ما هي إدارة سير العمل؟ 5 نصائح لنظام سير عمل أفضل

إدارة سير العمل
رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

إن التخطيط لمشروع ما، وإعداد جدول زمني، وتجميع فريق ماهر لا يؤدي إلا إلى تمهيد الطريق للعمل المنتج. للتأكد من أن كل شخص يعمل بكامل طاقته ويحافظ على المضي قدمًا، تحتاج إلى تنفيذ إدارة سير العمل.

إذا كنت ترغب في إدارة العمل بفعالية وكفاءة، فأنت بحاجة إلى فهم أدوات سير العمل، مثل برنامج إدارة سير العمل ، وإعداد نظام سير عمل يتيح لك الاستمرار في تحسين عملية سير العمل.

ما هي إدارة سير العمل Workflow Management؟

إدارة سير العمل هي عندما يحدد المديرون وينظمون وينسقون المهام التي تؤدي إلى نتيجة محددة لتحسين العمليات وأتمتتها. يؤدي القيام بذلك إلى زيادة المخرجات والتخلص من التكرار وتقليل الأخطاء.

يمكن تضمين المهام والأشخاص والأنظمة والآلات في سير العمل. تنسيق هذه العناصر أمر بالغ الأهمية لمنع الاختناقات. الاختناق يوقف الإنتاج أو يبطئه ويدعم كل ما يسبقه.

بشكل عام، يمكن تقسيم سير العمل إلى ثلاثة مكونات رئيسية:

  • هناك خطوات أو مهام محددة مسبقًا، تشرح ما يحدث في كل خطوة على الطريق حتى النهاية. يمكن أن تكون هذه الخطوات إما خطية أو متفرعة أو مزيجًا من كليهما.
  • في سياق عملية سير العمل ، أصحاب المصلحة هم أولئك في الفريق المسؤولون عن تنفيذ المهام. يمكن تعيينها لمهمة واحدة أو سير العمل بأكمله.
  • أخيرًا، هناك شروط، وهي قواعد سير العمل. إنهم يحددون متى يتم إنجاز مهمة ويمكن أن تبدأ مهمة أخرى.

إدارة سير العمل مقابل إدارة المشاريع

تعد إدارة سير العمل جزءًا من إدارة المشروع ، ولكنها ليست مصطلحات قابلة للتبادل. تتم إدارة المشروع خلال فترة زمنية محددة تنتهي بالتسليم، سواء كان منتجًا أو خدمة. من ناحية أخرى، تعمل إدارة سير العمل على تحسين سلسلة من المهام أو العمليات اللازمة لإكمال المهمة.

هذا لا يعني أن الاثنين مختلفان تمامًا – في الواقع، كلاهما مكمل لبعضهما البعض. كلاهما يعمل على تحقيق نتيجة محددة. يعد سير العمل جزءًا من أي مشروع، وبدون إدارة سير العمل للحفاظ على سير هذه العملية بسلاسة، ستتأخر المشاريع عن الجدول الزمني وستتضخم التكاليف.

في حين أن هناك أوجه تشابه بين إدارة سير العمل وإدارة المشاريع، إلا أن هناك اختلافات أيضًا. تنتهي المشاريع، لكن يتكرر سير العمل، لأنها وظيفة داخل المؤسسة. يمكن أن تكون عملية قائمة بذاتها، مثل إنشاء الوثائق أو جدولة المواعيد.

تدور المشاريع حول الخطط والإشراف على العمليات والفرق وإدارة المهام، بينما تركز تدفقات العمل على مستوى المهمة، وربط المهام لتحسين العملية وتحقيق كفاءة أكبر. ولكن يمكن تقديم كلاهما باستخدام برنامج إدارة المشاريع.

اقرأ أيضا:  الإشراف الإداري

إدارة سير العمل مقابل إدارة عمليات الأعمال (BPM)

على الرغم من تشابه إدارة سير العمل وإدارة عمليات الأعمال (BPM)، إلا أن هناك اختلافات في نوع إدارة العملية. نظام إدارة سير العمل هو أداة تساعدك في إعداد مهامك ومراقبتها. عادة ما يتم تنسيقه مثل مخطط انسيابي . غالبًا ما لا تكون مفصلة، لكنها واضحة بما يكفي لتتبعها الفرق.

فكر في إدارة سير العمل على أنها شكل أقل مشاركة من BPM. تلتقط إدارة سير العمل عملية سير العمل، وستتيح لك بعض الأدوات حتى أتمتة مهام سير العمل الأساسية. يمكنك استخدام هذا لمجموعة متنوعة من مهام سير العمل، مثل إعداد فريق أو إدارة المستندات. تركز أدوات إدارة سير العمل على الأشخاص بدلاً من التركيز على العملية. أدوات BPM أكثر توجهاً نحو العمليات.

يدور برنامج BPM حول التقاط وتحسين العمليات التجارية. يتم استخدامه لتحسين كفاءة المنظمة. أولاً، تحتاج إلى تحديد الحالة الحالية للعمليات التجارية وتوثيق هذه الإجراءات. بمجرد تحديد العمليات الكاملة للشركة، يمكنك تحليل BPM. يجب أن يكشف هذا عن الاختناقات في عمليتك ويساعدك على تقليل التكلفة وتحسين العمليات من خلال إجراء تغييرات ثاقبة.

الفرق بين إدارة سير العمل و BPM هو أن الأول موجه أكثر نحو تنظيم الأشخاص والمستندات، باتباع الخطوات الصحيحة في الوقت المناسب. يتعلق الأخير بالعمليات التجارية وكيفية تحسينها. تعمل إدارة سير العمل على تنسيق الأفراد وأنظمة البرامج، بينما تنسق BPM كيفية تفاعل الموارد في المؤسسة. تعد أنظمة BPM أكثر تعقيدًا وتشارك في التحسين المستمر، بينما تعمل أدوات إدارة سير العمل فقط على أتمتة الخطوات في العملية.

ما هو نظام إدارة سير العمل (WMS)؟

نظام إدارة العمل هو كيفية إعداد سير العمل ومراقبته في مشروع أو مؤسسة. يتكون WMS من الإجراءات والأدوات التي تستخدمها المنظمة لتحديد وتشغيل وتحسين سير العمل. سيتضمن نوعًا من برامج سير العمل، ولكن يمكن أن يكون أكثر من مجرد استخدام أداة.

لذلك، تنظم WMS سياسة الشركة وإجراءاتها وأدواتها البرمجية لتحسين إدارة عملية سير العمل في المنظمة أو المشروع. يتضمن كل شيء بدءًا من نمذجة النماذج وإمكانية الوصول على أساس الأدوار وإعداد التقارير والإشعارات والتخزين المستند إلى السحابة والمزيد.

ماذا يفعل نظام إدارة سير العمل؟

يمنح نظام إدارة سير العمل الأشخاص الفرصة لتحديد مهام سير العمل المختلفة في مشروعهم أو مؤسستهم لأنها تنطبق على المهام أو العمليات.

يسمح WMS أيضًا بأتمتة المهام المتكررة لزيادة الكفاءة. يمكن للبعض أيضًا التأكد من عدم نسيان مهمة غير مكتملة في العملية. يفعل ذلك مع الإخطارات التي تبقي فريقك في الحلقة.

اقرأ أيضا:  وظائف الإدارة الخمس [بالتفصيل] حسب هنري فايول

يعد استخدام نظام إدارة سير العمل طريقة جيدة للحصول على مصدر واحد للحقيقة. بدلاً من جعل الفرق تتواصل مع بعضها البعض على Slack أو البريد الإلكتروني، يمكنهم الرد على مستوى المهمة والحفاظ على الاتصالات داخل التطبيق. كما أنه يتيح للشركات الابتعاد عن جداول البيانات الثابتة. عند مشاركة عدد كبير جدًا من جداول بيانات Excel، قد يكون من الصعب معرفة أي منها يحتوي على أحدث البيانات.

ما هو برنامج سير العمل؟

برنامج سير العمل هو جزء من نظام إدارة سير العمل. إنها أداة تعرض المهام التي تحتاج إلى إكمالها والمهام التي يتم تنفيذها وحالتها. كما يعرض الخطوات التي أكملتها. يتيح لك WMS إعطاء مهام لأعضاء الفريق الذين لديهم أوصاف مفصلة للعمل.

يوفر الشفافية في عملية سير العمل، مما يتيح للمديرين اكتشاف المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل. يمكنهم بعد ذلك إعادة تخصيص الموارد للمشروع والتأكد من حلهم للاختناق المحتمل قبل أن يؤدي إلى إبطاء الفريق.

هناك أيضًا ميزات إعداد التقارير التي تجمع البيانات وتحسب تلك المعلومات لإظهار مقاييس المشروع، سواء في أدوات إعداد التقارير أو لوحات المعلومات . تم تصميم كل هذه الميزات لتحسين الإنتاجية والكفاءة من خلال تبسيط العمليات وتقليل الأعمال الورقية وتحديد الاختناقات.

فوائد وميزات برنامج إدارة سير العمل

يجب أن تكون فوائد استخدام برنامج إدارة سير العمل واضحة. كلما كان سير عملك أفضل، كان مشروعك أو مؤسستك أفضل. إحدى الطرق التي يقوم بها WMS بذلك هي تقليل عدد الأخطاء. حتى إذا نجح البعض، وهو ما يحدث دائمًا، يمكن للبرنامج إخبارك ويمكنك إعداد إجراءات للتأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى.

تشبه إدارة سير العمل أيضًا النسيج الضام الذي يحافظ على إنتاجية الأفراد والبرامج وثقافة العمل. يمكن للفرق التواصل مع بعضها البعض، مما يسهل التعاون . كما أنه يدمج أنظمة برمجية مختلفة لمساعدتهم على العمل بشكل أفضل معًا أيضًا.

هناك العديد من المحترفين لاستخدام برامج إدارة سير العمل، ومن الصعب التوقف عن إدراجهم في القائمة. من مساعدتك في العمل على مهام متعددة في نفس الوقت إلى زيادة التحكم والشفافية، تعمل أنظمة إدارة سير العمل أيضًا على تحسين ثقافة العمل في المؤسسة. الفوضى تؤدي إلى تآكل الروح المعنوية.

تحتوي WMS بشكل عام على ميزات تُظهر حالة المهمة وأدوات إعداد التقارير وإشعارات البريد الإلكتروني لإبقاء الجميع في نفس الصفحة. سيكون لدى البعض أيضًا أدوات إدارة الموارد لإعادة تخصيص الموارد والحفاظ على عمل الفرق بقدرة دون الإفراط في تخصيص عبء العمل.

اقرأ أيضا:  إدارة المواهب: تعريفها، مبادئها وكيف يمكن بناء استراتيجية ناجحة [2022]

اختيار نظام إدارة سير العمل

هل أنت مقتنع بأن نظام إدارة سير العمل سيساعدك على إدارة مشروع أو منظمة أكثر كفاءة؟ أولاً، اسأل نفسك هذا السؤال – “كيف أعرف ما هو نظام إدارة سير العمل المناسب لي؟”

حسنًا، ستكون هناك دائمًا قيود خارج الأداة نفسها، مثل السعر وما ترغب مؤسستك في استثماره لتثبيت برامج جديدة. خارج هذه الأشياء، يجب أن تبحث عن برنامج يحتوي على الميزات التالية.

  • برنامج قائم على السحابة للحصول على بيانات في الوقت الفعلي واتخاذ قرارات أكثر ثاقبة
  • إعلامات لإبقائك على اطلاع دائم بالتغييرات التي تطرأ على سير عملك
  • طرق عرض متعددة للمشروع، مثل جانت وكانبان وقوائم المهام وما إلى ذلك، للسماح للجميع بالعمل بالطريقة التي يريدونها
  • أدوات المراقبة والإبلاغ لتحليل بيانات سير العمل واتخاذ قرارات أفضل بشأن التحسينات
  • واجهة سهلة الاستخدام وسريعة الإعداد
  • يتكامل مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها
  • الاتصالات التعاونية للحفاظ على تواصل الفرق

أفضل ممارسات إدارة سير العمل

أخيرًا، بمجرد تحديد برنامج إدارة سير العمل الذي يناسب احتياجات مشروعك أو مؤسستك، إليك خمس نصائح لتحقيق أقصى استفادة من سير عملك.

  1. أولاً، لديك خطة سير عمل. ولكن أكثر من ذلك، لديك واحد مكتوب أو أفضل من ذلك، مرئي. من الأفضل الاستعداد مسبقًا والحصول على تمثيل مرئي لتلك الخطة يسهل مشاركتها وفهمها.
  2. من الجيد أيضًا التفكير في الأشياء التي يمكن أن تحدث خطأ في نظام سير العمل الخاص بك وكيف ستستجيب لها. يعد تخفيف المخاطر دائمًا ممارسة جيدة لأنه لا مفر من حدوث خطأ ما. حاول معرفة المواضع التي قد يكون هناك تأخير أو اختناقات من شأنها إبطاء الإنتاج وكيفية حلها بسرعة إذا ظهرت.
  3. إذا كنت تستخدم سير عمل لمشروع، فقد يكون من المفيد تطبيق نفس إدارة سير العمل على المؤسسة بأكملها. يمكن أن تكون هناك مشكلات في مشروعك خارج نطاق اختصاصك وجزء من سير عمل غير مدروس جيدًا في مؤسسة شركتك.
  4. تأكد من أنك تستخدم برنامج إدارة سير العمل وأنه يحتوي على أدوات تتناسب مع مشروعك أو هيكلك التنظيمي.
  5. أيضًا، لا تستقر على سير العمل بمجرد إعداده وتشغيله، حتى لو كان كل شيء يسير على ما يرام. أيضًا، خذ وقتًا لإجراء تدقيق ومراجعة العملية والعودة بطرق لتحسينها. سير العمل ليس عملية يتم إجراؤها مرة واحدة ولكنه نظام مستمر ومتطور باستمرار.
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب