الإشراف الإداري

يجب أن يتم الإشراف على جميع مستويات الإدارة من أعلى إلى أسفل، يشرف مشرفو الإدارة من المستوى الأدنى أو الخط الأول على عمل الطاقم التشغيلي، بينما تظل الإدارة الوسطى والعليا مشغولة بالإشراف على عمل أعضاء الإدارة المرؤوسين. ولكن بالمعنى العادي للكلمة، فإن الإشراف يهتم بتوجيه  الأعضاء غير الإداريين في المنظمة. في هذا المقال سنعالج المحاور التالية:

  • مفهوم الإشراف الإداري
  • أهمية الإشراف الإداري
  • مهام المشرف الإداري
  • أنواع الإشراف الإداري
  • مبادئ الإشراف الإداري
  • العوامل المؤثرة على الإشراف الإداري
  • مهارات الإشراف الإداري الفعال

مفهوم الإشراف الإداري

الإشراف الإداري هو وظيفة شبه إدارية. يتضمن الإشراف التوجيه والإشراف على عمل المرؤوسين الذين يشملون عادة الموظفين والملفات والعاملين الذين ينفذون العمليات في المنظمة. يتم تنفيذ الوظيفة الإشرافية بهدف ضمان عمل المرؤوسين بفعالية وكفاءة بحيث يمكن تحقيق الأهداف التنظيمية.

يشير الإشراف إلى التوجيه المباشر والفوري والسيطرة على المرؤوسين في أداء مهمتهم. وبالتالي، فإن الإشراف يهتم بثلاث وظائف رئيسية للإدارة:

التوجيه: لكي يرى المشرفون أن المرؤوسين يعملون وفق الخطط والسياسات والبرامج والتعليمات والجدول الزمني.

التوجيه الفوري: لإرشادهم في العمل إذا كانوا يفعلون شيئًا غير متوافق مع التوجيهات المعطاة ويحتاجون إلى مساعدة للسماح لهم بإنجاز المهمة الموكلة إليهم.

التحكم: لإعطائهم التوجيهات لإنجاز العمل، إذا لزم الأمر.

أهمية الإشراف الإداري

يهتم الإشراف الإداري في المقام الأول بالإشراف أو مراقبة أداء العمال الخاضعين لسيطرته. يلعب دورًا مهمًا في إعداد الإدارة. إن المشرف الإداري هو الشخص المرتبط مباشرة بالعاملين ويعمل كحلقة وصل حيوية بين الإدارة والعاملين.

يمكن تفسير أهمية الإشراف الإداري على النحو التالي:

إصدار الأوامر والتعليمات

يحتاج العمال إلى توجيه المشرف الإداري في كل خطوة. يزيل شكوكهم ويخبرهم بالطريقة الصحيحة للقيام بعمل ما. يمكن أن يعطي المرؤوس أداءً أفضل عندما يعرف العمل الذي من المفترض أن يقوم به.

تخطيط وتنظيم العمل

يعمل الرئيس كمخطط ودليل لمعاونيه. يتم إعداد جدول العمل لضمان تدفق منتظم وثابت للعمل. يضع المشرف الإداري أهداف الإنتاج للعمال ويحدد طرق وإجراءات القيام بالعمل.

مهم على جميع المستويات

الإشراف الإداري يعني الإشراف على العمليات في المنظمة ومراقبتها. الوقت الذي تخصصه الإدارة العليا للإشراف هو 20٪ فقط بينما يخصص المشرف الإداري (أو رئيس العمال أو مسؤول القسم) حوالي 80٪ من وقته للإشراف. تشرف الإدارة العليا على المديرين بينما يشرف المشرف الإداري على العمال. يعتبر الإشراف على الخط الأمامي أكثر أهمية لأن العمل الفعلي يتم على هذا المستوى.

اقرأ أيضا:  التخطيط التربوي

الإرتباط الحيوي بين العمال والإدارة

المشرف الإداري هو ممثل الإدارة وشخصية مهمة للغاية من وجهة نظر العمال. يقوم بتوصيل سياسات الإدارة للعمال كما يوفر تغذية راجعة للإدارة فيما يتعلق بما يحدث على أدنى مستوى.

تحفيز المرؤوسين

المشرف الإداري هو قائد في أدنى درجات سلم الإدارة. يعمل كصديق وفيلسوف ومرشد للعمال. إنه يلهم العمل الجماعي ويؤمن أقصى قدر من التعاون من الموظفين. هو الذي يمكنه المساعدة في الحصول على الإستخدام الأمثل للقوى العاملة.

ملاحظات للعمال

يقارن المشرف الإداري الأداء الفعلي للعمال بالمعايير الموضوعة ويحدد نقاط ضعف العمال ويقترح تدابير تصحيحية للتغلب عليها. بهذه الطريقة، يمكن للعمال تحسين أدائهم في المستقبل.

التخصيص الصحيح للعمل

يعمل الإشراف الإداري على ترتيب منتظم للأنشطة والموارد للمجموعة. حيث يقوم المشرف الإداري بتعيين العمل لكل عامل وتفويض سلطة العمال. يشعر العمال بالإحباط عندما لا يتم ترتيب العمل الذي يقومون به بشكل صحيح. قد يجلس بعض العمال في وضع الخمول بينما قد يكون آخرون مثقلين إذا لم يتم تعيين العمل بشكل صحيح.

مهام المشرف الإداري

يجب على المشرف:

  1. مساعدة العاملين لديه على تنمية صفاتهم الفطرية لتحسين أدائهم

2. مساعدة مرؤوسيه على التكيف مع متطلبات وظيفتهم وتطويرها

3. جعل العمال مخلصين لمنظمتهم

4. توفير الخبرة والمهارات والمعرفة لجعل العاملين يتعلمون دون خوف وتردد

5. تشجيع الإتصال الحر

6. تطوير إمكانات الموظفين إلى حد لا يحتاجون فيه إلى الإشراف

7. التعاون مع المشرفين الآخرين

8. إثبات وجود صلة جيدة بين الإدارة والعاملين

9. حل المشاكل الشخصية لمرؤوسيه إلى أقصى حد ممكن

10. الحفاظ على الإنضباط

11. تصحيح أخطاء مرؤوسيه

12. استكشاف مجالات المعرفة الجديدة

13. إدخال أساليب جديدة ومفيدة وعلمية للإنتاج والإدارة

14. امتلاك فهم واضح حول خطة عمل الموظفين

15. معرفة وظيفة المرؤوسين وواجباتهم ومسؤولياتهم وسلطتهم ومساءلتهم وما إلى ذلك

16. تقسيم المسؤوليات والواجبات إلى المرؤوسين بعقلانية وعلمية

17. الإستماع والنظر في شكاوى المرؤوسين

18. تفويض السلطة وكسب ثقة المرؤوسين

19.التوصية بالترقيات والتحويلات وزيادة الرواتب

20.تطبيق القواعد والأنظمة بإنصاف وعدالة  

21.إبقاء المرؤوسين على اطلاع حول تقدمهم 

أنواع الإشراف الإداري

الإشراف الأوتوقراطي أو الإستبدادي

تحت هذا النوع، يمتلك المشرف الإداري سلطة مطلقة ويريد طاعة كاملة من مرؤوسيه. إنه يريد أن يتم كل شيء بدقة وفقًا لتعليماته ولا يحب أبدًا أي تدخل من مرؤوسيه. يتم اللجوء إلى هذا النوع من الإشراف للتعامل مع المرؤوسين غير المنضبطين.

اقرأ أيضا:  أفضل طرق حل النزاعات بين الموظفين [بدون أضرار]

عدم التدخل أو الإشراف الحر

يُعرف هذا أيضًا باسم الإشراف المستقل. تحت هذا النوع من الإشراف، يُسمح بأقصى قدر من الحرية للمرؤوسين. المشرف لا يتدخل أبدا في عمل المرؤوسين. بعبارة أخرى، تُمنح الحرية الكاملة للعمال للقيام بوظائفهم. يتم تشجيع المرؤوسين على حل مشاكلهم بأنفسهم.

الإشراف الديمقراطي

تحت هذا النوع، يتصرف المشرف وفقًا للموافقة المتبادلة والمناقشة أو بعبارة أخرى يستشير المرؤوسين في عملية اتخاذ القرار. يُعرف هذا أيضًا بالإشراف التشاركي أو الإستشاري. يتم تشجيع المرؤوسين على تقديم الإقتراحات وأخذ المبادرة وممارسة الحكم الحر. يؤدي هذا إلى الرضا الوظيفي وتحسين الروح المعنوية للموظفين.

الإشراف البيروقراطي

بموجب هذا النوع، يتم وضع قواعد وأنظمة عمل معينة من قبل المشرف ويطلب من جميع المرؤوسين اتباع هذه القواعد واللوائح بدقة شديدة. يتم أخذ ملاحظة جادة عن انتهاك هذه القواعد واللوائح من قبل المشرف الإداري.

هذا يحقق الإستقرار والتوحيد في المنظمة. ولكن في الممارسة الفعلية لوحظ أن هناك تأخيرات وعدم كفاءة في العمل بسبب الإشراف البيروقراطي.

مبادئ الإشراف الإداري

تتمثل مبادئ الإشراف الإداري بالنسبة للمشرف في:

لا تكن أبدًا مستبدًا

أثناء القيام بأعمال الإشراف الإداري، لا يجب أن يتصرف المشرف مثل المستبد لأن هذا يؤدي إلى هزيمة الذات.

استمع بعناية إلى مرؤوسيك

يجب أن يكون المشرف مستمعاً جيداً. يجب أن يستمع بعناية لكل ما يقال له من قبل مرؤوسيه. يجب أن يمنح العمال الفرصة الكاملة لعرض قضيتهم.

لا تقرر أي شيء على عجل

إنه نهج متهور للغاية لتكوين رأي حول أي شخص على عجل بعد نظرة عابرة أو جلسة استماع قصيرة، لأن معظم الشكاوى قد لا تكون حقيقية. لكن البعض قد يكون كذلك وإذا لم يتم إزالتهم فإن معنويات العمال في المنظمة قد تتأثر.

لا تدخل في الحجج مع المرؤوسين

لا يجوز تحت أي ظرف من الظروف أن ينغمس المشرف الإداري في الجدال مع مرؤوسيه، لأنه إذا فشل في إقناع حججه، فإنه يكون عرضة لإصدار أوامر لإثبات وجهة نظره. سيخلق هذا الإحباط والشعور بعدم الأمان بين العمال. لا ينبغي للقائد الجيد أن يجادل ولكن يجب أن يستمع بعناية ويصدر الأوامر فقط بعد الإستماع بعناية.

العوامل المؤثرة على الإشراف الإداري

مهارة العلاقات الإنسانية

وهذا يشمل ما يلي:

  • توجيه القوة العاملة
  • إرشاد المرؤوسين
  • إلهام المرؤوسين من أجل أداء أفضل

بدون المبادئ التوجيهية يظل المشرف الإداري عاجزا في الإعداد الحديث، يمكنه اتخاذ قرارات روتينية ضمن الإطار المقدم لهذا الغرض. لكنه لا يستطيع اتخاذ قرار دون استشارة رؤسائه بالترتيب المتوسط ​​والإدارة العليا. إنه الشخص الذي يتعامل مع الخطوط كما اقترحه رئيسه على الرغم من أنه مسؤول بشكل مباشر عن إنجاز العمل. لكنه على اتصال مباشر بمرؤوسيه يشاهدهم يعملون.

اقرأ أيضا:  التفويض

إنه يعرف عواطفهم ومشاعرهم ويلاحظها ويشاركها على الفور. لذلك، لا بديل له في هذه الأمور سوى اتخاذ قرار سريع قبل حدوث أي شرارة. إنه أفضل قاضي في العلاقات الإنسانية. يجب عليه تطبيق مهارته واستخدام تدريبه واستخلاص الدروس من تجاربه والتعامل مع الموقف وفقًا لذلك. بقدر ما يتعلق الأمر بالعلاقات الإنسانية فهو سيد المهارة.

المعرفة الفنية والإدارية

تستند الإرشادات والتعليمات إلى حد كبير على المعرفة التقنية والفنية و الإدارية. هذه تساعد المشرف الإداري في خدمة مؤسسته بشكل جيد. يتم زيادة قدراته الإشرافية من خلال التدريب المناسب والمهارة التقنية والإدارية الكافية.

المنصب والحالة في المنظمة

تعتمد قدرة المشرف على الإشراف على عماله على منصبه ومكانته في المنظمة. قد يتم تفويض هذا المنصب أو يمكن الحصول عليه. يمكن للمشرف تحسين وضعه بشرط أن يتم منحه وضعًا يستحق مسؤولياته. هذا مهم بشكل أساسي ولا يمكن لأي منظمة أن تتجاهله.

تحسين العلاقات الجيدة التصاعدية مع عماله

يسمع المشرف جيدًا ويتحمل المسؤولية من قبل المشرفين على جميع مستويات الإدارة. تلقى اقتراحاته التقدير والإهتمام الواجب. يتم الرد أيضًا على تقاريره السلبية وتقديراته ويتم اتخاذ الإجراءات وفقًا لذلك. يجب أن تكون له علاقات جيدة مع رؤسائه عن طريق التشجيع. وهذا يساعده في إقامة علاقات جيدة مع عماله.

يجب أن يحصل المشرف على إعفاء من الواجبات غير الإشرافية

تقديم التقارير وما إلى ذلك ليست مهمة المشرف. التدريب على العمل ليس من واجبه. لذلك، يجب أن يكون المشرف معفيًا من جميع الواجبات باستثناء الإشراف والوظائف المرتبطة به. فإن تحرر من كل هذه الأمور فإنه يخصص وقتاً أكثر مع عماله. يجب السماح للمشرف بالتركيز على توجيه الوظائف التي يجب أن يُمنح من أجلها سلطة كافية بموجب القواعد الأساسية للإدارة. وهذا من شأنه أن يضمن الحد الأقصى من الإشراف الذي يمكن توقع النتائج منه بشكل عام.

مهارات الإشراف الإداري الفعال

الصفات المطلوبة للإشراف الإداري الفعال هي:

  • اللباقة والسلطة التقديرية
  • مهارات اجتماعية
  • الكفاءة الفنية
  • العطف
  • الصدق
  • الشجاعة
  • الثقة بالنفس
  • مهارات التواصل
  • القدرة على التدريس والتوجيه 
  • الحس السليم القوي

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...