البيروقراطية

مفهوم البيروقراطية

تشير البيروقراطية (bureaucracy) إلى منظمة معقدة ذات أنظمة وعمليات متعددة الطبقات. تم تصميم هذه الأنظمة والإجراءات للحفاظ على الوحدة والسيطرة داخل المنظمة. تصف البيروقراطية الأساليب المتبعة في المنظمات أو الحكومات الكبيرة، على سبيل المثال، قد تنشئ شركة نفط بيروقراطية لإجبار موظفيها على إكمال فحوصات السلامة عند العمل على منصة النفط.
تعود جذور مصطلح البيروقراطية إلى كلمة (bureau) الفرنسية وتعني المكتب، وكلمة (kratos) اليونانية الأصل وتعني السلطة. وبالتالي فمفهوم البيروقراطية في الأساس هو سلطة المكتب.
كان عالم الإجتماع الألماني ماكس ويبر (1864_1920) من أوائل المفكرين في العصر الحديث الذين صاغوا مفهوما للبيروقراطية، حيث وضع ويبر نموذجا مثاليا لهذا المفهوم باعتباره طريقة عقلانية لتنظيم عمل معقد.

خصائص البيروقراطية

وصف عالم الإجتماع الألماني ماكس ويبر الخصائص المثالية للبيروقراطية وقدم تفسيراً للظهور التاريخي للمؤسسات البيروقراطية. وفقا لفيبر، فإن السمات المميزة للبيروقراطية تميزها بشكل حاد عن الأنواع الأخرى من التنظيم على أساس أشكال غير قانونية من السلطة. لاحظ ويبر أن ميزة البيروقراطية هي أنها كانت أكثر أشكال التنظيم كفاءة تقنيا، وتمتلك خبرة متخصصة ويقين واستمرارية ووحدة. ظهور البيروقراطية كشكل مفضل للتنظيم حدث مع ظهور اقتصاد قائم على المال (مما أدى في النهاية إلى تطور الرأسمالية) حيث يحتاج أرباب الأعمال إلى ضمان المعاملات غير الشخصية والعقلانية القانونية. سرعان ما نشأت المنظمات الآلية (على سبيل المثال ، شركات الأعمال ذات الأسهم العامة) لأن تنظيمها البيروقراطي جهزها للتعامل مع المتطلبات المختلفة للإنتاج الرأسمالي بشكل أكثر كفاءة من صغار المنتجين.

الكفاءة القضائية

تعد الكفاءة القضائية عنصرًا أساسيًا في التنظيم البيروقراطي، والذي يتم تقسيمه إلى وحدات ذات مسؤوليات محددة. في الأساس، تشير الكفاءة القضائية إلى التخصص البيروقراطي، حيث تمتلك جميع عناصر البيروقراطية دورًا محددًا. تتسع مسؤوليات الأفراد مع الحركة التصاعدية من خلال التسلسل الهرمي التنظيمي. لكن على الرغم من تقسيم العمل عالي الكفاءة، إلا أنه يمكن أن يؤدي إلى عدد من المشاكل التنظيمية، على سبيل المثال، قد تكون الوحدات أو الأفراد غير قادرين على تحديد المشكلات التي تقع خارج نطاق اختصاصهم والإستجابة لها بشكل مناسب وقد يتعاملون مع جميع المشكلات والأولويات حصريا من نطاق القدرات المحددة للوحدة. يمكن أن تقود ميزة البيروقراطية هذه أيضا الوحدات التنظيمية إلى التنصل من المسؤولية من خلال السماح لها بتعريف المشكلة على أنها تنتمي إلى وحدة أخرى وبالتالي ترك المشكلة دون معالجة. بدلاً من ذلك، فإن كل وحدة داخل مؤسسة ما تكون مناسبة لوضع وجه على مشكلة ملائمة بشكل رئيسي لمصالحها ومهاراتها وتقنياتها.

القيادة والسيطرة

للبيروقراطية خطوط قيادة وسيطرة واضحة. يتم تنظيم السلطة بشكل هرمي، مع تحمل المسؤولية في الأعلى وتفويض السلطة التقديرية المتناقصة أدناه. نظرًا لخطر ضيق الأفق التنظيمي الناتج عن الكفاءات القضائية المحدودة والمحددة، فإن القدرة على التنسيق والتحكم في تعدد الوحدات أمر ضروري. السلطة هي الغراء الذي يربط التنوع ويمنع الوحدات من ممارسة حرية التصرف بلا رادع. ومع ذلك، فإن القليل من سمات الحياة البيروقراطية قد تلقت الكثير من الاهتمام العكسي مثل دور السلطة الهرمية كوسيلة لتحقيق القيادة والسيطرة التنظيمية. انتقادات أكدت على أن التنظيم الهرمي يخنق الدوافع الإبداعية ويضخ أنماطًا شديدة الحذر من السلوك بناءًا على توقعات ما قد يرغب فيه الرؤساء. توفر القيادة والسيطرة، اللازمتان لتنسيق العناصر المتباينة للتنظيم البيروقراطي، زيادة المسؤولية التصاعدية والتفويض وتقليل السلطة التقديرية إلى الأسفل.

اقرأ أيضا:  الضبط الإداري

الإستمرارية

الإستمرارية هي عنصر أساسي آخر في التنظيم البيروقراطي. تتطلب السلطة القانونية العقلانية قواعد وإجراءات موحدة للوثائق المكتوبة والسلوك الرسمي. تزود ملفات البيروقراطية (أي سجلاتها السابقة) بذاكرة تنظيمية، وبالتالي تمكنها من اتباع إجراءات التشغيل السابقة والقياسية. إن القدرة على استخدام إجراءات التشغيل القياسية تجعل المؤسسات أكثر كفاءة من خلال تقليل التكاليف المرتبطة بأي معاملة معينة. تسجل الملفات التنظيمية الإجراءات والسلوك السابق وسجلات الموظفين. كما أنها تسمح لأي منظمة أن تكون مستمرة، وبالتالي مستقلة عن أي قيادة محددة. على العموم، الإستمرارية أمر حيوي لقدرة المنظمة على الإحتفاظ بهويتها وحتى ثقافتها. بدون سجلاتها، سيكون من المستحيل الحفاظ على المعاملات على أساس قانوني. ومع ذلك، فإن للإستمرارية أيضًا جانبا مختلا وظيفيا ، مما يؤدي بالمنظمات إلى التصرف بشكل متوقع ومحافظ أو ربما الأسوأ، قد تؤدي الاإستمرارية أيضًا إلى قيام البيروقراطية بتكرار الأنشطة بانتظام والتي قد تكون غير دقيقة وبالتالي تتراكم عدم دقتها.

الإحتراف

الإحتراف يتطلب الإدارة، وهي عنصر أساسي آخر من عناصر البيروقراطية، وجود فريق من المسؤولين بدوام كامل ينصب اهتمامهم حصريًا على مسؤولياتهم الإدارية. في الحكومة، الإحتراف يتمثل في موظفي الخدمة المدنية الذين تم الحصول على مناصبهم بشكل عام من خلال اجتياز الإختبارات على أساس الجدارة. تعتبر الخدمة المدنية في بعض الأحيان حكومة دائمة ، متميزة عن السياسيين العابرين الذين يخدمون لفترة محدودة فقط وبإمتاع الناخبين في الأنظمة السياسية الديمقراطية.

في الشركات والمؤسسات البيروقراطية غير الحكومية الأخرى، هناك أيضا كادر محترف من المديرين. الإحتراف يزيد الخبرة والإستمرارية داخل المنظمة. حتى عندما تكون المنظمات بلا قيادة مؤقتا أو تعاني من اضطرابات في مناصبها القيادية العليا، فإن الكادر المهني يساعد في الحفاظ على التوازن التنظيمي. إن مزايا الإحتراف واضحة فبدون السلك المهني، ستعاني المنظمات من أزمات ناجمة عن عدم الكفاءة. وهكذا فإن الإحتراف يساهم في الكفاءة التقنية الفائقة التي ادعى ويبر أنها السمة المميزة للتنظيم البيروقراطي.

على الرغم من فضائلها، إلا أن الإحتراف ينطوي أيضا على مخاطر محتملة. غالبًا ما تصبح هيئة الخبراء الإداريين المحترفين نفسها مصدرا خفيا للسلطة لأنها تتمتع بمعرفة فائقة مقارنة بمن هم رؤسائها الإسميون ولكن المؤقتون. بحكم خبرة أكبر، وإتقان التفاصيل، والمعرفة التنظيمية والموضوعية، البيروقراطيين المحترفين قد يمارسون تأثيرًا قويًا على القرارات التي يتخذها قادتهم. يثير وجود بيروقراطيين أقوياء قضايا المساءلة والمسؤولية، لاسيما في الأنظمة الديمقراطية، من المفترض أن يكون البيروقراطيون وكلاء لقادتهم ، لكن معرفتهم الفائقة بالتفاصيل يمكن أن تضعهم في موقف لا غنى عنه. بالإضافة إلى ذلك ، على الرغم من أن فريقًا دائمًا من المسؤولين يجلب الخبرة وإتقان التفاصيل لعملية صنع القرار ، إلا أنه يعمق أيضًا النزعة المحافظة الفطريةالبيروقراطية. يميل البيروقراطيون المحترفون ، سواء كانوا في القطاع المدني أو الخاص، إلى تفضيل الوضع التنظيمي الراهن لأن استثماراتهم (على سبيل المثال ، التدريب والمكانة) مرتبطة به. وبالتالي، كلما أصبح الكادر أكثر احترافًا، زادت احتمالية مقاومة تدخل القوى الخارجية.

اقرأ أيضا:  تطوير الموظفين

القواعد

القواعد هي شريان الحياة للتنظيم البيروقراطي، وتوفر أساسًا منطقيًا ومستمرًا للإجراءات والعمليات. توفر ملفات المؤسسة جرد القواعد المتراكمة. وجود قواعد هو سمة من سلطة قانونية عقلانية، وضمان أن القرارات ليست اعتباطية وأن إجراءات موحدة ليست بسهولة التحايل، والمحافظة على النظام. القواعد هي جوهر البيروقراطية ولكنها أيضًا مشكلة القادة الذين يرغبون في إنجاز الأمور بطريقتهم. تقيد القواعد السلوك التعسفي ، لكنها يمكن أن توفر أيضًا حواجز هائلة أمام الإنجاز. يؤدي تراكم القواعد في بعض الأحيان إلى ظهور تناقضات، وقد تصبح الإجراءات المطلوبة لتغيير أي عنصر من عناصر الوضع الراهن مرهقة للغاية نتيجة لطبيعة البيروقراطية المدفوعة بالقواعد. يرى أحد وجهات النظر أن الإلتزام الصارم بالقواعد يحد من قدرة البيروقراطية على التكيف مع الظروف الجديدة. على النقيض من ذلك، فإن الأسواق التي يمكن أن تعمل بقواعد قليلة للغاية ، تفرض التكيف السريع مع الظروف المتغيرة. ومع ذلك، يتم ترتيب معظم منظمات الأعمال الرئيسية في شكل بيروقراطي لأن التسلسل الهرمي والمسؤولية المفوضة تقلل تكاليف المعاملات من اتخاذ القرارات.

كيف تعمل البيروقراطية

غالبًا ما يكون للتسميات مثل “البيروقراطي” و “البيروقراطية” دلالات سلبية. يشير البيروقراطيون إلى الموظفين الحكوميين، ويشير مصطلح البيروقراطية إلى أن الأساليب المحددة أكثر أهمية من الكفاءة. ومع ذلك، هناك طريقة أكثر توازناً للنظر إلى البيروقراطية.

العملية البيروقراطية تفسح المجال للنقد. غالبًا ما يُعتبر مرادفًا للتكرار والتعسف وعدم الكفاءة. أحد التعريفات الساخرة الشائعة للبيروقراطية هو “فن جعل المستحيل ممكناً”.

من الناحية الهيكلية، تنبع البيروقراطية من الجهد المبذول لإدارة المنظمات من خلال أنظمة مغلقة. الأنظمة المغلقة هي أنظمة رسمية وصلبة للحفاظ على النظام. اتباع الإجراءات أمر بالغ الأهمية داخل البيروقراطية. ربما تكون السمة الوحيدة الأكثر تحديدًا للبيروقراطية هي استخدام الإجراءات الهرمية لتبسيط أو استبدال القرارات المستقلة.

يضع البيروقراطي افتراضات ضمنية حول المنظمة والعالم الذي تتفاعل معه. أحد هذه الافتراضات هو أن المنظمة لا تستطيع الإعتماد على نظام مفتوح للعمليات، والذي يكون إما معقدًا للغاية أو غير مؤكد بدرجة تمنعه ​​من البقاء. وبدلاً من ذلك، ينبغي تنفيذ واتباع نظام مغلق ومراجع بعقلانية.

انتقادات للبيروقراطية

تميل الهياكل البيروقراطية إلى أن تكون رجعية، وتحدد الإجراءات التي نجحت في الماضي. يخلق هذا المنظور الرجعي صراعًا مع رواد الأعمال والمبتكرين الذين يفضلون المفاهيم التطلعية ويحاولون تحديد الطرق التي يمكن من خلالها تحسين العمليات.

على سبيل المثال، العمليات التي تجري تحسينات من خلال عملية تكرارية تتميز بالتنظيم الذاتي والمساءلة. بمرور الوقت، تقلل البيروقراطية الصارمة من الكفاءة التشغيلية، لا سيما بالمقارنة مع المنظمات المنافسة التي لا تمتلك بيروقراطيات كبيرة. تظهر الخسائر في الكفاءة بشكل أكثر وضوحًا في الظروف التي تستخدم فيها البيروقراطية أيضًا لعزل هياكل السلطة القائمة عن المنافسة.

البيروقراطية في الحكومة والأعمال (البيروقراطية الإدارية)

في الحكومة أو المنظمات الكبيرة، لا غنى عن البيروقراطية في إدارة القواعد. تم تصميم الهيكل البيروقراطي لإدارة تنسيق واسع النطاق ومنهجي بين العديد من الأشخاص الذين يعملون على مستويات مختلفة لتحقيق هدف مشترك. في وقت سابق، كان مرتبطًا بتنظيم سياسي ولكنه في العصر الحديث يرتبط بالنظام الإداري الذي يحكم أي مؤسسة كبيرة.

اقرأ أيضا:  التفويض

في الإدارة البيروقراطية، يتم تصنيف جميع المهام العادية التي يتعين القيام بها على أنها واجبات رسمية وفرض القواعد هو السلطة الوحيدة للإدارة. تتطلب البيروقراطية من البيروقراطيين أن يكونوا منضبطين للغاية وأن يلتزموا بالقواعد. حيث تستمد قوتها من العقلانية.

لا تقتصر البيروقراطية على المنظمات السياسية فقط، عندما يكون التنسيق بين الناس ضرورة، فإن البيروقراطية هي الجواب. على الرغم من أن البيروقراطية تسهل عملية تحقيق الأهداف المؤسسية، إلا أنها في نفس الوقت قد تجعل الآلية تبدو أكثر أهمية من الخدمة النهائية المطلوبة.

مزايا البيروقراطية

تقسيم العمل : يجعل العمل أسهل بفضل التخصص.
الكفاءة : زيادة الكفاءة حيث يتم تنفيذ العمل بكفاءة تحت إشراف المديرين المباشرين في التسلسل الهرمي.
المساءلة : يمكن للمواطنين العاديين تحميل المسؤولين الحكوميين والبيروقراطيين المسؤولية عن الإجراءات التي يقومون بها في سياق توزيع واجباتهم. فالمنظمة مسؤولة في حالة حدوث مشكل ما.
صنع القرار : يتم تسليم القرارات بشكل عام للموظفين من قبل مديريهم المباشرين، والمديرين من قبل أولئك الذين فوقهم في التسلسل الهرمي.
القواعد : مجموعة القواعد التي يتم تحديدها بوضوح في معظم الحالات تجعل الإمتثال لها شرطًا أساسيًا في الهيكل البيروقراطي، مما يقلل من نطاق عدم الإلتزام بإطار القواعد والبروتوكولات.
سهولة الإدارة : يجعل الإدارة أسهل حيث يتم ترتيب المنظمة بشكل أكثر عقلانية في التسلسل الهرمي الهيكلي. ففي الهيكل البيروقراطي، يكون الحفاظ على السيطرة على الإدارة ، وإجراء التعديلات اللازمة عند الإقتضاء، وإدخال مجموعة جديدة من القواعد، حسب المتطلبات من وقت لآخر، أسهل بسبب الحجم الكبير للمنظمة.

عيوب البيروقراطية

الروتين : البيروقراطية، بحكم طبيعتها تتبع مجموعة معينة من القواعد والأنظمة. يؤدي هذا إلى نقص المرونة ويمكن أن يؤدي في كثير من الأحيان إلى عدم الكفاءة.
التأخيرات البيروقراطية : غالبًا ما تسبب مجموعة القواعد المعقدة في النظام البيروقراطي تأخيرات طويلة.
الفساد البيروقراطي : يمكن أن يكون الفساد في المستويات العليا من البيروقراطية كارثيًا للغاية على الإقتصاد.
تغيير الأهداف : إن عملية إنجاز العمل في نظام بيروقراطي مرهقة وغالبًا ما تُعطى أهمية أكبرلمجموعة القواعد مقارنة بالنتيجة النهائية.
الأعمال الورقية : قد تكون هناك حاجة إلى الكثير من الأعمال الورقية حتى للأعمال البسيطة جدًا.
التقسيم : نظرًا لتقسيم الوظائف عبر الفئات، فإنه يقيد فرص التعاون ويقيد الإبداع خلال العمل الجماعي.
المحسوبية : غالبًا ما تكون المحسوبية في البيروقراطية مشكلة. قد يفضل المدراء الذين يجلسون في القمة موظفيهم ويساعدونهم على النهوض بشكل أسرع من الأفراد الأكثر استحقاقًا.
صنع القرار : يعتمد صنع القرار في البيروقراطية على مجموعة معينة من القواعد. غالبًا ما تؤدي هذه الصلابة إلى اختيار القرارات المبرمجة بينما لا يتم استكشاف السبل الأحدث.

وبالتالي، فإن العناصر الأساسية للتنظيم البيروقراطي الخالص هي تأكيده على الإنتظام الإجرائي، والنظام الهرمي للمساءلة والمسؤولية ، وتخصص الوظيفة، والإستمرارية، والأساس القانوني العقلاني، والمحافظة الأساسية. خلق ظهور الرأسمالية والتركيز على معاملات العملة القياسية فوق أنظمة المقايضة الحاجة إلى أشكال بيروقراطية للتنظيم في كل من القطاعين العام والخاص. ومع ذلك، فإن العناصر الحاسمة للشكل البيروقراطي للتنظيم يمكن أن تتعارض أيضًا مع بعضها البعض وغالبًا ما تكون أساس الإنتقادات التي تعتبر البيروقراطية مختلة. باختصار، ما يجعل البيروقراطية تعمل قد يعمل ضدها.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...