التواصل هو مهارة عمل أساسية تشمل القراءة والإستماع والتحدث والكتابة. تتضمن الإتصالات الإدارية كتابة المراسلات التجارية مثل المذكرات والإشعارات والتقارير والرسائل والتحدث في الإجتماعات والعروض التقديمية والإستماع إلى جميع مستويات الموظفين و زملاء العمل والرؤساء ليكونوا منتجين وفاعلين في منصبك. تؤثر جودة الإتصالات على الأعمال التجارية في العديد من المجالات، بما في ذلك علاقات العمل وفعالية المبيعات وتصورات القيادة. فما هو مفهوم الاتصال الإداري؟ وما هي أهميته؟ وما هي أهدافه؟ وما هي أنواع الاتصال الإداري وأنماطه؟
في هذا المقال سنجيب على الإستفهامات السابقة الذكر.
مفهوم الاتصال الإداري
الاتصال هو عملية إدارية في حالة عدم وجود اتصال، فإن وظيفة المنظمة ستصل عمليا إلى نقطة توقف كاملة. إدارة المنظمة هي عملية مستمرة وهي وظيفة النظام التواصلي للحفاظ على هذه الاستمرارية. لذلك يمكننا القول أن الاتصال يجعل الإدارة متنقلة. الاتصال الإداري هو عملية تأسيس القواسم المشتركة من خلال حركة الأفكار والمشاعر وما إلى ذلك من شخص إلى آخر أو بين مجموعات من الأشخاص. بمعنى آخر، إنه تبادل للحقائق والأفكار والمعلومات والعواطف ينتج عنه فهم مشترك. من خلال عملية الاتصال، تعمل المنظمة بطريقة وشكل موحد و يتبادل الأعضاء الآراء فيما بينهم. وتجدر الإشارة هنا إلى أن العملية مستمرة دائمًا لأن وظائف المنظمة مستمرة أيضًا. تعمل كل من الوظيفة والتواصل بشكل مستمر. الإستمرارية هي السمة الخاصة لجميع أنواع المنظمات.
الاتصال هو عملية، لكنها ليست عملية ذات اتجاه واحد على الإطلاق. تنقسم المنظمة إلى عدد من الأقسام ويتم دائمًا توصيل المعلومات بين جميع الأقسام. على سبيل المثال، يتلقى قسم أو مسؤول معلومات من سلطة أعلى فيما يتعلق بقضية معينة ويرسل قسم الإستلام رأيه إلى القسم أو الشخص المعني.
أهمية الاتصال الإداري
الاتصال ليس مجرد جزء من الإدارة العامة أو منظمة؛ بل هو جزء حيوي من التنظيم. يلعب الاتصال دورًا خاصًا في مجال العلاقات الإنسانية وهو الجزء الرئيسي من الاتصال. في هذه المرحلة نتذكر ملاحظة للشاعر الألماني جوته. إذا عاملت شخصًا كما هو، فسيبقى كما هو. ولكن إذا عاملته كما لو كان كذلك، فما يجب أن يكون وما يمكن أن يكون هو سيصبح ما يجب أن يكون وما يمكن أن يكون. إنه التواصل الذي يجعل الإنسان كما ينبغي أن يكون. من خلال آلية الاتصال يمكن للإنسان أن يطور صفاته الداخلية. يصبح أكثر فأكثر مؤهلاً لذلك.
يعمل نظام المدخلات والمخرجات في الإدارة العامة بشكل فعال للغاية. في شكل ديمقراطي من النظام، يضع الناس مطالبهم أمام الرئيس التنفيذي ويبلغها إلى القسم المناسب للنظر فيها واتخاذ الإجراء اللازم. في المرحلة التالية تنقل الأخيرة وجهات نظرها إلى المكان الأصلي. تعمل آلية الإدخال والإخراج بهذه الطريقة بشكل جميل. لقد تحدثنا عن نظام الاتصال للإدارة العامة والتنظيم. لكنها أيضًا ظاهرة مهمة جدًا للديمقراطية. لنكون أكثر تحديدًا، إنها إحدى الركائز الأساسية للديمقراطية. إذا انهارت الديمقراطية فسوف تواجه مشاكل خطيرة.
يلعب كل من المرسل والمتلقي أدوارًا مهمة في عملية الاتصال، لكن المرسل يتحمل مسؤولية أكبر للتأكد من نجاح الاتصال. تتدفق الاتصالات الكتابية والشفهية عبر قنوات مختلفة، ويجب على المرسلين استخدام القنوات الأكثر ملاءمة لجمهور معين للحصول على أفضل النتائج. على سبيل المثال، يجب أن يكون الإعلان عن سياسة جديدة في مذكرة رسمية لإنشاء سجل دائم، ويمكن الإعلان عن أفضل ثلاثة مندوبين مبيعات في اجتماع المبيعات ثم وضعه في النشرة الإخبارية للشركة.
أنواع الاتصال الإداري
هناك نوعان أساسيان من الاتصالات الرسمية وغير الرسمية. يعتمد الاتصال الرسمي على قواعد وأنظمة مكتوبة معينة أو قواعد محددة مركزيًا ويجب الإلتزام بكل هذه القواعد أو الحفاظ عليها بدقة. يجب أن يسبق أي تغيير بإذن من السلطة المختصة. الاتصال الرسمي هو السمة المركزية للإدارة الحكومية. التواصل الرسمي سائد أيضًا في نظام إداري يتميز بالتسلسل الهرمي.
هناك مراحل مختلفة في الإدارة العامة وما سيفعله تنفيذي أحد الأقسام وما لا يستطيع فعله مذكور بوضوح، وعادة لا يمكنه انتهاك قواعدهم. جانب آخر من جوانب الاتصال الرسمي، تحدث حركة النظام أو الإتجاه رسميًا أو كتابيًا. الإعجاب الشخصي أو عدم الإعجاب لا علاقة له بالتواصل الرسمي.
الإدارة العامة لبلد ما لا يمكن أن تدار بالكامل من خلال الاتصالات الرسمية وحدها. هناك قدر كبير من أهمية الاتصال غير الرسمي. لا يمكن إدارة الإدارة بكفاءة فقط عن طريق الاتصال الرسمي. يجب أن تستكمل بطريقة غير رسمية للإدارة. في عالم متغير، لا يمكن توقع كل شيء.
من أجل مكافحة مشكلة أو موقف جديد، يجب اتخاذ قرار سريع ينفي القواعد والإجراءات الرسمية. ولكن من أجل إدارة أفضل ومزدهرة، يجب اعتماد أسلوب غير رسمي. هذا الترتيب المؤقت لا يلقي أي شك على الجوانب الرسمية للتواصل. باختصار، من أجل حسن إدارة كل من الإدارة العامة والتنظيم، فإن كلا من الاتصال الرسمي وغير الرسمي ضروري.
أهداف الاتصال الإداري
الأهداف الأساسية الأربعة لاتصالات الأعمال هي فهم المتلقي واستجابة المتلقي والعلاقة الإيجابية والنوايا الحسنة التنظيمية. يجب أن تكون الرسائل واضحة حتى يفهم المستلم الرسالة ويطلب منه الرد بشكل مناسب. يتحمل المرسلون مسؤولية بناء علاقات مواتية وحسن نية لشركاتهم من خلال الإتصالات المهنية الإيجابية. بالإضافة لذلك نجد للاتصال الإداري الأغراض التالية:
- زيادة الكفاءة الإدارية.
- السلام الصناعي.
- التنسيق بين مختلف الإدارات في المنظمة.
- اكتساب الموظفين معرفة فعالة حول مختلف فروع المنظمة وجوانبها.
- اكتساب المعرفة ووظيفة المنظمة.
- التعرف على عملية صنع القرار. ذلك لأن شؤون اتخاذ القرار ليست من وظائف أي شخص معين. جميع موظفي المنظمة متورطون في هذه القضية.
- جعل الموظفين مسؤولين. وتشجيعهم على الإهتمام بشؤون التنظيم.
أنماط الاتصال الإداري
هناك أنماط مختلفة من الاتصالات التجارية تعكس هيكلها والغرض منها. على سبيل المثال، تتدفق الاتصالات الداخلية لأعلى أو لأسفل أو أفقيًا بين المرسلين والمستلمين. من أمثلة الاتصالات التي تتدفق إلى أعلى التقارير والمقترحات. الاتصالات التي تتدفق إلى أسفل هي سياسات وتوجيهات. تتدفق الاتصالات الأفقية بين مجموعات العمل أو الأفراد الذين يحتاجون إلى مشاركة المعلومات أو الجهود. الأنماط الأخرى في الاتصالات التجارية الإدارية رسمية وغير رسمية وخطية وشفوية.
معوقات الاتصال الإداري
يمكن أن تفشل الاتصالات الإدارية المعدة بعناية إذا لم يتم النظر في العوائق وإزالتها. يمكن أن تحدث الحواجز أثناء أي جزء من عملية الاتصال. تشمل العوائق الشائعة التي تحول دون التواصل الناجح الإختيار السيئ للكلمات أو القواعد النحوية غير الصحيحة والهجاء وعلامات الترقيم التي تجعل الرسالة غير واضحة أو يستشعر المستلمون الآثار والإستنتاجات وربما يسيئون تفسير المعنى. تشمل حواجز الاتصال الأخرى الأكثر دقة قلة اهتمام المتلقين وصعوبة اللغة والتحيز.
