الضبط الإداري

الضوابط الإدارية هي نوع من التحكم في المخاطر. يتم استخدامها لتحسين السلامة في مكان العمل من خلال وضع سياسات وقواعد تقلل من المخاطر المهنية التي يواجهها العمال من خلال تغيير طريقة أداء عملهم.

تشمل الضوابط تنفيذ السياسات والقواعد والجداول الزمنية التي تدعم السلامة، بالإضافة إلى تحديد إجراءات ومعايير التشغيل الآمن (مثل معايير التدريب وواجبات التدبير المنزلي وممارسات الصيانة) لتقليل التعرض للمواد الخطرة والمهام الخطرة. في هذا المقال سنعالج المحاور التالية:

  • مفهوم الضبط الإداري
  • أنواع الضبط الإداري
  • طرق الضبط الإداري
  • عناصر الضبط الإداري
  • كيفية تحديد الضوابط الإدارية
  • الفرق بين الضوابط الإدارية والضوابط الهندسية

مفهوم الضبط الإداري

تُستخدم الضوابط الإدارية (وتسمى أيضًا ضوابط ممارسة العمل) في مكان العمل لتقليل أو الحد من التعرض لخطر معين. يعمل هذا النوع من التحكم في المخاطر عن طريق تغيير كيفية إنجاز العمل عندما يكون الإستبعاد أو الإستبدال أو استخدام الضوابط الهندسية غير ممكن. في التسلسل الهرمي للضوابط، تحتل الجهود الإدارية المرتبة الرابعة من حيث الفعالية والكفاءة. لا يُنظر إلى الضوابط الإدارية على أنها فعالة مثل الضوابط الأخرى لأنها معرضة لخطر الخطأ البشري وتستخدم عادةً كحل مؤقت بدلاً من حل مستدام طويل الأجل.

التوجيه أو ممارسة السلطة على المنظمات التابعة أو المنظمات الأخرى فيما يتعلق بالإدارة والدعم، بما في ذلك تنظيم قوات الخدمة والسيطرة على الموارد والمعدات وإدارة شؤون الموظفين واللوجستيات للوحدات والتدريب الفردي والوحدة والإستعداد والتعبئة والتسريح والإنضباط وغيرها الأمور غير المدرجة في المهام التشغيلية للمنظمات التابعة أو المنظمات الأخرى. 

أنواع الضبط الإداري

الضوابط الإدارية الداخلية

 هي جميع الوسائل، مهما كانت طبيعتها، التي ينفذها المدير لتحقيق أهدافه. هذا يفترض أولاً وقبل كل شيء أن يتم تحديد هذه الأهداف، في إطار إستراتيجية عامة تراجعت في كل مستوى. الضوابط الفعلية، أو الرقابة الإدارية، ليست سوى جزء منها وعلى الأقل بنفس الأهمية على سبيل المثال إنشاء الإجراءات والتدريب المهني وترتيب الإدارة الملائمة أو إدارة الموارد البشرية.

اقرأ أيضا:  التنظيم الإداري: مقال شامل [بحث]

التدقيق الإداري الداخلي 

لا يعتبر رقابة أيضًا، ولكن التقييم من قبل خبير محترف (فريق متعدد التخصصات بشكل عام) لفعالية نظام الرقابة الداخلية المطبق وتحسينه من خلال التوصيات. المدقق ليس مفتشًا بأي حال من الأحوال، بل على العكس تمامًا، فهو مستشار وصديق يستمع (تدقيق = استمع) إلى المشكلات الموكلة إليه من أجل حلها، بالإشتراك والإتفاق مع المدير.

التحكم الخارجي

يشمل:

• تقييم أداء الرقابة الداخلية.

الرقابة الخارجية: التنظيم مع المحاسبة والمراجعة المالية ومهارات المراجعة (انضباط الميزانية، والإمتثال).

• المعاهد العليا للرقابة.

• المدققون المستقلون.

طرق الضبط الإداري

تشمل الطرق الرئيسية للتحكم في الخطر ما يلي:

الإزالة (بما في ذلك الإستبدال) : إزالة الخطر من مكان العمل، أو استبدال المواد أو الآلات الخطرة بمواد أقل خطورة.

الضوابط الهندسية: وتشمل التصاميم أو التعديلات على المصانع والمعدات وأنظمة التهوية والعمليات التي تقلل من مصدر التعرض.

الضوابط الإدارية: الضوابط التي تغير الطريقة التي يتم بها العمل، بما في ذلك توقيت العمل والسياسات والقواعد الأخرى وممارسات العمل مثل المعايير وإجراءات التشغيل (بما في ذلك التدريب والتدبير المنزلي وصيانة المعدات وممارسات النظافة الشخصية).

معدات الحماية الشخصية: المعدات التي يرتديها الأفراد لتقليل التعرض مثل ملامسة المواد الكيميائية أو التعرض للضوضاء.

عناصر الضبط الإداري

  1. التدريب: يجب تدريب العمال على تحديد المخاطر ومراقبة التعرض للمخاطر والإجراءات الآمنة للعمل حول الخطر. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يعرف الموظفون كيفية حماية أنفسهم وزملائهم في العمل.
  2. الإجراءات: قد تحتاج خطوات عملية العمل إلى إعادة ترتيبها أو تحديثها للحفاظ على العامل لمواجهة الخطر. يعد تطوير ممارسات العمل الآمنة الموحدة خطوة مهمة.
  3. الصيانة: إن وجود جدول صيانة للآلات المعروف أنها خطرة يمكن أن يحافظ على سير كل شيء بسلاسة وأمان. ستعالج الصيانة الوقائية أي مشكلات تتعلق بالمعدات قبل أن تصبح مشكلة.
  4. التدبير المنزلي: الحفاظ على مساحة نظيفة وخالية من الفوضى سيقلل بشكل كبير من مخاطر الإصابة ويمكن أن يقلل من خطورة وقوع حادث.
  5. اللافتات: يمكن تعليق اللوحات الجدارية واللافتات الأرضية أو تركيبها لفرض الضوابط الإدارية. يمكن للإشارات المرئية تذكير العمال بالمناطق التي يُحظر دخولها، ومتى يجب أخذ فترات راحة للحد من التعرض للحرارة، وغير ذلك الكثير.
اقرأ أيضا:  الدليل التنظيمي

كيفية تحديد الضوابط الإدارية

عند تحديد عناصر تحكم أمنية إدارية (أو أي نوع آخر من عناصر التحكم في الأمان)، من المهم مراعاة ما يلي:

  • التأثير المتوقع على المنظمة: إذا تم وضع عنصر التحكم في مكانه الصحيح، فكيف يمكن أن يؤثر على سير عمل مؤسستك؟ هل سيزيد عنصر التحكم أو يقلل من أوقات المهام؟ ما هي النفقات التي ستتكبدها السياسة الجديدة؟
  • نشر الرقابة الأمنية: كيف ستنشر عنصر التحكم الأمني ​​الإداري الجديد في مؤسستك؟ يجب أن تضمن طريقة النشر أن جميع أعضاء المنظمة على دراية بالسياسات الجديدة ومخاطر عدم الإمتثال بأكبر قدر ممكن من الفعالية.
  • الحرص على توافق الضوابط: هل تتعارض الرقابة الإدارية الجديدة مع الضوابط الحالية؟ عندما يتم تقديم سياسة أو إجراء جديد، هل سيتعارض مع سياسة أو إجراء موجود بطريقة ما؟ من المهم اختبار ضوابط الأمان الإدارية الجديدة والتحقق من أنها لن تسبب مضاعفات أو إذا حدث ذلك، فأنت تعرف ما هي المشكلة حتى تتمكن من تدريب موظفيك على التغلب عليها.
  • معرفة دور التحكم الأمني في الأمان و الإمتثال: إذا كان عنصر التحكم الأمني ​​لا يساعد مؤسستك على تلبية بعض معايير الإمتثال التنظيمي أو يوفر زيادة قابلة للتحقق للأمان، فقد ترغب في إعادة النظر في تنفيذه. في حين أن المزيد من الأمان والتوثيق الأفضل للعمليات يمكن أن يكون شيئًا جيدًا، إلا أنه يجب تجنب إنفاق الأموال دون عائد على الإستثمار.

يجب أن تكون معظم ضوابط الأمان الإدارية المذكورة سابقًا مفيدة لمؤسستك. ومع ذلك، إليك أحد أفضل ممارسات التحكم في الأمان الإداري التي يجب مراعاتها: يجب عليك إعادة النظر بشكل دوري في قائمة عناصر التحكم في الأمان وتقييمها للتحقق من آثارها الفعلية، ويمكنك إجراء تحسينات.

اقرأ أيضا:  الخريطة التنظيمية

الفرق بين الضوابط الهندسية والضوابط الإدارية

تشير الضوابط الهندسية إلى التعديلات المادية التي تم إجراؤها على عملية العمل أو التي تقلل بشكل فعال تعرض الموظفين للضرر. قد تشمل التغييرات المادية استخدام الأقفال وخلق المزيد من التهوية وتغيير المعدات وتغيير نسيج الأرضيات وتغيير لمبة الإضاءة. عندما تكون الضوابط الهندسية غير مجدية، يتم استخدام الضوابط الإدارية.

 الضوابط الإدارية هي تغييرات غير مادية تحد من تعرض العمال اليومي للمخاطر من خلال تعديل جدول العمل. على سبيل المثال في بيئة العمل في مجال الرعاية الصحية، يمكن استخدام الضوابط الهندسية لتقليل المخاطر مثل حوادث السقوط وأخطاء التشخيص والأخطاء في إدارة الأدوية. يمكن أن تشمل بعض التغييرات استبدال الأرضيات الزلقة، وضمان الإضاءة المناسبة على السلالم والأركان المظلمة الأخرى. تشمل التغييرات الأخرى قائمة نظام معلومات المستشفى لتعزيز تخزين بيانات المرضى التي يمكن الرجوع إليها أثناء إجراء التشخيص. وتشمل أخرى إدخال قارئات الباركود لمطابقة الدواء مع المريض لتجنب الأخطاء. ومع ذلك، لا يمكن لهذا أن يحل الضرر الناجم عن إجهاد الممرضات أو جعلهم يعملون لساعات أطول. سيتم تصنيف الإجراءات الأخرى مثل توظيف المزيد من الممرضات لتقليل نسبة الممرضات إلى المرضى، وتقليل ساعات العمل لتقليل الإرهاق على أنها ضوابط إدارية. 

استنتاج

قد يكون انعكاس موجز للغاية مثل ذلك الذي قمنا به للتو مصدر قلق لأننا نجد القليل من العناصر التقليدية التي تحكم دراسة الضوابط الإدارية أو لا توجد على الإطلاق. إذا كانت السيطرة على العمل الإداري تمر بشكل فعال من خلال قدرة أي مواطن على الطعن في الإجراءات الإدارية التي تخلق الحقوق، تظل الحقيقة أن الغالبية العظمى من النزاعات والتوترات الناشئة بين الإدارة وبيئته تجد حلاً من خلال التبادل الإجتماعي.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...