إعلان

عملية إدارة المخاطر في المشروع

إدارة المخاطر
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

عندما تبدأ عملية التخطيط لمشروع ما، فإن أول ما تحتاج إلى التفكير فيه هو: ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟

يبدو الأمر سلبيا، لكن مديري المشاريع الواقعيين يعرفون أن هذا النوع من التفكير وقائي. ستظهر المشكلات حتماً، وتحتاج إلى استراتيجية تخفيف مطبقة لمعرفة كيفية إدارة المخاطر عند التخطيط للمشروع .

لكن كيف تعمل على حل المجهول؟ يبدو الأمر وكأنه تناقض فلسفي، لكن لا تقلق – فهناك خطوات عملية يمكنك اتخاذها. في هذه المقالة، سنناقش الاستراتيجيات التي تتيح لك الحصول على لمحة عن المخاطر المحتملة، حتى تتمكن من تحديد وتتبع المخاطر في مشروعك.

ما هي إدارة المخاطر في المشاريع؟

إدارة مخاطر المشروع هي عملية تحديد وتحليل والاستجابة لأي مخاطر تنشأ خلال دورة حياة المشروع لمساعدة المشروع على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق هدفه. إدارة المخاطر ليست رد الفعل فقط ؛ يجب أن يكون جزءًا من عملية التخطيط لمعرفة المخاطر التي قد تحدث في المشروع وكيفية التحكم في هذا الخطر إذا حدث بالفعل.

الخطر هو أي شيء يمكن أن يؤثر على الجدول الزمني لمشروعك أو أدائه أو ميزانيته. المخاطر هي احتمالات، وفي سياق إدارة المشروع، إذا أصبحت حقيقة واقعة، يتم تصنيفها على أنها “قضايا” يجب معالجتها. إذن، إدارة المخاطر هي عملية تحديد المخاطر وتصنيفها وتحديد أولوياتها والتخطيط لها قبل أن تصبح مشكلات.

يمكن أن تعني إدارة المخاطر أشياء مختلفة في أنواع مختلفة من المشاريع. في المشاريع الكبيرة، قد تتضمن استراتيجيات إدارة المخاطر تخطيطًا تفصيليًا مكثفًا لكل خطر لضمان وضع استراتيجيات التخفيف في حالة ظهور مشكلات. بالنسبة للمشاريع الأصغر، قد تعني إدارة المخاطر قائمة بسيطة ذات أولوية للمخاطر ذات الأولوية العالية والمتوسطة والمنخفضة.

كيفية إدارة المخاطر

لبدء إدارة المخاطر، من الضروري أن تبدأ بتعريف واضح ودقيق لما تم تكليف مشروعك بتقديمه. بعبارة أخرى، اكتب ميثاقًا تفصيليًا لمشروعك يتضمن رؤية المشروع وأهدافه ونطاقه وإنجازاتك. بهذه الطريقة يمكن تحديد المخاطر في كل مرحلة من مراحل المشروع. بعد ذلك، سترغب في إشراك فريقك مبكرًا في تحديد جميع المخاطر.

لا تخف من إشراك فريقك في أكثر من مجرد تحديد المخاطر وترتيبها حسب الأولوية. يقوم العديد من مديري المشاريع ببساطة بإرسال بريد إلكتروني إلى فريق المشروع الخاص بهم ويطلبون منهم إرسال الأشياء التي يعتقدون أنها قد تسوء في المشروع. ولكن لتخطيط مخاطر المشروع بشكل أفضل ، يجب عليك جمع فريق المشروع بأكمله وممثلي عملائك والموردين في غرفة معًا وإجراء جلسة لتحديد المخاطر.

مع كل خطر تحدده، سترغب في تسجيله في مكان ما – يساعدك استخدام نموذج تتبع المخاطر في تحديد أولويات مستوى المخاطرة. بعد ذلك، قم بإنشاء خطة لإدارة المخاطر لالتقاط الآثار السلبية والإيجابية للمشروع والإجراءات التي ستتخذها للتعامل معها. سترغب في إعداد اجتماعات منتظمة لمراقبة المخاطر أثناء استمرار مشروعك. الشفافية أمر بالغ الأهمية.

اقرأ أيضا:  ثقافة الشركة: ما هي ولماذا هي مهمة

ما هي المخاطر الإيجابية؟ 

لا يتم إنشاء كل المخاطر بالتساوي. يمكن أن تكون المخاطر إيجابية أو سلبية، على الرغم من أن معظم الناس يفترضون أن المخاطر هي بطبيعتها الأخيرة. عندما تشير المخاطر السلبية إلى شيء غير مرغوب فيه لديه القدرة على إلحاق ضرر لا يمكن إصلاحه بالمشروع، فإن المخاطر الإيجابية هي فرص يمكن أن تؤثر على المشروع بطرق مفيدة.

تعد المخاطر السلبية جزءًا من خطة إدارة المخاطر الخاصة بك، تمامًا كما ينبغي أن تكون المخاطر الإيجابية، ولكن الاختلاف في النهج. أنت تدير وتحسب المخاطر السلبية المعروفة لتحييد تأثيرها، ولكن يمكن أيضًا إدارة المخاطر الإيجابية للاستفادة الكاملة منها.

هناك العديد من الأمثلة على المخاطر الإيجابية في المشاريع: يمكنك إكمال المشروع مبكرًا ؛ يمكنك الحصول على عملاء أكثر مما تمثله ؛ يمكنك أن تتخيل كيف أن التأخير في الشحن قد يفتح نافذة محتملة لفرص تسويقية أفضل، وما إلى ذلك. من المهم ملاحظة، مع ذلك، أن هذه التعريفات ليست محفورة في الحجر. يمكن أن تتحول المخاطر الإيجابية بسرعة إلى مخاطر سلبية والعكس صحيح، لذلك يجب أن تتأكد من التخطيط لجميع الاحتمالات مع فريقك.

يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع في تتبع المخاطر.

كيفية الاستجابة للمخاطر الإيجابية

مثل أي شيء آخر في المشروع، ستحتاج إلى وضع إستراتيجية ووضع الآليات اللازمة لجني المكافآت التي قد تكون مصنفة في مخاطر إيجابية. استخدم هذه النصائح الثلاث لتوجيه طريقك:

  1. أول شيء تريد معرفته هو ما إذا كانت المخاطرة شيء يمكنك استغلاله. وهذا يعني اكتشاف طرق لزيادة احتمالية حدوث ذلك الخطر.
  2. بعد ذلك، قد ترغب في مشاركة المخاطر. في بعض الأحيان، لا تكون أنت وحدك مؤهلاً للاستفادة الكاملة من المخاطر، ومن خلال إشراك الآخرين، فإنك تزيد من فرصة تحقيق النتيجة الأكثر إيجابية من المخاطرة.
  3. أخيرًا، قد لا يكون هناك ما تفعله على الإطلاق، وهذا بالضبط ما يجب عليك فعله. لا شيئ. يمكنك تطبيق هذا على المخاطر السلبية أيضًا، لأن عدم القيام بشيء ما يكون أحيانًا أفضل شيء يمكنك القيام به عند مواجهة مخاطر معينة في سياق مشروعك.

إدارة المخاطر في جميع أنحاء المنظمة

هل يمكن لمؤسستك أيضًا أن تتحسن من خلال تبني إدارة المخاطر في روتينها اليومي؟ نعم!

بناء على بروتوكول إدارة المخاطر في ثقافة المؤسسة من خلال خلق مجموعة متناسقة من الأدوات القياسية و القوالب ، مع التدريب، يمكن أن تقلل من النفقات العامة مع مرور الوقت. بهذه الطريقة، في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا جديدًا، لن يكون الأمر مثل الاضطرار إلى إعادة اختراع العجلة.

اقرأ أيضا:  ما هي إدارة الجودة؟ ولماذا مهمة؟ [مقال شامل]

أشياء مثل سجلات مؤسستك وتاريخها هي أرشيف للمعرفة يمكن أن تساعدك على التعلم من تلك التجربة عند التعامل مع المخاطر في مشروع جديد. أيضًا، من خلال تبني مواقف وقيم مؤسستك لتصبح أكثر وعياً بالمخاطر، يمكن لمؤسستك تطوير إحساس أفضل بطبيعة عدم اليقين كقضية عمل أساسية. مع تحسين الحوكمة، يأتي التخطيط والاستراتيجية والسياسة والقرارات الأفضل.

6 خطوات في عملية إدارة المخاطر

لذا، كيف تتعامل مع شيء يبدو بعيد المنال مثل إدارة مخاطر المشروع؟ أنت تضع خطة لإدارة المخاطر. كل شيء عن العملية. حوّل العيوب إلى ميزة باتباع هذه الخطوات الست.

تحديد المخاطر

لا يمكنك حل المخاطر إذا كنت لا تعرف ما هي. هناك طرق عديدة لتحديد المخاطر . أثناء قيامك بهذه الخطوة، سترغب في جمع البيانات في سجل المخاطر .

إحدى الطرق هي العصف الذهني مع فريقك أو زملائك أو أصحاب المصلحة. ابحث عن الأفراد ذوي الخبرة ذات الصلة وقم بإعداد المقابلات حتى تتمكن من جمع المعلومات التي ستحتاج إليها لتحديد المخاطر وحلها. فكر في العديد من الأشياء التي يمكن أن تسوء. لاحظهم. افعل الشيء نفسه مع البيانات التاريخية عن المشاريع السابقة. الآن نمت قائمة المخاطر المحتملة الخاصة بك.

تأكد من أن المخاطر متجذرة في سبب المشكلة. بشكل أساسي، انتقل إلى السبب الجذري لمعرفة ما إذا كان الخطر هو الذي سيكون له نوع التأثير على مشروعك الذي يحتاج إلى تحديد. عند محاولة تقليل المخاطر، من الجيد أن تثق في حدسك. يمكن أن يوجهك هذا إلى سيناريوهات غير محتملة تفترض للتو أنه لا يمكن حدوثها. تذكر، لا تكن مفرط الثقة. استخدم العملية للتخلص من المخاطر من غير المخاطر.

تحليل المخاطر

من الصعب تحليل المخاطر. لا توجد معلومات كافية يمكنك جمعها. بالطبع، الكثير من هذه البيانات معقد، لكن معظم الصناعات لديها أفضل الممارسات، والتي يمكن أن تساعدك في تحليلك. قد تندهش عندما تكتشف أن شركتك لديها بالفعل إطار عمل لهذه العملية.

عندما تقوم بتقييم مخاطر المشروع، يمكنك في النهاية وبشكل استباقي معالجة العديد من التأثيرات، مثل تجنب التقاضي المحتمل، ومعالجة القضايا التنظيمية، والامتثال للتشريعات الجديدة، وتقليل تعرضك وتقليل التأثير.

إذن، كيف تحلل المخاطر في مشروعك ؟ من خلال التحليل النوعي والكمي للمخاطر، يمكنك تحديد كيفية تأثير المخاطر على جدولك وميزانيتك.

يساعدك برنامج إدارة المشاريع على تحليل المخاطر من خلال مراقبة مشروعك.

إعطاء الأولوية للمخاطر

لا يتم إنشاء جميع المخاطر بالتساوي. تحتاج إلى تقييم المخاطر لمعرفة الموارد التي ستجمعها لحلها متى وإذا حدثت.

قد يكون وجود قائمة كبيرة من المخاطر أمرًا شاقًا. ولكن يمكنك إدارة هذا ببساطة عن طريق تصنيف المخاطر على أنها عالية أو متوسطة أو منخفضة. يوجد الآن خط أفقي ويمكنك رؤية المخاطر في السياق. من هذا المنظور، يمكنك البدء في التخطيط لكيفية ووقت معالجة هذه المخاطر.

اقرأ أيضا:  كيفية إدارة شركة نقليات [5 نصائح لبناء مشروع لوجستيك ناجح]

ستتطلب بعض المخاطر اهتمامًا فوريًا. هذه هي المخاطر التي يمكن أن تعرقل مشروعك. الفشل ليس خيارا. هناك مخاطر أخرى مهمة، لكنها ربما لا تهدد نجاح مشروعك. يمكنك التصرف وفقًا لذلك. ثم هناك تلك المخاطر التي لها تأثير ضئيل أو معدوم على الجدول الزمني للمشروع العام والميزانية. قد تكون بعض هذه المخاطر ذات الأولوية المنخفضة مهمة، ولكنها ليست كافية لإضاعة الوقت.

تعيين مالك للمخاطر

إن كل عملك الشاق في تحديد وتقييم المخاطر هو هباء إذا لم تقم بتعيين شخص ما للإشراف على المخاطر. في الواقع، هذا شيء يجب عليك فعله عند سرد المخاطر. من هو الشخص المسؤول عن هذا الخطر، وتحديد متى وإذا كان يجب أن يحدث، ثم يقود العمل نحو حلها؟

هذا التصميم متروك لك. قد يكون هناك عضو في الفريق أكثر مهارة أو خبرة في المخاطرة. ثم يجب أن يقود هذا الشخص المسؤول لحلها. أو قد يكون مجرد اختيار تعسفي. بالطبع، من الأفضل إسناد المهمة إلى الشخص المناسب، ولكن بنفس القدر من الأهمية في التأكد من أن كل خطر لديه شخص مسؤول عنه.

فكر في الأمر. إذا لم تعطِ كل مخاطرة شخصًا مكلفًا بمراقبة ذلك، ثم تعاملت مع حلها متى وإذا حدث ذلك، فأنت تعرض نفسك لمزيد من المخاطر. تحديد المخاطر أمر واحد، ولكن إذا لم تقم بإدارتها، فأنت لا تحمي المشروع.

الاستجابة للمخاطر

الآن يضرب المطاط الطريق. لقد وجدت مخاطرة. كل ما قمت به من التخطيط سوف يتم استخدامه. تحتاج أولاً إلى معرفة ما إذا كانت هذه مخاطرة إيجابية أم سلبية. هل هو شيء يمكنك استغلاله لتحسين المشروع؟

لكل خطر رئيسي يتم تحديده، تقوم بإنشاء خطة للتخفيف من حدته. تقوم بتطوير إستراتيجية أو خطة وقائية أو طوارئ. يمكنك بعد ذلك التصرف وفقًا للمخاطر من خلال كيفية تحديد أولوياتها. لديك اتصالات مع مالك المخاطر، وتقرر معًا أي الخطط التي أنشأتها للتنفيذ لحل المخاطر.

مراقبة المخاطر

لا يمكنك فقط وضع القوى في مواجهة المخاطر دون تتبع التقدم المحرز في تلك المبادرة. وهنا يأتي دور المراقبة. كل من يملك المخاطر سيكون مسؤولاً عن تتبع تقدمه نحو الحل. لكنك ستحتاج إلى البقاء على اطلاع دائم للحصول على صورة دقيقة للتقدم العام للمشروع لتحديد المخاطر الجديدة ومراقبتها.

سترغب في إعداد سلسلة من الاجتماعات لإدارة المخاطر. تأكد من أنك قد قررت بالفعل وسائل الاتصال للقيام بذلك. من الأفضل أن يكون لديك قنوات مختلفة مخصصة للتواصل.

مهما اخترت القيام به، تذكر: تحلى بالشفافية دائمًا. من الأفضل أن يعرف كل فرد في المشروع ما يجري، حتى يعرفوا ما الذي يبحثون عنه ويساعدون في إدارة العملية.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب