بغض النظر عن الحجم أو النطاق، فإن بدء مشروع جديد هو نشاط يرمز إلى بداية جديدة في أي عمل تجاري. سواء كان الأمر يتعلق بتصميم منتج جديد أو تحسين عملية العمل الحالية، فلا شيء يهم أكثر من التكلفة التي ستكلفها الشركة في النهاية. هذا هو المكان الذي تلعب فيه إدارة تكلفة المشروع.
على الرغم من أن الأمر قد يبدو معقدًا، إلا أن إدارة تكلفة المشروع هي ببساطة طريقة رائعة لوصف مدى تأثير العملية على صافي أرباح الشركة. تؤثر تكلفة كل مورد مستخدم، وصولاً إلى رواتب أعضاء فريق المشروع، بشكل مباشر على ميزانية المشروع ويجب تخصيصها بعناية.
من المحتمل أن الشركة ليس لديها أموال غير محدودة لإنفاقها لمجرد نزوة. لهذا السبب، يجب تحديد ميزانية لضمان بقاء تكاليف المشروع المخصصة في خط. بعد كل شيء، ما فائدة المشروع المكتمل إذا استنفد الأموال اللازمة للشركة للبقاء في العمل؟
أنواع تكاليف المشروع
قد يبدو تخطيط ميزانية المشروع تجربة شاقة. كقاعدة عامة، فيما يلي بعض العناصر الرئيسية التي يجب تضمينها في تقديرات تكلفة المشروع.
- تخطيط ما قبل المشروع يمكن أن تختلف هذه التكاليف بشكل كبير في كل صناعة وتعتمد على استخدام مستشارين خارجيين. ومع ذلك، تشمل هذه التكلفة عمومًا إجراء أبحاث السوق، وتأمين المواد، وإنشاء مساحة العمل، واختيار المديرين والموظفين.
- المواد تندرج كل مادة تتعلق بإنجاز المشروع ضمن هذه الفئة. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تطرح منشورًا جديدًا، فيجب احتساب تكاليف الطباعة، بما في ذلك الحبر والورق، في الميزانية.
- لا تكتمل مشاريع تكاليف الموظفين بدون الموارد البشرية. يمكن أن يشمل ذلك الجميع من مدير المشروع إلى عمال النظافة. الفوائد والتأمين هي أيضا اعتبار لهذه التكاليف. أي مساهمات من الموظفين غير المتفرغين تؤخذ في الاعتبار أيضًا في تكاليف الموظفين.
- المصاريف التشغيلية وغير التشغيلية يتم تصنيف أي رسوم مرتبطة بالمشروع، مثل تكاليف السماح وعمليات التفتيش وتسليم التوريدات وتكاليف التسويق والإعلان والتكنولوجيا، كمصروفات تشغيل. تشمل المصاريف غير التشغيلية التكاليف التي لا تتضمن أنشطة مألوفة أو مرتبطة بالإنتاج. وستتكون هذه من تكاليف النقل، ومدفوعات الفائدة، والتكاليف الأخرى من الالتزامات المالية والتي لا تتعلق بالعمليات الأساسية للشركة.
يتم أيضًا تجميع التكاليف المذكورة أعلاه في تكاليف العمالة وغير العمالة.
تشتمل تكاليف العمالة على ساعات الجهد لكل مورد من الموارد البشرية مضروبة في تكلفتها بالساعة. خدمات الاستشارات أو العقود هي تكاليف العمالة الخارجية التي يتم تقديرها بمعدل الساعة. إذا لم يكن من الممكن حساب ذلك بدقة، فيمكن استخدام التقديرات بناءً على نطاق التكلفة القياسي. يمكن أن يشمل هؤلاء الموظفين محاسبين ومبرمجين وإداريين.
قد يتم بالفعل احتساب تكاليف العمالة الداخلية في ميزانية القسم، وبالتالي فإن التكاليف الإضافية ستكون صفرًا. ومع ذلك، فإن أي تكاليف إضافية فوق ما تم تضمينه ستدرج في الميزانية أيضًا.
تشمل تكاليف غير العمالة كل شيء خارج الراتب الموصوف أعلاه وتكاليف المقاول الخارجي. يمكن أن تتكون هذه من الأجهزة والبرامج والمعدات ونفقات السفر والإمدادات.
مقاييس تكلفة المشروع الرئيسية
الآن وقد بدأ المشروع على قدم وساق، كيف تحدد أن كل شيء يبقى في حدود الميزانية؟ يتم استخدام العديد من المقاييس لضمان كيفية تقدم المشروع من حيث التكلفة.
- التقدير حتى الاكتمال (ETC) يعتبر ETC مقياسًا لتوقعات التكاليف المتبقية لإنجاز المشروع. يتم حساب هذا الرقم عن طريق إضافة تكاليف العمالة وغير العمالة المقدرة المطلوبة لإكمال المشروع.
- التقدير عند الانتهاء (EAC) يتم حساب مقياس EAC من خلال دمج التكلفة الحالية مع تكلفة ETC. يمكن أن تحدد مقارنة EAC بالمقاييس الأخرى ما إذا كان المشروع يعمل في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد. نظرًا لأن حالات المشروع يمكن أن تشهد تقلبات بمرور الوقت، فإن إدارة EAC هي عملية أساسية.
- تباين التكلفة يقيس هذا المقياس المبلغ المدرج في الميزانية مطروحًا منه الأموال التي يتم إنفاقها. إذا كانت القيمة موجبة، فهذا يعني أن المشروع في حدود الميزانية. ومع ذلك، تعني النتيجة السلبية أنك أنفقت أكثر مما تم تخصيصه في البداية. يستخدم هذا المقياس لتقييم التقدم العام. وغني عن القول أنه إذا كنت قد استخدمت ما يصل إلى 30٪ من ميزانيتك في أول شهرين من مشروع مدته عام واحد، فقد تكون هناك مشكلة.
ربحية المشروع
في حالة المشاريع القابلة للفوترة، يأمل كل مدير أن يحقق مشروعه ربحًا للشركة. يمكن الوصول إلى تحليل مدى ربحية العمل عن طريق حساب صافي الربح وصافي هامش الربح.
يتم قياس ربح المشروع بالصيغة التالية:
ربح المشروع = إيراد المشروع – تكاليف المشروع
هامش صافي الربح هو نسبة صافي الأرباح إلى الإيرادات. هذه النتيجة عبارة عن نسبة مئوية توضح مقدار العائد الذي يتم تحويله إلى ربح. معادلة هوامش صافي الربح هي كما يلي:
هامش صافي الربح = إجمالي الإيرادات – إجمالي التكاليف / الإيرادات × 100
يكشف هامش الربح الصافي عن الربح الدقيق الناتج بعد احتساب جميع المصروفات. يمكن تتبع هذا المقياس بمرور الوقت للمساعدة في توقع الأرباح.
أفضل الممارسات لإدارة تكاليف المشروع ونفقاته
إدارة التكاليف أثناء سير المشروع هي مسؤولية حاسمة للإدارة. فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإدارة تكاليف المشروع.
- إنشاء ضوابط واضحة للتكلفة أثناء التخطيط إن التحكم في تكاليف المشروع يعني وضع ضوابط لكل نفقات. على الرغم من احتمال ظهور نفقات غير متوقعة، إلا أن الإعداد المناسب لها مسبقًا يمكن أن يقلل من المخاطر. يجب اعتبار إعداد قائمة مهام بالتكاليف كخطوة أولى. يجب أن يشمل ذلك التكاليف الثابتة، مثل التصاريح والضرائب، بالإضافة إلى الرسوم الأخرى المتعلقة بالصناعة. خطط بشأن من سيشرف على عناصر المصروفات ويعتمدها ويوقع عليها.
- تخطيط تكاليف العمالة تعد تكاليف الموظفين، بما في ذلك الرواتب والعمل الإضافي، جوانب أساسية يجب مراعاتها عند تخطيط تكاليف المشروع وإدارتها. يجب تضمين عدد الموظفين المطلوبين، وأدوارهم، ونطاقات الأجور في تقديرات تكلفة العمالة.
- تتبع مقاييس التكلفة بانتظام يمكن أن يضمن حساب المقاييس في نهاية كل فترة إعداد تقارير بقاء المشروع ضمن الميزانية. يمكن أن يؤدي القيام بذلك بانتظام إلى خفض النفقات حيث يمكن اتخاذ إجراء عاجلاً للتحكم في التكاليف غير المتوقعة.
- التعقب المستمر لنطاق المشروع يمكن أن تظهر متطلبات العميل الجديدة والتغييرات الأخرى بسرعة، مما قد يعني تكاليف إضافية ومزيدًا من العمل. سيؤدي تتبع النطاق بانتظام إلى تجنب فقدان مسار هذه المشكلات.
قراءة إضافية: كيفية تخفيض التكاليف
أتمتة مهام إدارة تكلفة المشروع
غالبًا ما يتم تتبع تكاليف المشروع ونفقاته في برامج جداول البيانات مثل Excel. ومع ذلك، فقد ثبت أن هذا النهج شاق للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً، خاصةً إذا كان يتم تتبع العديد من المشاريع. بفضل التقدم في برامج إدارة المشاريع، يتم إنجاز هذه المهمة بشكل أكثر كفاءة.
تساعد أدوات برامج إدارة التكلفة الحالية في إدارة الميزنة والتنبؤ والمهام الأخرى التي يمكن أن تساعد المديرين في متابعة جميع عناصر المشروع. يمكن لهذا البرنامج أيضًا مساعدة المديرين في التعاون والتواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
