يعد تخطيط المنظمة مهما لضمان استمراريتها بسلاسة والخريطة التنظيمية أحد الوسائل لتحقيق ذلك. فهي رسم تخطيطي يعرض تقارير أو تسلسل هرمي للعلاقة. التطبيق الأكثر شيوعًا للخريطة التنظيمية هو إظهار هيكل الأعمال أو الحكومة أو أي مؤسسة أخرى. في هذا المقال سنسلط الضوء على المحاور التالية:
- مفهوم الخريطة التنظيمية
- أهمية الخريطة التنظيمية
- أنواع الخريطة التنظيمية
- مزايا الخريطة التنظيمية
- أهداف الخريطة التنظيمية
- خصائص الخريطة التنظيمية
- عناصر الخريطة التنظيمية
- الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي
مفهوم الخريطة التنظيمية
الخريطة التنظيمية، التي يشار إليها غالبًا باسم المخططات التنظيمية، هي تمثيلات مرئية لهيكل المؤسسة. تحدد هذه المخططات بوضوح التسلسل الهرمي داخل المنظمة وتشير إلى العلاقات المشتركة بين كل موظف على حدة. تساعد هذه الرؤى الموظفين على فهم من يجب تقديم التقارير إليه والتأكد من قيام المديرين بتفويض المهام والمسؤوليات بشكل صحيح بين فريقهم.
تعرض الخريطة التنظيمية بيانيا الحالة الهرمية للموظف بالنسبة إلى الأفراد الآخرين داخل الشركة. على سبيل المثال، سيقع مدير مساعد دائمًا أسفل مدير على الرسم البياني. تستخدم الخريطة التنظيمية رموزًا بسيطة مثل الخطوط والمربعات والدوائر لربط المسميات الوظيفية المختلفة التي تتعلق ببعضها البعض.
أهمية الخريطة التنظيمية
تكمن أهمية الخريطة التنظيمية في:
أداء المهام الإدارية
تعمل الخريطة التنظيمية على تمكين المديرين التنفيذيين من إكمال المهام الإدارية وعرض الإحتياجات التنظيمية في لمحة من صفحة واحدة. يمكن لمثل هؤلاء المستخدمين عرض المناصب المفتوحة والتطبيقات المعلقة لتلك الوظائف وتقييمات الأداء الكاملة وإجراءات تصحيحية للملفات. من خلال تنفيذ هذه الإجراءات مباشرةً من الخريطة التنظيمية، يمكن للمديرين التنفيذيين تسريع العمليات التي تتطلب عادةً قدرًا كبيرًا من التنسيق والتواصل ذهابًا وإيابًا.
تحديد سلسلة القيادة بوضوح
في المؤسسات التي تضم مئات الموظفين، من السهل إغفال التسلسل القيادي. يعد فهم التسلسل القيادي داخل المنظمة أمرًا مهمًا عند تحديد الشخص المناسب الذي يجب إبلاغه عند ظهور مواقف معينة. تساعد الخريطة التنظيمية الموظفين على تحديد جميع قادة الفريق بوضوح داخل مؤسستهم. يؤدي توفير هذه المعلومات إلى جميع الموظفين إلى تقليل مقدار الوقت الضائع في تحديد من يتم نقل المعلومات إليه. بالإضافة إلى ذلك، فإن الحفاظ على هذا الهيكل إلكترونيًا داخل برنامج الموارد البشرية الخاص بك يمكن أن يسمح بتوجيه مهام سير العمل مثل طلبات الإجازة وطلبات التوظيف تلقائيًا إلى المديرين التنفيذيين المناسبين للموافقة عليها.
فهم احتياجات القوى العاملة
تلعب الخريطة التنظيمية دور مهم في فهم احتياجات القوى العاملة حيث تجعل من السهل تحليل احتياجات القوى العاملة من خلال السماح للمديرين التنفيذيين برؤية القوى العاملة لديهم من منظور شامل. عن طريق اتخاذ خطوة كبيرة إلى الوراء، يمكن للمديرين التنفيذيين معرفة الإدارات التي تتطلب موظفين إضافيين والأقسام التي بها زيادة في عدد الموظفين. تسهل هذه المعرفة تحقيق التوازن بين الفرق والتأكد من أن المديرين لديهم عدد كافٍ من العمال للوصول إلى أهدافهم وغاياتهم. تعد الخريطة التنظيمية مفيدة بشكل لا يصدق، خاصة إذا تم استخدامها مع برنامج قائم على التحكم في الموقع، لمساعدة المديرين التنفيذيين على تنظيم قوتهم العاملة. يتمتع الموظفون أيضًا بالفوائد من الخرائط التنظيمية من خلال تحديد التسلسل القيادي المناسب داخل مؤسستهم والتواصل مع زملائهم المناسبين. سيساعد تنفيذ مخطط هيكلي داخل مؤسستك على تحسين مؤسستك عندما يتعلق الأمر بالكفاءة والتواصل.
لتطور نفسك بشكل أفضل أنت بحاجة:
- لتتعرف على مبادئ الإدارة حسب فايول
- لتعرف كيفية تحفيز الموظفين لمزيد من الإنتاجية
- ماهية تخصص نظم المعلومات الإدارية
أنواع الخريطة التنظيمية
تعد الخرائط التنظيمية طريقة جيدة لتصور علاقات إعداد التقارير وأدوار الفريق في الشركات والمنظمات غير الربحية والمؤسسات التعليمية والحكومات. سينعكس نوع الخريطة التنظيمية التي تحتاجها على نوع المؤسسة التي لديك والمعلومات التي تريد التركيز على نقلها.
فيما يلي أربعة أنواع من الخريطة التنظيمية:
- الخريطة التقليدية
- الخريطة التقسيمية
- الخريطة المسطحة
- الخريطة المصفوفة
الخريطة التقليدية
تعكس الخريطة التنظيمية التقليدية من أعلى إلى أسفل هيكل الأعمال التقليدي. كما تبين خطوط انسياب المسئولية من أعلى إلى أسفل. ينقسم الهيكل إلى أقسام تقليدية مثل تكنولوجيا المعلومات والتسويق والتمويل والموارد البشرية والعمليات بناءً على الدور الوظيفي لكل فرد في المنظمة.
من مزايا هذا النوع من الخرائط يتم تجميع الموظفين ذوي المهارات والتخصصات المتشابهة معًا. ومع ذلك، فهم غالبًا ما يعانون من نقص الرؤية والتواصل مع الأقسام الأخرى.
الخريطة التقسيمية
تعكس الخريطة التنظيمية التقسيمية شركة منظمة على طول خط إنتاج أو منطقة جغرافية محددة. على سبيل المثال، في شركة سيارات، قد تمثل الأقسام سيارات الدفع الرباعي والسيارات الكهربائية. كل قسم لديه هيكل وظيفي خاص به مثل تكنولوجيا المعلومات والتسويق.
ولكن هذا النوع من الخرائط يمكن أن يظهر إمكانية إضافة أيضًا بعض النفقات المحاسبية وغيرها من النفقات العامة.
الخريطة المسطحة
تظهر الخريطة التنظيمية المسطحة مستويات قليلة أو معدومة من الإدارة بين المديرين التنفيذيين وجميع الموظفين الآخرين. هذا النوع من الخرائط التنظيمية يبين إمكانية الإدارة الذاتية وقدرتها على اتخاذ القرار لكل موظف. هذا النوع من الخرائط التنظيمية غالبًا ما يتم توظيفها من قبل الشركات الصغيرة، لكنها لم يسمع بها حتى في الشركات الكبرى.
الخريطة المصفوفة
تعكس الخريطة التنظيمية المصفوفة شركة حيث يتم تقسيم الموظفين إلى فرق حسب المشاريع أو المنتج الذي يقوده مدير المشروع أو المنتج، ولكن أيضًا تقدم تقاريره إلى مدير وظيفي. تمثل هذه الخريطة الشركة التي تعمل باستخدام مجموعات متعددة الوظائف بدلاً من الصوامع العمودية.
يمكن أن تساعد الخريطة التنظيمية المصفوفة في تسهيل تواصل أفضل وأكثر انفتاحًا وخلق بيئة عمل مرنة وديناميكية يمكنها بسهولة تحويل الموارد حيثما احتاجت إليها، ولكنها يمكن أن تخلق أيضًا ارتباكًا وإحباطًا مع تباين الأولويات والمشرفين.
