يعد قاموس WBS مكملاً لـ WBS الخاص بك والذي ينقل معلومات مفصلة حول كل مكون. إنها إحدى الركائز الثلاث التي تدعم إدارة النطاق في مشروعك: العمودان الآخران هما هيكل تقسيم العمل (WBS) وبيان نطاق المشروع.
ستمنحك هذه المكونات الثلاثة خط الأساس لنطاق مشروعك. بدون خط الأساس لنطاق المشروع، لا يمكنك قياس الأداء بشكل فعال، مما يعرض مشروعك لخطر الخروج عن الجدول الزمني وما وراء الميزانية.
دعنا نستكشف ما هو قاموس WBS، وكيفية صنعه وأفضل الممارسات لضمان تشغيله بشكل صحيح. يمكن أن يكون برنامج إدارة المشاريع مثل ProjectManager عونًا كبيرًا عند إنشاء قاموس WBS.
ما هو قاموس WBS؟
قاموس WBS هو المكان الذي توجد فيه تفاصيل المهام والأنشطة والتسليمات الخاصة بهيكل تقسيم العمل. يتضمن المحتوى أي معالم ذات صلة، ونطاق المشروع وفي بعض الحالات التواريخ والموارد والتكلفة والكمية.
يتيح لك قاموس WBS تحديد كل خطوة من خطوات WBS وكيفية تنفيذها للوصول إلى الناتج النهائي للمشروع. يتضمن المستند حزمة عمل تحدد المهام ذات الصلة وحسابات التحكم التي تدمج النطاق والميزانية والتكلفة الفعلية والجدول الزمني لتلك المهام .
التعريفات في قاموس WBS ليست طويلة، على الرغم من ذلك. إنها نطاق موجز أو بيان عمل . هذا يجعل قدم واحدة على حامل ثلاثي القوائم لخط الأساس لنطاقك. القدمان الأخريان هما بيان النطاق للمشروع بأكمله و WBS الذي تقوم بتجسيده باستخدام قاموس WBS. الثلاثة كلها ضرورية لقياس ومراقبة نطاق المشروع.
ما هو الغرض من قاموس WBS؟
انهيار الهيكل العمل هو أداة بصرية، وبسبب طبيعته الرسوم البيانية، فإنه لا يتسع المجال لشرح تفاصيل كل خطوة. لإضافة هذه المعلومات إلى WBS سيكون من الصعب قراءتها واستخدامها. الغرض من قاموس WBS، إذن، هو إضافة سياق إضافي إلى WBS وزيادة قابليتها للاستخدام.
هذا هو السبب في أن هياكل تنظيم العمل لها عنوان وغالبًا رقم يشير إلى كل خطوة على حدة. تتوافق هذه التسميات مع قاموس WBS، حيث يتم تفصيل شرح غرض الخطوة وتنفيذها. يمنح هذا أعضاء الفريق الذين يشيرون إلى قاموس WBS فهمًا أعمق لما هو مطلوب لإكمال المشروع بنجاح.
يمكن أن يساعد قاموس WBS أيضًا في التأكد من أن المشروع يلبي أي مسائل تنظيمية أو تتعلق بالامتثال تحكم العمل. يمكنه أيضًا التأكد من أن المخرجات تلبي توقعات الجودة لأصحاب المصلحة في المشروع. يعد استخدام قاموس WBS طريقة للتأكد من أن عمل المشروع يتم بشكل صحيح في المرة الأولى وتجنب المراجعات المكلفة وفي الوقت المناسب.
من يقوم بإنشاء قاموس WBS؟
يتم إنشاء قاموس WBS بواسطة مدير المشروع، ولكن لا يتم إنشاؤه بمعزل عن غيرها. سينظم مدير المشروع الأنشطة اللازمة لملئها والتأكد من أن قاموس WBS تم بشكل صحيح، ولكنه سيجري أيضًا مقابلات مع الآخرين ويطلب المساعدة منهم للتأكد من أنها شاملة وكاملة في أوصافها.
بينما يقوم مدير المشروع بتنسيق مجموعة المواد التي ستحدد وتوجه الخطوات على WBS، فإنهم يجمعون المعلومات من مجموعة متنوعة من المصادر. على سبيل المثال، سيجريون مقابلات مع خبراء الموضوع للتأكد من أنهم يجيبون على جميع الأسئلة التي تدور حول المهمة ويقومون بذلك بشكل صحيح.
مورد رائع آخر هم أعضاء الفريق أنفسهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين تم تجميعهم للعمل في المشروع بسبب مستوى مهاراتهم وخبراتهم وخبراتهم في العمل. إنهم لا يقدرون بثمن، من حيث أن معرفتهم في العالم الحقيقي ستوفر منظورًا قد يكون مفقودًا من السبل الأخرى.
كيفية إنشاء قاموس WBS
بمجرد الانتهاء من البحث والاستعداد لعمل قاموس WBS الخاص بك، تذكر الاحتفاظ بتفاصيل كل عنصر في WBS قصيرة وفي صلب الموضوع. الأسباب الرئيسية لفائدة قاموس WBS هي أنه يسهل فهمه من قبل فريق المشروع.
على الرغم من عدم وجود تنسيق محدد لقاموس WBS، فإن هذه الخطوات الاثنتي عشرة عبارة عن سلسلة محادثات مشتركة تربط معظم المستندات ببعضها البعض:
1. تحديد العنصر
يجب أن يكون لكل خطوة في WBS الخاص بك رمز أو معرف حساب. يتيح لك هذا سرد الخطوات الموجودة في قاموس WBS الخاص بك لتتوافق مع العنصر الصحيح في WBS.
2. وصفه
هنا حيث يتم تفصيل المهمة. يجب توصيلها بإيجاز ووضوح.
3. ملاحظة الافتراضات والقيود
لاحظ أي افتراضات و / أو قيود حول المهمة، مثل التبعيات مع المهام الأخرى، والمعدات المطلوبة، وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة يمكنك التخطيط لها وتجنب أي تأخيرات محتملة.
4. تعيين المالك
سيتم تعيين كل مهمة إلى أحد أعضاء الفريق الذي سيتولى تنفيذ هذه المهمة وإكمالها بنجاح. هذا هو المكان الذي يتم فيه تحديد هذا الشخص.
5. تعيين معلم
المعلم الرئيسي هو تاريخ مهم في مشروعك، ويشير عادةً إلى نهاية مرحلة وبداية أخرى. يجب الإشارة إليها في قاموس WBS.
6. جعل الجدول الزمني
ما إذا كان WBS الخاص بك ينقسم إلى مهام أو مخرجات، يجب أن يتم جدولتها، مثل تحديد تاريخي البدء والانتهاء.
7. قائمة الموارد
لاحظ الأدوات والمواد والمعدات وما إلى ذلك في خطة الموارد المطلوبة لتنفيذ المهمة.
8. حساب التكلفة
سيكون لكل مهمة تكاليف مرتبطة بالتنفيذ، سواء كانت تلك المواد أو الإمدادات أو الوقت. يجب تضمين تقدير التكلفة هذا هنا.
9. تحديد الجودة
لاحظ توقعات الجودة التي يتوقعها أصحاب المصلحة لكل خطوة من WBS.
10. تعرف على معايير القبول
يجب أن يكون هناك شخص يتمتع بالسلطة ليقول إن كل مهمة قد اكتملت بشكل صحيح. يجب أن تكون هناك معايير لتحديد هذا. يمكنك هنا ملاحظة هذا الشخص والمعايير المستخدمة.
11. اجمع المراجع الفنية
إذا كانت هناك أي إرشادات أو كتيبات أو معايير أو ما إلى ذلك ضرورية لتوجيه تنفيذ المهام، فيجب جمعها هنا.
12. اتفاقيات التسوية
أخيرًا، قم بإدراج أي عقود واتفاقيات شركة ووثائق أخرى تشكل جزءًا من المشروع.
مثال قاموس WBS
لإعطائك فكرة أفضل عن قاموس WBS، دعنا نلقي نظرة على قالب هيكل تقسيم العمل المجاني الذي يمكنك تنزيله من ProjectManager.com. تم تحديد المراحل الخمس للمشروع في النموذج، مع رسم مرحلة البدء الأولى كمثال.
تعبئة النموذج
باستخدام هذا، يمكننا أن نرى أن المهمة الأولى هي إعداد الجهاز. باتباع التنسيق أعلاه، أنشأنا جدول بيانات بسيطًا يسرد الخطوات الـ 12 لقاموس WBS. الأول هو رقم الصنف، ثم الوصف، والذي سيوضح بالتفصيل مكان إعداد الجهاز.
إذا كان هناك أي افتراضات أو قيود، فسيتم سردها. في مثالنا، يجب أن تكون المحطات بعيدة عن نوافذ المكتب لتجنب أي وهج. تم إدراج المالك، الشخص المسؤول عن الإعداد.
يتم أيضًا سرد التاريخ الذي يجب أن يكتمل التثبيت بحلوله، متبوعًا بالجدول الزمني الذي يوضح المدة من البداية إلى النهاية. تتضمن الموارد أي أدوات وإرشادات ضرورية.
التكلفة هي سعر الساعة للشخص الذي يقوم بالتثبيت. الجودة هي أن الأجهزة يجب أن تكون جاهزة للعمل. سيوافق مدير المشروع على العمل. تشمل المراجع الفنية مخطط الأرضية والخطة الكهربائية لإظهار مكان وجود منافذ الكهرباء، وأخيراً، يجب أن يلتزم التثبيت بالإرشادات الخاصة بمساحة المكتب.
