تتطلب جميع المشاريع التواصل بين أصحاب المصلحة. يبدو هذا بسيطًا بدرجة كافية، لكن مشاركة المعلومات مع الجميع بشكل واضح ومتسق تتطلب خطة . بدون واحد، تصبح الأمور فوضوية ويمكن أن يصبح أصحاب المصلحة مرتبكين وغير سعداء.
هذا هو المكان الذي يلعب فيه تخطيط الاتصال.
ما هو تخطيط الاتصالات؟
تخطيط الاتصال هو عملية تحديد كيفية إجراء الاتصال بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، سواء كان ذلك في مشروع أو في منظمة أو كليهما. بمعنى آخر، يستخدم المديرون خطة اتصال لإنشاء عملية رسمية لمشاركة المعلومات.
يتضمن ذلك إنشاء أنظمة اتصال وترتيب للعمليات التي يجب اتباعها. قد يبدو هذا جافًا، لكنه في النهاية عملية إبداعية ويجب التعامل معه على هذا النحو.
ما هو الغرض من خطة الاتصال؟
يوفر إنشاء خطة اتصال إطارًا لمشاركة المعلومات، بغض النظر عما يتعلق بها أو من تتم مشاركتها بينهم. من السهل افتراض أن الاتصال بسيط – لا يحتاج إلى تفكير. هذا خطأ شائع. نظرًا لأننا غالبًا ما نفترض أن الاتصال أمر طبيعي، فمن السهل أن تصبح غير رسمي.
يمنحك إنشاء خطة الخطوات الدقيقة التي يجب اتباعها حتى يفهم الجميع الرسالة ويعرف من يطرح الأسئلة عليه إذا لزم الأمر. يؤدي استخدام خطة اتصال كهيكل لرسالتك إلى إنشاء مورد يمكن الاعتماد عليه ليستخدمه الجميع.
من يجب أن يركز على تخطيط الاتصالات؟
تخطيط الاتصال هو جهد جماعي، ويجب على جميع أصحاب المصلحة التعاون في إنشاء أفضل خطة ممكنة على مستوى المنظمة. نظرًا لأنها يجب أن تكون متسقة بغض النظر عن القسم أو المشروع، فمن المهم أن يفهمها الجميع.
ومع ذلك، فإن تخطيط الاتصال يكون أكثر فاعلية عندما يقوده الفرد. اعتمادًا على سياق الخطة (ما إذا كان سيتم وضعها على مستوى المنظمة أو استخدامها لمشروع واحد)، سيختلف هذا الشخص. على سبيل المثال، قد يتم إنشاء خطة اتصال لمؤسسة بأكملها بواسطة شخص ما في الموارد البشرية أو القيادة. من ناحية أخرى، سيتم إنشاء خطة خاصة لمشروع ما من قبل مدير المشروع.
ما هي خطوات تخطيط الاتصال؟
من السهل أن تضيع وسط الأعشاب الضارة عند إنشاء خطة اتصال. للتأكد من أنك تغطي جميع القواعد الخاصة بك، اتبع الخطوات التالية:
1. تحديد احتياجات الاتصال
أفضل مكان للبدء هو تحديد متطلبات الاتصال الخاصة بك . على سبيل المثال، من المفيد التفكير في من سيتواصل. هل ستتواصل الأقسام المختلفة مع بعضها البعض؟ هل ستتواصل الموارد البشرية مع المنظمة بأكملها؟ يجب النظر في كل هذه السيناريوهات المحتملة.
2. اذكر سبب ضرورة كل اتصال
أحد أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند إنشاء خطة اتصال هو سبب ضرورة ذلك. كما ذكرنا أعلاه، يمكن أن يبدو التواصل وكأنه طبيعة ثانية. لماذا نحتاج إلى خطة على الإطلاق؟ ولكن عندما نحدد بالضبط سبب حاجتنا إلى خطة وكيف ستعزز هذه الخطة العمل الجماعي، فإننا متحمسون لإنشاء شيء فعال.
3. حدد كيف سيتواصل الفريق
هذه الخطوة بسيطة إلى حد ما. شخص ما يحتاج إلى أن يقرر بالضبط كيف سيتم الاتصال. بمعنى آخر، ما هي الأدوات التي سيستخدمها الفريق؟ على سبيل المثال، قد تستخدم الفرق البريد الإلكتروني لبعض الرسائل وتطبيقات الطرف الثالث، مثل Slack، للبعض الآخر. قد تكون هناك أيضًا مستندات وتقارير تحتاج إلى استكمالها وأرشفتها.
إذا كنت تستخدم برنامجًا لإدارة المشاريع مثل ProjectManager ، فيمكنك إدارة جميع خطط المشروع واتصالات المشروع ووثائق المشروع في نظام أساسي واحد سهل الاستخدام عبر الإنترنت.
4. حدد عدد مرات إجراء الاتصالات الرسمية
تحدد العديد من الخطط فترات زمنية محددة للتواصل، بغض النظر عن الرسالة. يمكن اعتبار هذه الاتصالات بمثابة “عمليات تسجيل وصول” وتعمل على إبقاء الجميع على اطلاع دائم والشعور بالمعلومات. يؤدي هذا أيضًا إلى إنشاء سجل مكتوب للماضي.
5. تعيين مسؤوليات الاتصال
كل من يضع الخطة مسؤول أيضًا عن تحديد من سيقوم بالمشاركة – رؤساء الأقسام، والضباط، وما إلى ذلك، يمكن لهؤلاء الأفراد بعد ذلك تمرير رسائلهم إلى شخص مكلف بإعداد تحديث شامل أو تنسيق المعلومات بطريقة معينة. كل هذه المسؤوليات تحتاج إلى النظر فيها وتعيينها.
أجزاء مهمة من خطة الاتصال
أثناء كتابة خطة اتصال، هناك خمسة أشياء مهمة يجب وضعها في الاعتبار. عندما يتم أخذ كل هذه الأشياء الخمسة في الاعتبار، يمكنك أن تشعر بالثقة في أنك غطيت كل القواعد الخاصة بك. أفضل طريقة للتأكد من فهمك لهذه العناصر هي الإجابة عن الأسئلة التالية المتعلقة بكل منها:
جمهور
“لمن هذه الرسالة وهل هناك أكثر من جمهور؟”
إن تكوين جمهور الرسالة هو أفضل مكان لبدء الاتصال. على سبيل المثال، فكر في من سيتواصل، مثل الإدارات المختلفة والمديرين التنفيذيين والوكالات الخارجية وما إلى ذلك. سيؤثر هذا الجمهور على الرسالة وكيفية إيصالها.
رسالة
“ما هي الرسالة نفسها وهل هذه الرسالة واضحة؟”
الرسالة هي ما يقود خطة الاتصال. قبل أن تبدأ في إنشاء خطتك، يجب أن تتأكد من معرفة ما تحاول توصيله بالضبط بأبسط المصطلحات الممكنة.
الغرض من الرسالة
“ما سبب أهمية مشاركة هذه الرسالة؟”
حدد الغرض الدقيق للرسالة للتأكد من أنها واضحة وتتضمن جميع المعلومات الضرورية. كيف؟ حاول وصف الغرض من الرسالة بأقل عدد ممكن من الكلمات. قد يكون هذا تمرينًا صعبًا، لكنه يحسن بروز الرسالة.
طريقة الاتصال
“كيف ستتم مشاركة الرسالة بالضبط وما هي الأنظمة التي سيتم استخدامها؟”
هذا الجزء من تخطيط الاتصال مقطوع وجاف إلى حد ما. بصفتك الشخص الذي يقوم بإنشائه، يجب عليك التأكد من أن أعضاء الفريق يفهمون من أين ستأتي الرسائل وكيف يجب عليهم الرد. على سبيل المثال، إذا كان سيتم تسليم جميع رسائلك عبر قناة سماح معينة، فيجب تحديد ذلك. وبالمثل، إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بجميع اتصالاتك داخل أداة إدارة المشروع ، فيجب توضيح ذلك.
توقيت الاتصال
“كم مرة يجب أن يتم الاتصال وما هي أفضل فترة؟”
يتم إعداد أفضل خطط الاتصال للحفاظ على الاتصال حيًا ومتسقًا، حتى لو كانت بعض الرسائل عبارة عن عمليات تسجيل وصول بسيطة. يتم إنشاء أسوأ الخطط لتقديم إعلانات ضخمة فقط. تتمثل إحدى طرق منع ذلك في إنشاء فاصل زمني لخروج الرسائل. قد يكون هذا أسبوعيًا أو شهريًا أو حتى يوميًا في بعض الحالات. على سبيل المثال، قد يتضمن أحدهم تعليمات لإنشاء تقرير يومي ومشاركته مع المشرف.
لماذا نستخدم نموذج خطة الاتصال؟
عندما يحين وقت إنشاء خطة اتصال رسمية، يمكن أن يكون استخدام النموذج مفيدًا للغاية. كما أوضحنا، يمكن أن تكون مستندات معقدة وهناك ما هو أكثر مما تراه العين.
يساعد استخدام قالب خطة الاتصال على حمايتك من ترك المعلومات ذات الصلة أو إنشاء مستند يصعب فهمه. لقد كتبنا جميعًا شيئًا منطقيًا تمامًا في رؤوسنا ولكنه ليس واضحًا للقراء الآخرين. تم تصميم قوالب خطط الاتصال خصيصًا للتخلص من هذه المخاطر وإنشاء تنسيق موثوق ومتناسق للتواصل.
أفضل ممارسات تخطيط الاتصال
يأتي تخطيط الاتصالات مع نصيبه العادل من التحديات، مثل أي شيء آخر. يمكن أن تساعد أفضل الممارسات في تجنب الفواق.
إنشاء نظام محاسبة
حتمًا، ستكون هناك لحظات يبدو فيها أنه من الأسهل “الخروج عن النص” ونسيان اتباع خطة ما. هذا صحيح بشكل خاص عندما تكون الرسالة بسيطة، ولكن لا يزال من المهم اتباع الخطة من أجل الاتساق.
لهذا السبب، من المفيد وضع نظام مساءلة يذكر الجميع بمدى أهمية استخدام الخطة دائمًا. عندما يفهم الجميع هذه الأهمية، فمن غير المرجح أن ينحرفوا عن الخطة.
تقييم الفعالية بانتظام
يمكن أن يكون وضع أفضل خطة اتصال ممكنة عملاً قيد التنفيذ، لذلك لا تضع خطتك على الرف لتجمع الغبار. بدلاً من ذلك، راقب فعاليتها وابحث باستمرار عن طرق جديدة لتحسين الخطة. مع نمو المنظمات والمشاريع، قد تحتاج الخطط إلى التكيف.
إذا كان هناك اتصالات خاطئة، فقد يكون الوقت قد حان لتقييم سبب حدوثها وما الذي كان يمكن فعله لتجنبها. وبالمثل، قد تحتاج خطط الاتصال إلى التكيف مع نمو المنظمات والمشاريع لكي تظل فعالة.
استمع إلى تعليقات أصحاب المصلحة
ردود الفعل من الأشخاص الذين يستخدمون الخطة في الواقع لا تقدر بثمن. إذا لم يعجب أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بالخطة بشدة، فمن غير المرجح أن يستخدموها. وبالمثل، إذا كانت خطة الاتصال لا تؤدي وظيفتها – مشاركة المعلومات بوضوح – فقد حان الوقت لإجراء تغييرات. إذا لم يفهم أصحاب المصلحة المعلومات، فلا فائدة من مشاركتها على الإطلاق.
