الرقابة الإدارية

الرقابة الإدارية (Management Controlling) هي إحدى الوظائف الادارية الخمسة، والغرض منها اتخاذ إجراءات تصحيحية من قبل المدير في الجدول الزمني المحدد لتجنب الطوارئ أو خسارة الشركة.

انها وظيفة التأكد من أن إجراءات موظفي المنظمة موجهة نحو تحقيق هدف مشترك وأن العمل يتم تنفيذه كما هو مخطط من قبل الإدارة.

ما سنقدمه في هذا المقال هو “بحث عن الرقابة الإدارية” وستكون محاوره كالتالي: 

مفهوم الرقابة الإدارية

الرقابة هي وظيفة أساسية موجهة نحو الهدف للإدارة في المنظمة. فهي عملية مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير المحددة للشركة لضمان تنفيذ الأنشطة وفقًا للخطط المعتمدة وإذا لم يكن الأمر كذلك يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

الرقابة الإدارية هي عملية تمكن من التحقق مما إذا كان كل شيء يحدث وفق الخطط المعتمدة والتعليمات الصادرة والمبادئ الموضوعة. بالاضافة الى أن هذه الرقابة تضمن وجود استخدام فعال وجيد للموارد التنظيمية لتحقيق الأهداف المخطط لها. بحيث يقيس انحراف الأداء الفعلي عن الأداء القياسي ، ويكشف أسباب هذه الانحرافات ,وبالتالي السعي الى اصلاحها.

إذن يحتاج كل مدير إلى مراقبة وتقييم أنشطة موظفيه ,و للإشارة فهذه العملية تمكن من التحكم في المستويات الدنيا والمتوسطة والعليا للإدارة.

بعض تعاريف الرقابة الإدارية الأخرى هي كما يلي:

  • تعريف الرقابة الإدارية وفقًا ل (EFL Brech): تتحقق المراقبة من الأداء الحالي مقارنة بالمعايير المحددة مسبقًا و الواردة في الخطط  الموضوعة ، بهدف ضمان تقدم كاف وأداء مرض. 
  • مفهوم الرقابة الإدارية وفقً لهارولد كونتز: الرقابة هي قياس وتصحيح الأداء من أجل التأكد من تحقيق أهداف المؤسسة والخطط الموضوعة.
  • ووفقا لروبرت ج. موكلر: قام روبرت بإعطاء تعريف أكثر شمولًا للرقابة الإدارية اذ قال ” يمكن تعريف الرقابة الإدارية أو بمعنى اخر ‘التحكم الإداري ‘ باعتباره مجهودًا منهجيًا من جانب إدارة الأعمال لمقارنة الأداء بالمعايير أو الخطط أو الأهداف المحددة مسبقًا من أجل تحديد ما إذا كان الأداء يتماشى مع هذه المعايير, وذلك من أجل اتخاذ أي إجراء تصحيحي ضروري لرؤية ذلك الإنسان .بالإضافة إلى أنها تستخدم موارد الشركات الأخرى بأكثر الطرق فعالية وكفاءة في تحقيق أهداف الشركة.

اقرأ أيضا: التخطيط الإداري

أهمية الرقابة الإدارية

تعد الرقابة من الوظائف الادارية الهامة جدا .لماذا؟ بكل بساطة لأنها تساهم في التأكد من فعالية جميع وظائف الإدارة السابقة .

يمكن تلخيص أهمية الرقابة على انها ترتبط ارتباطا موثوقا بجميع وظائف العمليات الإدارية فهي تؤثر وتتأثر بها ,وذلك نتيجة التفاعل المشترك بين هذه الوظائف من اجل تحقيق اهداف المنشأة.

بالإضافة إلى ما سبق ,تكمن أهمية الرقابة في أنها عبارة عن نتيجة نهائية لجميع المهام المنجزة والوظائف الخاصة بالمنشأة .حيث انها تستخدم لقياس كفاءة الخطط المطبقة وطرق تنفيذها .

أيضا تتمحور أهمية الرقابة الادارية في مساعدة المديرين والمسؤولين على التحكم بالاخطاء المنجزة في الأعمال ,زد على ذلك الكشف عنها عند وقوعها لإيجاد حلول لها.

اقرأ أيضا: التنظيم الإداري

ميزات الرقابة الإدارية

لكل وظيفة من وظائف الادارة الخمسة عدة ميزات ,سنذكر فيما يلي خصائص وميزات الرقابة الإدارية لكل منشأة:

  1. الرقابة هي وظيفة نهائية: وظيفة تأتي بمجرد إجراء العروض في تأكيدات مع الخطط.
  2. الرقابة هي وظيفة منتشرة: إنها موجودة على جميع مستويات الإدارة وفي جميع أنواع الأعمال التجارية أو المنظمات غير التجارية,مما يعني أن المديرين ييؤدونها على جميع المستويات وفي جميع أنواع الاهتمامات.
  3. إن الرقابة تتطلع إلى الأمام: لأن التحكم الفعال غير ممكن بدون التحكم في الماضي. و التحكم دائمًا في التطلع إلى المستقبل بحيث يمكن إجراء المتابعة كلما لزم الأمر.
اقرأ أيضا:  اللامركزية الإدارية

أيضا تسعى للحصول على النتائج المخططة من المرؤوسين مما يمكّن المدير من السيطرة الفعالة على أنشطة المرؤوسين.

  1. الرقابة عملية ديناميكية: بما أن الرقابة تتطلب اتخاذ طرق مراجعة ، يجب إجراء التغييرات حيثما كان ذلك ممكنًا.
  2. ترتبط الرقابة بالتخطيط: التخطيط والرقابة هما وظيفتان لا يمكن فصلهما عن الإدارة. بدون تخطيط ، يكون التحكم تمرينًا لا معنى له وبدون التحكم اي الرقابة، سيكون التخطيط عديم الفائدة. 
  3. الرقابة عملية مستمرة: لأنها تكمل دورة عملية الإدارة وتوفر الأساس لتحسين التخطيط في الدورة التالية.

أنواع الرقابة الإدارية

تعتبر أهم المهام في الإدارة موجهة نحو تحقيق الهدف. الرقابة الداخلية ,الرقابة الخارجية والرقابة القبلية و البعدية هي بعض أنواع الرقابة الإدارية.

كلها تساعد المديرين في القضاء على الفجوات بين الأداء الفعلي والأهداف.ايضا تعطي وضوحًا لما إذا كانت الأنشطة يتم تنفيذها وفقًا للاستراتيجية. إذا لم يتم تنفيذ ذلك ، فيجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة. دعونا نتعلم المزيد عن بعض أنواع الرقابة مع الشرح .

فيما يلي سنذكر أنواع الرقابة الادارية حسب عدة أسس كالزمن والنشاط والجهة :

  • الرقابة الداخلية: هذه الرقابة تقوم بها الادارة نفسها على ما تمارسه من نشاط ,وايضا تقوم بها الوحدات التابعة للادارة تقيمها بداخلها لهذا الغرض.
  • الرقابة الخارجية: يقوم بهذه الرقابة وحدات ومفتشين من خارج الشركة.
  • الرقابة القبيلة: تتمثل في الضوابط المستقبلية موجهة نحو المستقبل ، فهي تحاول اكتشاف وتوقع المشاكل أو الانحرافات عن المعايير قبل حدوثها. إنها تحكم في العملية وهي نشطة للغاية وعدوانية بطبيعتها ، مما يسمح باتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل حدوث المشكل .

بتعبير آخر تساعد هذه الرقابة في توقع المشكلة قبل حدوثها. لذلك يمكن اتخاذ الإجراءات قبل ظهور مثل هذا الظرف.

  • الرقابة البعدية: هي عكس الرقابة القبلية ,أي أنها تلك التي تتم بعد تنفيذ المشروع وهدفها الأساسي تقييم الأخطاء والانحرافات بغية منع وقوعها .
  • الرقابة الفردية: وهي التي تتم بتقييم فرد واحد لكل أعمال المديرين والموظفين ,ومتابعة اخطاءهم مع العمل على إصلاحها .
  • الرقابة الجماعية: تتم من خلال عدد أو مجموعة من الأفراد ,يقومون معا الوظيفة الرقابية على المرؤوسين .
  • الرقابة المستمرة: هي التي يتم فيها ممارسة الوظيفة الرقابية بشكل مستمر أثناء العمل .
  • الرقابة الدورية: أي في كل فترة زمنية محددة ,تتم رقابة .

