إدارة المرافق: التعريف والأهمية والمستقبل

إدارة المرافق هي تنسيق عمليات وأنظمة المبنى. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل الصيانة والأمان والمرافق والمزيد. يعمل مديرو المرافق على التأكد من أن المباني آمنة ومريحة لشاغليها مع كونها فعالة وفعالة من حيث التكلفة.

تعتبر إدارة المرافق مجالًا متناميًا، حيث تدرك المنظمات بشكل متزايد أهمية وجود مباني جيدة الصيانة وفعالة. يجب أن يكون مديرو المرافق قادرين على التواصل بشكل فعال مع مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة، بما في ذلك شاغلي المبنى وموظفي الصيانة والقيادة التنفيذية.

ما هي إدارة المرافق؟

التعريف: تُعرَّف إدارة المرافق بأنها “ممارسة تنسيق مكان العمل المادي مع الأشخاص وعمل المنظمة التي تضمها”. يتحمل مديرو المرافق (FMs) مسؤولية التأكد من أن مباني وأراضي المؤسسة يتم صيانتها جيدًا وآمنة ومريحة لشاغليها. يجب أن تكون الإدارة المالية أيضًا قادرة على إدارة مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة بشكل فعال، بما في ذلك شاغلي المبنى وموظفي الصيانة والقيادة التنفيذية.

تعتبر إدارة المرافق مجالًا متناميًا، حيث تدرك المنظمات بشكل متزايد أهمية وجود مباني جيدة الصيانة وفعالة. من أجل أن تكون ناجحًا، يجب أن يتمتع مديرو الإدارة المالية بمهارات اتصال وتنظيم قوية. وهي تشمل تخصصات متعددة لضمان الأداء الوظيفي والراحة واستمرارية الأعمال وسلامة الركاب في بيئة مبنية.

يعد أداء المنشأة عاملاً هامًا من عوامل النجاح لأي عمل تجاري. إدارة المرافق هي ممارسة تنسيق مكان العمل المادي مع الأشخاص وعمل المنظمة. يدمج مبادئ إدارة الأعمال والعمارة والهندسة. مديرو المرافق مسؤولون عن الحفاظ على سلامة وأمن وإنتاجية مباني وأراضي مؤسساتهم.

تاريخ إدارة المرافق

يمكن إرجاع أصول إدارة المرافق إلى الأيام الأولى للثورة الصناعية. كان مديرو المرافق مسؤولين عن إدارة المصانع الكبيرة التي ظهرت في جميع أنحاء أوروبا وأمريكا. كان على مديري المرافق معرفة كيفية الحفاظ على تشغيل هذه المصانع بسلاسة، والتي لم تكن مهمة سهلة.

تمت صياغة عبارة “إدارة المرافق” بواسطة خريج IBM ومؤسس أنظمة البيانات الإلكترونية روس بيرو في الستينيات للإشارة إلى إدارة الشبكة لأنظمة تكنولوجيا المعلومات، وسرعان ما تم توسيعها لتشمل جميع عناصر إدارة الفضاء التجارية.

مع مرور الوقت، تطور دور مدير المنشأة. بدأ مديرو المرافق في التركيز أكثر على الأشخاص العاملين في المباني، بدلاً من التركيز على المباني نفسها. كان الدافع وراء هذا التحول هو الاعتراف بأن الموظفين السعداء والمنتجين هم مفتاح أي مؤسسة ناجحة. في عام 1980، تم إنشاء الرابطة الوطنية لإدارة المرافق (NFMA) لفصل الصناعة بأكملها عن شركة واحدة. تم تشكيل الاتحاد الدولي لإدارة المرافق (IFMA) في عام 1982 كفرع من NFMA.

اليوم، تعد إدارة المرافق مجالًا متناميًا، حيث تدرك المنظمات بشكل متزايد أهمية وجود مبانٍ جيدة الصيانة وفعالة.

مسؤوليات مدير المنشأة

ستختلف المسؤوليات المحددة لمدير المنشأة اعتمادًا على حجم ونوع المنظمة التي يعمل بها. ومع ذلك، هناك العديد من المسؤوليات الأساسية المشتركة بين معظم مديري المرافق، بما في ذلك:

1. الصيانة

FMs هي المسؤولة عن ضمان صيانة جميع أنظمة البناء بشكل صحيح. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل صيانة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والإصلاح الكهربائي والسباكة.

2. الأمن

FMs هي المسؤولة عن ضمان أن المباني آمنة ومأمونة لشاغليها. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل الدوريات الأمنية والأبواب المغلقة وأنظمة الإنذار.

3. المرافق

FMs هي المسؤولة عن إدارة المرافق للمبنى، مثل المياه والكهرباء والغاز.

4. التنظيف

FMs هي المسؤولة عن التأكد من أن المباني نظيفة ومريحة لشاغليها. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل خدمات الحراسة وإزالة النفايات وتنسيق الحدائق.

5. تخطيط الفضاء

FMs هي المسؤولة عن ضمان استخدام المساحة في المبنى بكفاءة. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل تخطيط المكتب، ووضع الأثاث، وحلول التخزين.

لماذا تعتبر إدارة المرافق أكثر أهمية في وقتنا الحالي؟

أصبحت إدارة المرافق أكثر أهمية من أي وقت مضى بسبب الأهمية المتزايدة للاستدامة وكفاءة الطاقة. يتحمل مديرو المرافق مسؤولية ضمان تصميم المباني وتشغيلها بطريقة تقلل من تأثيرها على البيئة.

إدارة المرافق مطلوبة في معظم الأنواع الشائعة من الأعمال مثل العقارات، وإدارة الإنشاءات، والعلوم السلوكية والهندسية، وإدارة المشاريع، وإدارة الأعمال، وإدارة الممتلكات، وبرامج الصيانة، وما إلى ذلك، بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون إدارة المرافق قادرة على إدارة المباني المعقدة بشكل متزايد. الأنظمة. بعض الاتجاهات الاجتماعية التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بإدارة المرافق وتتأثر بها:

1. ظهور اقتصاد المعرفة

أدى نمو اقتصاد المعرفة إلى الحاجة إلى بيئات عمل أكثر مرونة وتعاونية . يجب أن يكون مديرو المرافق قادرين على إنشاء مساحات تسهل التعاون والإبداع.

2. شيخوخة القوى العاملة

تؤدي قوة العمل المتقدمة في السن إلى الحاجة إلى بيئات عمل أكثر سهولة ويسهل الوصول إليها. يجب أن يكون مديرو المرافق قادرين على تلبية احتياجات القوى العاملة المسنة، بما في ذلك ذوي الإعاقة.

3. نمو اقتصاد الوظائف المؤقتة

يؤدي نمو اقتصاد الوظائف المؤقتة إلى الحاجة إلى بيئات عمل أكثر مرونة. يجب أن يكون مديرو المرافق قادرين على إنشاء مساحات يمكن إعادة تكوينها بسهولة لاستيعاب أنماط العمل المتغيرة.

أهمية إدارة المرافق

توجد المنظمات لتحقيق غرض أساسي، سواء كان ذلك لتوليد الأموال أو لخدمة احتياجات المجتمع. إدارة المرافق هي العمود الفقري الأساسي لأي كيان ناجح يعمل في الخلفية. يقدمون دعمهم بعدة طرق:

1. الإنتاجية

المهمة الأولى والأكثر أهمية هي التأكد من أن الموظفين والموظفين والمستأجرين قادرون على القيام بمهامهم بفعالية. يستلزم ذلك الحفاظ على المنطقة مرتبة ومنظمة وجاهزة للاستخدام. ويشمل أيضًا التأكد من أن المركبات وعناصر المعدات والتكنولوجيا تعمل بشكل صحيح عند الضرورة.

2. الراحة والأمان

ترتبط السلامة والراحة ارتباطًا وثيقًا بالإنتاجية. يعد التأكد من أن جميع شاغلي المبنى آمنين ومرتاحين أمرًا بالغ الأهمية لتقليل التعرض القانوني والمخاطر. يراقب مديرو المرافق أيضًا كيف يمكن للمنشأة تحسين راحة الركاب.

3. الربحية

غالبًا ما تكون إدارة المرافق هي الأكثر تكلفة بسبب انتشارها الواسع في جميع أنحاء الشركة ؛ تعتبر أي جهود لتقليل النفقات التشغيلية غير الضرورية أمرًا حيويًا للسلامة المالية للشركة.

4. قابلية التوسع

تعتبر إدارة المرافق في طليعة ضمان أن التغييرات تسير بسلاسة مع تطور المؤسسات أو توسيع أصولها الرأسمالية أو الانتقال أو التكيف مع بيئات العمل المتغيرة (كمثال). لتقديم المشورة بشكل صحيح بشأن الاحتمالات الجديدة، يجب أن يعرف الفريق المنشأة من الداخل والخارج، بالإضافة إلى موظفيها وأصولها.

5. الاستدامة

يتحمل مديرو المرافق مسؤولية اجتماعية لتشجيع المزيد من الممارسات الصديقة للبيئة في مؤسساتهم، بما يتجاوز الامتثال لـ EHS (الصحة والسلامة البيئية). قد يعني هذا الحد من النفايات، أو تحسين كفاءة الطاقة، أو اعتماد أفضل الممارسات الجديدة . تحمي إدارة المرافق المستدامة سمعة الشركة مع تقليل نفقات استهلاك الطاقة الإجمالية.

ما المهارات التي أحتاجها لأكون مدير منشأة ناجحًا؟

لكي تكون مدير منشأة ناجحًا، ستحتاج إلى مهارات اتصال وتنظيم قوية. ستحتاج أيضًا إلى أن تكون قادرًا على إدارة مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة بشكل فعال . بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن يكون لديك فهم قوي لأنظمة البناء والصيانة.

تتضمن بعض المهارات المحددة التي ستساعدك في هذا الدور

1. الاتصالات

يحتاج مديرو المرافق إلى أن يكونوا قادرين على التواصل بشكل فعال مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة، بما في ذلك شاغلي المبنى وموظفي الصيانة والقيادة التنفيذية.

2. التنظيمية

يحتاج مديرو المرافق إلى أن يكونوا منظمين بدرجة عالية من أجل الإدارة الفعالة للعديد من المهام المختلفة المرتبطة بهذا الدور.

3. التقنية

يحتاج مديرو المرافق إلى فهم قوي لأنظمة البناء والصيانة. ستكون هذه المعرفة ضرورية لضمان صيانة المباني بشكل صحيح.

4. بين الأشخاص

يحتاج مديرو المرافق إلى أن يكونوا قادرين على التفاعل بفعالية مع مجموعة واسعة من الأشخاص. يتضمن ذلك القدرة على بناء العلاقات وحل النزاعات وتقديم خدمة العملاء.

مستقبل إدارة المرافق

مستقبل إدارة المرافق مثير للغاية. سيلعب مديرو المرافق دورًا مهمًا بشكل متزايد في تصميم وتشغيل المباني المستدامة والموفرة للطاقة. بالإضافة إلى ذلك، ستكون FMs مسؤولة عن إدارة أنظمة البناء المعقدة بشكل متزايد.

نظرًا لأن العالم أصبح أكثر تركيزًا على الاستدامة، سيحتاج مديرو المرافق إلى أن يكونوا في طليعة هذه الحركة. سيحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على إدارة المباني بفعالية بطريقة تقلل من تأثيرها على البيئة.

بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج FMs إلى أن تكون قادرة على إدارة أنظمة البناء المعقدة بشكل متزايد بشكل فعال. سيتطلب ذلك فهماً قوياً لكل من التكنولوجيا وإدارة المباني.

سيجد مديرو المرافق القادرين على التكيف بفعالية مع هذه التغييرات أنفسهم في ارتفاع الطلب. أولئك الذين ليسوا سيجدون أنفسهم يكافحون لمواكبة وتيرة التغيير.

التحديات التي يواجهها مديرو المرافق؟

يواجه مدير منشأة معتمد عددًا من التحديات، بما في ذلك:

1. ضمان تصميم المباني وتشغيلها بطريقة تقلل من تأثيرها على البيئة
2. إدارة أنظمة البناء المعقدة بشكل متزايد
3. تلبية احتياجات القوى العاملة المسنة
4. خلق مساحات يمكن إعادة تشكيلها بسهولة لتلائم العمل المتغير

برامج إدارة المرافق

برنامج إدارة المرافق هو نوع من إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) التي تستخدم قواعد بيانات الكمبيوتر وتقنيات المعلومات الأخرى لأداء وظائف إدارة المرافق. تتضمن برامج إدارة المرافق عادةً وحدات لإدارة المساحة وإدارة الأصول وإدارة المخزون وإدارة أوامر العمل.

يمكن استخدام برنامج إدارة المرافق لتتبع موقع الأصول وجدولة مهام الصيانة وإنشاء التقارير. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدامه لإنشاء مخططات أرضية ونماذج ثلاثية الأبعاد للمباني. يعد برنامج إدارة المرافق أداة أساسية لمديري المرافق. يساعدهم على إدارة مبانيهم ومرافقهم بشكل فعال. بعض ميزات برنامج إدارة المرافق هي-

1. إدارة أوامر العمل المبسطة
2. دعم التوظيف
3. منصة البرمجيات كخدمة (SaaS)
4. تحليل الإنفاق
5. تكامل الطرف الثالث
6. سهولة المصدر والمقاولين المعتمدين

فوائد برامج إدارة المرافق

يمكن أن تساعد برامج إدارة المرافق مديري المرافق على تحسين عملياتهم والتأكد من أن كل موقع مدعوم جيدًا على مدار 24 ساعة في اليوم، سبعة أيام في الأسبوع. كما يسمح لهم بفهم تكاليف الصيانة وتخصيص الموارد بعمق أكبر. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية لاستخدام برامج إدارة المرافق:

1. إصلاح وإدارة الصيانة

يمكن أن تساعد برامج إدارة المرافق المديرين على تتبع طلبات الإصلاح والصيانة. هذا يضمن إتمام جميع الإصلاحات في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة.

2. تخطيط وتخصيص المساحات

يمكن أن تساعد برامج إدارة المرافق المديرين في تخطيط المساحة وتخصيصها بشكل أكثر فعالية. هذا يسمح لهم بالاستفادة القصوى من كل قدم مربع من المساحة.

3. إدارة الطاقة

يمكن أن تساعد برامج إدارة المرافق المديرين على تقليل استهلاك الطاقة والتكاليف. يتم تحقيق ذلك من خلال تتبع استخدام الطاقة وتنفيذ استراتيجيات توفير الطاقة.

4. الأمن والسلامة

يمكن أن تساعد برامج إدارة المرافق المديرين على ضمان سلامة كل من الموظفين والزوار. يتم تحقيق ذلك من خلال تتبع الحوادث الأمنية وتنفيذ الإجراءات الأمنية.

5. الاتصالات

يمكن أن تساعد برامج إدارة المرافق المديرين على التواصل بشكل أكثر فعالية مع الموظفين والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين. يتم تحقيق ذلك من خلال توفير منصة مركزية للاتصالات.

الاتجاهات في إدارة المرافق

فيما يلي بعض الاتجاهات الرئيسية في إدارة المرافق-

1. ظهور التكنولوجيا

تلعب التكنولوجيا دورًا متزايد الأهمية في عالم إدارة المرافق. يستخدم مديرو المرافق التكنولوجيا لتبسيط العمليات وتحسين الاتصالات.

2. ظهور الاستدامة

أصبحت الاستدامة مصدر قلق متزايد الأهمية لكل من الشركات والمستهلكين. يتعرض مديرو المرافق لضغوط لتقليل التأثير البيئي لعملياتهم.

3. شيخوخة القوى العاملة

تعد القوى العاملة المتقدمة في السن أحد أكبر التحديات التي تواجه مديري المرافق. إنهم بحاجة إلى إيجاد طرق لتلبية احتياجات القوى العاملة المسنة مع الحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية.

4. الطبيعة المتغيرة للعمل

تتغير طبيعة العمل، ويحتاج مديرو المرافق إلى التكيف وفقًا لذلك. يتضمن ذلك تلبية احتياجات القوى العاملة المتنقلة وإنشاء مساحات عمل مرنة.

استنتاج!

إدارة المرافق هي وظيفة حاسمة في قسم المرافق لأعمال اليوم. مدير المرافق مسؤول عن صيانة المباني والأراضي وصيانتها. يستخدمون التكنولوجيا لتبسيط العمليات وتحسين الاتصال.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكونوا على دراية بالاتجاهات مثل صعود الاستدامة وشيخوخة القوى العاملة. من خلال فهم هذه الاتجاهات، يمكن لمديري المرافق إنشاء أماكن عمل منتجة وممتعة. يمكن أن تتنوع الخدمات التي تقدمها مؤسسة إدارة المرافق، ولكنها تشمل عادةً صيانة المباني والعمليات والإصلاح وخدمات الحراسة والأمن وإدارة الطاقة.