كيفية إنشاء استراتيجية التواصل الداخلي (ولماذا هي مهمة)

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

تفيد استراتيجية التواصل الداخلي الجيدة مؤسستك بعدة طرق.

يمكن أن تبني ثقة الموظف في القيادة، ويساعد الفرق المختلفة على العمل نحو الأهداف الرئيسية ومواءمة تجربة الموظف مع علامتك التجارية التي تواجه الجمهور.

فيما يلي نظرة على عناصر استراتيجية اتصال داخلي فعالة وكيفية وضع خطة في مكانها الصحيح.

متى تنشئ استراتيجية التواصل الداخلي الخاصة بك؟

لا يوجد عدد سحري من الموظفين عندما يحين وقت بناء استراتيجية اتصال داخلي. ومع ذلك، من المهم بشكل خاص كتابة خطة والحفاظ عليها عندما يكون لدى مؤسستك:

  • طبقات الإدارة المختلفة
  • مواقع أو أقسام عمل متعددة
  • الموظفين عن بعد
  • أزمة مؤقتة أو قصيرة المدى (مثل وباء عالمي أو كارثة طبيعية )

تساعد الخطة الرسمية في إبقاء الجميع على اطلاع وتجنب الثغرات في الرسائل الداخلية.

التواصل الداخلي في الموارد البشرية

أهم عناصر استراتيجية التواصل الداخلي

يجب أن تكون خطة الاتصال الفعال مرتبطة دائمًا بالخطة الإستراتيجية للمنظمة ورسالتها ورؤيتها وقيمها.

هذا يخلق الاتساق في رسائلك ويساعد على إبقاء الجميع يركزون على نفس الأهداف.

إنها لفكرة جيدة أن تدمج خطة الاتصال الداخلي لمؤسستك مع خطة التسويق الخارجية الخاصة بك. يساعد دمج الرسائل الداخلية والخارجية في  مواءمة ثقافة شركتك مع علامتك التجارية، مما قد يساعدك في الاحتفاظ بالموهبة.

1. أنواع المعلومات للمشاركة

يجب أن تغطي إستراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك أنواع المعلومات التي تختار مشاركتها مع شعبك. الأساسيات تشمل:

  • تحديثات على التقدم نحو أهداف الشركة والفريق
  • شكر وتقدير لإنجازات الموظف والفريق
  • معلومات حول التغييرات المخطط لها

تتضمن الخطة الجيدة أيضًا حلقة ملاحظات يمكن للموظفين استخدامها للمشاركة:

  • كيف يعتقدون أن الشركة تعمل
  • التغييرات التي يريدون رؤيتها أو اقتراحات للتحسين
  • مخاوف لديهم والتي تحتاج إلى معالجة

يمكن أن يعطي هذا النوع من الملاحظات للقيادة رؤية أوضح للصحة العامة للشركة. يمكنه أيضًا تحديد المشكلات الصغيرة قبل أن تصبح مشكلات كبيرة.

2. مبادئ توجيهية للشفافية

حتى في الشركات الصغيرة جدًا، يجب أن يكون لدى القادة فكرة واضحة عما يريدون مشاركته وما يريدون الاحتفاظ به بشكل خاص أو مشاركته لاحقًا.

يساعد إضفاء الطابع الرسمي على ما يجب مشاركته ومتى تشاركه في تجنب المواقف التي يعطي فيها المديرون عن طريق الخطأ لفرقهم معلومات أكثر أو أقل مما تنوي القيادة.

يعتمد مستوى المعلومات التي تشاركها شركتك مع الموظفين على:

  • الوعد الأساسي لمؤسستك للعملاء
  • ثقافة شركتك
  • أسلوبك في القيادة

على سبيل المثال، قد يحتاج مقاول الدفاع إلى استراتيجية اتصال عالية المستوى تبقي الموظفين على اطلاع دون المساس بمعلومات العميل الحساسة أو المقيدة.

من ناحية أخرى، قد تحتاج مجموعة محلية غير ربحية إلى تقديم معلومات أكثر تفصيلاً لإشراك الموظفين وإبقائهم متماشين بشكل وثيق مع الأهداف والمشاريع.

مهما كان مستوى الشفافية الذي تتبناه كجزء من خطتك، كن دائمًا حقيقيًا ومباشرًا عند التواصل مع موظفيك.

3. جدول زمني للاتصال الداخلي

تحدد الخطة الجيدة متى يتوقع الموظفون معلومات، مثل:

  • التحديثات التي تخرج كلما حدث شيء ما، مثل الوصول إلى هدف مهم
  • اجتماعات منتظمة للرسائل التي يمكن أن تنتظر
  • الأحداث غير المخطط لها التي تتطلب اتصالات محددة
اقرأ أيضا:  ماذا تعني كايزن؟ شرح فلسفة عمل يابانية

سيعتمد الجدول الزمني الدقيق الذي تتبعه مؤسستك على هيكلك وكيفية إدارتك.

على سبيل المثال، لدى بعض المؤسسات مكالمات جماعية شهرية مع القيادة والمديرين، ثم يقوم المديرون بتدوير المعلومات التي يمكن مشاركتها مع فرقهم.

تعقد الشركات الأخرى اجتماعات مفتوحة ربع سنوية لتقديم المعلومات للجميع مرة واحدة.

4. أدوات التواصل الداخلي لاستخدامها

بناءً على حجم مؤسستك ونطاقها الجغرافي، يمكنك اختيار التواصل عبر عدة قنوات، مثل: 

  • اجتماعات (شخصيًا أو عبر مؤتمرات الفيديو)
  • رسائل الشركة على الإنترانت
  • منشورات مواقع التواصل الاجتماعي
  • قنوات أخرى، مثل تطبيقات الجوال والفيديو والبريد الإلكتروني

عندما تختار كيفية إرسال رسائلك، فكر في التركيبة السكانية لأجيال موظفيك وكيف تفضل الأجيال المختلفة التواصل – البريد الإلكتروني مقابل الإشعارات النصية، على سبيل المثال.

ثم فكر في كيفية الحفاظ على اتساق رسالتك ووضوحها عبر القنوات المختلفة.

5. خطة للتواصل مع الموظفين في أزمة

يجب أن تتضمن خطة إدارة الأزمات أو الكوارث الحالية الخاصة بك العديد من القنوات المذكورة أعلاه للاتصال الداخلي أثناء حالة الطوارئ.

يمكن أن يساعد وضع خطة قبل اندلاع الأزمة في:

  • تقليل الضرر الدائم
  • قدم خطوات عملية تبني الثقة في إدارتك وعلامتك التجارية
  • التحول من الشعور بالإرهاق بسبب الموقف السلبي إلى مكان للثقة والتركيز الاستراتيجي
  • اظهار الدعم لموظفيك

إذا وجدت نفسك على حين غرة بسبب حالة طوارئ، فإن تخصيص ساعة أو ساعتين مع الموظفين الرئيسيين لوضع استراتيجية ووضع خطة اتصالات داخلية سريعة الاستجابة أمر ممكن. قد يكون هناك المزيد من التجارب والخطأ في تنفيذ الخطة، ولكن الحصول على التوافق ووضع استراتيجية متماسكة من المحتمل أن يفيد الإدارة وعلامتك التجارية وعملائك، والأهم من ذلك، موظفيك.

6. الملكية وخطة الصيانة

يجب أن تمتلك القيادة العليا دائمًا وأن تكون السفراء الرئيسيين لاستراتيجية التواصل الداخلي.

اعتمادًا على حجم الشركة وكيفية توظيفها، فمن المرجح أن يعملوا عليها مع أخصائي اتصالات أو تسويق أو موارد بشرية لإدارة الخطة نفسها وتعزيز الرسائل التي تخرج.

قد يتم أيضًا تكليف هذا الاختصاصي بالتحديثات، بالتعاون مع القيادة.

للحفاظ على خطتك محدثة ومتوافقة مع أهدافك، راجع اتصالاتك الداخلية جنبًا إلى جنب مع:

  • التخطيط السنوي
  • تخطيط استراتيجي
  • أي تغييرات كبيرة في عملك

أحد أسباب تضمين الاتصال الداخلي في هذه الأحداث هو تحديد ما يجب توصيله وأفضل طريقة لتسلسل الرسائل الرئيسية وتعزيزها.

من خلال التخطيط السليم والمراجعات المنتظمة، ستدعم خطة التواصل الداخلي مهمتك وأهدافك، وتمكن موظفيك وتنمو مع مؤسستك.

فوائد التواصل الداخلي:

فيما يلي 5 أسباب رئيسية تسلط الضوء على أهمية الاتصال الداخلي:

1. يعزز مشاركة الموظفين والإنتاجية

ابدأ المحادثات الصحيحة عبر مؤسستك واجمع القادة والشركاء والموظفين معًا للتركيز على الاستراتيجيات الداخلية التي تعزز المشاركة والإنتاجية . يجب تشجيع الموظفين على تقديم أفكارهم وآرائهم. هذا يجعلهم يشعرون بالتقدير والاستماع، مما يؤدي إلى المشاركة. عندما ينخرط الموظفون بنشاط، يكون لديهم الدافع للعمل بجدية أكبر والقيام بعمل أفضل جودة في الوظيفة.

اقرأ أيضا:  الهدف التنظيمي: التعريف، الأهمية، معايير الأهداف الجيدة

يمكن إعداد هذه الأنواع من المحادثات بسهولة من خلال منصات الاتصال الداخلية. ليست هناك حاجة لعقد اجتماعات طويلة تضييع الوقت.

2. يشجع على توفير المعلومات

من الفوائد الأخرى للاتصال الداخلي أنه يوصل الرسالة الصحيحة إلى الأشخاص المعنيين . تعني التكنولوجيا الحديثة أن معظمنا يتصل في وقت ما خلال اليوم، لا سيما في العمل. يتمتع العديد من الموظفين بإمكانية الوصول إلى شبكة الإنترانت الخاصة بالشركة، والتي يمكنهم الاتصال بها عندما يناسبهم ذلك ومواكبة الاتصالات ذات الصلة.

يضمن الاتصال الداخلي الفعال أيضًا عدم معاناة الموظفين من الحمل الزائد للمعلومات . إنه يتجنب الحاجة إلى قضاء ساعات في إرسال وقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتعليقات.

3. يحسن خبرة الموظف

يمكن للمؤسسات استخدام الاتصال الداخلي لتحسين تجربة الموظف. وهذا يساعد في الحفاظ على الاحتفاظ بالموظفين، حيث إن العمل في شركة تهتم بموظفيها يرسل رسالة إيجابية. يمكن استخدام الاتصالات الداخلية للإعلان عن:

  • أحداث الشركة
  • عضوية النادي الرياضي
  • مشروبات ووجبات خفيفة صحية مجانية
  • خدمة الكابينة المجانية للموظفين الذين يعملون في وقت متأخر
  • إدخال منطقة للاسترخاء

ما لم يعرف الجميع عن هذه الفوائد، فلن يتمكنوا من الاستفادة منها. هذا هو السبب في أن دور الاتصال الداخلي مهم لكل من العمل ووقت الفراغ.

4. تقاسم الأهداف والغايات

تتمثل إحدى أفضل الطرق لإيصال خارطة طريق عملك في الاستفادة من منصة الاتصال الداخلية الخاصة بك . إن تقديم نظرة عامة وشرح أهدافك من خلال تدفق معلومات متسق يساعد الموظفين على الشعور بأنهم على اطلاع جيد وقادرون على اتخاذ الإجراءات.

تؤكد خارطة الطريق الواضحة أيضًا على استراتيجية الشركة بحيث يكون لدى كل فرد في الفريق أو القسم رؤية محددة للمكان الذي تتجه إليه المنظمة. يعطي نقطة مرجعية واحدة وواضحة تلخص الأهداف العامة. يمكن أن يعزز هذا الوضوح الثقة في اتخاذ القرارات والقيام بالأدوار.

5. يوفر نقاط التركيز

يمكن استخدام الاتصال الداخلي لمحاذاة الفرق وتوجيهها حول كيفية تحديد أولويات الجهود وتوزيعها . يضمن الاتصال الداخلي الواضح في بيئة العمل أن يكون الموظفون على دراية بالمواعيد النهائية ويمكنهم تحديد جداول زمنية لتحقيقها. يؤكد هذا التركيز أيضًا على كيفية ملاءمة مشروع أصغر للصورة العامة ولماذا يكون الموعد النهائي المحدد مهمًا. على سبيل المثال، قد يلزم تنفيذ تثبيت برنامج جديد لقسم الموارد البشرية لالتقاط الاتجاه الموسمي.

الفرق بين التواصل الداخلي والخارجي

في حين أن شكلي الاتصال مختلفان، فإنهما يتعلمان ويقترضان من بعضهما البعض. لكي تكون فعالة، كلاهما يستفيد من رواية القصص المؤثرة وتطوير الإستراتيجية والمقاييس التي يمكن الاعتماد عليها.

لنجاح الشركة، يجب أن يعمل المتصلون الداخليون والخارجيون معًا ؛ يجب على المنظمات تحليل سياسات الاتصال الداخلية والخارجية لجعلها مكملة قدر الإمكان. تطوير الرسائل التي تحفز الموظفين على تحقيق أهدافهم المحددة بينما يضمن إغراء الشركاء والعملاء بشكل موحد التواصل الفعال.

اقرأ أيضا:  البيروقراطية

إذا تم تطوير هذه الرسائل بشكل منفصل لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية، فستظهر التعارضات. يجب أن يتعاون كل من الاتصالات الداخلية والخارجية لرسم صورة شاملة موحدة للمؤسسة.

من المهم مراعاة ما يلي ؛

لم تعد المنظمات تتحكم فقط في الرسالة – لقد أتاحت وسائل التواصل الاجتماعي لأي شخص مشاركة وجهات نظره. هذا جعل كل شخص محتملاً للتواصل ؛ العملاء وكذلك الموظفين.
يجب أن يتماشى المتصلون الداخليون والخارجيون – لقد جعلت طرق التوصيل المختلفة من الصعب جعل هذين الشكلين من الاتصالات موحدًا، ولكن لا يزال من الممكن القيام بذلك، ومن المهم أن ترسم اتصالاتك واجهة موحدة. يتم طمس الخط الفاصل بين الاتصال الداخلي والخارجي باستمرار ؛ ستكون هناك حاجة من وقت لآخر لتكييف التركيز أو اللهجة أو المفردات لرسالة معينة اعتمادًا على الجمهور المستهدف.
يعتبر سرد القصص المقنع أمرًا حيويًا – أدت البدائل المتاحة لمصادر المعلومات إلى التركيز على سرد القصص. اليوم، الخيال أكثر فاعلية في الإقناع من الحقائق والأدلة. يجب أن يستفيد كل من التواصل الداخلي والخارجي من قوة سرد القصص لتحقيق النتائج.
التعاون- يجب أن يكون هناك حوار مستمر بين جميع وظائف الاتصال لضمان حصولك على الرسالة الصحيحة في الوقت المناسب.
التواصل المؤسسي يتغير دائمًا . تمثل الخطوط غير الواضحة تحديات بالإضافة إلى الفرص التي، لكي يتم التعامل معها بنجاح، تحتاج إلى مواءمة وتعاون جهات الاتصال الداخلية والخارجية لضمان مشاركة جميع الجماهير المقصودة في رسائل غير مطلعة ومقنعة.

أحضر اتصالاتك إلى مصدر واحد للحقيقة. يعد توفير مكان عمل مزدهر لموظفيك من خلال الاتصال الداخلي الفعال والوصول إلى الاتصالات الخارجية أساسًا أساسيًا.

لمعرفة ما إذا كانت ولايات الاتصالات الداخلية والخارجية الخاصة بك سارية، قم بإجراء تقييم الاتصالات الداخلية المجاني الخاص بنا، واحصل على تقرير مفصل في 5 دقائق. بمجرد أن تدرك نقاط القوة والضعف لديك، لا تتردد في حجز مكالمة تجريبية مجانية مع خبرائنا ومناقشة طرق التحسين.

ما معنى الاتصال الداخلي للشركة؟

يشير التواصل الداخلي إلى مجموعة من العمليات أو الأدوات المسؤولة عن التدفق الفعال للمعلومات والتعاون بين المشاركين داخل المنظمة (التواصل الداخلي بين الموظفين).

ماذا يشمل الاتصال الداخلي؟

الاتصالات الداخلية هي كل شيء عن تعزيز الاتصالات الفعالة بين الناس داخل المنظمة. إنه ينطوي على إنتاج وتسليم الرسائل والحملات نيابة عن الإدارة، وكذلك تسهيل الحوار مع الأشخاص الذين يشكلون المنظمة.

كيف يمكن إدارة التواصل الداخلي؟

قم بتقييم استراتيجية الاتصال الداخلي الحالية الخاصة بك. حدد المقاييس الرئيسية الخاصة بك لتتبع النجاح. ضع أهدافًا وجداول زمنية واقعية. حدد أدوات الاتصال الداخلية الخاصة بك.

لماذا الاتصال الداخلي الفعال مهم؟

يبقي الناس على اطلاع. الغرض من الاتصال الداخلي هو توفير تدفق فعال للمعلومات بين إدارات المنظمة والزملاء. هذا ينطبق على كل من الإدارة / سلسلة الموظفين. … التواصل الداخلي القوي يغذي ثقافة الشركة ويبني مشاركة الموظفين.
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب