تظهر المشكلات في كل مشروع تقريبًا. لكن معرفة أن هناك قضية شيء ؛ معرفة كيفية حلها شيء آخر. إذا فاتتك المواعيد النهائية وكانت جودة منتجك أو خدمتك تعاني، فهناك مشكلة.
لإصلاح المشكلة، تحتاج إلى استخدام تقنيات تمنح فريقك مساحة ليكون منفتحًا وصادقًا حتى تتمكن من مناقشة طرق حل المشكلة. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في استخدام تحليل السبب الجذري.
ما هو تحليل السبب الجذري؟
كما يوحي الاسم، فإن تحليل السبب الجذري هو أسلوب لحل المشكلات يوفر للفرق فرصة لتحديد المشكلات التي تسبب المشكلة.
يتم استخدام تحليل السبب الجذري عند وجود مشاكل في المشروع، خاصة تلك التي تؤثر سلبًا على العميل. يمكن أن يتراوح هذا من شكوى العميل حول بعض جوانب المشروع إلى حظر الفرق والتسليمات المتأخرة عن الجدول الزمني.
بالطبع، المشاكل في المشروع ليست نتيجة لسبب واحد. لهذا السبب تم إعداد تحليل السبب الجذري لالتقاط مجموعة متنوعة من الأسباب التي تسبب المشكلة التي تواجهها.
لماذا يعد تحليل السبب الجذري مهمًا؟
القضايا سيئة! إنهم يفسدون جدول مشروعك ويكلفون المال، ويساعد تحليل السبب الجذري في حلها. يجب أن يكون هذا حافزًا كافيًا لجعلك تطبق هذه الطريقة. تساعد تحليلات السبب الجذري أيضًا في منع ظهور المشكلة مرة أخرى. بمجرد أن تعرف ما هي المشكلة وكيفية إيقافها، يمكنك منع حدوثها مرة أخرى.
نهج تكراري
سبب آخر لاستخدام تحليل السبب الجذري هو أنه أداة للتحسين المستمر، وهي كيفية الحفاظ على جودة منتجك أو خدمتك. لا ينجح أي مشروع إذا كانت جودته لا تلبي توقعات أصحاب المصلحة.
توثيق
المشاريع معروفة بتوثيقها. هناك أبحاث ودراسات جدوى وأكثر من ذلك بكثير. حتى أن هناك وثائق عند إغلاق المشروع. ولكن غالبًا ما يتم إهمال توثيق مشكلات المشروع وكيفية حلها. تحليل السبب الجذري هو طريقة لتوثيق العملية وتطبيقها في المشاريع المستقبلية.
تحسين العملية
الأشياء الأخرى التي يمكن للطريقة تحديدها هي أوجه القصور في العملية التي يمكن إصلاحها، وإضافة الكفاءات المستقبلية مرة أخرى، ولكن أيضًا مع ملاحظة الثغرات في تدريب الفريق. لذلك، يمكن أن تفتح فرصًا لتكوين فريقك وجعله موارد أكثر قيمة.
كيفية إجراء تحليل السبب الجذري
عند إجراء تحليل السبب الجذري، من المهم ألا تتورط في الأعراض. تذكر، هذا تحليل للكشف عن الأسباب الجذرية. هذه هي الأماكن التي تريد أن تركز عليها وتصحح أي مشاكل في المشروع.
- تحديد المشكلة: بدون وجود مشكلة محددة بوضوح، لا توجد طريقة للعودة والبحث عن الأسباب في العملية التي أدت إلى حدوثها. هذه هي الخطوة الأكثر أهمية: معرفة المشكلة وتحديد نطاقها.
- العمل للخلف: للكشف عن الأسباب المحتملة للمشكلة التي حددتها، تتبع الخطوات. مرة أخرى، من المحتمل أن يكون هناك أكثر من واحد. لاحظ كل ما هو ذي صلة. يتضمن جزء من هذه العملية العصف الذهني مع فريقك، باستخدام تخطيط العملية ومخطط هيكل السمكة لالتقاط الأسباب المختلفة التي تؤدي إلى مشكلتك.
- حدد السبب الجذري: هناك أدوات أخرى يمكن أن تساعد، مثل الأسباب الخمسة، والتي سنصل إليها في لحظة، شجرة الأخطاء، شجرة السبب والأحداث والمزيد.
- ابتكر الحلول: مرة أخرى، العصف الذهني مع الفريق مفيد. إنهم الأشخاص المقربون من المشروع وتنفيذه وسيكونون أفضل مورد لك لإيجاد طريقة لحل المشكلة.
- تنفيذ الحل: تذكر، هذا ليس شيئًا لمرة واحدة، ولكن يجب أن يكون مستدامًا وأن الحل في الواقع هو فعل ما تم التخطيط له. وهذا يتطلب الصبر والمتابعة، وإحضار أي شخص سيتأثر بالتغيير.
- مراقبة الحل وتتبعه والإبلاغ عنه: يمكن لبرنامج إدارة المشاريع تسهيل هذه الخطوة.
الأسباب الخمسة لتحليل السبب الجذري
يُطلق على أحد أفضل الأساليب عند إجراء تحليل السبب الجذري “الأسباب الخمسة”. هذا النهج يسأل ببساطة “لماذا؟” مرارا وتكرارا. هذا التمرين يغوص بشكل أعمق في المشكلة وأسبابها، بدلاً من قبول الإجابة الأولى، ويقربك أكثر مما يسبب المشكلة بالفعل.
أفضل طريقة لفهم هذه التقنية هي من خلال مثال. لاحظ أنه على الرغم من تسميته بـ “الأسباب الخمسة”، إلا أنه يمكن أن يكون مجرد أسباب قليلة أو عشرات قبل أن تصل إلى السبب الجذري لمشكلتك.
لنفترض أنك تبني جسرًا، لكن تم تفويت المواعيد النهائية.
س: لماذا تم تفويت الموعد النهائي؟
ج: لم يتمكن الفريق من إنهاء مهمته في الوقت المناسب.
س: “لماذا لم يتمكن الفريق من إنهاء مهمته في الوقت المحدد؟”
ج: تأخرت المواد.
س: لماذا تأخرت المواد؟
ج: لم يكن هناك متابعة مع الموردين.
س: “لماذا لم يكن هناك متابعة مع الموردين؟”
ج: لم يتم تدريب الفرق بشكل كافٍ.
س: “لماذا لم يتم تدريب الفرق بشكل كافٍ؟”
ج: المنهجية الهجينة بها فجوات…
يؤدي تمرين السؤال والجواب هذا إلى السبب الجذري لمشكلة المواعيد النهائية الضائعة. في هذه الحالة، هناك العديد من المشكلات، بما في ذلك نقص التدريب وضعف العلاقات مع الموردين وما إلى ذلك. السبب الجذري هو المنهجية التي لم تدير المشروع بشكل صحيح.
مخطط هيكل السمكة
تحليل السبب الجذري يدور حول السبب والنتيجة. يتطلب تحديد الأسباب وتوثيقها رسمًا تخطيطيًا أو مستندًا من نوع ما. الأكثر استخدامًا في مخطط هيكل السمكة، ويسمى أيضًا مخطط إيشيكاوا ومخطط عظم السمكة.
يسمى مخطط هيكل السمكة لأنه يشبه الهيكل العظمي للأسماك. يوجد خط في المنتصف تنبت منه الأشواك من الأعلى والأسفل، مع كل عمود فقري يجمع أسباب المشكلة. إنها تؤدي إلى مكان وجود رأس السمكة، وهذه هي المشكلة نفسها.
تغيير التحليل
يُطلق على أحد الأساليب العديدة المستخدمة في تحليل السبب الجذري تحليل التغيير. يستخدم تحليل التغيير لتحديد وفهم ما يمكن أن يحدث إذا تم اعتماد التغيير، وكذلك ما هو مطلوب لتحقيق هذا التغيير، وكيفية تصميمه وأي مخاطر متضمنة، بما في ذلك التأثير على الموارد والجهد والجدول الزمني.
هذه طريقة رائعة للحصول على توصيات لإضافة التغيير بنجاح. يمكن استخدامه أيضًا للعثور على أسباب المشكلة. بالطبع، لكي تنجح هذه التقنية، يجب أن يكون هناك أساس للمقارنة. سيشمل أيضًا الكثير من الموارد والنتائج ليست دائمًا قاطعة. لذلك، يلزم إجراء الكثير من الاختبارات لدعم نتائجك.
مبادئ تحليل السبب الجذري
كما هو مذكور أعلاه، فإن المبدأ العام لتحليل السبب الجذري هو العثور على ما يخلق مشكلة بحيث يمكن تصحيحها وتغيير العمليات التي تسببت فيها. لكي يعمل هذا، ومع ذلك، يجب إجراء تحليل السبب الجذري بشكل منهجي.
مبدأ آخر لتحليل السبب الجذري هو أنه يمكن أن يكون هناك واحد فقط. نعم، قد يكون هناك عشرات الأسباب التي تم جمعها في مخطط هيكل السمكة، لكن السبب الجذري فريد. قد يعني هذا أنك ستضطر إلى استثمار الكثير من الوقت للعثور عليه، لكنه دائمًا موجود. من المهم أن تواصل التحقيق حتى تجد الجاني.
لكي يعمل التحقيق الخاص بك، تحتاج إلى إنشاء جدول زمني للأحداث. يتيح لك هذا فهم العلاقة بين الأسباب المختلفة والوصول إلى السبب الجذري. من خلال القيام بذلك، فأنت لا تحل مشكلة فحسب، بل تغير ثقافة الشركة من رجعية إلى استباقية. سيقلل أسلوب حل المشكلات هذا من المشكلات التي يتعين عليك الرد عليها بمرور الوقت.
