إدارة المشروع عن بعد: دليل سريع بأفضل الممارسات

في بداية إدارة المشروع، كان الجميع يعملون جسديًا معًا. لكن إدارة العمل لم تعد تحت سقف واحد. الناس الآن يعملون عن بعد أكثر من أي وقت مضى.

الفرق البعيدة هي فرق مختلطة، وتعمل في مواقع مختلفة بأدوات ومهارات مختلفة. كيف يحافظ مديرو المشاريع على تعاونهم وإنتاجيتهم؟ إدارة المشاريع عن بعد و برامج إدارة المشاريع ، هذه هي الطريقة.

ما هي إدارة المشاريع عن بعد؟

إدارة المشروع عن بُعد هي الطريقة التي يربط بها مديرو المشروع الفرق البعيدة والمختلطة والتأكد من أن الجميع يعمل معًا لتحقيق أهداف المشروع. بهذا المعنى، لا يختلف الأمر عن إدارة أي مشروع، باستثناء أنك تقوم بتنفيذ المشروع عن بُعد.

تخلق إدارة فريق بعيد تحديات فريدة لا يحتاج مديرو المشاريع التقليديون إلى وضعها في الاعتبار. لهذا السبب يستخدم مديرو المشاريع عن بعد أدوات إدارة المشاريع عبر الإنترنت لتوصيل الأشخاص البعيدين فعليًا. أثبتت الأحداث الأخيرة أن العديد من الصناعات يمكن أن تستمر، بل وتزدهر، باستخدام إدارة المشاريع عن بعد.

على عكس المنهجيات الأخرى، فإن إدارة المشروع عن بُعد تتسم بالمرونة. إنه لا يتبع مجموعة أو قواعد صارمة، على الرغم من أنه قابل للتطبيق مع كل من الأساليب التقليدية والرشاقة. يمكنه حتى دعم إدارة العمل المختلطة التي توحد أنماط العمل المتباينة وتجعلها متوافقة.

فوائد إدارة المشاريع عن بعد

كما أظهرت الأحداث الأخيرة، فإن فائدة إدارة المشروع عن بعد هي أنها تحافظ على الأضواء. أي أن العديد من الشركات كانت قادرة على الاستمرار في العمل بفضل أدوات إدارة المشاريع التي تجعلها تعمل من المنزل. على الرغم من أهمية ذلك، هناك إيجابيات أخرى لإدارة المشاريع عن بُعد.

ادارة المهام

تتيح أدوات إدارة المشروع عن بُعد للفرق تولي مسؤولية عملها، وتمنح المديرين الشفافية لمراقبة عملهم دون أن يعيقوا طريقهم. يمكن لأداة التخطيط أن تكلفهم بالعمل مع الأوصاف التفصيلية. بعد ذلك، يمكن للفرق إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباقات. يؤدي هذا إلى تكوين فرق أكثر تمكينًا مما يخلق معنويات جيدة واحتفاظًا وإنتاجية أفضل.

فعاله من حيث التكلفه

إذا كان لديك فريق بعيد ، فستوفر المال على المساحات المكتبية والمرافق. يمكن أن تذهب هذه المدخرات نحو تنمية الأعمال التجارية أو رواتب فريقك. عند الحديث عن الفرق، فهم يستفيدون أيضًا. لم يعد عليهم إنفاق الأموال على التنقل، سواء كان ذلك في النقل العام أو الغاز والبلى العادي على سياراتهم.

توازن الحياة مع العمل

العمل كفريق بعيد تمامًا أو في نموذج هجين يمكن أن يرفع الروح المعنوية. الفريق السعيد هو فريق منتج. مهما كان ما تعمله بين الإدارة والموظفين، فمن المؤكد أنه سيعود بالفائدة على كليهما. يعني السفر القليل مزيدًا من الوقت في المنزل مع العائلة. يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في تجنيد المواهب بعيدًا عما كان ممكنًا في أي وقت مضى.

الإبلاغ والتغذية الراجعة

تتفوق إدارة المشاريع للفرق البعيدة في الشفافية من خلال تحسين إعداد التقارير حول التقدم والأداء. الاتصال هو طريق ذو اتجاهين، كما أن التعليقات الواردة من الفرق هي أيضًا طريقة فعالة لتحسين العمليات باستمرار. يبني التعاون عن بُعد روابط أقوى، ويتيح إعداد التقارير اتخاذ قرارات أفضل.

تحديات إدارة المشاريع عن بعد

إدارة المشاريع للفرق البعيدة ليست رصاصة سحرية. هناك تحديات إدارة المشروع، وتلك التي تتجاوز إدارة المشروع. لا تستطيع بعض الصناعات العمل عن بعد حتى لو أرادوا ذلك. لكن أولئك الذين لديهم رفاهية العمل خارج هيكل المكتب لا يزالون يواجهون عقبات، بغض النظر عن طريقة إدارة المشروع التي يعملون بها.

تعاون

على الرغم من وجود أدوات تعاون تربط الأشخاص، يؤكد البعض أن التعاون يكون دائمًا أفضل عندما تكون الفرق جسديًا في نفس الغرفة. يفتقر النص والدردشة وأدوات المراسلة الأخرى إلى الفروق الدقيقة ويمكن أن تكون مربكة في كثير من الأحيان. يعد استخدام مؤتمر صوتي أو فيديو حلاً، ولكن حتى هم ليسوا مثل فريق يعمل جنبًا إلى جنب.

إنتاجية

كما قد تكون خمنت، يمكن أيضًا اعتبار كل عنصر إيجابي لإدارة المشروع عن بُعد سلبيًا. على سبيل المثال، يمكن أن تتأثر الإنتاجية عندما تعمل الفرق من المنزل. هناك عوامل تشتت لا توجد في المكتب فقط، مثل الأطباق والأطفال وما إلى ذلك.

فريق البناء

إن إنشاء فريق أمر سهل، لكن وجود هذا الرابط الجماعي وتطوير الثقة أمر صعب، حتى عندما يعملون جسديًا في نفس المكان. يمكن أن يكون هذا أكثر صعوبة مع الفرق المختلطة والعملاء عندما لا تكونوا معًا شخصيًا. يمكن أن يحدث بناء الفريق، لكنه قد يكون أصعب ويستغرق وقتًا أطول.

تجميع فريق مشروع بعيد

لتكوين مجموعة معًا، اتبع الخطوات التالية:

1. تعرف على نوع الهيكل البعيد الذي تعمل به.
2. ابحث عن المرشحين المناسبين. أولئك الذين تتناسب مهاراتهم مع احتياجاتك، بالطبع، لكنك تريد أيضًا أشخاصًا يتواصلون جيدًا ويستجيبون للأشياء بسرعة.
3. تأكد من أن إرشاداتك وتوقعاتك واضحة، من ساعات العمل، وتكرار تسجيلات الوصول، وتتبع الوقت، والأهداف، ومن لديه السلطة على ماذا، وما إلى ذلك.
4. ابق على اتصال مع الفريق من خلال الاجتماعات الافتراضية والدردشة وما إلى ذلك، من أجل الحفاظ على شعور الفرق بالتواصل .
5. تأكد من أن لديك قناة موثوقة يستخدمها الجميع للدردشة المباشرة والإعلانات والتعليقات.
6. احصل على أدوات التعاون المناسبة لفريق المشروع للعمل معًا بغض النظر عن مكان وجودهم.
7. امتلك أدوات إدارة مثل الجداول الزمنية لإبقاء فريقك مسؤولاً عن مقدار الوقت الذي يقضونه في المهام.

أنواع فرق المشروع عن بعد

هناك أنواع مختلفة من الفرق البعيدة. عليك أن تقرر ما يناسب ثقافة شركتك ويلبي احتياجات موظفيك. بشكل عام، هناك ثلاثة أنواع من فرق المشروع عن بعد. وهم على النحو التالي:

بعيد تماما

كما تتوقع من الاسم، فإن الفريق البعيد تمامًا هو الفريق الذي يعمل فيه الجميع من المنزل أو في مكاتب منفصلة عبر المنطقة أو حتى في مناطق زمنية مختلفة.

هجين

الفريق المختلط هو الفريق الذي يتم فيه توزيع أعضاء الفريق، ويعمل بعضهم معًا في مكتب والبعض الآخر من المنزل أو مكاتب مختلفة.

مرن

يمكن للفرق المرنة أو المرنة العمل من المنزل أو في المكتب بالإضافة إلى مساحة مشتركة على النحو الذي تحدده اتفاقية بينها وبين الإدارة.

كيفية إدارة فريق مشروع بعيد

عندما تقوم بتجميع فريق إدارة المشروع عن بُعد وتحديد هيكل العمل الخاص به، يبدأ العمل الحقيقي.

• أول شيء عليك القيام به هو جمع الفرق البعيدة معًا لعقد اجتماع ووضع توقعات واضحة لهم عند التخطيط للمشروع. نأمل أن تكون قد وظفت أعضاء فريق قادرون على إدارة أنفسهم أثناء العمل عن بُعد، ولكن بغض النظر، يحتاج الجميع إلى معرفة أدوارهم ومسؤولياتهم. A مصفوفة عملاؤنا يمكن أن تساعد.
• يجب أن يبدأ كل يوم بتسجيل الوصول. يمكن للناس شرح ما فعلوه وما يتوقعون فعله على مدار اليوم التالي. هذا هو الوقت المناسب للتأكد من أن الجميع يفهم مهامهم. يجب أن تظل خطوط الاتصال مفتوحة ولكن الاجتماع اليومي هو مكان جيد للبدء.
• بينما تريد أن يكون لديك مبتدئون، ولاعبون في الفريق، وأعضاء فريق مستقلون يمكنهم إدارة أنفسهم، لا يزال المشروع يتطلب عمليات لإدارة العمل والحفاظ على الإنتاجية عالية. مهما كانت المنهجية التي تفضلها أو مناسبة للمشروع فهي جيدة، ولكن تأكد من أن كل فرد في الفريق يعرف ماهيتها وكيف يعمل وكم مرة يُتوقع منهم تحديث حالتهم.
• سترغب في دعم فرقك البعيدة. عندما لا يكون هناك تفاعل مباشر وجهاً لوجه كما هو الحال في المكتب، يمكن لأعضاء الفريق الشعور بالعزلة والتخلي عنهم. هذا يؤدي إلى معنويات سيئة وأعضاء فريق غير سعداء، وهو ما تريده. ابحث عن طرق للبقاء على اتصال معهم، سواء كانت اجتماعات فردية أسبوعية أو طرق أخرى لإخبارهم أنه يتم سماعهم.
• أخيرًا، يجب أن يكون لديك أداة إدارة عمل مختلطة تربط الفرق بغض النظر عن مكان وجودهم، وما هو مستوى مهارتهم أو قسمهم للسماح لهم بالتواصل مع الآخرين والعمل باستخدام الأدوات التي يريدون إنجاز المهمة. تساعد أدوات إدارة العمل المستندة إلى السحابة على كسر حواجز المسافة، لذا ابحث عن أداة مرنة بما يكفي لخدمة مديري المشاريع وأعضاء الفريق.

أفضل ممارسات إدارة المشاريع عن بعد

بعض نصائح إدارة المشروع التي يجب وضعها في الاعتبار هي أنه، بغض النظر عما إذا كنت تعمل بعيدًا أو مختلطًا بالكامل، يجب أن تكون شفافًا عند ذكر أهداف المشروع والعملية التي ستستخدمها. هذا يبقي الفرق في نفس الصفحة كما أنت ويساعد في تحفيزهم. لا يضر أن تبدأ كل يوم باجتماع احتياطي عندما يكون جدول الأعمال مذكورًا بوضوح ليوم العمل القادم.

تقارير الحالة هي شريان الحياة لإدارة المشروع عن بعد. تحتاج الفرق إلى إبقاء مديري المشاريع محدثين، ويجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على التواصل بوضوح مع الفرق. عندما لا يكون أعضاء الفريق معًا تحت سقف واحد، فمن السهل أن تفقد الاتصال. الحفاظ على روابط اتصال قوية هو ما يحافظ على عمل إدارة المشروع عن بعد. تريد أن يعرف أعضاء الفريق ما يتعين عليهم القيام به ويجب أن يظل مديرو المشروع منفتحين على التعليقات الواردة من الفريق.

يعد وجود مصدر واحد للحقيقة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على إدارة الفريق لإدارة المشروع عن بُعد دون تأخير مكلف. إذا كانت الفرق تعمل على مجموعة واحدة من البيانات وكان لدى مديري المشاريع مجموعة أخرى، فهناك مشكلة في الأفق. إن امتلاك أداة إدارة مشروع عن بُعد تستند إلى مجموعة النظراء يعني بيانات في الوقت الفعلي تتم مشاركتها عبر جميع طرق عرض المشروع لإبقاء الجميع يعملون على أحدث المعلومات.