فوائد الخريطة التنظيمية
تتمتع المنظمات التي تستخدم الخريطة التنظيمية التفاعلية والقابلة للتنفيذ أيضًا بالعديد من المزايا التي تعزز الكفاءة وتبسط الإتصال أهمها:
إظهار هيكلًا واضحًا لإعداد التقارير: يعرف الموظفون من يجب إبلاغه ومن يجب الإتصال به عند وجود مشكلة تحتاج إلى حل أو سؤال يحتاج إلى إجابة. هذا مهم بشكل خاص في المنظمات الكبيرة حيث يوجد العديد من الإدارات. يمكن لشخص من قسم معين الإتصال سريعًا بالشخص المعني في قسم آخر.
مساعدة الموظفين الجدد: يمكّنهم من التعرف على الأشخاص الذين يعمل معهم حتى قبل مقابلتهم، وبالتالي مساعدتهم على التواصل بسهولة أكبر.
المساعدة في إدارة عبء العمل: تساعد الخريطة التنظيمية المُدارة جيدًا على تصور عبء العمل. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص لإدارة عبء عمل المديرين لأنه يمكنك أن ترى بوضوح عدد الأشخاص الذين يديرونهم وفي بعض الحالات عدد الأقسام التي يشرفون عليها.
جعل التخطيط أسهل: لأنه يمكنك تصور الهيكل فهو يساعد في الخطط المستقبلية. يمكنك تخصيص الموارد بشكل أفضل، والعثور بسرعة على كفاءات الأفراد.
أهداف الخريطة التنظيمية
تحتوي الخريطة التنظيمية على خمسة أهداف رئيسية:
- إظهار هيكل الإدارة والهياكل التنظيمية الأخرى، مثل العلاقات بين الشركات ذات الملكية المشتركة أو التابعة.
- إظهار الهيكل التنظيمي وعرض التدرجات الهرمية الأخرى، مثل هياكل ملكية الأعمال، باستخدام المخططات الهيكلية.
- التخطيط لتحقيق أهداف المنظمة وإعادة تنظيم الشركة والتخطيط لها.
- توفير مرجعًا للموظفين لمساعدتهم على فهم دورهم في المنظمة، ومن يقدمون تقاريرهم إليه، ومن يقدم تقاريرهم إليهم.
- السماح بإضافة معلومات أخرى، مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني، كدليل للموظفين.
خصائص الخريطة التنظيمية
تعد الخريطة التنظيمية واحدة من بين مخططات الهيكل التنظيمية الشائعة التي اعتمدتها العديد من الشركات وتصويرًا واضحًا لكيفية تنظيم الأشخاص. حيث يتم تقسيم الموظفين على أساس مهاراتهم وتخصصاتهم. كل مدير وظيفي مسؤول عن الإشراف والتوجيه مع مرؤوسيه. من بين خصائص الخريطة التنظيمية نجد:
تناسب الشركات الصغيرة جيدًا
بالنسبة للشركات الصغيرة، تحصل خريطتها التنظيمية الوظيفية على طبقات هرمية منخفضة، وبالتالي، فهي موجزة وواضحة يمكن أن تجعل الشركة تعمل بكفاءة. يعمل المخطط الهيكلي الوظيفي بشكل جيد عندما تكون طبقة التدرج الهرمي أقل من أربعة. بينما حين تتوسع الشركة إلى خريطة تنظيمية كبيرة جدًا ستكون أكثر تعقيدًا وزائدة عن الحاجة حتى تتسبب في بيروقراطية تجعل من الصعب على الإدارة والتنظيم الإستجابة للسوق الخارجي بسرعة.
اختصار الوقت وضمان الكفاءة
يطلب من شخص واحد تقديم تقرير إلى مدير واحد فقط يمكنه تجنب الإضطرابات في اتخاذ الإتجاهات وتحقيق كفاءة كبيرة في العمل. إنه يوفر للموظفين فرصًا كبيرة للترقية من شعور قوي بالمنافسة.
تطوير المتخصصين
تجمع الخريطة التنظيمية أولئك الذين لديهم خبرات مماثلة في نفس المجال. لذلك يمكن للعمال أن يصبحوا أفضل في مجالهم من خلال المناقشة وتبادل المعرفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للتدريب المتعمق عالي الجودة أن يمنح العمال أهدافًا واضحة واتجاهًا صحيحًا للوصول إليهم.
إنتاجية عالية
تولد الخبرة كفاءة عالية في العمل وتحسن مستوى الإنتاجية. نظرًا لأن الأشخاص ذوي المهارات المتشابهة يتجمعون في نفس الأقسام، فمن الممكن للعاملين القيام بالمهام بفعالية وثقة بسبب المساعدة والمشورة من أعضاء إدارتهم.
عناصر الخريطة التنظيمية
تتمثل عناصر الخريطة التنظيمية في:
الغرض المشترك
خريطة تنظيمية بدون هدف أو مهمة واضحة سرعان ما تبدأ في الإنجراف وتصبح غير منظمة. الغرض المشترك يوحد الموظفين أو الأعضاء ويمنح الجميع فهمًا لاتجاه المنظمة. يعد ضمان توصيل الغرض المشترك بشكل فعال عبر المؤسسات (خاصة المؤسسات الكبيرة التي تحتوي على العديد من الأجزاء المتحركة) مهمة مركزية للمديرين. يقوم المديرون بتوصيل هذا الغرض من خلال تثقيف جميع الموظفين حول الإستراتيجية العامة وبيان المهمة والقيم والأهداف قصيرة وطويلة الأجل للمؤسسة.
جهد منسق
يتضمن تنسيق الجهود العمل معًا بطريقة تزيد من الموارد. يتم تحقيق الهدف المشترك من خلال الجهود المنسقة لجميع الأفراد والجماعات داخل المنظمة. يجب الإستفادة من مجموعات المهارات والشخصيات المتنوعة للمجموعة الأوسع. ربما يكون فعل تنسيق الجهد التنظيمي هو أهم عنصر للخريطة التنظيمية لأنه يحفز ويوزع الموارد البشرية للحصول على القيمة.
تقسيم العمل
يُعرف تقسيم العمل أيضًا باسم مواصفات العمل لزيادة الكفاءة. يتضمن تفويض أجزاء محددة من مهمة أوسع لأشخاص مختلفين داخل المنظمة بناءً على قدراتهم ومهاراتهم الخاصة. باستخدام تقسيم العمل، يمكن للمؤسسة توزيع جهد عمل معقد ليقوم به المتخصصون. من خلال تقسيم المهام المعقدة بشكل منهجي إلى وظائف متخصصة، تستخدم المنظمة مواردها البشرية بشكل أكثر كفاءة.
التسلسل الهرمي للسلطة
التسلسل الهرمي للسلطة هو في الأساس سلسلة الخريطة التنظيمية. آلية تحكم للتأكد من قيام الأشخاص المناسبين بالأشياء الصحيحة في الوقت المناسب. التسلسل الهرمي في صنع القرار هو عامل حاسم للنجاح. إن معرفة من سيتخذ القرارات في ظل أي ظروف يمكّن المنظمات من أن تكون سريعة الحركة، في حين أن غموض السلطة غالبًا ما يؤدي إلى إبطاء عملية صنع القرار. تُمكِّن السلطة المؤسسات من تحديد الإتجاهات واختيار الإستراتيجيات، والتي بدورها يمكن أن تتيح هدفًا مشتركًا.
الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي
يميل معظم الناس إلى الخلط بين مصطلح الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية. يعتقد البعض أن لديهم نفس المعنى والوظيفة. في حين أن الهيكل التنظيمي يشير إلى علاقات التقارير الأولية الموجودة داخل المنظمة. هذا هو المكان الذي يتم فيه إنشاء السلطة والمسؤولية والمساءلة. من خلال القيام بذلك، يعرف الجميع من الذي سيقدم تقريرًا لمن، ومن يمكنه توجيه تعليماته، ومن يمكنه التفويض إليه وما إلى ذلك. تحتاج المنظمات إلى هيكلة بحيث يمكن فهم خطوط السلطة جنبًا إلى جنب مع الواجبات والمسؤوليات الفردية من قبل كل عضو في الشركة. مهما كانت العملية كبيرة أو صغيرة، يجب أن يتم تنظيم كل شركة بطريقة تخدم احتياجاتها على أفضل وجه وتجعل العمل ناجحًا.
والخريطة التنظيمية هي تمثيل رسومي من الهيكل التنظيمي. الغرض من الخريطة التنظيمية هو توضيح هيكل المنظمة حتى يتمكن جميع الموظفين من فهمه. تسمح هذه المخططات للموظفين في أي مستوى من مستويات المؤسسة برؤية وتعلم مكانهم في الشركة على الفور، ومن هم المسؤولون أمامهم، وبالتالي مسؤوليتهم الخاصة ومساءلتهم.
الخريطة التنظيمية لشركة المراعي
الخريطة التنظيمية للمدرسة
