يمكن أن تكون إدارة عدة مشاريع في وقت واحد أشبه بعمل شعوذة. يحتاج كل إجراء يتم اتخاذه في مشروع واحد إلى الانتقال إلى المشروع التالي بالسيولة والاتزان، وعندما يتم القيام به بشكل صحيح، يمكن لمدير محفظة ماهر أن يجعل الأمر يبدو وكأنه لا يمثل مشكلة على الإطلاق. ولكن إذا تم ارتكاب بعض الأخطاء الكبيرة، فسيكون كل شيء ينهار.
إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد (المعروفة باسم إدارة محفظة المشاريع )، إذن، هي تقنية يمكن صقلها وإتقانها. يجب أن يكون مديرو المحافظ قادرين على تحديد أولويات المهام داخل المشاريع ومراقبة أداء فريقهم وتخصيص مواردهم بشكل فعال.
سنقوم بتغطية المزالق المحتملة لإدارة مشاريع متعددة وكيفية الحفاظ على هذا التوازن الدقيق من خلال استخدام أدوات برامج إدارة قوائم المشاريع. لكن أولاً، يجب أن نستكشف ما إذا كنت تدير مشاريع متعددة على الإطلاق أم لا.
كيف تعرف ما إذا كنت تدير مشاريع متعددة
في بعض الأحيان، قد يكون من الصعب معرفة مكان انتهاء المهمة أو المرحلة وبدء المشروع. بمعنى ما، يتكون المشروع من العديد من المشاريع الصغيرة. هذه هي الطريقة التي تدار بها. يمكنك تقسيم الناتج النهائي الكبير إلى سلسلة من الخطوات تتكون من مهام صغيرة.
يتم بعد ذلك تجميع هذه المهام ضمن مراحل المشروع، مثل التخطيط أو التنفيذ . لكن من المحتمل أن يُنظر إلى هذه المراحل على أنها مشاريع بحد ذاتها. كل هذا يطرح السؤال، ما هو المشروع، ومتى أعرف أنني أدير عدة مشاريع؟ يبدو الأمر بسيطًا، لكنه المكان المناسب للبدء.
يتم تعريف المشروع على أنه نشاط يقوم به واحد أو أكثر من أعضاء الفريق خلال إطار زمني محدد ينتهي بتسليم . يبدو أن المهمة تندرج تحت هذا التعريف، إلا أنه عادة ما يكون شيئًا واحدًا يمكن أن يكون في جلسة. لذلك، المشروع أكبر.
أنت تعلم أنك تدير مشاريع متعددة عندما تكون مسؤولاً عن العديد من الإنجازات الكبيرة والمنفصلة. هذا ينطوي على فرق مختلفة. على الرغم من أن هذه المشاريع قد تعمل بالتنسيق مع بعضها البعض، إلا أنها متميزة بما يكفي لتتطلب خططًا وجداول زمنية فريدة وما إلى ذلك.
إدارة مهام متعددة مقابل إدارة مشاريع متعددة
إدارة مشروع ينطوي على وضع خطة، الجدولة ، المخاطرة والموارد في الاعتبار، إدارة فريقك و الميزانية . المهام أقل تعقيدًا، ولكنها تستفيد من مستوى معين من الإدارة.
المشاريع، مثل المهام، البداية والنهاية. غالبًا ما يبدأ كلاهما كقائمة مهام ، ولكن بينما يمكن غالبًا إنجاز المهام بقائمة مهام بسيطة، تتطلب المشاريع مزيدًا من التنسيق. تحتاج إلى تقدير التكلفة والوقت المستغرق لإكمال كل مهمة.
في الواقع، يمكن النظر إلى المهام بشكل فردي، ولكن يجب على المشروع هيكلة تلك المهام. هم بحاجة إلى إعطاء الأولوية. تتطلب المهام موارد وتلك الموارد يجب تعيينها قبل التمكن من العمل على المهمة.
عادة، لن تضع خطة لإدارة المخاطر للتعامل مع بعض المهام. قد تكون هناك مخاطر، ولكن مرة أخرى – هناك مخاطر متضمنة في كل شيء. ومع ذلك، يجب أن ينظر المشروع إلى جميع المهام في سياق المخاطر الكامنة في تنفيذها. هذه المخاطر تتجاوز مجرد المهمة. يمكن أن يتأثر المشروع بالطقس والإمدادات وغيرها.
على الرغم من أن المهام عبارة عن مشاريع صغيرة، إلا أنها تختلف بدرجة كافية مع قيود مشروع أكبر لتتطلب طريقة فريدة للإدارة. مع زيادة تعقيد المشاريع، تظل المهام كما هي نسبيًا من حيث أنها مقسمة إلى أجزاء صغيرة يمكن التحكم فيها. لذلك، عادة ما تكون قوائم المهام وتحديد الأولويات بقدر ما تحتاج لإنجاز المهام، بينما تتطلب المشاريع منهجية أكثر تفصيلاً.
لترى كيف تتم هذه العملية في برنامج إدارة المحفظة لدينا، شاهد الفيديو المضمن أدناه.
أفضل الممارسات عند إدارة مشاريع متعددة
عندما يكون لديك أكثر من مشروع واحد لتديره، يجب أن تكون فعالاً في التعامل مع الوقت وإلا ستواجه خطر الإرهاق. لديك الكثير من الأشياء المختلفة لتفعلها، في كثير من الأحيان مرة واحدة. يمكن القيام بذلك بالطبع، لكنه يتطلب اتباع بعض النصائح.
خطط مسبقا
تمامًا كما تخطط لمشروع واحد، يجب أن تخطط لمشاريع متعددة. آخر شيء تريد القيام به هو أن تبدأ الأسبوع غير مستعد وأن تفتحه. بغض النظر عن مدى روعتك، ستخرج الأمور عن نطاق السيطرة بسرعة. لذلك، ضع خططًا أسبوعية لنفسك، وانظر إلى العمل القادم وحدد أولوياته. تعرف على المواعيد النهائية القادمة الخاصة بك. اجتمع مع فريقك وأصحاب المصلحة. من المحتمل أن يتغير من يوم لآخر، لكن على الأقل لديك هيكل.
تواصل بوضوح
التواصل هو دم الحياة لأي مشروع. خطة مشروعك وتقارير الحالة وغير ذلك الكثير كلها أدوات اتصال. تعني إدارة مشاريع متعددة أنك تعمل كمحور يؤدي إلى العديد من أصحاب المصلحة والفرق ؛ لذلك، يجب عليك تحديث أصحاب المصلحة وتوجيه فرقك. كيفما تفعل ذلك (شخصيًا، على أداة إدارة المشروع أو مع التوثيق) يجب أن يكون واضحًا. تذكر، التواصل هو الاستماع أيضًا. احصل على ردود الفعل وكن متجاوبًا .
مراجعة وضبط
خطط تتغير. الامور اللتي تحدث. لا يمكنك أن تكون متزوجًا من الجدول الزمني دون المخاطرة بالخروج عن المسار الصحيح أو الإنفاق الزائد أو فقدان الجودة. تمامًا كما تفعل عند إدارة مشروع واحد، وأكثر من ذلك مع العديد من المشاريع التي تضيف بشكل كبير إلى إمكانية التغيير، تحتاج إلى مراقبة ومراجعة تقدمك وأدائك بانتظام. ضع خطة لإدارة التغيير وتعديل الجدول الزمني أو التكاليف أو النطاق وفقًا لذلك.
تفويض العمل
إذا كان لديك ميل للشعور بأنه من أجل القيام بشيء ما بشكل صحيح، عليك أن تفعله بنفسك، افقده. لا توجد طريقة يمكن لشخص واحد أن يدير بها عدة مشاريع دون دعم. قبول المساعدة وتفويض العمل الذي يمكن تفويضه إلى الزملاء. هناك الكثير من الأعمال الورقية والتفاصيل الأخرى المتعلقة بإدارة العديد من المشاريع التي يمكن أن يقوم بها الآخرون. أشرف عليها بالتأكيد، لكن لا تبالغ في فعلها.
إبقى مرتب
لا تستخدم ملاحظات Post-It أو تحتفظ بجدولك الزمني على قصاصات من الورق. أين هي التواريخ والأرقام الهامة الخاصة بك؟ يجب أن يكونوا في متناول يدك، وربما يكون الأفضل في أداة إدارة المشروع عبر الإنترنت التي يمكنها تنبيهك تلقائيًا باقتراب المواعيد النهائية، وجمع كل ملفاتك في مكان واحد والتخطيط والجدولة والمراقبة والإبلاغ عن مشروعك.
مطبات إدارة المشاريع المتعددة
لن يكون الأمر سهلاً، حتى لو كنت تخطط وتستعد. تعد إدارة مشاريع متعددة أمرًا صعبًا. المشاكل التي تظهر عند إدارة مشاريع متعددة تشبه عالم الظل من أفضل الممارسات.
تواصل ضعيف
من الواضح، لكن يجدر التكرار، أن التواصل يمكن أن يؤدي إلى مشروع أو يفسد. إذا كنت غير قادر على أن تشرح لفريقك بوضوح ما يجب القيام به، فسوف تنفق المزيد من الوقت والمال أكثر من اللازم في المهام. إذا لم تتمكن من توصيل حالة المشروع لأصحاب المصلحة، فسوف يقطعون الإدارة السليمة للمشاريع.
عدم الثقة
إذا كنت لا تثق بفريقك، فلن يثقوا بك. بدون بناء الثقة في المشروع، فإنك تعرض المشروع للخطر. هذا يتحدث إلى التفويض. إذا كنت لا تشارك مسؤوليات المشروع، فإن الأشخاص الذين تعمل معهم سوف يشكون في أنك لا تثق بهم. سواء أكان هذا صحيحًا أم لا، فأنت تضعف الروح المعنوية وتخاطر بنجاح مشاريعك.
لا توجد أدوار ومسؤوليات واضحة
كما هو الحال في مشروع واحد وأكثر من ذلك مع الكثير، إذا كان فريقك لا يعرف من يفعل ما ستحدثه الفوضى. يجب أن تعمل المشاريع مثل الآلات، حيث يقوم كل عضو في الفريق بدوره مثل التروس التي تلتقي وتدفع المشروع إلى الأمام. إذا كانوا لا يعرفون أدوارهم، وما هي مسؤوليتهم، فإن الأمور تتعطل بسرعة.
تخطيط سيء
إذا لم تضع العمل قبل تنفيذ خطة المشروع، فسيتعين عليك القيام بذلك أثناء تنفيذ الخطة. هذه وصفة لكارثة. يجب أن يكون لكل مشروع تديره خطة مشروع شاملة، علاوة على ذلك، تحتاج إلى وضع خطة لإدارة جميع المشاريع الأخرى في وقت واحد. هذا كثير من التخطيط، لكنك لا تريد أن تفعل ذلك عندما تنفق المال وتضيع الوقت.
كيفية إدارة مشاريع متعددة باستخدام البرامج
يساعدك برنامج إدارة المشاريع على إدارة مشروع واحد أو أكثر من خلال تنظيم المهام وإنشاء الجداول الزمنية ثم مراقبة تقدمها وإعداد التقارير عن الأداء. ProjectManager.com هي أداة قائمة على السحابة تمنحك الأدوات اللازمة لإدارة مشاريع متعددة بشكل أفضل من أداة واحدة. إليك الطريقة.
نظرة عامة على بناء المشاريع
شاهد كل مشاريعك في صفحة واحدة. تخصيص الرسم البياني بالطريقة التي تريدها. عرض الحالة والتقدم والمديرين والفرق والمزيد.
قيد المراجعة: كيفية إدارة مشاريع متعددة
ناقشت جينيفر تجارب ومحن العمل في مشاريع متعددة في نفس الوقت. تقدم بعض النصائح الواقعية حول كيفية إدارة هذه المهام العديدة بنجاح.
- حدد بالتفصيل والموارد كما هو مطلوب لجميع المشاريع قبل أن تبدأ بها
- قم بإعداد طريقة لتتبع العملية خلال حياة كل هذه المشاريع
- قم بإدارة التبعيات ولديك آلية لتخطيط التغييرات
عندما تخطط مسبقًا، يمكنك أيضًا العمل على تجنب هذه الفخاخ:
- عدم تتبع التبعيات
- الإفراط في تخصيص الموارد أو الالتزام بها
- تحويل الموارد الحرجة إلى المشاريع ذات الأولوية الأعلى
- تحديد مواعيد نهائية غير واقعية
- عدم تحديث وإعادة تحديد الخطط
- تضارب الأولويات أو الحوافز
بالطبع هناك المزيد لتتعلمه، هناك دائمًا، ولكن إذا اتبعت النصائح والتقنيات، فبالنظر إلى أن فرص إتمامك لمشاريع متعددة بنجاح ستتحسن بشكل كبير.
نصيحة احترافية: يعد تداخل المعالم الرئيسية في مشاريع متعددة أمرًا آخر يجب تجنبه. بدلاً من ذلك، ابحث عن طريقة للتأكد من تخصيص مواردك في الوقت المناسب وبشكل واقعي. كما هو الحال دائمًا، سيساعدك عمل الواجهة الأمامية في عدم الاضطرار إلى التنظيف في الواجهة الخلفية.
جانب آخر من العمل في العديد من المشاريع في وقت واحد هو إدارة هذه الموارد، ويقدم Jason Westland تلميحات لجدولة الأشخاص في مشاريع متعددة .
