ما هو بيان العمل؟ التعريف والأمثلة

بيان العمل
رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها، فإن العامل الثابت طوال دورة حياة المشروع للمشروع هو الأعمال الورقية. هناك دائمًا الكثير من الأعمال الورقية لإنشاء والموافقة والملف والأرشفة في النهاية. كل وثائق إدارة المشروع هذه مهمة، لكن بيان العمل (SOW) هو بسهولة أحد أهم المستندات لأنه تم إجراؤه في بداية المشروع ويحدد كل ما يحتاج إلى الدخول في مشروعك.

سيؤدي استخدام أدوات تخطيط المشروع الفعالة  وبيان العمل الشامل والمكتوب جيدًا (SOW) إلى إعدادك لقيادة مشروع بنجاح عبر خط النهاية وفقًا للجدول الزمني وفي حدود الميزانية.

ما هو بيان العمل (SOW) في إدارة المشروع؟

بيان العمل (SOW) هو مستند ملزم قانونًا يلتقط ويحدد جميع جوانب إدارة العمل في مشروعك. ستلاحظ الأنشطة والتسليمات والجدول الزمني للمشروع. إنه عقد عمل مفصل للغاية يحدد الشروط والأحكام المتفق عليها بين الأطراف ويضع الأساس لخطة المشروع .

بيان العمل (SOW) هو أحد المستندات الأولى التي ستنشئها لتخطيط المشهد بأكمله للمشروع قبل التخطيط والتنفيذ. نظرًا للكم الهائل من التفاصيل المطلوبة، قد يكون احتمال الكتابة أمرًا شاقًا. لذلك، دعونا نقسمها إلى أجزاء أكثر قابلية للهضم.

ما هو الغرض من بيان العمل (سو)؟

كما لوحظ، فإن بيان العمل هو نظرة عامة مفصلة لنطاق المشروع. إنها أيضًا طريقة لمشاركة متطلبات المشروع ومعايير القبول وشروط الدفع مع أولئك الذين يعملون في المشروع، سواء كانوا متعاونين أو تم التعاقد معهم للعمل في المشروع. وهذا يشمل أصحاب المصلحة مثل البائعين والمقاولين الذين يقدمون عطاءات للعمل في المشروع.

إنه مفيد أيضًا لمديري المشاريع، حيث يوفر هيكلًا يمكن بناء خطة المشروع عليه. سيساعد بيان العمل أيضًا على تجنب التعارضات في المشروع. بالتفصيل والوضوح، يساعد تقرير العمل على إبقاء كل من يشارك في المشروع في نفس الصفحة ويعمل على ترك الالتباس إلى الحد الأدنى.

عند بناء الجدول الزمني الخاص بك، من المفيد استخدام برنامج إدارة المشاريع . يمكن أن يكون مفيدًا للغاية في تنظيم مهامك ومواردك، حيث إنه من الأهمية بمكان عمل جدول زمني دقيق في هذه المرحلة من المشروع.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشروع أيضًا في إنشاء هيكل تنظيم العمل ( WBS ) لتكبير نطاق مشروعك وتحديد أنشطة المشروع والتسليمات والمعالم.

بيان أمثلة العمل

يمكن تقسيم SOW إلى فئات. هناك ثلاثة أنواع رئيسية يمكن تعريفها بشكل أساسي على النحو التالي.

  • التصميم / التفاصيل :  عندما تكتب هذا البيان، فإن ما تفعله هو نقل للمورد كيف تريد إنجاز العمل. ما هي متطلبات المشتري التي ستتحكم في عملية المورد؟ يمكنك استخدام قالب تجميع المتطلبات للتأكد من جمعهم جميعًا. يمكن لمتطلبات المشروع هذه تشغيل سلسلة كاملة من معايير قبول الجودة وشروط الدفع إلى قياس المواد. في بيان العمل هذا، يتحمل المشتري المسؤولية عن الأداء لأنه هو من يدير دورة المشروع.
  • مستوى الجهد / الوقت والمواد / معدل الوحدة:  هذا إصدار عالمي تقريبًا ويمكن تطبيقه على معظم المشاريع. ما تحدده هو الخدمة بالساعة وكذلك المواد المطلوبة لأداء المهام. تميل إلى أن تجد فائدة في العقود قصيرة الأجل.
  • على أساس الأداء:  هذا هو بيان العمل المفضل لمديري المشاريع لأنه يركز على الغرض من المشروع والموارد ومستوى الجودة المتوقع من النواتج. ومع ذلك، فإنه لا يشرح كيف من المفترض أن يتم إنجاز العمل. يتيح ذلك قدرًا كبيرًا من الاستقلالية حول كيفية الوصول إلى نتيجة دون الحاجة إلى عملية محددة.
اقرأ أيضا:  كيفية إدارة شركة نقليات [5 نصائح لبناء مشروع لوجستيك ناجح]

كيفية كتابة بيان مشروع العمل (SOW)

بيان العمل هو اتفاق ملزم قانونًا بين العميل والمورد يصف الشروط والأحكام الخاصة بتنفيذ نطاق عمل المشروع. هناك الكثير من المعلومات لوصفها في بيان العمل. يمكنك إنشاء هذا بنفسك إذا أردت، ولكن استخدام أدوات إدارة المشروع للتأكد من عدم ترك أي شيء سيكون مفيدًا. لديك فرصة واحدة فقط لإنشاء مستند SOW الخاص بك، وتريد القيام به بشكل صحيح.

فيما يلي نظرة عامة على الخطوات التي ستحتاج إلى اتباعها لكتابة بيان العمل الخاص بك:

  1. قم بإنشاء مقدمة موجزة لمشروعك.
  2. حدد الغرض من مشروعك.
  3. حدد نطاق مشروعك.
  4. قم بإنشاء هيكل تنظيم العمل لتحديد مهام المشروع والمعالم الرئيسية والتسليمات.
  5. قم بإنشاء جدول زمني لمهامك، والمعالم الرئيسية والتسليمات
  6. تحديد متطلبات المشروع ومعايير القبول
  7. تحديد شروط وأحكام الدفع.

سوف نستكشف كل مكون من مكونات SOW المتضمنة في هذه العملية في القسم أدناه.

فيما يتعلق بكتابة بيان العمل، فأنت تريد أن تكون محددًا. تريد توضيح المصطلحات المستخدمة لجعلها مفهومة عالميًا. أيضًا، حدد بوضوح من سيفعل ماذا ومتى يجب إكمال هذه المهام. يؤدي القيام بذلك إلى تجنب الالتباس لاحقًا في المشروع عندما لا يمكنك تحمل أي سوء اتصال أو خلافات.

إلى جانب الكتابة بوضوح، يجب عليك تضمين العناصر المرئية في بيان العمل. سيساعد هذا في تركيز العدسة على الجوانب المختلفة للمشروع. بما في ذلك المرئيات، سواء كانت مخططات أو رسوم بيانية أو رسوم توضيحية أخرى لمساعدتك في توضيح المشروع، سيجعل SOW أكثر قابلية للفهم.

بعد كل العمل الذي قمت به لتفاصيل تفاصيل المشروع، لا تريد إهمال الخطوة النهائية الحاسمة – الحصول على توقيع العمل. لا يمكنك المتابعة إذا لم تكن لديك السلطة للقيام بذلك. أو، بشكل أكثر دقة، يمكنك ذلك، ولكن قد يكلفك نجاح المشروع. لذلك، تأكد من أن أولئك الذين في السلطة قد وقعوا على بيان العمل.

ما الذي يجب تضمينه في بيان العمل (SOW)؟

هناك العديد من الأجزاء في بيان العمل كما هو الحال في المشروع. إذا بدأت بالتركيز على الأجزاء، يمكنك العمل بنفسك على الكل. للحصول على فهم كامل لخطة العمل، أولاً، لاحظ الجوانب الرئيسية للمشروع الذي يتناوله.

1 المقدمة

ابدأ بشرح العمل الجاري ومعلومات عامة عن المشروع. أيضا، من يشارك في المشروع؟ اذكر هذه الأطراف. سيؤدي هذا إلى عرض دائم، والذي يثبت أسعار المنتجات أو الخدمات المشتراة للمشروع، وعقد رسمي أكثر يدخل في تفاصيل أكثر.

اقرأ أيضا:  التنظيم الإداري: مقال شامل [بحث]

2. بيان الغرض

ابدأ بالسؤال الكبير: لماذا تبدأ هذا المشروع؟ ما هو الغرض من المشروع؟ قم بإنشاء بيان الغرض لبدء هذا القسم وتقديم إجابة شاملة لهذه الأسئلة، مثل ما هي أهداف المشروع والنواتج وعائد الاستثمار.

3. نطاق العمل

ما العمل الذي يجب القيام به في المشروع؟ لاحظ ذلك في نطاق العمل ، بما في ذلك الأجهزة والبرامج التي ستكون ضرورية. ما هي العملية التي ستستخدمها لإكمال العمل المحدد في نطاق مشروعك؟ يتضمن ذلك النتائج والوقت المستغرق وحتى الخطوات العامة التي ستتخذها لتحقيق ذلك. ستحتاج إلى إنشاء بيان نطاق المشروع لالتقاط جميع المعلومات حول نطاق مشروعك.

4. أين سيتم العمل؟

سيتعين على الفريق الذي توظفه العمل في مكان ما. قد يكون المشروع خاصًا بالموقع، في منشأة مركزية أو يمكن لبعض أعضاء الفريق، إن لم يكن جميعهم، العمل عن بُعد. في كلتا الحالتين، هنا حيث تريد تفصيل ذلك وأين توجد المعدات والبرامج المستخدمة.

5. المهام

اتخذ تلك الخطوات العامة الموضحة في نطاق العمل وقم بتقسيمها إلى مهام أكثر تفصيلاً. كن محددًا ولا تستبعد أي إجراء مطلوب لإنتاج المخرجات وتحقيق أهداف المشروع. إذا كنت ترغب في ذلك، قم بتقسيم المهام إلى مراحل أو مراحل. A قالب انهيار الهيكل عمل يمكن أن تساعد.

6. معالم

حدد مقدار الوقت المجدول لإكمال المشروع، من تاريخ البدء إلى تاريخ الانتهاء المقترح. قم بتفصيل الساعات القابلة للفوترة في الأسبوع والشهر، وأي شيء آخر يتعلق بجدولة المشروع. مرة أخرى، التخصيص مهم. على سبيل المثال، إذا كان هناك حد أقصى للساعات القابلة للفوترة للبائعين و / أو العقود، فقم بتدوينها هنا.

استخدم برنامج إدارة المشاريع لمراقبة تقدمك والتأكد من تحقيقك للمعالم الرئيسية. يحتوي ProjectManager على لوحة تحكم في الوقت الفعلي مضمنة في الأداة، على عكس البرامج الأخرى التي تجعلك تبني لوحة تحكم خاصة بك. ليس لدينا لوحة معلومات مضمنة فحسب، بل نقوم بإجراء جميع العمليات الحسابية وعرض المقاييس في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. مواكبة أكثر من المعالم ولكن أيضًا تباين المشروع والتكاليف والمزيد.

7. النواتج

ما هي مخرجات المشروع؟ ضعها في قائمة واشرح ما هو مستحق ومتى يحين. صفها بالتفصيل، مثل الكمية والحجم واللون وأي شيء قد يكون ذا صلة.

8. الجدول الزمني

قم بتضمين قائمة مفصلة بالوقت الذي تحتاج فيه مخرجات المشروع إلى إنجاز، بدءًا من البائع الذي سيتم اختياره لتحقيق هذا الهدف، والبدء، وما هي فترة الأداء، ومرحلة المراجعة، والتطوير، والتنفيذ، والاختبار، وإغلاق المشروع، إلخ.

9. المعايير والاختبارات

إذا كانت هناك أي معايير قبول في الصناعة أو معايير جودة يجب الالتزام بها، فقم بإدراجها هنا. أيضًا، إذا كان سيتم اختبار المنتج، فقم بقائمة من سيشاركون في عملية اختبار القبول هذه، وما هي المعدات المطلوبة والموارد الأخرى.

10. تحديد نجاح المشروع

لاحظ ما يتوقعه الراعي و / أو أصحاب المصلحة في المشروع من اكتمال المشروع بنجاح.

اقرأ أيضا:  أفكار تطوير الموظفين في بيئة العمل [9 طرق]

11. متطلبات المشروع

ضع قائمة بأي معدات أخرى مطلوبة لإكمال المشروع وما إذا كانت هناك درجة أو شهادة ضرورية مطلوبة من أعضاء الفريق. لاحظ أيضًا ما إذا كان سيكون هناك سفر أو متطلبات مشروع أخرى لم تتم تغطيتها بالفعل.

12. شروط الدفع

إذا تم إنشاء ميزانية المشروع ، فيمكنك سرد المدفوعات المتعلقة بالمشروع وكيفية تسليمها مقدمًا أو بمرور الوقت أو بعد الانتهاء. على سبيل المثال، يمكنك الدفع بعد الانتهاء من حدث رئيسي أو وفقًا لجدول زمني محدد، أيهما أكثر جدوى من الناحية المالية.

13. أخرى

ستكون هناك أجزاء أخرى من المشروع لا تتناسب مع الفئات المذكورة أعلاه، وهذا هو المكان الذي يمكنك إضافتهم فيه بحيث يتم تغطية كل شيء. على سبيل المثال، هل هناك مشكلات أمنية، أو قيود حول الأجهزة أو البرامج، أو مدفوعات السفر، أو دعم ما بعد المشروع، وما إلى ذلك؟

14. الختام

سيحدد هذا كيفية قبول المخرجات، ومن سيقوم بتسليمها ومراجعتها والتوقيع عليها. كما أنه يتعامل مع واجبات الإدارة النهائية، والتأكد من توقيع كل شيء وإغلاقه وأرشفته .

نموذج بيان العمل

عندما تكتب بيان عمل، يمكن أن يساعد في استخدام نموذج بيان العمل بسبب جميع جوانب المشروع المختلفة التي يجب أن يلتقطها. ستتضمن معظم القوالب أشياء مثل مسرد المصطلحات التي تحدد ما تشير إليه في SoW. سيكون هناك مكان لك لكتابة بيان الغرض، وكذلك المعلومات الإدارية.

إذا أعجبك نموذج بيان العمل الخاص بنا، يمكنك تجربة قوالب إدارة المشاريع المجانية الخاصة بنا لإدارة مشاريعك.

SOW الوثائق ذات الصلة

SOW هو واحد من العديد من مستندات إدارة المشاريع التي ستحتاجها لإدارة مشاريعك. فيما يلي بعض التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا ببيان العمل.

اتفاقية الخدمة الرئيسية

اتفاقية الخدمة الرئيسية هي عقد يحدد الشروط التي ستحكم المعاملات والاتفاقيات المستقبلية بين طرفين. تتضمن اتفاقية الخدمة الرئيسية الشروط والأحكام الأساسية التي يمكن التنازل عنها في الاتفاقيات القانونية المستقبلية.

يمكنك استخدام اتفاقية خدمة رئيسية لبدء علاقة مع عميل أو بائع، ثم استخدام بيان عمل لكل مشروع.

ميثاق المشروع

يوفر ميثاق المشروع نظرة عامة على مشروعك. يتضمن أشياء مثل أهداف المشروع، وأصحاب المصلحة، والأهداف، ونطاق المشروع، من بين أمور أخرى. إنها وثيقة مفيدة للغاية لمساعدتك في كتابة تقرير العمل الخاص بك.

انهيار الهيكل العمل

هيكل تقسيم العمل هو أداة إدارة المشروع التي تسمح لمديري المشاريع بتقسيم نطاق المشروع إلى مهام وتسليمات ومعالم ومراحل المشروع. إنه تمثيل مرئي لكل الأعمال المطلوبة للمشروع.

طلب اقتراح

يستخدم طلب تقديم العروض (RFP) للبحث عن البائعين والمقاولين الذين يمكنهم تزويد المشروع بالمنتجات والخدمات. يقدم طلب تقديم العروض نظرة عامة على المشروع لإعطاء الأطراف المزايدة وصفًا واضحًا لما هو مطلوب منهم. بمجرد أن يختار العميل بائعًا، فإن الخطوة التالية هي منحهم بيان عمل بمزيد من المعلومات التفصيلية حول نطاق العمل.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب