يحدث نجاح المشروع، وتحديداً على مستوى الفريق، بعد وضع خطة تشغيلية قوية. بدون خطة تشغيلية، يمكن لأعضاء الفريق أن يغيبوا عن بالهم الجدولة والمهام، ويمكن أن ترتفع الميزانيات بشكل كبير ويمكن أن يترتب على ذلك هرج ومرج. لذلك، لضمان تنفيذ مشروعك بشكل جيد، دعنا نتعمق ونكتشف كيفية وضع خطة تشغيلية فعالة.
ما هو التخطيط التشغيلي؟
التخطيط التشغيلي هو ما يحدث عندما يستمد فريق أو قسم من خطة إستراتيجية على مستوى الشركة ويضعها تحت المجهر. إنه موجه نحو المستقبل: فهو يرسم ميزانيات الأقسام وأهدافها لدفع نجاح الخطة الإستراتيجية بأنشطة محددة قائمة على الفريق للسنوات 1-3 القادمة.
تعمل الخطط التشغيلية بشكل أفضل عندما يشتري قسم بأكمله، وتعيين تواريخ استحقاق المهام ، وقياس أهداف النجاح، والإبلاغ عن المشكلات والتعاون بفعالية. إنهم يعملون بشكل أفضل عندما يكون هناك اتصال عبر الأقسام لضمان أن الجهاز بأكمله يعمل بسلاسة حيث يصل كل فريق إلى معياره.
ما هي فوائد التخطيط التشغيلي؟
كل خطة لها تأثير هائل على جميع أعضاء الفريق المعنيين، ويمكن أن يكون بعضها لصالح شركتك أو على حسابهم. إذا كان ذلك على حسابهم، فمن الأفضل اكتشاف ذلك في أقرب وقت ممكن حتى تتمكن من تعديل خطتك التشغيلية والمحور بسهولة.
ولكن هذا هو بيت القصيد من التخطيط التشغيلي: يمكنك معرفة تأثير عملياتك على المحصلة النهائية للأعمال في الوقت الفعلي، أو في كل معيار معياري، حتى تعرف بالضبط متى يجب أن تتمحور. ومع وجود خطة مخصصة لكل قسم مثل خطة تشغيلية، فأنت تعرف بالضبط أين تسوء الأمور ولماذا.
ما هي الخطة التشغيلية ولماذا هي مهمة؟
خطة التشغيل هي خطة مفصلة للغاية وتحدد بوضوح كيف يساهم فريق أو قسم في تحقيق أهداف الشركة. يحدد المهام اليومية المطلوبة لإدارة الأعمال التجارية. عند إنشائها بشكل صحيح، تتأكد خطة التشغيل من معرفة كل مدير وكل موظف بالتزاماته المحددة، وكذلك كيفية تنفيذها ضمن جدول زمني محدد. يعد تحديد المهام اليومية التي تضمن مسارًا واضحًا لأعمالك وأهدافك التشغيلية أمرًا ضروريًا للنجاح.
على أساس يومي، يجب أن تجيب خطة العمليات الخاصة بك على هذه الأسئلة الحاسمة:
- ما هي الاستراتيجيات والمهام التي يجب إكمالها أو تحقيقها؟
- من هم الأفراد المسؤولون عن تلك المهام والاستراتيجيات؟
- متى يجب أن تكتمل كل استراتيجية؟
- كم ستكون التكلفة؟
خطتك الإستراتيجية عبارة عن دليل يضمن لشركتك وجميع موظفيها تنفيذ العمليات اليومية بطريقة تضمن الوصول إلى أهداف عملك على المدى الطويل.
كيفية عمل خطة تشغيلية
نظرًا لأن الخطط التشغيلية مبنية في محاولة لتخصيص الأموال والموارد والموظفين لكل فترة زمنية تتراوح من 1 إلى 3 سنوات، فإن جميع الخطوات التي يجب أن تتضمنها الخطة التشغيلية يجب أن تخدم هذا الجهد في النهاية.
تصور الخطة التشغيلية
كما هو الحال مع أي خطة مشروع ، من الأفضل أن تبدأ بالرؤية. تشمل السمات الرئيسية لخطة التشغيل الواردة فيها مهامًا لتحقيق أهداف محددة ومحددة بوضوح، بالإضافة إلى إدارة موظفيك لضمان عملهم في المستويات المثلى. حدد رؤيتك من حيث صلتها بتلك المستويات، وبعد ذلك يمكنك البدء بمرحلة البحث.
ستركز تلك الرؤية على المزيد من التفاصيل الواقعية للمشروع بمجرد أن يبدأ. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في مخططات جانت التي تمنحك جدولًا زمنيًا للمشروع وعرضًا عالي المستوى للتقدم والأداء.
البحث وتحديد الأهداف
لبدء بناء خطتك التشغيلية، ابدأ بفحص أهدافك. الهدف من الخطة التشغيلية هو معالجة خمسة أسئلة رئيسية:
- ما هي الميزانية؟ ضع في اعتبارك أين كان العام الماضي مقابل هذا العام.
- اين الفريق الان؟ تعامل مع هذا من منظور الميزانية ومن منظور الموارد ومن منظور أعضاء الفريق.
- أين يريد فريقنا أن يكون؟ فكر في هذا الوقت من العام المقبل، بعد عامين، بعد ثلاث سنوات، إلخ.
- كيف نصل بالفريق إلى هناك؟
- ما هي المعايير التي يجب أن نستخدمها لقياس تقدمنا؟ يمكن أن يشمل ذلك المواعيد النهائية لإطلاق المنتج، وعدد السلع المصنعة، وعدد حالات خدمة العملاء المغلقة، وعدد المراجعات الخمس نجوم المستلمة، وعدد العملاء المكتسبين، وزيادة الإيرادات بنسبة معينة وما إلى ذلك.
للإجابة على هذه الأسئلة، ستحتاج إلى مقابلة أعضاء فريقك عن طريق طرح هذه الأسئلة عليهم، ثم تصنيف إجاباتهم. رتب إجاباتهم حسب الأولوية في رباعي: أسهل في التنفيذ -> إلى الأكثر صعوبة في التنفيذ، والأهم من ذلك -> التنفيذ الأقل أهمية. هذا هو الوقت الذي تبدأ فيه أهدافك في التبلور والتركيز.
تعيين الميزانية والأشخاص
بمجرد تحديد أهدافك، من المهم ملاحظة أن ميزانية خطتك التشغيلية تأتي من الميزانية السنوية لقسمك. لذلك، مع ذلك، الميزانية هي السطر الأول الذي يجب مراعاته عندما تبدأ في تعيين المهام والموارد وتخصيص الميزانية لأعضاء الفريق.
احصل على تعليقات في هذه المرحلة أيضًا، فقد يكون لديك شخص أكثر ملاءمة للدور الذي وضعته فيه، أو مراحل غير ضرورية يمكنك قطعها من العملية تمامًا.
تقرير عن الخطة التشغيلية
بمجرد رسم خطتك التشغيلية – التي يجب أن تتضمن أهدافًا واضحة مع التسليمات والأهداف والجداول الزمنية والموظفين اللازمين لتحقيق الخطة – قم ببناء عملية للإبلاغ عن كل ذلك أثناء تقدم الخطة.
سيرغب أصحاب المصلحة ورؤساء الأقسام والقيادة في مراجعة تقدم خطتك التشغيلية في كل معيار – سواء كان ذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو قائمًا على المشروع – لذا تأكد من الإبلاغ عن جميع النتائج التي توصلت إليها والتأكد من أن القيادة لا تزال على متنها. يمكن أن تكون لوحات معلومات المشروع حلاً سهلاً للحصول على تحديثات سريعة ودقيقة.
اضبط الخطة التشغيلية حسب الحاجة
كما هو الحال مع أي مشروع جيد التخطيط، يجب أن تكون دائمًا على استعداد للمحاور. هل وصلت إلى معيار حقق نتائج أقل من المرغوب فيه؟ مع وجود خطة تشغيلية، يتم تدقيق الأنشطة بحيث يمكنك الآن معرفة وفهم أي جزء من الخطة لم يتم تنفيذه إلى المستويات المثلى. قم بإجراء التعديلات، واشرك أعضاء الفريق حسب الحاجة، واحصل على دعم من أصحاب المصلحة وتابع إلى المعيار التالي مع خطتك التشغيلية المعدلة حديثًا.
يمكن إجراء مثل هذه التعديلات بسهولة إذا كان لديك البصيرة لوضع خطتك باستخدام برنامج تخطيط المشروع. إذا كان عليك إجراء تعديلات على ورقة Excel ثابتة أو مستند Word، فقد يستغرق تحديث جميع التغييرات ساعات.
من ناحية أخرى، يعد برنامج تخطيط المشاريع أداة ديناميكية تتيح لك تخطيط المشاريع وتعيين العمل وتتبع التقدم وإجراء التغييرات بسهولة.
التخطيط الاستراتيجي مقابل التخطيط التشغيلي
التخطيط التشغيلي هو التخطيط الإستراتيجي حيث أن فريق التسويق يخص منظمة – إنه جزء من الكل.
يشمل التخطيط الاستراتيجي الأسئلة الخمسة المذكورة أعلاه ولكنه موجود على مستوى الشركة بالكامل للعمل عبر الوظائف. التخطيط الاستراتيجي هو عملية الشركة لتحديد الأهداف والمهام والقيم التنظيمية (بما في ذلك اتجاهها على المدى الطويل) من أجل فهم أفضل للموارد والميزانية التي تحتاج إلى تخصيصها لضمان فعالية الخطة. يمكن أن يشمل ذلك تحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف من مستوى عالٍ. إنه لا يتعمق أكثر من ذلك – ستحدد الفرق توجيهاتها الخاصة كجزء من التخطيط التشغيلي لإنجاح تلك الخطة الإستراتيجية ذات المستوى الأعلى.
لذلك تم بناء التخطيط التشغيلي لدعم هذا الجهد بأهداف واضحة لكل قسم. يتضمن ذلك تحديد أدوار كل عضو في الفريق، والأهداف التي يجب على كل فريق دعمها بشكل أفضل للخطة الاستراتيجية للمنظمة والميزانية والموارد التي يحتاجها لتحقيق ذلك. على سبيل المثال، تأتي ميزانية خطتك الإستراتيجية من ميزانيتك الإستراتيجية، بينما تأتي ميزانيتك التشغيلية من الميزانية السنوية لفريقك. كما لو أن ذلك لم يكن واضحًا بما فيه الكفاية، فإن كل ما تضعه لخطتك التشغيلية سيجعل أدوار الجميع للعام المقبل واضحة تمامًا.
من يدير الخطة التشغيلية؟
عادةً ما تدير الإدارة الوسطى الخطة التشغيلية، بينما يتم تنفيذ الخطة الإستراتيجية من الأعلى إلى الأسفل. بالإضافة إلى ذلك، فإن نطاقه ضيق ويمكن أن يتغير على أساس سنوي مع التركيز على تخطيط الأنشطة الروتينية.
كثير من المديرين المتوسطين هم الأفضل في تخطيط وتنفيذ الخطة التشغيلية لأنها تتضمن النظر في الأنشطة اليومية والموارد والمهام.
خطوات خطة عمل تشغيلية ناجحة
لا يمكنك إنشاء خطة تشغيلية ناجحة دون تحديد أهدافك التشغيلية بوضوح. يرشدك النموذج أدناه عبر عدة خطوات مهمة يجب اتخاذها إذا كنت ترغب في تطوير خطة تشغيل وظيفية:
- قم بإنشاء خطتك الإستراتيجية أولاً. تعد خطة التشغيل أداة ضرورية لتحقيق الأهداف التي حددتها في الإستراتيجية، لذا عليك أولاً التأكد من أن خطتك الإستراتيجية في مكانها الصحيح.
- ركز على الأهداف الأساسية. تلتزم جميع أمثلة خطط التشغيل الناجحة بقاعدة واحدة – التركيز على الأهداف الأكثر أهمية. من الصعب اتباع خطة معقدة ذات أهداف متعددة غير واضحة.
- بدلاً من التأخير، استخدم المؤشرات الرائدة. ستظهر المؤشرات المتأخرة أن جهودك تقصر فقط بعد أن تقوم بالفعل بتنفيذ العمليات. على النقيض من ذلك، تشتمل المؤشرات الرائدة على تدابير تنبؤية تمنعك من ارتكاب خطأ في المقام الأول.
- اختر مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة. من الضروري تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لعملك. لا يجب عليك تطويرها جميعًا بنفسك. بدلاً من ذلك، قم بإشراك الفريق بأكمله في العملية.
- التواصل هو المفتاح. يجب أن يتعلم كل فرد في الشركة ويفهم المقاييس التي تستخدمها، وسبب أهميتها، وأدوار كل شخص في العمل نحو تحقيق أهدافك.
ملاحظة، يمكنك دائمًا التحقق من مدونتنا للحصول على المزيد من النصائح التجارية الناجحة مثل هذه!
أمثلة على التخطيط التشغيلي
يجب أن يساعدك قالب الخطة التشغيلية في تحديد الإجراءات والعمليات اليومية لشركتك وتحسينها. يشير أي مثال لخطة تشغيلية ناجحة إلى أن الخطط تتضمن كل ما تفعله شركتك يوميًا لتقديم منتجاتك أو خدماتك للعملاء. قد تغطي أي قسم أو قسم أو عملية. يمكنك العثور على العديد من الأمثلة على تنفيذ خطة تشغيلية ناجحة، خاصة بين الشركات القوية.
دعنا نتعرف على الطرق الأكثر شيوعًا لاستخدام خطة تشغيلية مناسبة:
التخطيط للعمليات والممارسات
غالبًا ما تنشئ الشركات خططًا تشغيلية لعمليات وممارسات محددة لضمان تحقيقها للأهداف فيما تعتبره مناطق مهمة. وتشمل هذه الكفاءة، والوقت المستغرق، والإنتاجية، وخفض التكاليف، والحد من النفايات، والاستدامة، والجودة، ورضا العملاء. يمكنك العثور على مثال لخطة التشغيل الناجحة في أي قسم.
التخطيط كعنصر إستراتيجي
ألقِ نظرة على مثال التخطيط التشغيلي هذا: لنفترض أن الشركة تبذل جهودًا إستراتيجية لتوسيع حجم الإنتاج بنسبة 50٪ بحلول نهاية العام. ستتضمن الخطة الإستراتيجية عدة مكونات مهمة: التسويق والمبيعات والعمليات. سيشمل جزء العمليات من الخطة استراتيجيات التصنيع والمالية واللوجستية لتحقيق زيادة في الإنتاج.
