المساعد الإداري

يلعب المساعدون الإداريون أدوارًا مهمة في المنظمات الكبيرة والصغيرة. يؤدي هؤلاء الرجال والنساء مجموعة متنوعة من المهام الكتابية، لكنهم يعملون أيضًا بشكل مستقل في بعض المشاريع. نظرًا لأن المساعدين الإداريين يتفاعلون مع مجموعة متنوعة من الأشخاص، من الجمهور إلى الإدارة العليا للشركة، يجب أن يمتلكوا مهارات شخصية ممتازة والقدرة على التعامل مع عبء عمل متنوع.

في هذا المقال سنتطرق للمحاور التالية:

  • مفهوم  المساعد الإداري
  • وظائف ومسؤوليات المساعد الإداري
  • مهام المساعد الإداري في المدرسة
  • مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية
  • مهام المساعد الإداري في مكتب الإشراف
  • مهام المساعد الإداري في الجامعات
  • مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية
  • صفات المساعد الإداري الناجح

مفهوم  المساعد الإداري

يقصد بـالمساعدون الإداريون الأشخاص المشرفين على التواصل مع الموظفين في جميع أنحاء الشركة ومع العملاء والموردين وغيرهم. بصفتك مساعدًا إداريًا، يمكنك الرد على المكالمات الهاتفية وتنسيق المكالمات الجماعية وتحديث التقويمات وجدولة المواعيد للشخص أو مجموعة الأشخاص الذين تعمل معهم. يمكنك أيضًا تحية زوار الشركة. يعمل المساعدون الإداريون في بعض الشركات مع الجمهور ويتحدثون مع العملاء عبر الهاتف أو شخصيًا. عندما يكون الإتصال بالعميل جزءًا من الوظيفة، فمن المهم التعامل مع المخاوف والشكاوى دون الشعور بالإرتباك أو الإنزعاج.

وظائف ومسؤوليات المساعد الإداري

يمكن أن تختلف مسؤوليات المساعدين الإداريين حسب نوع المكتب الذي يعملون فيه، ولكن بعض الواجبات المشتركة تشمل:

  • الرد على الهواتف وتلقي الرسائل
  • توليد المستندات
  • تجميع العروض التقديمية للشرائح
  • إنشاء جداول البيانات
  • إدارة قواعد البيانات
  • إنشاء أو صيانة مواقع الويب
  • مسك الدفاتر الأساسية
  • العمل كمدير للمكتب، وتخطيط أحداث الموظفين مثل حفلات عشاء الجوائز وأحداث جمع التبرعات وجدولة اجتماعات العملاء وترتيب الجداول الزمنية لزملاء العمل.

مهام المساعد الإداري في المدرسة

المساعدون الإداريون بالمدرسة، يشار إليهم أيضًا باسم السكرتارية أو موظفي الإستقبال، مسؤولون بشكل أساسي عن التعامل مع جميع المهام الكتابية في مكتب المدرسة. كما هو الحال مع المساعدين الإداريين في الإعدادات الأخرى، يقوم المساعدون الإداريون بالمدرسة بالرد على الهواتف وسجلات الملفات والترحيب بالزوار. كما أنهم يقرؤون ويردون على البريد الإلكتروني من أولياء الأمور والطلاب وأعضاء مجلس إدارة المدرسة والمعلمين وغيرهم. بالإضافة إلى ذلك، يقوم المساعدون الإداريون بالمدرسة بتسجيل حضور الطلاب، والتعامل مع طلبات الطلاب أو المعلمين، وإبلاغ مسؤولي المدرسة.

يجب على المساعدين الإداريين بالمدرسة أداء مهام مختلفة من أجل تلبية جميع متطلبات هذه المهنة. لقد فحصنا العديد من قوائم الوظائف ووجدنا أن ما يلي هو من بين تلك المسؤوليات الأكثر شيوعًا للمساعدين الإداريين بالمدرسة:

  • الرد على جميع المراسلات المكتوبة
  • عادةً ما يتعامل المساعدون الإداريون بالمدرسة مع جميع المكالمات الهاتفية الواردة إلى المدرسة. إنهم يتحدثون مع مسؤولي المدرسة وأولياء الأمور والمعلمين ويتعاملون مع الشكاوى ويعالجون القضايا المتعلقة بالطلاب وسياسات المدرسة. كما يجيبون على رسائل البريد الإلكتروني من المسؤولين والآباء والبائعين.
  • دعم المعلمين ومديري المدارس
  • من إنشاء الرسائل إلى عمل نسخ، يقدم المساعدون الإداريون بالمدرسة الدعم اليومي لموظفي المدرسة. إنهم يطلبون بشكل عام اللوازم المدرسية ويكتبون الرسائل والتقارير ويرتبون الإجتماعات ويحافظون على موقع المدرسة على الويب.
  • الإحتفاظ بملفات الطلاب
  • غالبًا ما يسجل المساعدون الإداريون بالمدرسة غيابات الطلاب ويحتفظون بسجلات التأخير والفصل المبكر. يقومون بإنشاء تقارير تتعلق بسياسات الحضور في المدرسة وسجلات حضور الطلاب الفردية.
  • تحية ومساعدة زوار المدرسة
اقرأ أيضا:  أهمية الأمان الوظيفي وكيف يمكن زيادته [حسب الخبراء]

في كثير من الأحيان، يكون المساعدون الإداريون في المدرسة هم أول موظفي المدرسة الذين يراها الزوار. عادةً ما يقدمون المساعدة عن طريق الإجابة على الأسئلة والإتصال بالموظفين المطلوبين، وشرح إجراءات المدرسة فيما يتعلق بتسجيل الخروج من الطلاب أو إجراء عمليات التسليم.

مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية

يقوم المساعدون الإداريون والموظفون في الخدمة المدنية بالأعمال الكتابية والإدارية في مكاتب ووكالات الحكومة المركزية. فهي تساعد على التأكد من تطوير السياسات الحكومية ووضعها موضع التنفيذ. ومن بين مهام المساعد الإداري في الخدمة المدنية نجد:

  • الفتح والرد على رسائل البريد الإلكتروني
  • إدخال المعلومات في قواعد البيانات واستخدام المعلومات لإنشاء تقارير على الكمبيوتر
  • طلب اللوازم المكتبية وترتيب صيانة المعدات المكتبية
  • تحديث الحسابات باستمرار
  • الإجابة على أسئلة الجمهور، وجهاً لوجه أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني
  • التعامل مع استمارات المطالبة وطلبات الحصول على المزايا
  • إدارة يوميات كبار الموظفين وتنظيم الإجتماعات والطعام والسفر
  • أخذ دقائق في الإجتماعات.

مهام المساعد الإداري في مكتب الإشراف

من بين مهام المساعد الإداري في مكتب الإشراف نجد:

  • تسوية سجلات الخلافات
  • الإحتفاظ بمجموعة متنوعة من دفاتر الأستاذ المعقدة
  • زرع الملفات الخاصة بالطباعة مع تخزين عدد كبير ومتنوع من البريد الإلكتروني
  • إنشاء الموقع والتخطيط  وترتيب المكتبات والمعلومات
  • تحديد موقع المعلومات الدقيقة
  • تنفيذ مشاريع أخرى ذات صلة

مهام المساعد الإداري في الجامعات

المساعد الإداري الجامعي الأول هو عادة ثاني منصب دعم إداري في قسم التدريس الجامعي. مساعد إداري جامعي قد يكون منصب الدعم الإداري الأساسي لقسم التدريس الأكاديمي الذي لديه مناصب أخرى (مستشارون أكاديميون، رئيس القسم، إلخ) الذين يتحملون المسؤولية عن بعض مسؤوليات الدعم الإداري أو لبرنامج جامعي. يؤدي المساعد الإداري الجامعي واجبات الدعم الإداري المشتركة لأقسام التدريس الجامعي على النحو الذي يحدده رئيس القسم ويعمل على عدد محدود من العمليات الإدارية والمالية. تتمثل مهام المساعد الإداري في الجامعات في:

1. تقديم الدعم الإداري لقسم التدريس الجامعي من خلال تقديم خدمات الإستقبال وجدولة المواعيد والإجتماعات والسفر وحفظ الملفات والسجلات والبحث فيها وإعداد وتدقيق المراسلات والتقارير والوثائق الأخرى حسب الطلب.

2. يساعد أعضاء هيئة التدريس من خلال الإجابة على الأسئلة وتقديم المعلومات وتحديد المعلومات والمواد المطلوبة والطباعة والمقارنة، أو المساعدة بأي شكل من الأشكال في التحضير للإختبار، وإعداد و تدقيق المخطوطات والمراسلات والمواد الأخرى، والحصول على نسخ مكتبية من الكتب المدرسية، وإجراء ترتيبات السفر وإعداد تقارير المصاريف.

3. يساعد الطلاب من خلال تحديد من يمكنه تقديم المعلومات التي يحتاجها الطالب بشكل أفضل، وتقديم المساعدة الأساسية والأولية للطلاب بأسئلة حول الفصول الدراسية والتسجيل، وما إلى ذلك باستخدام الإرشادات المعمول بها (المعلومات الموجودة في كتالوجات الدورات التدريبية ووثائق القسم والكلية والإرشادات المعمول بها والسياسات والإجراءات)، وتعيين المستشارين.

اقرأ أيضا:  فوائد التخطيط: 7 فوائد بسيطة تبرر أهمية التخطيط

4. يدعم عمل القسم من خلال شراء المعدات واللوازم، والحفاظ على مخزون من اللوازم المكتبية، واستخدام العملية المناسبة لدفع ثمن السلع أو الخدمات التي تم شراؤها من قبل الإدارة.

5. يساعد على تنظيم وإجراء الأحداث على مستوى الإدارات، حسب التوجيهات، من خلال تأمين المكان والمعدات والطعام وإعداد الدعوات والإعلانات وجداول الأعمال والكتيبات والحزم وشراء الجوائز وإجراء ترتيبات السفر والحجوزات والمساعدة في الحدث عند حدوثه.

6. قد يساعد في جمع أوراق الإعتماد وغيرها من المواد المطلوبة أثناء عمليات البحث و جمع طلبات المنح الدراسية وطلبات القبول في البرامج التنافسية.

7. يدعم وظائف الأعمال الإدارية للقسم من خلال الحصول على اعتماد الكتب المدرسية ومعالجتها وإنشاء الكتيبات والنشرات الإخبارية وتنظيم عملية تقييم أعضاء هيئة التدريس والحفاظ على موقع القسم أو قواعد البيانات وتحديثهما وإعداد نماذج إجراءات الموظفين وتفويضات الوظيفة حسب التوجيهات والتحقق وجدولة استخدام الفصول الدراسية ومرافق القسم، أو غرف الإجتماعات والحفاظ على أمن الفصول الدراسية والمختبرات والمعدات والسجلات.

8. يساهم في بيئة عمل تشجع على معرفة واحترام وتطوير المهارات للتعامل مع ثقافات أو خلفيات أخرى.

9. يظل مؤهلاً وحديثًا من خلال حضور دورات التطوير المهني ودروس التدريب على البرامج والدورات التدريبية وفقًا لتوجيهات رئيس القسم أو التي تطلبها الجامعة.

10. يدعم القسم من خلال أداء جميع المهام الأخرى التي يكلفه بها رئيس القسم.

مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية

المساعدون الإداريون للموارد البشرية  يدعمون الموظفين على مستوى الإدارة ويؤدون مجموعة متنوعة من المهام. يتمثل الواجب الأساسي للمساعد الإداري للموارد البشرية في جمع وإدارة جميع البيانات المتعلقة بموظفي الشركة، لكنهم يشاركون أيضًا في توظيف وتدريب الموظفين الجدد. ومن بين مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية نجد:

  • تقديم الدعم الإداري لمديري الموارد البشرية
  • تنظيم وتجميع وتحديث سجلات موظفي الشركة والوثائق
  • إدارة وتحديث قواعد بيانات الموارد البشرية بمعلومات مختلفة مثل التعيينات الجديدة والإنهاءات والتحذيرات والإجازات وأيام الإجازات 
  • المساعدة في إدارة الرواتب وإعدادها ودفعها
  • إعداد وإدارة وتخزين الأوراق الخاصة بسياسات وإجراءات الموارد البشرية
  • الإجابة على أسئلة الموظفين وتقديم المعلومات المطلوبة
  • الحفاظ على الجدول الزمني وتنسيق أنشطة التقويم
  • مساعدة مسؤولي التوظيف في نشر إعلانات الوظائف على صفحات الوظائف ومعالجة السير الذاتية المستلمة
  • الرد على المكالمات الهاتفية وتقديم المعلومات المطلوبة 
  • إنشاء تقارير للإدارة العليا
  • المساعدة في تنظيم وإدارة برامج توجيه الموظفين الجدد والتأهيل والتدريب

صفات المساعد الإداري الناجح

كمساعد إداري، أنت جسر حاسم بين رؤسائك وزملائك في العمل. بالإضافة إلى ذلك، فإن الدعم الذي تقدمه للإدارة يتطلب مهارات جادة. لتحقيق النجاح والتقدم، ركز على صقل المهارات التي يقدرها كبار المديرين التنفيذيين. بدونها، ربما تفوت فرصًا مهمة. من بين صفات المساعد الإداري الناجح:

اقرأ أيضا:  الثقافة التنظيمية: مقال شامل عن ثقافة المؤسسة [من خبير]

القدرة على التكيف:  القدرة على التكيف مع أي موقف أثناء التنقل أمر بالغ الأهمية. يجب أن تكون قادرًا على التفكير بسرعة وكفاءة بغض النظر عما سيحدث.

