تتطلب المشاريع خطة تنفيذ، وتتطلب تلك الخطة جدولاً زمنيًا للتنفيذ. يحدد الجدول الزمني متى ستبدأ مراحل المشروع وتنتهي. قد تتغير هذه التواريخ اعتمادًا على المخاطر والقيود، ولكن بدون جدول زمني للتنفيذ، سرعان ما تنحرف الأمور عن المسار الصحيح.
يتطلب وضع خطتك الإستراتيجية موضع التنفيذ جدولاً زمنيًا للتنفيذ. يأخذ جدول تنفيذ المشروع جميع مهامك وينظمها في جدول تكتيكي عملي. يساعد وجود خطة تنفيذ مشروع مدروسة جيدًا على تحقيق مشروعك بنجاح.
ما هو جدول تنفيذ المشروع؟
جدول تنفيذ المشروع عبارة عن مخطط يقوم بتعيين كل مهمة مطلوبة لإكمال المشروع، ولكل منها موعد نهائي محدد. هذا هو حجر الزاوية في أي خطة مشروع، لأنك ستستخدمه أثناء التنفيذ لرصد وتقييم تقدم المشروع.
ابدأ بقائمة بجميع المهام اللازمة للوصول إلى الناتج النهائي. يجب أن تكون هذه القائمة شاملة، ولهذا نوصيك باستخدام هيكل تنظيم العمل (WBS).
في جدول التنفيذ الخاص بك، ستقوم بترتيب أولوية كل مهمة وتحديد أي مهام لها تبعيات. إن معرفة المهام التابعة عند إنشاء جدول تنفيذ هو الطريقة التي يمكنك بها تجنب التأخيرات لاحقًا في مرحلة تنفيذ المشروع. عادةً ما يتم التمثيل المرئي لجدول تنفيذ المشروع على مخطط جانت.
يمكن أن تكون مخططات جانت معقدة إذا كان هناك العديد من المهام المرتبطة بالمشروع، ولكن استخدام برنامج إدارة المشروع مثل ProjectManager يجعل استخدامه أسهل. سيتم تحديث مخطط جانت تلقائيًا عند حدوث التغييرات، ويمكن مشاركة جدول تنفيذ المشروع بسهولة مع أصحاب المصلحة.
لماذا هم مهمون؟
استخدم جدول تنفيذ لضمان بقاء كل فرد في فريق المشروع على المسار الصحيح مع الالتزام بالجدول الزمني والميزانية الخاصة بالمشروع. يتم وضع الأساس لنجاح المشروع أثناء مرحلة التخطيط، عندما تقوم بإنشاء الجدول الزمني لتنفيذ المشروع.
باختصار، جدول التنفيذ هو كيف تأخذ فكرة وتجعلها حقيقة واقعة. تحقق المشاريع نجاحًا أكبر عندما يكون لديها جدول زمني للتنفيذ.
ستلاحظ أن مثال جدول التنفيذ الخاص بنا مقسم إلى مراحل المشروع. في مخطط جانت هذا، تم تفصيل ثلاث من تلك المراحل: التحليل والتصميم والتطوير. تحت كل مرحلة من هذه المراحل، توجد المهام والمهام الفرعية التي يجب إكمالها في المرحلة.
لكل مهمة، يوجد تاريخ بدء مخطط وتاريخ انتهاء مخطط. يتم حساب النسبة المئوية للاكتمال على مخطط جانت حيث تقوم الفرق بتحديث حالتها. يتم تعيين الأولوية والمعالم الرئيسية وتبعيات المهام مرتبطة، لتجنب الاختناقات من أعضاء الفريق المحظورين.
نصائح لإنشاء جدول تنفيذ المشروع
غالبا ما تفشل المشاريع. يمكنك تفويت المواعيد النهائية أو تجاوز الميزانية أو الفشل في تلبية توقعات الجودة. لا أحد يريد أن يقدم المشروع أي شيء أقل من النجاح، وللقيام بذلك، يجب أن يكون لديك جدول زمني لتنفيذ المشروع. إليك بعض النصائح حول كيفية صنع واحدة:
- ابدأ بتحديد ما هو نجاح المشروع: قم بالتواصل مع ماهية نجاح المشروع وتأكد من أن جميع المشاركين في المشروع على دراية بكيفية تعريفه. يساعد هذا الفريق في معرفة ما هو في النطاق وما هو غير موجود. وجود رؤية مشتركة يخلق الوحدة وهذا هو تعريف الفريق.
- حدد هيكل المشروع: حدد أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق العاملين في مشروعك. التنفيذ هو جهد جماعي، ويحتاج فريقك إلى معرفة ما يفعلونه – وأين تبدأ سلطتهم وتنتهي. كلما كنت أوضح، كانت خطة تنفيذ المشروع أفضل.
- تواصل جيدًا: يستمر الجدول الزمني لتنفيذ المشروع أو يموت بسبب مدى جودة تواصلك. التواصل الجماعي ليس طريقًا ذا اتجاه واحد. بينما يجب على مدير المشروع توجيه فريقه، يجب أن يكون مدير المشروع مفتوحًا أيضًا للتعليقات. فريقك هو أفضل مورد لك.
- ضع الموارد في الاعتبار: لقد ذكرنا بالفعل مدى أهمية تحديد تبعيات المهام للحفاظ على سير الأمور بسلاسة. ولكن من المهم بنفس القدر أن تعرف الموارد اللازمة لتنفيذ المهام والتأكد من توفرها عند الحاجة إليها.
- تعرف على من يفعل ماذا: بينما ذكرنا تحديد الأدوار والمسؤوليات لفريق المشروع، من المهم أيضًا معرفة الهيكل الهرمي لسلسلة قيادة المشروع. أي، من لديه الحوكمة على جوانب معينة من المشروع. اعرف من هم صناع القرار ومن يوقع على ما هي المخرجات وما إلى ذلك.
- كن مرنًا: جداول التنفيذ هي توازن بين النطاق والجدول الزمني. مع تغير الأشياء، يجب أن تكون مرنًا. التسوية مهمة، مثل القدرة على رؤية ما يجب القيام به وما يمكن تنحيته جانبًا. يتضمن ذلك حساب المسار الحرج لجدول التنفيذ الخاص بك. يمكن أن تكون معادلة معقدة، لكنها تستحق الجهد المبذول.
