفين في العقد.
  • استعد لنتائج غير متوقعة: هناك بعض الاحتياطات الإضافية التي يمكن أن يتخذها مسؤول العقد ليكون خطوة للأمام. يجب أن يستعد مسؤول الإنشاء للموقف الذي يريد فيه صاحب العمل أو المقاول إجراء تغييرات كبيرة على العقد. عندما يحدث هذا، وإذا حدث ذلك، فمن الناحية المثالية، سيكون لدى مسؤول العقد بالفعل نظام لكيفية المتابعة.
  • الهدف المتبقي: بشكل عام، يكون مسؤول العقد طرفًا ثالثًا لذا يمكنهم أن يظلوا محايدين تمامًا، ولكن هناك حالات يكونون فيها جزءًا من فريق العميل أو المشتري. عندما يكون هذا هو الحال، يجب على مدير العقد بذل جهد إضافي للبقاء موضوعيًا تمامًا.
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب