إدارة المشتريات: دليل إرشادي بأفضل الممارسات

إدارة المشتريات أمر بالغ الأهمية للحفاظ على المنظمة جيدة الإمداد. من أوامر الشراء إلى إدارة المخزون، يجب أن تكون هناك عملية لإبقاء الفرق مجهزة بالإمدادات الضرورية.

كيف تدير معالجة أمر الشراء؟ دعنا نلقي نظرة على تفاصيل قسم المشتريات وبعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند شراء المخزون.

ما هي إدارة المشتريات؟

إدارة المشتريات هي عملية شراء العناصر من الموردين الخارجيين. إدارة شراء واستلام ومراجعة واعتماد أوامر الشراء . تشمل إدارة المشتريات أيضًا إدارة العلاقة مع المورد.

يعتبر جزء العلاقة في إدارة المشتريات أحد أهم جوانب العملية. على الرغم من أهمية كل خطوة في عملية الشراء، إلا أنه بدون علاقة عمل جيدة، ستظهر المشكلات. كلما كانت العلاقة بين الشركة والبائع أفضل، كان الشراء أكثر سلاسة.

يجب على المرء أن ينظر إلى إدارة المشتريات على أنها أكثر من مجرد شراء سلع وخدمات. تتضمن عملية الشراء البحث عن المواد والمصادر، والتأكد من أن التسليمات في الوقت المحدد، وفحصها من حيث الجودة، وإدارة المخزون والمحاسبة بشكل شامل.

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل قائم على السحابة يسمح لك بإدارة مشترياتك من خلال طرق عرض متعددة مثل اللوحات والقوائم ومخططات جانت، ويتتبع مشترياتك في الوقت الفعلي. تلتقط لوحة القيادة المباشرة العديد من المقاييس مثل الوقت والتكاليف وتحسب البيانات تلقائيًا لمساعدتك في مراقبة مشترياتك. جرب ProjectManager اليوم!

فوائد إدارة المشتريات

المال هو المحصلة النهائية، وعدم الاهتمام بهذه الجوانب من إدارة المشتريات سيؤثر سلبًا على المحصلة النهائية للأعمال. ستساعدك إدارة المشتريات في إدارة المشتريات من خلال تجميع الوثائق لإظهار أن أرباحك أعلى مما تنفقه.

• انخفاض التكاليف: التكاليف المنخفضة هي أكبر فائدة يمكن أن تجنيها الشركة من إدارة المشتريات. يتضمن ذلك تشغيل قسم المشتريات الخاص بك بشكل أكثر كفاءة من خلال الحصول على أفضل الأسعار والشروط. يمكن لقسم المشتريات أيضًا الاستفادة من الضمانات والخصومات التي قد تسقط من خلال الثغرات.
• تقليل المخاطر: يمكن لإدارة المشتريات أن تقلل من المخاطر وتحافظ على أمان سلسلة التوريد الخاصة بك. تتم مشاركة المخاطر مع الموردين، ومن المحتمل أن تنقل المخاطر إلى الموردين الذين يمكنهم التعامل معها. يمكن لقسم المشتريات أيضًا تحديد الإمدادات الرئيسية والتأكد من أن سلسلة التوريد آمنة.
• البرمجيات: يمكن للتكنولوجيا أن تضيف المزيد إلى إدارة المشتريات الخاصة بك عن طريق استخدام البرامج التي تحدد مشاكل سلسلة التوريد وتضيف الكفاءات.
• إدارة سلسلة التوريد: سلسلة التوريد هي تدفق السلع والخدمات. تساعد إدارة سلسلة التوريد الشركات على تبسيط أنشطتها المتعلقة بجانب التوريد للمساعدة في منح العملاء أكبر قيمة. يتيح لهم ذلك اكتساب ميزة تنافسية في السوق، مما يؤدي إلى عمل تجاري أكثر قابلية للتطبيق.
• إدارة المخزون: إدارة المخزون تدور حول التحكم في مشتريات الأعمال والإشراف عليها. تساعدك إدارة المشتريات على تخصيص الموافقات لتحسين مخزون المخزون من خلال تبسيط عمليات مراقبة المخزون. هذا يؤدي إلى كفاءة أكبر وتكاليف أقل. إدارة مخزون كانبان هي إحدى الطرق للسيطرة على هذا.
• إدارة علاقات الموردين (SRM): العلاقات هي مفتاح إدارة المشتريات. إنها طريقة للعثور على الفوائد لكل من الشركة والموردين. عندما يعمل المورّدون مع الشركات ويستثمرون في علاقات طويلة الأمد، يخرج كلاهما بالفائزين. لذلك، فإن إدارة هذه العلاقات أمر بالغ الأهمية. تعمل أنظمة إدارة المشتريات على تحسين علاقات الموردين من خلال تتبع شركتك وربطها ببيانات مخزون المخزون في الوقت الفعلي.
• إدارة الجودة: تستفيد الجودة أيضًا من خلال تحديد مستويات الأداء المستهدفة للجودة وتتبعها للتأكد من الوفاء بها. يمكن أن تؤدي المقاييس مثل المتانة والالتزام بمواعيد التسليم إلى تحسين الجودة الإجمالية للمنتجات.

خطوات دورة الشراء

خلال دورة الشراء، ستقوم الشركات بتحديد المتطلبات، والبحث عن الموردين، وإجراء تحليلات القيمة، وإجراء عملية مراجعة، ومراقبة وتقييم الطلب وأكثر من ذلك.

تتضمن الخطوات السبع لعملية الشراء ما يلي.

1. إنشاء طلب شراء

طلب الشراء هو مستند داخلي يُستخدم لشراء سلع أو خدمات. يمكن أن يكون طلب الشراء للعمليات التجارية أو التصنيع. يتضمن طلب الشراء اسم وقسم الشخص الذي يطلب السلع أو الخدمات وتاريخ الطلب والمنتجات أو الخدمات المطلوبة ووصف الصنف والكمية والسعر.

2. الموافقة على الميزانية

الميزانية هي الأموال المخصصة المستخدمة لشراء السلع أو الخدمات. تتأكد الميزانية من وجود أموال كافية مخصصة للعنصر. عندما يتم تحديد ميزانية الشراء، يجب تقديمها إلى المديرين المخولين سلطة الموافقة على الشراء.

3. قم بإنشاء RFP

و طلب اقتراح يصف العطاءات العمل والإغراء من الموردين للسلع أو الخدمات ذات الصلة لهذا الاقتراح. لا تتضمن جميع عمليات إدارة المشتريات طلب تقديم العروض، لكنها طريقة جيدة لتوحيد العلاقة مع الموردين والحصول على أفضل سعر لأعلى جودة.

4. اختيار المورد

بعد استعادة طلبات تقديم العروض، ستحتاج إلى تحديد مورد. يمكن أن يساعدك الحصول على بطاقة أداء لاختيار الموردين على تقليل اختياراتك من خلال تفصيل الخصائص والمواءمة الاستراتيجية وسياسات العمل وأي قيود ستعمل بها أو لن تعمل معها. بمجرد أن يكون لديك مورد مناسب يجيب على طلب تقديم العروض الخاص بك بالتكلفة والوقت والجودة التي تلبي المعايير الخاصة بك، يمكنك التفاوض، مما سيؤدي إلى الخطوة التالية.

5. إنشاء أمر شراء

بمجرد أن يكون لديك مورد يوافق على شروطك، فقد حان الوقت لإنشاء أمر شراء (PO). طلب الشراء هو وثيقة ملزمة من المشتري للبائع. الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء هو أن الأخير هو عقد. تلتزم الشركة بإجراء عملية شراء من المورد كما هو موضح في أمر الشراء. يتم إنشاء أمر الشراء من قبل الشركة، ويتم إجراؤه قبل الشراء، ويحدد ما هو مطلوب ويتضمن تفاصيل الدفع المقترحة.

6. الموافقة على الفاتورة

بعد التحقق من أمر الشراء للتأكد من مطابقته لطلب تقديم العروض وأي مستندات أخرى متعلقة بالشراء، مثل طلبات الشراء والإيصالات وما إلى ذلك، وتحديد أي استثناءات للتأكد من عدم وجود معلومات حيوية مفقودة، يمكنك إحضار أمر شراء لإدارة الحصول على الموافقات اللازمة.

7. الموافقة على العقد

يمكن أن يكون العقد مع البائع طويل الأجل أو لعدد محدد من التوريدات. في كلتا الحالتين، يجب عليك مراجعة العقد والتأكد من موافقة جميع الأطراف على الشروط. من الأفضل أن يكون لديك عقد موحد لتبسيط هذه العملية. قبل الموافقة، راجع بعناية، بمجرد التوقيع على هذه الوثيقة ملزمة قانونًا.

استراتيجيات الشراء وأفضل الممارسات

يساعدك وجود استراتيجية شراء على اتخاذ قرارات شراء أكثر فاعلية وتقديم سلع عالية الجودة في الوقت المحدد بشروط يتفق عليها الطرفان. هناك عدد من استراتيجيات الشراء التي يمكن للشركات استخدامها للحصول على هذه الفوائد.

أحدهما هو الشراء من مصدر واحد، وهو عندما تأخذ الشركة مصدرًا واحدًا فقط للمشتريات. هذا يتطلب موردا مع خدمة ممتازة ومكرس للعلاقة. في الغالب، ستجد هذا النوع من الإستراتيجية عند شراء اللوازم المكتبية.

دورة الشراء هي عندما تطلب الشركة من مجموعة من البائعين المنتظمين، لكنها تستعين بمصادر خارجية لعمليات الشراء المخصصة الكبيرة . تستخدم مزادات الشراء في المشاريع قصيرة الأجل للحصول على أفضل سعر. ومع ذلك، فإنك تتعامل مع الموردين، فهناك العديد من الاستراتيجيات الأساسية التي تنطبق على جميع ممارسات الشراء الأفضل.

أخيرًا، يمكنك العمل مع الموردين الذين يقدمون لك أفضل الشروط والأسعار وبناء علاقة قوية. تتطلب أساليب الجودة الشاملة (TQM) أن يقدم البائعون جودة أفضل بشكل متزايد. ولكن بغض النظر عن اختيارك، يجب تطبيق برنامج إدارة المخاطر عند التعامل مع أي سلسلة توريد.