القدرة على حل المشكلات: إلى جانب كونك قادرًا على التكيف، يجب أن تكون قادرًا على التعامل مع المواقف الصعبة. إن حل المشكلات البسيطة دون أخذها إلى رئيسك في العمل سوف يزيل العبء عن طاقته ويجعلك تتألق.

الإحتراف المشع: من المهم أن يعكس مظهرك الخارجي وموقفك مهاراتك الإدارية. هذا يعني أنه يجب عليك الإلتزام بقواعد اللباس ومراقبة لغة جسدك والتراخي في الإجتماعات ممنوع! علاوة على ذلك، خاطب الجميع بمصافحة قوية واتصل بالعين. سواء أكان منصفًا أم لا، فأنت تمثل رئيسك وقسمك في كل تفاعل، ولكن إذا عرضت الإحترافية، فستستعيدها في كثير من الأحيان.

الإنفتاح: بصفتك مساعدًا إداريًا، ستلتقي بالمحترفين من جميع مستويات الشركة، بالإضافة إلى العملاء المهمين. تأكد من إعطاء الجميع انطباعًا أوليًا رائعًا عنك وعن النشاط التجاري الذي تمثله.

التمتع بمهارات تنظيمية استثنائية: يجب أن تكون قادرًا على القيام بمهام متعددة. الحفاظ على كل شيء منظمًا والعثور على أي شيء يحتاجه رئيسك في أي لحظة. لا يمكنك القيام بأي من هذا بدون مهارات تنظيم من الدرجة الأولى. بالإضافة إلى ذلك، فإن كونك منظمًا سيبقي عملك على المسار الصحيح حتى لا تتأخر عن الجدول الزمني.

إتقان إدارة الوقت: إن التنظيم يقطع شوطًا طويلاً لمساعدتك في إدارة الوقت. ومع ذلك، فأنت لا تدير وقتك فحسب بل تدير وقت رئيسك أيضًا. على الجانب الإيجابي، عادة ما يتزامن التأكد من أن يوم رئيسك في العمل يسير بسلاسة مع انخفاض مستوى التوتر لديك.

التمتع بمهارات اتصال كتابية وشفوية قوية: ستكتب العديد من المستندات و من رسائل البريد الإلكتروني إلى المذكرات على مستوى الشركة، وتحتاج إلى التواصل بوضوح وإيجاز. بالإضافة إلى ذلك، ستتحدث مع العديد من الأشخاص يوميًا، لذا تأكد من أن مهاراتك في المحادثة من الدرجة الأولى وأن آداب استخدام الهاتف ممتازة.

التعرف على العمل: نظرًا لأنك ستتواصل مع محترفين في جميع أنحاء الشركة ومجال عملك، فتأكد من أنك تعرف الشروط الخاصة بالصناعة الخاصة بك. ستفهم عملك بشكل أفضل وستكون قادرًا على التواصل بشكل أوضح مع زملائك و الموردين الخارجيين والعملاء.

التزام قواعد الدبلوماسية: غالبًا ما ينغمس المساعدون الإداريون عن غير قصد في الجانب المظلم لسياسة المكتب والقيل والقال. غالبًا ما يعتقد زملاء العمل أنهم إذا اشتكوا لك بشأن حالة عمل، فسوف تنقلها تلقائيًا إلى رئيسك في العمل. تأكد من عدم مناقشة الأمور الشخصية مع زملاء العمل أو المشاركة في النميمة.

احترام السرية: في مرحلة ما، ستتعامل مع المعلومات الحساسة ومن الضروري أن تحافظ عليها بسرية بنسبة 100٪. في كثير من الأحيان، يفرض القانون صمتك بشأن معظم القضايا، ولكن الأهم من ذلك بالنسبة لحياتك المهنية، يجب أن تكون شخصًا يثق به رئيسك وزملائك في العمل.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...