إعلانات

الإدارة بالاستثناء: المعنى والمزايا والعيوب

الإدارة بالاستثناء

دور المدير مهم في المنظمة. إنه مسؤول عن التدفق السلس للعمل في المنظمة. هذا يتطلب اهتمامه بمهام مختلفة ذات أهمية مختلفة.

لا يُتوقع من المدير أن ينجز الأمور فحسب، بل يُطلب منه أيضًا الحفاظ على تحفيز أعضاء فريقه.

يُطلق على إحدى المهارات أو أسلوب عمل المديرين لإنجاز العمل “الإدارة بالاستثناء”. المعنى العام للإدارة بالاستثناء ، هو فهم المهام التي تتطلب أكبر قدر من الاهتمام.

في هذه المقالة، ستتعرف على إدارة الاستثناء بالتفصيل، جنبًا إلى جنب مع مزايا وعيوب اختيار هذا النمط من العمل في المؤسسة.

يمكن تعريف الإدارة عن طريق الاستثناء على أنها المفهوم الذي يركز على المهام المهمة والاستراتيجية حقًا. يتجاهل المهام غير المهمة. يُعرف هذا باسم الاستثناء. ترشدك الإدارة بالاستثناء خلال إعداد إطار عمل يخبرك بالتركيز على المهام الأكثر أهمية للتخطيط والتنظيم والتحكم.

معنى وتعريف ” الإدارة بالاستثناء “.

إدارة الاستثناءات هي نظام يساعد المدير في أن تتطلب المهام الأكثر أهمية انتباه المدير في وقت معين.

في هذا، يمكن للمدير التركيز أولاً على حل معظم المشكلات الحرجة أولاً واتخاذ القرارات واتخاذ الإجراءات المناسبة والمشكلات الأقل خطورة والتي يمكن معالجتها لاحقًا أو يمكن معالجتها من قبل المرؤوسين.

مشاكل مثل مشاكل البنية التحتية، وقضايا الاتصال في المنظمة، والانحراف في العملية، وسوء جودة قواعد العمل، والبيانات المضللة والضعيفة، وما إلى ذلك، يتيح هذا النوع من المشكلات للمدير التعامل مع هذه المشكلات بأقصى سرعة. يتم اتخاذ القرارات والإجراءات من خلال التحقيق في مثل هذه القضايا وحلها والتعامل معها باستخدام الأدوات أو بمساعدة الموظفين المهرة.

يمكن للمدير إدارة الأعمال بشكل أكثر دقة باستخدام الإدارة عن طريق الاستثناء. يجب أن تنتقل المشكلات التي لا يمكن حلها في مستوى واحد إلى مستوى أعلى من الإدارة.

على سبيل المثال، تقع على عاتق المرؤوسين مسؤولية تتبع أداء جميع المنتجات التي تصنعها الشركة ومن البيانات التي تم جمعها، وجدوا أن جميع المنتجات والإدارة بطريقة استثناء لا يعمل منتج واحد كما هو متوقع. ومن ثم، يقومون بتلخيص البيانات وإنشاء تقارير لتقديمها إلى مديريهم.

اقرأ أيضا:  إطار العمل على نطاق واسع (LeSS)

سيساعد تقرير التلخيص المدير على فهم المشكلة من خلال التحقيق في المشكلة ومعرفة السبب الجذري للمشكلة.

تساعد الإدارة عن طريق الاستثناء المنظمة على النمو بشكل أكبر حيث يمكن تحديد المجالات الإشكالية في المنظمة، ويمكن للمديرين إنفاق كفاءتهم لحل هذه المشكلات لتعزيز إنتاجية المنظمة. يمكن للمديرين تعلم وإعداد استراتيجيات لتغيير المنافسة وفرص العمل الجديدة .

عملية الإدارة عن طريق الاستثناء

يتم تعيين الأهداف لمشروع معين مع نتائج محددة مسبقًا. ثم تتم مقارنة النتائج مع النتائج الفعلية التي تم الحصول عليها.

لا يُطلب من الموظفين اتخاذ أي إجراء إذا لم يتم العثور على شذوذ في الأداء ويمكنهم القيام بعملهم كالمعتاد وفي حالة ملاحظة أي انحراف عن الإدارة بطريقة الاستثناء، ويتم تقديم التقرير إلى الإدارة العليا حتى يتمكنوا من ذلك. تحديد السبب الجذري للمشكلة واتخاذ الإجراءات المطلوبة لحل المشكلة وإلا يمكنهم الانتباه إلى العمل الأكثر أهمية.

بهذه الطريقة، يمكن حل أي مشكلة أو إدارة عن طريق الاستثناء في المشروع على الفور بحيث يمكن تجنب الخسارة. دعونا نفهم هذه العملية بالتفصيل، خطوة بخطوة:

# 1 حدد أهداف الإجراء

في الخطوة الأولى، يتم وضع القواعد والأهداف للمشروع أو الإجراء المطروح.

على سبيل المثال، أنت تدير متجرًا للبيع بالتجزئة وتبيع منتجات البقالة. من المهم بالنسبة لك مراقبة المبيعات والنفقات التي حدثت في المتجر. للقيام بذلك، أنت مطالب بوضع معايير لكل مهمة وإجراء.

يجب أن تكون المعايير التي تحددها بالقدر الكمي ويجب أن تكون سهلة القياس. على سبيل المثال، يمكنك تعيين معيار للمبلغ الإجمالي للبيع في الشهر. ستقرر رقمًا بناءً على مبيعاتك السابقة ولتلبية النفقات ولضمان النمو المطرد للأعمال.

قررت القاعدة أنه يجب أن تكون واقعيًا ويجب ألا تكون رقمًا غير واقعي. على سبيل المثال، يبلغ متوسط ​​البيع الذي تقوم به كل شهر 5000 دولار، ويتعين عليك جني 7000 دولار لتحقيق ربح وتغطية النفقات.

اقرأ أيضا:  مراقبة جودة البناء: نصائح أساسية لإدارة الجودة

لذلك، يجب أن تحدد المعيار الذي يجب أن يكسبك المبلغ الإجمالي 7000 دولار، وإذا قررت مبلغًا مثل 10000 دولار، فسيكون هذا معيارًا واقعيًا لا يمكن تحقيقه أبدًا مهما حاولت.

المعيار الصحيح المتقرر ليس بالمهمة السهلة. يتطلب تحليلاً شاملاً وفهمًا عميقًا للعملية ويبحث عن استثناء في العملية. ومع ذلك، لا يلزمك النظر في كل تغيير في أداء العمل.

لكن يجب الانتباه إلى تلك الفروق التي من المهم النظر فيها. يمكن أن تكون الفروق المهمة أي استثناء مالي، أو إنتاجية منخفضة، وما إلى ذلك.

# 2 تحليل الاستثناءات ومقارنتها بالمعيار المقرر

تبدأ الإدارة بالاستثناء بمجرد تحديد القواعد. يتم تحديد البيانات من العملية، ويتم مقارنتها بالمعايير التي تم تحديدها. يمكن إجراء مقارنة البيانات يدويًا بمساعدة موظفين مهرة، أو يمكن أيضًا إجراؤها باستخدام أدوات برمجية.

الطريقة المختارة للمقارنة تعتمد على حجم عملك. يمكن إجراء المقارنة بمجرد جمع البيانات، أو يمكن إجراؤها بالتوازي مع جمع البيانات. ستقوم بجمع البيانات أسبوعياً ومقارنتها بالمعيار الذي تم تحديده لتحديد أي علامة على وجود شذوذ.

# 3 قارن البيانات الفعلية بالبيانات المعيارية وتحليل وجود جميع الاستثناءات

عند مقارنة البيانات، هناك احتمالان للنتيجة. لا يمكن أن تكون النتيجة الأولى أي انحراف كبير، ويمكن أن تؤدي النتيجة الثانية للمقارنة إلى انحراف كبير.

في الحالة الأولى، ليست هناك حاجة لاتخاذ أي إجراءات خاصة. يمكن للموظفين متابعة عملهم بشكل طبيعي وفي حالة الحالة الثانية، يجب عليك إعداد الانحراف والإبلاغ عنه وتقديمه إلى مستوى إدارتك الأعلى.

وبمجرد تحديد المشكلة، حاول معرفة السبب الجذري للمشكلة. يمكن أن يكون هناك العديد من الأسباب لحدوث الحالات الشاذة.

ربما ارتكب موظفوك خطأ في التحليل، أو حدث الانحراف بسبب التغييرات الجارية في النظام. ليس من الضروري تصحيح الشذوذ الموجود في كل مرة. لا يمكن تجاهل بعض الانحرافات. وبالتالي، لا تضيع وقتك في حلها.

اقرأ أيضا:  كيفية التعامل مع الموظفين في العمل

# 4 ابحث عن حل للانحراف

بعد تحديد السبب الجذري للانحراف. ثم تصبح مسؤولية الإدارة لتوفير حل لها. عالج المشكلة وقم بإصلاحها حتى يمكن تجنب المزيد من الخسارة.

على سبيل المثال، إذا كان الانخفاض في مبيعات متجر البيع بالتجزئة بسبب سلوك موظفيك أو يمكن أن يكون بسبب رداءة جودة المنتجات. بمجرد معرفة السبب الجذري للانحراف، حاول حله.

هناك احتمالات أنه بعد التحليل، ستعرف أنك مطالب بإجراء العديد من التغييرات في معاييرك للحصول على نتيجة الاستثناء المرغوبة.

مزايا الإدارة بالاستثناء

  1. يتم تحديد الاستثناء الكبير في إجراءات عمل الشركة من قبل فريق مدققي الشركة سنويًا، ويمكن التحقيق في هذه المشكلات للتغلب عليها.
  2. يمكن للموظفين اتخاذ القرار بأنفسهم، وبهذه الطريقة يمكنهم إكمال المهام بسرعة. تتضمن الإدارة العمل فقط عندما يحدث الاستثناء.
  3. بمساعدة نظام آلي، يمكن إنشاء تقارير أسبوعية أو يومية، ويمكن إجراء مقارنة لتحديد الاستثناء ومحاولة حله لتجنب الاستثناء.
  4. إنه يقلل من عبء العمل على الإدارة عن طريق الاستثناء ويمكنهم الاستفادة من وقتهم في مهام أكثر اكتمالاً وأكثر أهمية.

عيوب الإدارة بالاستثناء

  1. في هذا النظام، من المفترض أن المشكلات لا يمكن حلها إلا من خلال الإدارة. يمكن للموظفين حل المشكلات بسهولة وتقديم حلول أفضل لأن لديهم فهمًا أكبر للعمل.
  2. يمكن أن تكون بعض القواعد التي تم تحديدها على الأرجح مليئة بالمخالفات. في هذه الحالة، سيضيع وقت كل من الإدارة والموظفين في محاولة القيام بشيء غير ممكن.
  3. إنه نظام مركزي، حيث يتم قبول القرارات التي تتخذها الإدارة العليا فقط. ومع ذلك، يمكن أن تكون النتيجة أفضل إذا تم جعل النظام لامركزيًا والسماح للجميع بالمشاركة في عملية اتخاذ القرار.
  4. يتسبب في طبقة إضافية من النفقات للمنظمة كمحللين ماليين ؛ يُطلب من المدققين أعلى لمقارنة وإعداد ملخصات التباين.
  5. العملية برمتها غير فعالة إذا كان المحلل الخاص بك غير كفء وفشل في تحديد المشكلة الخطيرة.

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب