تعتبر خطة إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع لأنها توجه مراحل التنفيذ والمراقبة. وبالمثل، تحدد خطة التنفيذ الخطوات المطلوبة لتنفيذ استراتيجية أو تكتيك أو تغيير داخل منظمة أو مشروع . بدون خطة تنفيذ، يمكن لمؤسستك إجراء تغييرات كبيرة بدون أي شيء سوى دليل مرجعي عبر الإنترنت ومطور مرهق يحاول تحقيق كل شيء.
إذن ما هي خطة التنفيذ، وكيف تصنعها، وكيف تنفذها بنجاح؟ لنلقي نظرة.
ما هي خطة التنفيذ؟
خطة التنفيذ هي أداة لإدارة المشروع تسهل تنفيذ خطة إستراتيجية لشركة أو مشروع عن طريق تقسيم عملية التنفيذ إلى خطوات أصغر، مع تحديد الجدول الزمني والفرق والموارد المطلوبة.
يتم التخطيط الاستراتيجي على المستوى التنظيمي، مما يملي اتجاه استراتيجية الشركة وتخصيص الموارد لجعل هذه الإستراتيجية تنبض بالحياة. وبالتالي، فإن خطة التنفيذ تتعقب حواف ذلك ، وتحدد أفضل السبل لتنفيذ الخطة الاستراتيجية منذ البداية ، وكيفية إدارتها بفعالية عند وضعها في مكانها الصحيح.
برنامج إدارة المشاريع يبسط بشكل كبير عملية تخطيط التنفيذ. جدولة خطة التنفيذ الخاصة بك وتنفيذها باستخدام مخططات جانت القوية عبر الإنترنت. قم بتعيين العمل وربط التبعيات وتتبع التقدم في الوقت الفعلي باستخدام مخطط واحد. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان فريقك يريد العمل مع شيء آخر غير مخطط جانت، فإن برنامجنا يقدم أربع طرق عرض أخرى للمشروع لإدارة العمل: قوائم المهام ولوحات كانبان والتقويمات والأوراق. تحاول ذلك مجانا اليوم.
ما هي فوائد خطة التنفيذ؟
تلعب خطة التنفيذ دورًا كبيرًا في نجاح خطتك الإستراتيجية الشاملة. ولكن أكثر من ذلك، فإن توصيل كل من خطتك الإستراتيجية وتنفيذها إلى أعضاء فريقك يساعدهم على الشعور كما لو كان لديهم إحساس بالملكية في اتجاه الشركة على المدى الطويل.
زيادة التعاون
تساعد خطة التنفيذ التي يتم توصيلها جيدًا أيضًا على زيادة التعاون بين جميع الفرق من خلال جميع خطوات عملية التنفيذ. من السهل العمل في صومعة – فأنت تعرف بالضبط ما هي عمليتك اليومية وكيفية تنفيذها. لكن الوصول عبر الممر والتأكد من توافق فريقك مع أهداف المشروع التي تحاول أيضًا تحقيقها؟ هذه قصة أخرى تمامًا. ولكن مع وجود خطة تنفيذية، فإنه يساعد على سد الفجوة بشكل أسهل قليلاً.
في شراء
بالإضافة إلى ذلك، من خلال خطة التنفيذ التي تم بحثها بدقة ومحددة جيدًا، يمكنك ضمان المشاركة من أصحاب المصلحة والشركاء الرئيسيين المشاركين في المشروع. وبغض النظر عن الإنجاز الذي وصلت إليه، يمكنك الاستمرار في الحصول على هذا الشراء مرارًا وتكرارًا من خلال الوثائق المناسبة.
إرشاد
في نهاية المطاف، تتمثل أكبر فائدة لخطة التنفيذ في أنها تجعل من السهل على الشركة تحقيق أهدافها طويلة المدى. عندما يعرف الجميع في جميع الفرق بالضبط ما تريد تحقيقه وكيفية القيام بذلك، فمن السهل تحقيق ذلك.
كيفية إنشاء خطة التنفيذ
لا يوجد حقًا حل قياسي واحد يناسب الجميع عندما يتعلق الأمر بإنشاء خطة التنفيذ الخاصة بك. إنها أكثر من اندماج المهام التي تأتي من تقييم الاحتياجات عند تقييم خطتك الإستراتيجية. بشكل عام، تتضمن خطة التنفيذ الخطوات التالية:
الخطوة 1. البحث والاكتشاف
ابدأ بتحديد ما ستحتاجه لتنفيذ خطة التنفيذ الخاصة بك:
- ما الفرق التي يجب أن تشارك في تحقيق الأهداف الإستراتيجية؟
- كم من الوقت سيستغرق تحقيق الأهداف الإستراتيجية؟
- ما الذي يجب تخصيصه من وجهة نظر الميزانية والموارد ؟
من خلال إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة والشركاء الرئيسيين والعملاء وأعضاء الفريق، يمكنك تحديد المهام الأكثر أهمية المطلوبة وتحديد أولوياتها وفقًا لذلك. في هذه المرحلة أيضًا، يجب عليك سرد جميع الأهداف التي تتطلع إلى تحقيقها لدمج الخطة الإستراتيجية مع خطة التنفيذ. يجب أن يرتبط كل شيء بتلك الخطة الإستراتيجية حتى تعمل خطة التنفيذ الخاصة بك.
الخطوة 2. حدد الافتراضات والمخاطر
هذا بمثابة امتداد لمرحلة البحث والاكتشاف، ولكن من المهم أيضًا الإشارة إلى الافتراضات والمخاطر في خطة التنفيذ الخاصة بك. يمكن أن يشمل ذلك أي شيء قد يؤثر على تنفيذ خطة التنفيذ، مثل الإجازة المدفوعة أو الإجازات التي لم تضعها في الاعتبار في الجدول الزمني أو قيود الميزانية أو فقدان الموظفين أو عدم استقرار السوق أو حتى الأدوات التي تتطلب الإصلاح قبل أن يبدأ التنفيذ.
الخطوة 3. تحديد المسؤولية
يجب أن يتضمن كل نشاط في خطة التنفيذ الخاصة بك بطلًا أساسيًا ليكون مالكه. لكي يتم تعيين المهام بشكل صحيح، سيحتاج هذا البطل إلى القيام بالتفويض. هذا يعني أنهم يتأكدون من أن جميع الأنظمة تعمل كالمعتاد، ويتابعون إنتاجية فرقهم وأكثر من ذلك. يعد برنامج تخطيط المشاريع ضروريًا عمليًا لهذا الجانب.
لمعرفة المزيد حول كيف يمكن أن يساعدك برنامج تخطيط المشروع في رسم كل خطوة في خطة تنفيذ مشروعك، بما في ذلك تعيين المهام، شاهد الفيديو القصير أدناه. بمساعدة البرنامج، من السهل صياغة خطة مفصلة يمكن للجميع الرجوع إليها، بحيث ينجز الجميع عملهم في الوقت المحدد.
الخطوة 4. تحديد الأنشطة
بعد ذلك، تحتاج إلى إنهاء جميع الأنشطة الصغيرة لاستكمال خطتك. ابدأ بطرح الأسئلة التالية على نفسك:
- ما هي الخطوات أو المعالم التي تتكون منها الخطة؟
- ما هي الأنشطة اللازمة لإكمال كل خطوة؟
- من يحتاج للمشاركة في الخطة؟
- ما هي متطلبات أصحاب المصلحة؟
- ما هي الموارد التي يجب تخصيصها؟
- هل هناك أي معالم رئيسية نحتاج إلى سردها؟
- ما هي المخاطر التي ينطوي عليها بناء على الافتراضات التي لاحظناها؟
- هل هناك أي تبعيات لأي من المهام؟
بمجرد تحديد جميع الأنشطة، يتم سرد جميع الموارد والموافقة على جميع أصحاب المصلحة (ولكن لم يتم اتخاذ أي إجراءات حتى الآن)، يمكنك اعتبار خطة التنفيذ الخاصة بك كاملة وجاهزة للتنفيذ.
كيفية إدارة خطة التنفيذ الخاصة بك
يتطلب التأكد من أن خطة التنفيذ الخاصة بك ناجحة مزيدًا من الجهد بدلاً من مجرد إعدادها والسماح لها بالعمل – فهي تتطلب مشاركة نشطة. يعني هذا إنشاء نظام يمكن لفريقك من خلاله التعاون بسهولة وتتبع جميع التحديثات حتى تتمكن من مراقبة تقدم التنفيذ والإبلاغ عنه لأصحاب المصلحة الرئيسيين في كل حدث رئيسي.
بالإضافة إلى ذلك، في كل حدث رئيسي، اجمع جميع أعضاء الفريق المشاركين وشارك جميع قرارات أصحاب المصلحة مع الفريق. اترك الباب مفتوحًا لأكبر قدر ممكن من الاتصالات أثناء عملية التنفيذ، بحيث يمكنك الاستمرار في تشجيع مشاركة أصحاب المصلحة وبيئة يشعر فيها جميع أعضاء الفريق كما لو أن لديهم مصلحة نشطة في نجاح المشروع. حتى إذا تغيرت بعض التفاصيل خلال حدث رئيسي، يمكن للجميع الإجابة على جميع الأسئلة ويمكن إجراء التغييرات على خطة التنفيذ بكفاءة دون تعطيل المهام وتبعياتها.
ما هي مخاطر خطة التنفيذ؟
كما هو الحال مع أي خطة إدارة مشروع مدروسة جيدًا، هناك مخاطر متضمنة. عندما يتعلق الأمر بخطة التنفيذ، يمكن أن تتضمن المخاطر الرئيسية لفشل البرنامج عدم القدرة على الحصول على الدعم أو الحصول على الموارد من أصحاب المصلحة أو شركاء العمل أو أعضاء الفريق.
في بعض الأحيان قد يكون هذا بسبب مقاومة التغيير، أو فقدان الثقة بين الموظفين أو حتى عيوب إدارة المشروع مثل عدم تحديد الأولويات من القيادة. مهما كانت الحالة، فإن الأمر كله يتعلق بالتواصل. إذا كنت تقوم بتوصيل الأهداف عبر أعضاء الفريق بالإضافة إلى الإبلاغ عن البيانات بكفاءة (وبالتالي الحصول على دعم من أصحاب المصلحة)، فلا ينبغي أن تحدث هذه المزالق حقًا.
خارج مشكلات الاتصال على مستوى أكثر ندرة، هناك عوامل خارجة عن سيطرة المنظمة يمكن أن تؤثر على خطة التنفيذ الخاصة بك. يمكن أن يشمل ذلك فقدان الموظفين الرئيسيين، والتغيرات الاقتصادية المزعزعة للاستقرار، والمنافسة الجديدة التي دخلت السوق بمنتج مشابه وحتى الكوارث الطبيعية التي تؤثر على قدرة مؤسستك على إنتاج عمل جيد.
