يمكن للمماطلة في بعض الأحيان أن تكون أفضل ما لدينا. عندما يحدث ذلك في العمل، يمكن أن يكون مشلًا إذا ذهب بعيدًا، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى كارثة لفرق المشروع التي تعمل بجد. ما هو التسويف ولماذا يظهر لبعض الناس دون غيرهم؟
التسويف – ما هو؟
التعريف النموذجي للمماطلة هو “فعل تأخير أو تأجيل شيء ما”. يشير هذا “الشيء” إلى مهمة مهمة ليست مرغوبة مثل غيرها من المهام الأكثر إثارة للاهتمام في الوقت الحالي، أو الأنشطة السهلة والممتعة. للتوضيح، فإن التسويف هو فعل غير ضروري ومتعمد لتأجيل أو تأجيل شيء ما على الرغم من إدراك أنه ستكون هناك عواقب سلبية للقيام بذلك.
عادة ما يحدث التسويف عندما يخاف الناس أو يكرهون أو يكون لديهم قلق بشأن مهمة لا مفر منها يحتاجون إلى إكمالها. إنهم يخشون الفشل، لذلك لتجنب هذا الشعور السلبي، يماطلون – على سبيل المثال، يأخذون استراحة غداء طويلة أو يتصفحون وسائل التواصل الاجتماعي بدلاً من ذلك. في حين أنه يجعلهم يشعرون بتحسن مؤقتًا، إلا أنه في النهاية يلحق بهم، ويعود الواقع عندما ينفد الوقت.
التعرف على علامات التسويف داخل فريق المشروع
حتى لا يتم الخلط بينه وبين الكسل، فإن التسويف لديه القدرة على تدمير مشروع أو سمعة أو حتى وظيفة. يمكن أن يكون التخلص من فعل التجنب هذا ومعالجته مقدمًا بمثابة مدخر للمشروع. قد يكون فردًا أو مجموعة من الأشخاص يكافحون من أجل التجنب. يمكن لمدير المشروع البحث عن هذه العلامات لتحديد المماطل في فريق المشروع.
- تواجه مشكلة في تحديد أهدافهم أو تحقيقها أو عدم وضوحها
- إظهار علامات الإرهاق بعبء العمل
- تعاني من صعوبة في التركيز
- التعبير عن معتقدات سلبية أو التراجع عن المسؤوليات
- المعاناة من مشاكل شخصية مستمرة
- الشعور بالملل أو الشعور بالملل
- عدم حضور أو المشاركة في مناقشات المجموعة
- الحضور متأخرًا إلى الاجتماعات أو تخطيها
كيف تقترب من عضو الفريق الذي يؤجل
إذا لاحظت أن أحد أعضاء الفريق قد أصبح ماطلًا لأنهم يظهرون واحدة أو أكثر من هذه العلامات، فيمكنك تقليل التأثير من خلال معالجته مبكرًا مع الفرد بطريقة سرية ومحترمة. يمكنك مساعدتهم عن طريق المزيد من تقسيم المهام، والتأكيد على معناها، والتحقق بشكل متكرر من تقدم العمل.
كن واضحًا بشأن التوقيت وقدم أي دعم مطلوب لمساعدتهم على النجاح. راجع المهام مسبقًا للتأكد من أنها تطابق جيدًا اهتماماتهم وقدراتهم، واحتفل بالإنجازات للمساعدة في بناء الحافز.
نصائح لمديري المشاريع الذين يتعاملون مع التسويف
- إنشاء المعالم: قسّم المهام الكبيرة إلى مراحل أو أجزاء أصغر وأكثر قابلية للتحقيق لإنشاء تدفق مستمر من الإنجاز.
- ضع أطرًا زمنية محددة للمهام: كن واضحًا بشأن ما ينطوي عليه ونوع الدعم المتاح.
- تسجيل الوصول: عقد اجتماعات منتظمة للتحقق من الحالة والتقدم.
- شارك: أدخل نفسك في تفاصيل المهمة لفهم ما يتم القيام به ومتى.
- التحفيز: التعرف على الإنجازات والتحسينات ومكافأتها.
ماذا تفعل عندما تكون الشخص الذي يماطل
يمكن للمماطلة أن تتسلل إلى مديري المشاريع. إذا شعرت أن هذا يحدث، حدد الأسباب التي تجعلك تختار القيام بأشياء أخرى على عملك. هل انت مرتبك؟ ضجر؟ غير متأكد؟ احترق ؟
يسير تجنب المماطلة وتحسين إدارة الوقت جنبًا إلى جنب. إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتقليل وتجنب التسويف في عملك الخاص:
- كن منظمًا وقم بوضع خطة لإكمال عملك – يمكنك تطبيق هذا على الأشياء غير المتعلقة بالعمل والتي تعترض طريق العمل أيضًا.
- حدد الأولويات وأعد ترتيب الأولويات كلما دعت الحاجة إلى إلغاء تحديد العناصر الأكثر أهمية أولاً.
- تخلص من عوامل التشتيت عن طريق إنشاء مساحة عمل وروتين مريحين ولديه أدنى حد من الانقطاعات من التكنولوجيا والضوضاء الخارجية والأشخاص.
- ضع أهدافًا لليوم والأسبوع والشهر.
- ضع مواعيد نهائية ضمن تلك الأهداف الواقعية.
- خذ فترات راحة كلما دعت الحاجة والتزم بأخذ استراحة بعد الانتهاء من مهمة أو مهمة فرعية معينة.
- كافئ نفسك كثيرًا على كل عملك الشاق.
- ضع نفسك موضع المساءلة وشارك ما تعمل عليه مع الآخرين الذين سيسألون عن كيف تسير الأمور.
المماطلة تقتل الإنتاجية الشخصية وبالتالي إنتاجية الفريق. الفرق التي بها عدد كبير جدًا من المماطلين معرضة لخطر الفشل وقد ترى في النهاية تأثيرًا سلبيًا على المحصلة النهائية.
من المؤكد أن تأجيل ما يمكن القيام به اليوم غدًا سيؤدي إلى عمل غير ضروري وضغوط. تعرف على علامات التسويف لدى الآخرين وفي نفسك، ثم اتخذ الخطوات اللازمة لتقليل هذه الميول.