اطلع الآن على: كيفية حل مشكلة ضعف الأداء الوظيفي.

مبادئ الرقابة الإدارية

أعطت ليندال أورويك (Lyndall Urwick) أربعة مبادئ للرقابة الإدارية ، وهي مبدأ التوحيد ومبدأ المقارنة ومبدأ المنفعة ومبدأ الاستثناء.

سيتم شرح المبادئ بإيجاز هنا تحت:

  • التوحيد :الهدف الرئيسي من الرقابة هو الحصول على أفضل أداء للعمل. يمكن تحقيق ذلك من خلال مبدأ التوحيد.فقط  يتطلب عرض المعلومات والأرقام والتقارير لأغراض الرقابة من حيث الهيكل التنظيمي. كما يجب اتباع مبدأ التكافؤ بين السلطة والمسؤولية.
  • المقارنة :هذا يعني أن جميع المعلومات والتقارير المستخدمة لرقابة يجب أن تكون من حيث مستوى الأداء جيدة . فالهدف من المقارنة ليس فقط التحقق من الانحراف ولكن لجعل المدير يتنبأ بالنتائج المستقبلية. كما يجب أن يوفر نظام الرقابة الفعال مقارنة سريعة حتى يتمكن مدير الرقابة من مواجهة المشاكل المحتملة أثناء التحكم في العملية.
  • المنفعة: أنه يشير إلى أهمية التقارير للرقابة في التغييرات مباشرة مع ملاءمة الفترة التي يغطيها التقرير مع مراعاة الغرض من الرقابة. يمكن للمدير أن ينجح في السيطرة من خلال توحيد أفكار الرجال من حوله.
  • الاستثناء: ينص مبدأ الاستثناء على أن المدير يجب أن يخصص وقتًا أكبر للنقاط الإستراتيجية للوقت غير العادي. يمكن الحصول على أقصى قدر من الرقابة إذا تم تحديد النقاط الحرجة وإيلاء اهتمام وثيق لها. لا يعني التحكم الجيد بالضرورة أقصى قدر من الرقابة الذي غالبًا ما يكون مكلفًا. لذا ، فإن مبدأ الاستثناء مهم.
اقرأ أيضا:  التسيب الوظيفي

مقومات الرقابة الإدارية

ان كل وظيفة من وظائف الإدارة يمكن أن تواجه العديد من المشاكل التي تعيق تحقيق أهداف الشركة. لذلك لابد ان يكون النظام الرقابي في الادارة يستند ويعتمد على مقومات سليمة ,أبرزها:

  • السهولة والبساطة  .
  • المرونة 
  • الموضوعية 
  • المزامنة والملاءمة مع طبيعة عمل الشركة 
  • التكلفة
  • الاستثناء

عناصر الرقابة الإدارية

لتسهيل عملية الرقابة الإدارية يجب التعرف على أبرز عناصرها الاساسية   و هي كالتالي :

  • تخطيط ما هو مطلوب: ضع أهدافًا وغايات واضحة 
  • وضع معايير الأداء: إنشاء قياسات واقعية لمستوى وجودة الهدف (الأهداف)
  • مراقبة وتقييم الأداء الفعلي: إنشاء نظام للإبلاغ عن المعلومات يكون دقيقًا وملائمًا وفي الوقت المناسب ويحدد أي انحرافات أو أخطاء.
  • مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المرجوة: تفسير وتقييم المعلومات من أجل إعطاء تفاصيل التقدم، والكشف عن الانحرافات ، وتحديد الأسباب.
  • تصحيح الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية: تنفيذ أنسب مسار للعمل، والذي قد يساهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف للشركة.

العلاقة بين التخطيط والرقابة في الإدارة

التخطيط والرقابة هما عمليتان منفصلتان للإدارة ، ولكنهما مرتبطان ارتباطًا وثيقًا. فنطاقا الأنشطة إذا كان كلاهما متداخلين مع بعضهما البعض.فان و بدون أساس التخطيط ، تصبح الرقابة في الأنشطة لا أساس لها وبدونها , يصبح التخطيط تمرينًا لا معنى له. 

بالاضافة الى ان غياب الرقابة السيطرة ، لا يمكنه تحقيق أي غرض. لذلك ، فإن التخطيط والرقابة يعززان بعضهما البعض وفقًا لبيلي جويتز.

يمكن تلخيص العلاقة بين الاثنين في النقاط التالية:

  • التخطيط المسبق للتحكم والسيطرة ينجح في التخطيط.
  • التخطيط والتحكم هي وظائف لا يمكن فصلها عن الإدارة.
  • يتم وضع الأنشطة على القضبان عن طريق التخطيط ويتم الاحتفاظ بها في المكان المناسب من خلال التحكم
  • عملية التخطيط والتحكم في الأعمال على منهج الأنظمة وهي كالتالي:
    التخطيط ← النتائج ← الإجراءات التصحيحية
  • يعد التخطيط والتحكم جزءًا لا يتجزأ من المنظمة حيث أن كلاهما مهم للتشغيل السلس للمؤسسة.
  • التخطيط والتحكم يعززان بعضهما البعض وكل منهما يقود الوظيفة الأخرى للإدارة.

في البيئة الديناميكية الحالية التي تؤثر على المنظمة ، تعتبر العلاقة القوية بين الاثنين بالغة الأهمية.

وايضا في بيئة اليوم ، من المحتمل جدًا أن يفشل التخطيط بسبب بعض الأحداث غير المتوقعة. وهنا يأتي دور و اهمية  الرقابة  في عملية الإنقاذ.

بمجرد أن يتم التحكم بشكل فعال فإنه يعطينا حافزًا لوضع خطط أفضل. لذا يعد التخطيط والتحكم وظائف مهمة لأي مؤسسة تجارية من أجل التأكد من تحقيق أهدافها . 

مزايا الرقابة في الإدارة

تصور أن لديك شركة وقمت بالعمل على الوظائف الخمسة للادارة ,من التخطيط ..التنظيم…التوظيف والتوجيه تم الرقابة الإدارية. ستحصل شركتك على العديد من المزايا والفوائد نذكر لك منها:

  • توفير الوقت والطاقة.
  • يسمح للمديرين بالتركيز على المهام الهامة. هذا يسمح باستخدام أفضل للموارد الإدارية.
  • يساعد في اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب من قبل المدير.
  • يمكن للمديرين تفويض المهام بحيث يمكن للمرؤوسين إكمال الأعمال الروتينية بشكل روتيني.

عملية الرقابة الإدارية

تتضمن عملية التحكم كوظيفة إدارية الخطوات التالية:

1- إنشاء المعايير:

المعايير هي الخطط أو الأهداف التي يجب تحقيقها في سياق وظيفة العمل. يمكن أيضًا تسميتها كمعايير للحكم على الأداء.و يتم تصنيف المعايير بشكل عام إلى قسمين: 

  • قابلة للقياس أو ملموسة – تلك المعايير التي يمكن قياسها والتعبير عنها تسمى معايير قابلة للقياس. يمكن أن تكون في شكل تكلفة ، ناتج ، نفقات ، وقت ، ربح ، إلخ.
  • غير قابلة للقياس أو غير ملموسة – هناك معايير لا يمكن قياسها نقديًا. على سبيل المثال – أداء المدير ، وانحراف العمال ، ومواقفهم تجاه القلق. تسمى هذه المعايير غير الملموسة.
اقرأ أيضا:  كيفية تحفيز الموظفين في العمل [لأداء أفضل👌]

تصبح الرقابة سهلة من خلال إنشاء هذه المعايير لأن الرقابة تتم على أساس هذه المعايير.

2- قياس الأداء:

الخطوة الرئيسية الثانية في الرقابة هي قياس الأداء. يصبح اكتشاف الانحرافات سهلاً من خلال قياس الأداء الفعلي. من السهل أحيانًا قياس مستويات الأداء وأحيانًا تكون صعبة. 

من السهل قياس المعايير الملموسة حيث يمكن التعبير عنها بالوحدات والتكلفة والمصطلحات المالية وما إلى ذلك. ويصبح القياس الكمي صعبًا عندما يتعين قياس أداء المدير. لا يمكن قياس أداء المدير بالكميات. يمكن قياسه فقط من خلال:

  • موقف العمال.
  • معنوياتهم للعمل.
  • التطور في المواقف تجاه البيئة المادية.
  • تواصلهم مع الرؤساء.

3- مقارنة بين الأداء الفعلي والمعياري:

تعتبر المقارنة بين الأداء الفعلي والأهداف المخططة مهمة للغاية. يمكن تعريف الانحراف على أنه الفجوة بين الأداء الفعلي والأهداف المخطط لها. يجب على المدير أن يكتشف شيئين هنا – مدى الانحراف وسبب الانحراف. 

مدى الانحراف يعني أن على المدير معرفة ما إذا كان الانحراف موجبًا أم سلبيًا أو ما إذا كان الأداء الفعلي متوافقًا مع الأداء المخطط. يجب على المديرين ممارسة السيطرة عن طريق الاستثناء. عليه أن يكتشف تلك الانحرافات الحاسمة والمهمة للأعمال, مع تجاهل الانحرافات الطفيفة.

يجب ايضا النظر بوعي إلى الانحرافات الرئيسية مثل استبدال الآلات ، وتعيين العمال ، ونوعية المواد الخام ، ومعدل الأرباح ، وما إلى ذلك. لذلك يُقال ، “إذا كان المدير يتحكم في كل شيء ، فإنه ينتهي به الأمر إلى التحكم في أي شيء. على سبيل المثال ، إذا زادت رسوم القرطاسية بنسبة بسيطة تتراوح من 5 إلى 10٪ ، فيمكن تسميتها بانحراف بسيط.

من ناحية أخرى إذا انخفض الإنتاج الشهري بشكل مستمر، فإنه يطلق عليه الانحراف الرئيسي.بمجرد تحديد الانحراف ، يتعين على المدير التفكير في سبب مختلف أذى إلى الانحراف. يمكن أن تكون الأسباب:

  • التخطيط الخاطئ
  • ضعف التنسيق
  • تنفيذ الخطط معيب 
  • الإشراف والتواصل غير فعال ، إلخ

4- اتخاذ الإجراءات العلاجية:

بمجرد معرفة أسباب ومدى الانحرافات ، يتعين على المدير اكتشاف هذه الأخطاء واتخاذ تدابير علاجية لها. يوجد بديلان هنا:

  • اتخاذ الإجراءات التصحيحية للانحرافات التي حدثت.
  • بعد اتخاذ الإجراءات التصحيحية ، إذا كان الأداء الفعلي غير متوافق مع الخطط ، يمكن للمدير مراجعة الأهداف.

هنا تنتهي عملية التحكم. تعد المتابعة خطوة مهمة لأنها فقط من خلال اتخاذ تدابير تصحيحية ،وبذلك يمكن للمدير ممارسة السيطرة.

ما هو تعريف الرقابة الإدارية؟

تعريف الرقابة الإدارية: يُطلق على الوظيفة الإدارية لتنفيذ الاستراتيجيات اسم “الرقابة الإدارية”. يتم تعريفها على أنها “العملية التي من خلالها يؤثر المديرون على أعضاء المنظمة لتنفيذ استراتيجيات المنظمة”.

ما هو دور الرقابة الإدارية؟

تعد الرقابة الإدارية أمرًا ضروريًا لعملك لأنها تساعد في التحقق من الأخطاء وتنفيذ الإجراءات التصحيحية ، وتقليل الانحراف عن المعايير ، والحفاظ على إدارة مشروعك على المسار الصحيح. مع وجود مثل هذا الإطار ، من المرجح أن تحقق شركتك أهدافها.

ما هي هيئة الرقابة الإدارية؟

هيئة الرقابة الإدارية: الجهة الحكومية التي تتبنى أو تطبق اللوائح والمبادئ التوجيهية لتصميم أو تشييد أو تعديل المباني والمنشآت.

لماذا نحن بحاجة للرقابة؟

الرقابة مهمة لعدة أسباب منها:
الكشف عن الأخطاء والمخالفات.
الوعي بالفرص.
يزيد الإنتاجية.
وضع المعايير. اتخاذ إجراءات تصحيحية.
الأداء مقابل المعايير.
يساعد في التعامل مع التغييرات والشكوك.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...