لا يوجد شيء يمكن أن يؤخر مشروعًا تمامًا مثل التعرض للمخاطر . يمكن أن تؤدي الظروف غير المتوقعة وغير المحسوبة إلى تأخير المشروع أو فشله أو زيادة الإنفاق، مما يجعل النتيجة النهائية أقل فائدة وجديرة بالاهتمام.
لحسن الحظ، يمكن أن تساعد الإدارة السليمة لمخاطر المشروع وتخفيف المخاطر في منع حدوث عوائق للمشروع. أحد الأمثلة على إدارة المخاطر هو تنفيذ هيكل تحليل المخاطر (RBS)، الذي يحلل جميع العقبات المحتملة التي قد يواجهها المشروع طوال حياته. تثبت هذه الأداة أنها وسيلة مفيدة وفعالة لتقليل مخاطر المشروع.
في هذه المقالة، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول هيكل تقسيم المخاطر، بما في ذلك مزيد من المعلومات حول مدى فائدته، وكذلك كيفية إنشاء RBS.
اقرأ المزيد: مصفوفة تقييم المخاطر 2022
ما هو هيكل توزيع المخاطر؟
هيكل تقسيم المخاطر هو نوع من الرسم البياني أو المخطط الانسيابي الذي يحاول حساب جميع مخاطر التعرض للمخاطر التي يواجهها المشروع عند ظهوره. عادةً ما يكون هيكل توزيع المخاطر تمثيلًا هرميًا للمخاطر، بدءًا من المستويات العالية والفئات الواسعة للمخاطر والانتقال إلى مخاطر أكثر تحديدًا وتفصيلاً.
الهدف من هيكل تحليل المخاطر هو مساعدة مديري المشاريع على تبادل الأفكار وتوثيق تعرض المشروع للمخاطر – كل ما قد يؤثر على التقدم المناسب للمشروع. يمكن أن تساعد أداة التخطيط هذه الشركة أو فريق المشروع على الاستعداد بشكل أفضل للمخاطر المحتملة وغير المتوقعة، لذلك ستكون مخرجات المشروع قريبة من التوقعات الأصلية قدر الإمكان.
كيفية استخدام هيكل توزيع المخاطر
هناك العديد من المكونات لإنشاء أو قراءة هيكل توزيع المخاطر بنجاح، وكلها موضحة أدناه.
المساعدة في تحديد المخاطر
يعد تحديد المخاطر أحد أكثر الأجزاء تكاملاً في هيكل توزيع المخاطر، ويتضمن قيام مدير المشروع بإعداد قائمة بالمخاطر المحتملة التي يواجهها المشروع. سيقومون أيضًا بتقييم احتمالية حدوث كل خطر بالفعل. يقع تحديد المخاطر في المستويات العليا من الهيكل الهرمي.
تقييم المخاطر
يتضمن تقييم مخاطر المشروع تصنيف عناصر المخاطر المدرجة حسب الأهمية، من طفيفة إلى كبيرة. تتمثل إحدى الطرق الدقيقة لتقييم المخاطر في تخصيص درجة PI لكل عنصر من عناصر القائمة (الاحتمالية والتأثير)، حيث يتم مضاعفة هاتين الدرجتين العدديتين المنفصلتين للعثور على “درجة” أو قيمة محددة للمخاطر.
يفحص تقييم المخاطر في النهاية نوع التعرض للمخاطر، وأهم مصادر المخاطر، والأسباب الجذرية للمخاطر، والعلاقة بين المخاطر، وتقنيات إدارة المخاطر المحتملة.
الإبلاغ عن المخاطر
يستلزم الإبلاغ عن المخاطر مشاركة مديري المشروع في هيكل توزيع المخاطر مع الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع لتنبيههم بالعقبات المحتملة التي قد يواجهها المشروع. قد تشمل هذه التقارير:
- العدد الإجمالي للمخاطر
- مجموع درجات المخاطر
- عرض تحليل اتجاه المخاطر من خلال الرسوم البيانية
نتيجة لذلك، يمكن توعية مديري المشاريع بعمليات إدارة المخاطر التي تستخدمها المنظمة بالفعل.
مقارنة المشروع
إذا تم استخدام RBS في مشاريع الشركة السابقة، فيمكن مقارنة التعرض للمخاطر في مشروع حالي بشكل فعال بتلك التي تم إكمالها في الماضي، حيث تستخدم هياكل تحليل المخاطر جميعها إطار عمل مشترك. يسمح هذا الهيكل لمديري المشاريع بإجراء مقارنة مباشرة بين المشاريع والمخاطر.
اقرأ المزيد: أنواع المخاطر في إدارة المشاريع
استراتيجيات تحديد المخاطر
عند صياغة قائمة بمخاطر المشروع المحتملة، هناك العديد من استراتيجيات تحديد المخاطر التي يمكن لمدير المشروع أو الفريق استخدامها.
العصف الذهني
يمكن أن يكون العصف الذهني، أو عقد ورشة عمل لتحديد المخاطر، إستراتيجية فعالة تمامًا لتحديد المخاطر – خاصة إذا تم استخدامها في أعلى مستوى أو مستويين من هيكل تحليل المخاطر. عادةً ما يتضمن العصف الذهني وضع القوائم في المراحل المبكرة من إنشاء RBS. يمكن بعد ذلك تصنيف عناصر القائمة وتقسيمها بشكل أكبر.
استعراض الوثيقة
يجب تقييم جميع وثائق المشروع لتحديد مجالات الخطر. تعد مراجعات المستندات جزءًا من عملية تحديد الهوية التفصيلية وتقدم تفاصيل كافية لتقييم المخاطر بشكل صحيح.
تحليل SWOT
ينظر تحليل SWOT في أربعة مجالات رئيسية لتقييم احتمالية نجاح المشروع. وتشمل هذه:
- نقاط القوة: العوامل الداخلية التي تحدد نجاح المشروع ، وعادة ما تتعلق بموارد العمل أو التكنولوجيا
- نقاط الضعف: العوامل الداخلية التي قد تثبت أنها عوائق أمام نجاح المشروع، مثل عدم وجود موارد كافية أو موظفين غير مدربين
- الفرص: العوامل الخارجة عن سيطرة العمل أو الفريق والتي يمكن أن تؤدي إلى مزيد من النجاح في المشروع، مثل الخدمات أو المواد المخفضة التي تجعل المشروع أقل تكلفة مما كان متوقعًا في الأصل
- التهديدات: العوامل الخارجية التي يمكن أن تضر بنجاح المشروع، مثل الكوارث الطبيعية التي يمكن أن تسبب التأخير أو الانقطاع.
تقنية مجموعة الاسمية
أسلوب المجموعة الاسمية هو أسلوب تعاوني ويتضمن كل عضو في الفريق يكتب أفكاره أو ملاحظاته على الملاحظات اللاصقة لتقديمها إلى الغرفة ومناقشتها مع زملاء العمل. يمكن للمشاركين المتابعة بملاحظات لاصقة إضافية عندما تأتيهم الأفكار أثناء العملية.
مثال على نموذج هيكل انهيار المخاطر
تتبع معظم نماذج هيكل توزيع المخاطر تدفقًا مشابهًا، على الرغم من أنه يمكن تعديلها وفقًا لاحتياجات العمل أو الفريق أو المشروع. إذا كنت تريد البدء، فإليك نموذج RBS عام يمكنك الرجوع إليه. ولمعرفة المزيد حول إدارة المشاريع، تحقق من أكاديمية TechRepublic !
