إدارة المشروع: ماهي؟ الأدوار ودورات الحياة

إدارة المشاريع هو مجال يشمل الانضباط الرسمي لإدارة وتطبيق أدوات المعرفة والمهارات والتقنيات لتحقيق أهداف كيان أو مؤسسة.

أثناء حديثه عن إدارة المشاريع، يقول Henry Mintzberg، وهو أكاديمي في مجال الأعمال والإدارة ومؤلف-

“الإدارة، قبل كل شيء، ممارسة يلتقي فيها الفن والعلم والحرف.”

لذلك، أثناء التفكير في إدارة المشروع، تخيل مخطط Venn حيث يتم وضع الإدارة حيث تلتقي دوائر العلم والفن والحرف. أثناء التخطيط والمضي قدمًا في المشروع، من المفترض أن تكون منهجيًا للمضي قدمًا في الجدولة والميزنة وفقًا للهيكل المخطط والتأثيرات الخارجية لمشروعك.

تم قبول إدارة المشاريع كمهنة في العالم منذ زمن سحيق.

ينشئ كل مشروع منتجًا أو نتيجة أو خدمة فريدة.

هذه النتائج ملموسة وغير ملموسة . ومع ذلك، هناك بعض التنسيقات التي تتضمن عناصر متكررة للمشاريع القابلة للتسليم .

عندما ننظر بعمق في أصل مصطلح “مشروع”، فهذا يعني مجرد هدف مؤقت أو محاولات لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة.

حيث أن مصطلح الإدارة يعني عملية اجتماعية معنية بضمان إنجاز المهمة ؛ تركز مهامها على تخطيط وتوجيه العمليات الجارية في المؤسسة.

لفهم ما تعنيه إدارة المشروع، يجب أن نفهم بداية هذه الممارسة. وبالتالي، فإن إدارة المشاريع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع.

تاريخ إدارة المشروع

يمكن التعرف على إدارة المشروع كنظام في الآونة الأخيرة لعمليات ومشاريع العالم الحديث.

الحقيقة هي أن تاريخ العالم بأكمله يتضمن أمثلة لا حصر لها لإدارة المشاريع. كل محصول أو نصب تذكاري أو إستراتيجية كانت مهمة في مسار تاريخ العالم كان إنشاء وتنفيذ إدارة المشروع التي بدونها لن تتحقق الأهداف.

لم يتم بناء كل قطعة أثرية تاريخية، بما في ذلك النصب التذكاري القديم، بشكل عفوي ولكن تم التخطيط لها في جداول زمنية، ووضع الميزانية للمجموعة والمعدات بالكامل، وتحقيق الأهداف.

بالعودة إلى الوقت الذي تم فيه بناء أهرامات الجيزة، لم يتم بناؤها في يوم واحد، مثل روما لم تكن كذلك. لقد تطلب الأمر عملية شاملة من التصور، والتخطيط لكيفية بناء الأهرامات، وتنفيذها، وإلقاء نظرة على العملية، ثم إلقاء نظرة فاحصة على النتيجة النهائية.

شهد القرن العشرون ارتفاعًا فعالاً وفعالاً في فهم واستخدام مفهوم إدارة المشاريع.

في حوالي الخمسينيات من القرن الماضي، انتشرت العديد من الصناعات من كل ركن من أركان العالم للتصنيع والمساعدة في الحفاظ على اقتصادها. تتطلب هذه الصناعات عملية هيكلية ومنمطة للغاية للإدارة والتصنيع.

كان النموذج المبسط للإدارة المسمى “مخطط جانت” هو إنشاء هنري جانت، والذي تم استخدامه بشكل شائع في العديد من الصناعات والشركات. يستخدم المخطط لجدولة خطط وأهداف المشروع.

وبالمثل، في عام 1957، تم تطوير طريقة المسار الحرج من قبل شركة Dupont مع مراعاة جانب الجدولة المناسبة للخطط. سمحت هذه الطريقة للناس بفهم البرامج التي لا يمكن تمديدها أو تعديلها ويجب إكمالها.

المعهد الأول لإدارة المشاريع

 

تأسس معهد إدارة المشاريع (PMI) في عام 1969. وهو أكبر اتحاد غير ربحي في العالم لمهنة إدارة المشاريع.

منذ إنشائها، وضعت معايير للتعامل مع المشروع، وبرنامجه، وإدارة المحافظ ، وتقديم التدريب والشهادات.

تم اعتماد PMI كمعيار ANSI في عام 1998.

اليوم، هناك معيار ISO حتى لإدارة المشاريع (IS21500) الذي تم إنشاؤه في عام 2012. على عكس التاريخ الذي يموت فيه الأشخاص الذين بنوا الأهرامات بسبب الإرهاق، هناك بعض الجوانب التي يتم أخذها في الاعتبار اليوم لتوفير رعاية إضافية للعمال و أصحاب المصلحة الآخرين في الشركة.

تم دمج العديد من العناصر الجديدة مع نظام إدارة المشروع. اليوم، يحتاج مديرو المشاريع إلى مجموعة واسعة من المعرفة المتعلقة بمهارات إدارة الأعمال مثل العلاقات مع العملاء ، والاستراتيجية ، ومهارات القيادة ، وما إلى ذلك.

متى وأين نحتاج إلى إدارة المشروع؟ – الاحتياجات المعاصرة لإدارة المشاريع

لفهم المجالات والمناطق التي تتطلب إدارة المشروع، يجب أن نجد الفرق بين عمل المشروع وإدارة العمليات.

قد يكون التغيير في العمليات التجارية هو محور مشروع مخصص عندما تكون هناك تغييرات جوهرية في العمليات التجارية بسبب منتج جديد أو تقديم خدمة. في الواقع، لا يجب تحديد العمليات الجارية لشركة ما كمشروع ولكن كعملية مستمرة.

إدارة العمليات ليست في متناول إدارة المشروع، لأنها تتضمن ضمان استمرار العمليات التجارية بكفاءة باستخدام الموارد الممتازة اللازمة وتلبية متطلبات العملاء . في حين أن المشاريع في الطبيعة لها بداية محددة بوضوح ونقطة نهاية مصممة لتحقيق الهدف المنشود.

يتم حل المشروع بمجرد تحقيق الأهداف المرجوة.

ومع ذلك، هناك عمل معين يتطلب إدارة المشروع حيث أن العديد من أصحاب المصلحة التشغيليين لهم رأي كبير في المشاريع التي ستؤثر على وظائفهم أو مساعيهم في المستقبل.

تتطلب العديد من المجالات إدارة المشروع. يمكن تنفيذه على كل من المشاريع الكبيرة والصغيرة.

وهم على النحو التالي

1. عند إطلاق موقع جديد
2. إنشاء وإطلاق تطبيق جديد للمستهلك أو منتج آخر.
3. تقديم الأعمال والتغييرات الثقافية والعمليات إلى المنظمة.
4. فتح أو إغلاق مكتب جديد
5. إنشاء مكاتب أو طرق أو مراكز تسوق
6. تنفيذ حدث صناعي مثل زيارات الصناعة أو المؤتمرات
7. اتخاذ خطوات لتغيير العناصر في الأعمال للامتثال للوائح

هذه هي المجالات القليلة التي تكون فيها إدارة المشروع ضرورية.

أدوار إدارة المشروع

هناك عدة أدوار يتم تخصيصها في إطار المشروع

1. راعي المشروع

يعمل راعي المشروع عادةً مع فريق إدارة المشروع للمساعدة في أمور مثل تمويل المشروع، ومراقبة التقدم، والتأثير على أصحاب المصلحة، فضلاً عن توضيح النطاق.

هو أو هي مسؤول عن النتيجة لأنهم في الغالب المدير الأول الذي يأتي بفكرة مشروع ويفيد فريقهم. إنهم يمثلون بشكل أساسي عميل المشروع.

2. مدير المشروع

تتمثل مهمة أي مدير مشروع في أنه يختلف عن المدير الوظيفي وكذلك مدير العمليات. يتحمل مدير المشروع مسؤولية تلبية احتياجات المهمة والفريق والاحتياجات الفردية . يصبحون الجسر بين الفريق والاستراتيجية.

يتم إنجاز أي مشروع من خلال التطبيق والتكامل المناسبين لـ 47 عملية إدارة مشروع مجمعة منطقيًا، مصنفة في خمس مجموعات عمليات يقوم مديرو المشروع بتنفيذها بشكل مناسب.

وبالتالي، فإن دور مدير المشروع هو دور استراتيجي للغاية وذات أهمية كبيرة. يطبقون المهارات الخاصة بالمنطقة وكفاءات الإدارة العامة المطلوبة للمشروع. المهارات هي كما يلي:

1. المعرفة – يجب أن يكون لدى مدير المشروع معرفة واضحة بالمشروع الذي يتعامل معه.
2. الأداء – يشير إلى ما يمكن لمدير المشروع القيام به أثناء تطبيق معرفته بإدارة المشروع.
3. شخصي – يشير إلى كيفية تصرف مدير المشروع عند تنفيذ المشروع أو تنفيذه. وهي تشمل سمات مثل الموقف والقيادة وخصائص الشخصية الأساسية والتحفيز وإدارة الصراع وما إلى ذلك.

3. المورد

يمكن أن يكون هناك شخص يقوم بالعمل، إما عن طريق مورد داخلي مثل فريق التطوير أو مورد خارجي مثل مقاول خارجي.

يتم تقديم المورد إلى فريق المشروع من خلال نقطة الاتصال الرئيسية: الخبير الفني أو مدير المشروع أو مدير الحساب .

4. أصحاب المصلحة

قد يُفهم أصحاب المصلحة بشكل عام على أنهم شخص خارجي يساهم في المشروع. عادة، يعتبر أصحاب المصلحة في الشركة هم الأشخاص الذين لديهم حصة في شركتهم.

ويشمل أيضًا جميع الأعضاء الذين لديهم مصالح في المشروع أو يتأثرون بالمشروع عند اكتماله. يحق لأصحاب المصلحة تحديد ما يجب القيام به في المشروع والحصول على رأي في تحديد المخرجات التي تؤثر على احتياجات أو أهداف العمل.

يمكن أن يأتي أصحاب المصلحة من الشركة نفسها، مثل الموظفين والموظفين والمديرين، أو يمكن أن يكون شخصًا من الجمهور أو من خارج الوكالة.

يلعب مدير المشروع دور سد الفجوة بين أصحاب المصلحة والمشروع طوال العملية للحصول على ملاحظات حول خطوة المشروع إلى الخطوة.

5. العملاء

العميل هو المجموعة المستهدفة التي يجب أن تكون راضية أو التي تم تنفيذ المشروع من أجلها.

دورة حياة المشروع أثناء إدارة المشروع

إنه تسلسل المراحل التي يمر بها المخطط. لها نقطة بداية ونهاية محددة. المراحل متتالية بشكل عام.

يتم الحصول على أرقامهم وأسمائهم من خلال أخبار الإدارة والتحكم للشركة أو المنظمات المشاركة في المشروع وطبيعة المشروع ومجال تطبيقه.

يمكن تقسيم كل مرحلة إلى مراحل وظيفية أو محددة أو أهداف جزئية أو مخرجات أو نتائج وسيطة، ضمن النطاق العام للعمل، أو التوافر المالي.

المراحل محددة زمنياً ولها نقطة بداية ونهاية / تحكم. تحديد هذه العناصر، يجب أن ننفذ مشروعًا وفقًا لذلك. دعونا نلقي نظرة على تلك المراحل هنا والآن-

المراحل الخمس لإدارة المشروع

كما ذكرنا سابقًا، فإن إدارة المشروع لها مجموعة من المراحل، واحدة تلو الأخرى. هناك خمس مراحل لإدارة المشروع-

1. بدء المشروع

يشير هذا إلى بداية المشروع. الهدف من هذه المرحلة هو تحقيق وفهم المشروع على نطاق أوسع.

تبدأ هذه المرحلة بتحديد ما هو ممكن وما يمكن فعله. هذه نقطة عندما نحدد أيضًا المواقع التي يمكننا من خلالها بدء الطريق للوصول إلى الهدف. أنت تطور الفكرة لتحقيق غرض معين.

يعد الجمع بين جميع رؤساء الفريق أمرًا حيويًا لأن هذه الخطوة ستكون الأساس للمشروع بأكمله. يشمل أصحاب المصلحة هنا أيضًا مدخلاتهم حول ما إذا كان المسار للوصول إلى هدف المشروع يتطابق مع أهدافهم.

2. تخطيط المشروع

تتضمن هذه المرحلة الكثير من العصف الذهني لأن مفتاح إدارة المشروع الناجحة يتكون من مجموعة من الخطوات جيدة التخطيط.

يتم إنشاء خريطة الطريق أو المخطط في هذه المرحلة. تحديد الأهداف هو الفكرة. هناك طريقتان تستخدمان لتحديد الأهداف-

2.1 أهداف SMART

نهج يضمن أن الأهداف قد تم التفكير فيها بدقة-

– يشير حرف S إلى محدد، وإيجاد نقاط محددة – من ومتى وأين وكيف وماذا ولماذا.

-M للقياس، لقياس نجاح الهدف.

– “قابل للتحقيق” لتحديد ما يمكن تحقيقه وما لا يمكن تحقيقه.

-R للواقعية، لفهم كل شيء والتفكير فيه من خلال كونها عملية وقابلة للتحقيق.

-T في الوقت المناسب، لإنهاء الأمور في إطار زمني محدد.

2.2 أهداف واضحة

طريقة تستخدم لتشجيع الموظفين على العمل معًا وخلق بيئة ممتعة .

-C for Collaborative هو الموظفون الذين يعملون معًا في عملية تعاونية.

-L للمحدودة، أي إنجاز وفعل الأشياء ضمن الإطار الزمني وإبقائها قابلة للإدارة.

-E for Emotional أي لتمكين الارتباط العاطفي للموظفين بالمشروع وأعضائه.

-A لتقدير أي تقسيم الخطوات الهامة إلى خطوات أصغر لتحقيق الأهداف بسرعة.

-R لـ Refinable، أي عندما تظهر مواقف جديدة، يجب أن يكون المرء قادرًا على التكيف معها.

3. تنفيذ المشروع

هناك خطوات أساسية لهذه المرحلة. يتم تطوير المخرجات وإكمالها، وقد حان الوقت لإكمال المهام بدقة أثناء مرحلة التنفيذ.

يبدأ العمل الجماعي هنا عندما تحدد المخاطر وتخففها، وتتعامل مع المشكلات، وتُدخل أي تغييرات عند الحاجة. هم يتبعون-

• كوّن فريقًا
• تخصيص الموارد للفرق
• تنفيذ خطط إدارة المشروع وفقًا لذلك
• إدارة المشتريات عند الاقتضاء.
• مدير المشروع يوجه ويدير تنفيذ المشروع.
• قم بإعداد أنظمة التتبع للسيطرة على كل شيء.
• اجتماعات الحالة لمعرفة موقف الفرق مع أهدافهم وغاياتهم
• تحديث الجدول الزمني للمشروع.
• تعديل الجدول الزمني للمشروع عند الحاجة.

4. مراقبة المشروع

هذه المرحلة تحكم وتقيس تقدم وأداء الفرق بشكل جماعي للوصول إلى الهدف. يستخدم مديرو المشروع مؤشر الأداء الرئيسي لمعرفة ما إذا كان المشروع تحت السيطرة أم لا. مؤشرات الأداء الرئيسية هي كما يلي-

• أهداف المشروع- لقياس ما إذا كان الجدول الزمني والميزانية يتماشيان مع أهداف المشروع.
• مخرجات الجودة- لتحديد ما إذا كان يتم الوفاء بمهام محددة.
• تتبع الجهد والتكلفة – يقوم مدير المشروع بحساب الجهد وموارد التكلفة ويتحقق مما إذا كان المشروع قابلاً للتحقيق بالميزانية المتوقعة.
• أداء المشروع – يراقب أي تغييرات تحدث في المشروع.

5. إقفال المشروع

يجب أن يكون إغلاق المشروع خطوة منفذة بعناية لتحقيق معظم ما تم إنجازه. يضمن أن العمل المنجز يحصل على قبول أوسع وقد حقق جميع الأهداف المرجوة.

يجب تقديم أي أوراق أو تقارير نهائية في هذه المرحلة للرجوع إليها في المستقبل عند إجراء أي مشروع من هذا القبيل مرة أخرى.

استنتاج

وبالتالي، فإن إدارة المشروع ليست مجرد فن للنظر في ما يجب القيام به ولكن حساب دقيق للوقت والميزانية في متناول اليد من خلال تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والصفات الأخرى لمدير المشروع للوصول إلى الهدف.

ليس فقط مدير المشروع ولكن الفريق والأعضاء الآخرين المشاركين في المشروع هم المسؤولون عن نجاح المشروع.